Количественный учет нефтепродуктов на азс. Расчет акцизов

Владимир Хомутко

Время на чтение: 7 минут

А А

Как ведётся учет нефтепродуктов на АЗС?

На современных автозаправочных станциях (далее – АЗС), как правило, применяются автоматизированные системы, обеспечивающие учет нефтепродуктов на АЗС и измерение их количественных характеристик через узел учета (УУН). Однако, если таких систем на АЗС нет, есть способы неавтоматизированного учета нефтепродуктов.

Автоматизированные системы решают проблему учета в автоматическом режиме, поэтому останавливаться на принципе их работы нет никакого смысла. А вот методы правильного ручного учета мы рассмотрим в данной статье.

Неавтоматизированные методы учета нефтепродуктов на автозаправочных станциях

Количественный учет нефтепродуктов на АЗС регламентирован действующей нормативной документацией. Основной такой нормативный документ – это Инструкция о порядке поступления, хранения, учета и отпуска нефтепродуктов на автозаправочных станциях (далее – Инструкция).

Она предполагает, что выполнение учетно-расчетных операций происходит в соответствии со всеми действующими ГОСТ-ами, методическими указаниями, правилами и прочими нормативами.

Согласно пункту 1.1 этой Инструкции, учет количества нефтепродуктов на АЗС производится в литрах.

Это количество может меняться в зависимости от температурных колебаний атмосферного воздуха, и связано с физико-химическими свойствами нефтепродуктов. Помимо этого, нередко в одну и ту же емкость сливаются продукты хоть и одной марки, но изготовленные разными производителями, различающиеся своей сортностью и некоторыми связанными с ней особенностями технико-экономического характера.

Чтобы организовать оптимальную систему учета количества нефтепродуктов на АЗС, необходимо определить:

• порядок учета и его организации, включая как саму систему, так и документооборот, а также периодичность инвентаризации;
• материально-ответственных лиц из числа работников АЗС;
• лиц, чей обязанностью будет осуществление контроля порядка и достоверности учета;
• состав инвентаризационной комиссии.

Организация грамотного количественного учета на АЗС подразумевает определение следующих показателей:

• количество нефтепродуктов в резервуарах (по каждому резервуару – в отдельности и по маркам нефтепродуктов в сумме);
• наличие нефтепродуктов в трубопроводах технологического назначения;
• количество отпущенных через топливо- и маслораздаточные колонки продуктов.

Для оперативности такой учет на АЗС ведут в литрах, однако в контрольных целях не помешает ведение учета и в единицах веса (тоннах и килограммах). Это связано с тем, что весовые показатели (в отличие от объема и плотности) по своему количественному значению постоянны, и не зависят от изменений внешних условий или параметров.

Согласно вышеназванной Инструкции, вес нефтепродукта (далее НП) рассчитывается так:

№	Полезная информация
1	при использовании объемно-массового метода измерений – путем перемножения плотности продукта и его объема, измеренных при одинаковых показателях температуры и давления, либо их приведенных к одинаковым значениях
2	при использовании массового метода измерений (как для тарных нефтепродуктов, так и для автоцистерн) – взвешиванием на весах
3	если используется объемный метод – замеряют только объем продукта
4	если берется гидростатический способ, то масса нефтепродукта рассчитывается умножением разности начального и конечного значения давления столба продукта (до и после товарной операции) на среднюю площадь сечения той части резервуара, откуда была произведена отгрузка продукта. Затем это произведение делят ускорение силы тяжести, которое установлено формулой, описанной в пункте 2.42 вышеназванной Инструкции

Самым универсальным, а потому наиболее популярным из перечисленных является объемно-массовый способ.

Организация аналитического учета нефтепродуктов на АЗС подразумевает разделение их по следующим критериям:

• марка;
• собственные нефтепродукты и продуктов, которые находятся на ответственном хранении (продукты поклажедателей).

Организация учета при приемке нефтепродуктов

Нефтепродукты на АЗС могут поставляться следующими путями:

• железнодорожными цистернами;
• автомобильными цистернами;
• посредством трубопроводов;
• в таре.

Самый распространенный способ доставки продуктов до резервуара автозаправочной станции – автоцистерна.

В товарно-транспортной накладной формы номер 1-Т поставщики (или поклажедатели) указывают следующие параметры товара:

• точное название марки нефтепродукта;
• значение его температуры, объема и плотности, измеренные при отгрузке;
• вес нефтепродукта.

Объемно-массовый метод определения веса подразумевает измерение показателей плотности и объема в момент приемки товара при условии одинаковых (или приведенных к одинаковым) значений давления и температуры.

Объем полученного нефтепродукта определяют с помощью специальных градуировочных таблиц либо через измерение уровня нефтепродукта в емкостях (резервуарах, ж/д цистернах, танках нефтеналивных судов), либо – по вместимости любой из перечисленных ёмкостей. Кроме того, объем можно измерить с помощью счетчика жидкости.

Плотность в транспортных средствах и резервуарах определяют путем отбора проб (в соответствии с Государственным стандартом номер 2517-85) с проведением их последующих лабораторных измерений. Определить плотность пробы можно как на месте, так и в лабораторных условиях (в зависимости от имеющегося на АЗС оборудования).

Данные о фактически поступившем количестве нефтепродукта заносятся в процессе и по окончании слива получаемого товара в резервуары заправочной станции в специальный журнал поступлений, а также в отчет по смене и в накладную.

Если фактическое количество принятого товара (в тоннах) совпадает с указанным поставщиком в прилагаемой накладной, работник АЗС ставит в ней свою роспись, один экземпляр оставляет на АЗС, а три остальных передает доставившему товар водителю.

Если эти значения различаются, необходимо составить акт недостачи. Он составляется в трех экземплярах, первый из которых прикладывают к отчету по смене, второй – передают водителю, который привез спорный груз, а третий – хранят на самой заправочной станции. Соответствующую отметку о такой недостаче необходимо сделать на всех экземплярах товарно-транспортной накладной, сопровождающей груз.

Возможность приемки нефтепродукта при выявлении количественной недостачи, которая может быть следствием нарушения времени доставки товара автоцистерной до АЗС, недоливом на предприятии поставщика или каких-либо других причин, определяет либо руководство АЗС, либо его владелец, руководствуясь принятым в организации порядком ведения количественного учета.

Порядок отпуска нефтепродуктов на автозаправочных станциях

Отпуск нефтепродуктов на АЗС можно осуществлять только посредством топливораздаточных (ТРК) или маслораздаточных (МРК) колонок, и только в бак транспортного средства.

Общая масса всех отпущенных за одну смену на АЗС нефтепродуктов рассчитывается по формуле:

где М – общая масса отпущенных за смену нефтепродуктов;

V – объем отпущенных за смену НП, согласно данным счетных механизмов на узлах учета;

Р – плотность НП, измеренная при температуре на момент передачи смены.

Порядок передачи смены и составления отчетов по смене

В момент приема/передачи смены оба оператора АЗС (и передающий смену, и принимающий её) вместе выполняют следующие действия:

• снимают суммарные показания со всех счетчиков узла учета и всех счетчиков ТРК и МРК;
• совместно замеряют объем реализованных в течение смены нефтепродуктов (показатель объема определяется с помощью градуировочных таблиц после измерения уровня остатков НП);
• используя полученные значения объема и плотности, а также после измерения температуры, производят расчет количественного значения массы остатков в каждом резервуаре АЗС;
• производится передача остатков денег и талонов, а также прочих материальных ценностей;
• производят контроль погрешностей на каждой ТРК /МРК.

В момент передачи смены операторы составляют отчет по смене. Форма отчета – либо номер 25-НП, описанная в Инструкции, либо внутренняя форма, которая разработана в конкретной организации на базе этого документа.

Кроме основных, предусмотренных формой 25-НП, показателей, желательно внести в сменный отчет данные результатов замеров температуры и плотности, сделанных в течение смены.

Также в этом отчете фиксируется недостача или, наоборот, излишек нефтепродуктов за смену, которые определяются в виде разницы между показаниями, которые дали счетчики ТРК (узла учета) и данных, полученных путем проведения замеров остатка НП в резервуарах АЗС на момент передачи смены.

Излишек/недостача НП указывается в весовых единицах, с учетом погрешностей измерительных приборов ТРК/МРК, и принимается бухгалтерией предприятия к учету по каждой отдельной смене. Этот учет ведется в контрольно-накопительной ведомости в течение всего интервала между инвентаризациями. На момент инвентаризации все такие отклонения подсчитываются в итоговом количестве за весь межинвентаризационный период.

Каждый месяц бухгалтерия предприятия формирует оборотно-сальдовую ведомость, отражающую движение НП в единицах массы, разделенную по следующим критериям:

• марки нефтепродуктов;
• право собственности на них (собственные или предоставленные на хранение поклажедателями).

Инвентаризация на автозаправочной станции должна проводиться ежемесячно.

В её процессе производят снятие фактических остатков в объемных единицах на первое число месяца. После измерения плотности хранящихся остатков, на основании данных об их объемах проводят расчет фактического количества оставшихся продуктов (по каждой марке) в весовых единицах. После этого производится сверка полученных данных с данными бухгалтерских документов. После этого определяют либо недостачу, либо излишек НП.

Результаты проведенной инвентаризации фиксируются в так называемой сличительной ведомости, учитывая при этом погрешности, которыми обладают измерительные приборы.

Регулирование выявленной недостачи может происходить в таком разрезе:

• убыль материальных ценностей, не превышающая установленные нормы и недостача нефтепродуктов в рамках норм погрешностей измерений приборов ТРК, распределяют между собственниками пропорционально долям реализованных организацией нефтепродуктов и отданных поклажедателям за отчетный период;
• недостача НП сверх перечисленных выше норм и недостача, которая выходит за рамки погрешностей измерительных средств АЗС, покрывается за счет материально-ответственных лиц предприятия – владельца станции.

Выявленные излишки распределяются по тому же принципу, что и недостача в пределах допустимых норм (см. выше).

Распределение убыли в пределах нормы производится в весовых единицах.

На сегодняшний момент некоторые АЗС практикуют использование такого показателя, как средняя .

Это позволяет значительно в целях упростить расчетные процедуры учета, если на предприятии используются их ручные варианты.

Средняя плотность вычисляется либо за минувший отчетный период, либо её устанавливают внутренними документами на будущий отчетный период (к примеру, на весь сезон). По результатам проведенной в конце такого периода инвентаризации бухгалтерские остатки нефтепродуктов, рассчитанные по показателю средней плотности, сравнивают с фактическими, которые рассчитываются по плотности, замеряемой в процессе инвентаризации.

При этом среднюю плотность рассчитывают как среднеарифметичкую.

Как было сказано выше, на АЗС объем и плотность с последующим расчетом веса нефтепродуктов производят:

• в момент приема;
• при сдаче смены;
• во время инвентаризации.

При этом значение плотности получают расчетным путем, и оно зависит от конкретного момента измерения. Это значения отличается при разных температурах, а конечный результат получают с помощью таблиц перевода плотности, которые приводят измеренное значение к температуре +20 градусов Цельсия.

В связи с этим плотность, как постоянно меняющаяся величина, не может быть корректно использоваться в целях учета в своем среднем значении, так как это приводит к искажению результатов количественного учета нефтепродуктов в период между инвентаризациями.

Эти искажения появляются из-за того, что при инвентаризации получаются результаты, учитывающие не только фактические излишки/недостачи, но также отклонения расчетных плотностных значений от средних установленных.

Среднюю плотность можно использовать в управленческом учете, когда необходимо получить быстрый результат для принятия решения.

Стоит сказать, что искусственное повышение значения излишков за счет отклонения расчетных значений от среднеустановленных, невыгодно с экономической точки зрения для плательщиков акцизов, так как излишки включаются в налоговую базу при их исчислении.

С другой стороны, никаких налоговых вычетов в части акцизов при выявлении недостачи НП Налоговый кодекс не предусматривает.

Поэтому применение средней плотности в количественном учете невыгодно также с точки зрения акцизных выплат.

Особенности акцизного налогообложения

Плательщиками акцизов на нефтепродукты являются организации, у которых есть свидетельство о регистрации организации (или частного предпринимателя), которая совершает операции с НП. Кроме того, платить акциз обязаны и лица, не имеющие такого свидетельства, в случае, если их деятельность заключается в производстве нефтепродуктов из давальческого сырья.

Стоит сказать, что переработчик платит акциз только тогда, когда собственника давальческого сырья нет вышеуказанного свидетельства.

С другой стороны, такие свидетельства являются основанием, позволяющим применять налоговые вычеты в части акцизных выплат. Поскольку получение свидетельства на проведение операций с НП является не обязанностью, а правом организации, стоит рассмотреть целесообразность его получения в зависимости от круга партнеров предприятия.

Даже имея такое свидетельство, право на вычет можно и не получить, если продавать товар не имеющим свидетельств покупателям. Принимать решение необходимо после анализа сложившихся на предприятии договорных отношений.

Как получить налоговый вычет?

Для получения вычета по уже заплаченным акцизам налогоплательщик обязан предоставить в налоговый орган такие документы:

• договора с имеющим свидетельство покупателем;
• всю товаросопроводительную документацию;
• счета-фактуры, на которых есть отметка налогового органа, на учете в котором состоит покупатель НП.

Эта отметка ставится налоговым органом после проверки соответствия данных, указанных покупателем в его налоговой декларации и данных, отраженных в счетах-фактурах.

Налог могут зачесть всем, кроме последнего продавца, в качестве которого чаще всего и выступают АЗС, поэтому многие такие станции свидетельства не имеют, чтобы акциз платили нефтеперерабатывающие предприятия.

Особенности продажи нефтепродуктов покупателям, не имеющим свидетельств

Акциз, уплаченный в момент получения нефтепродуктов, в случае их продажи лицам без свидетельств (в том числе – при розничной продаже на автозаправочных станциях) включают в цену НП. При этом ни на ценниках, ни на ярлыках реализуемых товаров, а также ни в чеках, ни в других выдаваемых конечному покупателю документах сумма акциза отдельно не фигурирует.

В этом случае акциз плати производитель, так как свидетельств и остальных участников товарной цепочки нет, и они покупают НП по ценам, в которых акцизы уже учтены, и поэтому сами этот налог не начисляют и в бюджет – не платят.

Вариант второй – у производителя есть свидетельство, а у оптовика и розничного продавца нет.

Как и в первом варианте, опят акции платит производитель. Несмотря на наличие у него свидетельства, налоговый вычет он получить не сможет, поскольку он предоставляется только при совершении сделок с нефтепродуктами, при которых свидетельство имеют обе стороны договора. Это требование закреплено пунктом 8 статьи 200 Налогового кодекса РФ. Оптовик и розничный продавец свидетельств не имеет, и вычет производителю не положен. Акциз включается в стоимость НП производителем, а остальные участники сделки акциз не начисляют и не уплачивают.

Третий вариант – свидетельства есть и у производителя, и у оптовика, нет его только у розничного торговца.

В этом случае акцизное бремя ложится на оптовика, так как производитель акциз подает к вычету. Предприятие оптовой торговли нефтепродуктами работает с покупателем без свидетельства, и право на вычет теряет, вынужденный включать сумму налога в стоимость реализуемой продукции. Розничный продавец этот налог не уплачивает.

И, наконец, четвертый вариант – свидетельство есть у производителя и у розничного торговца, но его нет у оптовика.

Как и во втором варианте. производитель обязан начислить акциз и заплатить его в бюджет, так как право на вычет он теряет. Сумма акциза включается в стоимость реализуемого товара.

Оптовик, покупая товар по цене с учтенным в ней акцизом, этот налог не начисляет и не платит. так как не имеет свидетельства и не занимается переработкой.

В этом случае имеет место двойное налогообложение, поскольку акциз за один и тот же товар платится дважды – производителем и розничным торговцем.

При автоматизации процессов управления на объектах хранения нефти и нефтепродуктов основные информационные задачи сводятся к количественному учету нефти и нефтепродуктов, хранящихся в резервуарах.

При этом необходимо рассматривать две основные категории возникающих информационных задач: товарно-учетные, требующие измерения с высокой точностью (погрешность в пределах десятых долей процента) при относительно небольшом быстродействии, оперативно-контрольные, требующие сравнительно быстродействующих измерительных систем, обеспечивающих относительно невысокую точность (погрешность в пределах нескольких процентов).

Первая задача связана с учетом, распределением и планированием, вторая – с оперативным управлением процессами налива и слива нефти и нефтепродуктов.

Контрольно-оперативная информация используется непосредственно после ее получения для выработки немедленно реализуемых управляющих воздействия. Оперативная информация (ОУ) позволяет получить все сведения о случайных возмущениях, влияющих на функционирование управляемого объекта. Эта информация, в свою очередь, делится на производственно-технологическую, используемую для управления производственными процессами и замыкающуюся в системах управления технологическими агрегатами, и оперативно-производственную, используемую для оперативного управления участками. Она включает в себя сведения о продукции и производственных процессах, данных планов-графиков и учетно-отчетной документации.

Информация ОУ требует высокого быстродействия съема и обработки при невысоких требованиях к ее точности и достоверности. Информация КУ, наоборот, должна быть точной и достоверной, скорость измерения, сбора и передачи данных не имеет существенного значения.

Для удовлетворения всех требований на объектах хранения по количественному учету целесообразно создание информационно-измерительных систем двух модификаций – для коммерческого (ИИСКУ) и оперативного (ИИСОУ) учетов.

Решение указанных задач требует не только применения информационно-измерительных систем (ИИС), но также средств вычислительной техники (универсальные или специализированные ЭВМ), обеспечивающих необходимую обработку поступающей информации.

Требования к структуре и техническим характеристикам ИИС количественного учета определяются также следующими особенностями объектов хранения: рассоредоточенность контролируемых объектов; многообразие технологической структуры объектов; различные требования ко времени измерения и длительности переработки и хранения информации при решении различных задач управления; высокие требования пожаро- и взрывозащищенности к первичной измерительно-информационной аппаратуре.

При создании ИИС необходимо также учитывать вопросы унификации аппаратуры.

Основной задачей использования резервуаров является поддержания качества и объемов продукта. Это требует обеспечения высокой степени герметичности любых процессов проходящих на нефтебазе. Данную функцию выполняют дыхательные клапана СМДК, КДМ, КДС, КПГ, НДКМ и другое резервуарное оборудование.

Основная доля потерь от испарения на протяжении всего пути движения нефти от промысла до нефтеперерабатывающих заводов, на самих заводах и нефтепродуктов от заводов до потребителей приходится на резервуары.

В различных стадиях производства нефтепродуктов их потери распределяются следующим образом: потери при нефтедобыче – 4,0%, на НПЗ – 3,5%, при транспортировке и хранении нефти и нефтепродуктов – 2,0%. Итого 9,5%.

Потери нефти и нефтепродуктов разделяются на виды: количественные потери; качественно-количественные потери, здесь происходит количественная потеря с ухудшением качества - потери от испарения; качественные потери, когда снижении качества нефтепродукта при том же количестве - потери при смешивании.

В резервуарных парках потери от испарения составляют до 75% всех потерь; общие потери легких фракций от испарения из резервуаров НПЗ распределяются следующим образом: от «больших дыханий» – 80,2%, от вентиляции газового пространства – 19,05%, от «малых дыханий» – 0,8%.

Для учета количества нефти и нефтепродуктов при приеме, хранении, отпуске и транспортировке применяются следующие методы: объёмный, когда количество учитывается в объемных единицах (применяется в основном при отпуске с АЗС и при розничной реализации), весовой, когда количество определяется непосредственным взвешиванием на весах, (то применяется при измерениях относительно малых количеств продукта и в основном при отпуске в авто и железнодорожные цистерны), объемно-весовой, когда определение количества ведется в единицах массы по объему и плотности при фактической температуре (этот метод широко применяется при измерениях сравнительно больших количеств нефти и нефтепродуктов).

Отпуск топлива, отслеживание его расхода и остатков на крупных сетевых АЗС уже давно отслеживается специализированными автоматизированными программно-аппаратными системами. Однако, на некоторых маленьких частных станциях, которые пока не могут использовать сверхсовременное оборудование, учет топлива все еще ведется вручную. Для этого используются специализированные инструкции и регламенты.

Особенности процесса

Все основные аспекты отслеживания движения реализуемой продукции ложатся на плечи самого владельца автозаправочной станции или ответственного смены. В случае ручного ведения статистики, он обязан руководствоваться общей официальной Инструкцией о порядке поступления, хранения, учета и отпуска нефтепродуктов на АЗС.

Несмотря на то, что документ содержит полный перечень основных этапов, процесс осложняется одной важной особенностью ведения бизнеса: поставщики топлива на АЗС осуществляют оптовую продажу по весу, то есть в заявке указывается необходимое количество тонн продукции. В то же время розничные покупатели привыкли отсчитывать заливаемый в бак бензин в литрах - по объему. Отсюда возникает сложность, вызванная физическими особенностями среды: при разной температуре и давлении окружающей среды объем топлива меняется, но его масса при этом остается неизменной. Поэтому крайне желательно отслеживать основные показатели одновременно в двух системах расчетов.

Согласно вышеуказанной Инструкции, масса нефтепродуктов высчитывается как произведение его плотности на объем. Метод расчета называется, соответственно, объемно-массовым.

Для его применения необходимо определить количество продукции:

• в трубопроводах,
• в резервуарах (для каждого отдельно),
• суммарно по маркам,
• количество отпущенного продукта.

Приемка топлива

Основа правильного учета - качественная приемка партии с транспорта поставщика. Она производится на двух основаниях:

1. Информации о марке, температуре, плотности, объеме и весе, указанной в накладной.
2. Значениях, полученных при измерениях, произведенных непосредственно во время приемки. Чтобы можно было однозначно определить нехватку, измерения должны производиться при тех же условиях окружающей среды, что и загрузка транспорта на нефтебазе.

Обнаруженные расхождения между исходными и полученными данными фиксируются в актах недостачи. Они составляются в трех экземплярах: один отправляется вместе с водителем к поставщику, а два других остаются на станции - для хранения и прикрепления к отчету при закрытии смены.

Продажа

Продажа бензина на автозаправочной станции может производиться исключительно через ТРК, оборудованные приборами учета. Соответственно, расход запасов продукции каждого вида и марки высчитывается исходя из их показаний по вышеупомянутому объемно-массовому методу.

Проверки при сдаче смены

Основной персонал, ответственный за продажу бензина и ДТ, работает посменно, поэтому в момент сдачи обязанностей обязательно должна осуществляться дополнительная проверка всех основных показателей.

В отчете о проверке сдающим и принимающим фиксируются следующие моменты:

• показатели приборов,
• объем, реализованный за смену,
• масса оставшихся нефтепродуктов в каждом резервуаре,
• наличие погрешности в приборах для каждого ТРК и ее величина,
• факт излишков или недостачи каждой марки бензина и ДТ, выявленный при сверке значений ТРК и собственных замеров.

Вышеперечисленные данные накопительно фиксируются в бухгалтерской ведомости. Ее итог подводится при очередной инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации

Согласно Инструкции инвентаризация должна производиться 1 раз в месяц, чаще всего, первого числа.

Во время проведения инвентаризации сотрудниками измеряется объем остатков каждой марки бензина. На основании их и данных о плотности и температуре высчитывается масса. Полученные результаты сравниваются с накопительной ведомостью.

Излишки и недостачи фиксируются в специальной счислительной ведомости. Так как недостача свидетельствует об убытках, руководство может принять решение об их компенсации. Она может производиться двумя способами:

• При объеме меньшем установленной нормы - убытки распределяются между собственниками.
• При превышении нормы - взимаются равными долями со всех материально-ответственных лиц.

Важная особенность плотности нефтепродуктов

При ручном учете движения обычно используется так называемая средняя плотность топлива. Ее значение обычно рассчитывается на определенный период (например, на сезон) и изменяется после его окончания и проведения инвентаризации.

Средняя плотность - не что иное, как среднее арифметическое от измерений, полученных в результате всех проверок, включая ежедневную сдачу и приемку смены. Так как объем горючего зависит от температуры, полученное усредненное значение с помощью таблиц соответствий приводят к температуре +20 градусов.

Фактически все расчеты, произведенные на основании усредненной плотности, не являются достаточно верными для ведения бухгалтерии, так как расхождения с истинными значениями влияют на расчетное количество продукции, которое всегда будет расходиться с реальным. Таким образом, усредненную плотность можно рассчитывать исключительно для быстрого получения ориентировочных цифр.

Автоматизация

Ручные измерения достаточно сложны и неспособны дать высокой точности, поэтому современные АЗС используют автоматизированные программно-аппаратные средства.

На рынке доступно сразу несколько решений универсальных систем. За исключением разницы в интерфейсе и ряде незначительных дополнительных функций, все они предлагают следующие возможности:

• отслеживание всех основных этапов: от поставок до реализации,
• получение точных данных об остатках,
• автоматизированное построение графиков наличия и расхода,
• получение информации о количестве проданных товаров и предоставленных услуг,
• изменение цен по времени,
• получение актуальных показателей с ТРК,
• отслеживание суммы в кассовом аппарате,
• экспорт в 1С и аналоги,
• автоматическое формирование отчетных документов,
• ведение приходной и расходной документации.

Оснащение автозаправочной станции подобным оборудованием позволяет существенно упростить процесс учета и повысить точность получаемых данных. Кроме того, все современные системы предоставляют возможность дистанционного доступа к статистике работы, что позволяет объединить разрозненные точки продаж одного бренда в современную централизованную сеть с удобным контролем всех аспектов ее работы из офиса.

Именно поэтому крупные игроки рынка давно отошли от ручных проверок и пользуются исключительно автоматизированными решениями, позволяющими осуществлять контроль не только работы АЗС, но и нефтебаз и складов нефтепродуктов , а также транспорта, на котором они доставляются.

Каждая организация, имеющая на своем балансе машины, должна вести количественный учет нефтепродуктов в объемных и массовых единицах измерения. Учет необходимо вести при их приеме, хранении и выдаче на эксплуатацию машин, а также при сборе отработанных нефтепродуктов.

Количество жидких нефтепродуктов определяют путем замера их объема и пересчета в единицы массы либо при упаковке в мелкую тару – взвешиванием. Количество пластичной (консистентной) смазки учитывают только в единицах массы. Для упрощения внутрихозяйственного контроля при поступлении, хранении, выдаче дизельного топлива допускается учет в объемных единицах.

При количественном учете нефтепродуктов должны применяться контрольно-измерительные приборы, прошедшие поверку местными органами Госстандарта.

В каждой организации необходимо вести учет:

ü топлива (натурой и талонами) по каждому машинисту (водителю), по каждой машине, по организации в целом. Талоны, не являясь физическим топливом, при учете нефтепродуктов, полученных по счету с нефтебаз госкомнефтепродукта, проходят отдельной строкой, субсчетом;

ü смазочных материалов и специальных жидкостей по предприятию в целом.

Учёт топлива и масел по каждой машине и учет топлива по каждому машинисту (водителю) должен вестись в объемных единицах – литрах. Учет консистентных смазок ведется в единицах массы – килограммах, тоннах.

Достоверный учет нефтепродуктов должен обеспечиваться:

· правильным и своевременным документальным оформлением операций по приему и выдаче;

· получением полных и достоверных данных об их движении и остатках на складах и пунктах заправки в натуральном и денежном выражениях;

· составлением правильных и достоверных отчётов об их движении и остатках на складах, заправочных станциях и пунктах заправки;

· контролем за сохранностью в местах хранения и на всех этапах движения;

· постоянным контролем за соблюдением норм расхода и их использованием.

Порядок оформления приходно-расходных документов по движению нефтепродуктов в организации, сроки представления их в бухгалтерию устанавливает и контролирует главный бухгалтер.

При составлении документов на поступление, распределение и выдачу нефтепродуктов следует руководствоваться указаниями Госкомстата по заполнению первичных учетных документов.

В местах хранения нефтепродуктов в организации-потребителе материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) должен вести складской количественный учет, а в бухгалтерии – бухгалтерский количественно-суммовой и учет по отчетным данным каждого материально ответственного лица. Бухгалтерский и складской учет в натуре ведут в массовых единицах, а учет по талонам – в объемных единицах (литрах).

Нефтепродукты, поступающие с нефтесбытовых организаций на склад организации-потребителя, должны снабжаться сопроводительными документами: товарно-транспортной накладной и паспортом качества.

В сопроводительных документах указывают марку, массу, объем и плотность нефтепродукта, замеренную при отпуске с нефтебазы.

При централизованной доставке получателю вручают три экземпляра товарно-транспортной накладной, в которой указаны марка нефтепродукта, с объем, плотность и стоимость. Один экземпляр сопроводительного документа оставляют в распоряжении организации-получателя, и после заметки заведующего складом о получении его передают в бухгалтерию. Другие экземпляры передают водителю, достававшему нефтепродукт.

Товарно-сопроводительная накладная – основной документ для учета поступления нефтепродуктов в организацию.

Для складского учета поступления (выдачи) на склад нефтепродуктов по каждому их виду и марке следует вести книгу текущего учета или отказную карточку складского учета материалов. В книге или карточке ответственное лицо склада (заведующий, кладовщик) в течение дня пишет все поступления (выдачи) нефтепродуктов и после каждой операции записывает количественные остатки. В таком же порядке ведут учет товаров материально ответственные лица.

Основным документом учета выдачи нефтепродуктов со склада, в том числе в баки машин при заправке, и пунктов заправки служит
лимитно-заборная карта или требование. Лимитно-заборную карту необходимо открывать на каждую машину, каждого машиниста (водителя). При каждой заправочной операции на протяжении месяца кладовщик (заправщик) записывает в лимитно-заборную карту количество нефтепродуктов, выданных по видам в пределах лимита, и дату выдачи.

Получение нефтепродуктов в размерах, указанных кладовщиком, подтверждает машинист (водитель) своей подписью в лимитно-заборной карте, а кладовщик делает отметку в сменном рапорте (путевом листе) машиниста (водителя) о количестве выданных топлива и смазочных материалов.

Лимитно-заборную карту на нефтепродукты выписывает
планово-экономический отдел организации на начало месяца на каждое материально ответственное лицо на основании установленных норм их расхода с учетом остатка. Первый экземпляр лимитно-заборной карты передают на склад, второй – материально ответственному лицу потребителя нефтепродуктов.

При получении нефтепродуктов со склада получатель расписывается в карте кладовщика, а кладовщик – в карте получателя.

Нефтепродукты на внутреннее перемещение для производственных нужд выдают в пределах установленного лимита до накладной. Правильность произведенных записей подтверждается подписью
лица-получателя в первичных документах учета, которые прилагаются к отчету о движении нефтепродуктов в организации.

При заправке машин с помощью передвижных механизированных заправочных средств учет количества выданных нефтепродуктов ведет в заправочной ведомости водитель-заправщик. Получающий их со склада по лимитно-заборной карте и ежедневно отчитывающийся перед заведующим складом, который на основании заправочной ведомости (с подписями машинистов) проводит списание нефтепродуктов с водителя-заправщика и переводит их на машинистов (водителей), делая разноску расхода топлива и масел в лимитно-заборной ведомости каждой машины.

Основной документ первичного учета расхода нефтепродуктов машинами – рапорт-наряд (путевой лист) о сменной работе машины. В сменном наряде (путевом листе) необходимо указывать количество отпущенных нефтепродуктов натурой или талонами. Соответствующие записи одновременно следует делать в лимитно-заборных картах или заправочных ведомостях с подписью в них получателя и раздатчика нефтепродуктов. Учет количества отпущенного топлива при заправке машин с записью в нарядах (путевых листах) следует проводить с замером выданного количества в литрах и указанием количества оставшегося топлива.

В нарядах и путевых листах записывают количество фактически израсходованного топлива на выполненный объем работ и количество по норме. В наряде (путевом листе) также следует записывать остаток топлива после выполнения сменного задания.

Все документы первичного учета выдачи и расхода нефтепродуктов должны поступать в бухгалтерию.

Материально-ответственное лицо склада (заведующий складом кладовщик-заправщик) в установленные приказом руководства сроки (ежемесячно по состоянию на последний рабочий день месяца) в двух экземплярах составляют обобщенный отчет о движения нефтепродуктов.

В нём подводят итог за отчетный месяц по приходу и расходу и записывают остаток по видам и маркам топлива и масел на начало месяца. Отчет подписывает материально ответственное лицо и передает его в бухгалтерию с приложением всех приходных и расходных документов, второй экземпляр возвращают материально ответственному лицу с отметкой бухгалтерии об утверждении (приеме) отчета.

Поступившие в бухгалтерию отчеты по движению нефтепродуктов от материально ответственных лиц сверяют с записями в книге (карточках) складского учета, а такие подвергают сверке между собой.

Проверку данных складского и бухгалтерского учета бухгалтерия проводит по приходно-расходным документам. Также осуществляют проверку сличения данных учета по отдельным видам и маркам нефтепродуктов с фактическими остатками в натуре. После проверки полноты и правильности составления отчета второй экземпляр возвращают материально ответственному лицу с подписью работника бухгалтерии, свидетельствующей о приеме (утверждении) отчета.

Бухгалтерия на основании приходно-расходных документов ведет учет фактического и нормативного расхода по каждому машинисту (водителю) и организации в целом на выполненный за отчетный период объем работы, определяет на основания этого имеющиеся перерасход или экономию. При этом учитывают количество топлива, которое находится в баках машин.

Количество фактически израсходованного топлива и его расход по норме в расчете на выполненный объем работы определяют по данным сменных нарядов (путевых листов).

По окончании выполнения учетных операций все данные по использованию нефтепродуктов записывают в накопительную ведомость учета использования машинного парка организации.

После обработки бухгалтерией сменных нарядов (путевых листов) за отчетный период (месяц) экономию или перерасход топлива каждым машинистом (водителем) необходимо доводить до сведения коллектива. По итогам работы за квартал составляют ведомость для расчета с машинистами (водителями) и после утверждения руководством организации передают в бухгалтерию.

В организации, в том числе в накопительных ведомостях бухгалтерии, должна быть получена следующая информация; остатки топлива в баках машин на начало смены. Остаток топлива в баках и наличие талонов у машинистов или водителей на конец смены, заправлено топливо натурой или по талонам, израсходовано топлива фактически, расход топлива по норме, экономия или перерасход топлива.

Учёт поступивших нефтепродуктов ведётся, бухгалтерией, организации в составе производственных запасов на бухгалтерском счете № 06 «Топливо». Счет № 06 подразделяется бухгалтерией в зависимости от места нахождения нефтепродуктов на субсчете: №06-1 «Топливо на складе», № 06-2 «Топливо в баках машин», и № 06-3 «Топливо и смазочные материалы по талонам», и № 06-4 «Смазочные материалы на складе».

Инвентаризация (определение фактических остатков) во всех местах хранения нефтепродуктов (на складе, в баках машин) и неиспользованных талонов ежемесячно должна проводиться комиссией, назначаемой приказом по организации. Фактические остатки определяют путем количественного измерения их в натуре.

При выявлении излишков или недостачи нефтепродуктов комиссия составляет акт, указывая в нем недостающие или излишние нефтепродукты в натуре и талонах, причины образования недостачи (излишков) и передает в бухгалтерию. Бухгалтерия составляет сличительную ведомость. Списание недостачи проводят в установленном порядке по нормам естественной убыли. Излишки приходуются бухгалтерией организации.

По использованию нефтепродуктов организации составляют отчетность по формам, установленным Госкомстатом:

ü форма № 4-СН – Отчет об остатках, поступлении и расходе топлива;

ü форма № 11-СН – Отчет о выполнении норм и заданий по среднему снижению норм расхода топлива, теплоэнергии и электроэнергии;

ü форма №11-СН (краткая) – Отчет о выполнении норм и расходе топлива, теплоэнергии и электроэнергии;

ü форма №18-СН – Отчет об экономии материальных ресурсов;

ü форма №19-СН (40-ТП) – Отчет о выполнении заданий по сбору и использованию отработанных нефтепродуктов;

ü форма № 3 (мел) – Отчет о выполнении норм расхода топлива.

Форма статистической отчетности по использованию нефтепродуктов и указания о сроках представления и лицах, ответственных за составление отчетности, регламентированы инструкциями Госкомстата. Формы статистической отчетности Госкомстата помещены в Альбоме форм статистической отчетности производственных объединений, предприятий, строек, организаций и учреждений министерств и ведомств отрасли.

Продукт "Бухгалтерия нефтебазы и АЗС, ред. 3" предназначен для автоматизации оперативного и бухгалтерского учета на нефтебазах и АЗС (в сетях АЗС). Пользователями программы могут быть операторы нефтебазы, менеджеры по продажам и закупкам, бухгалтеры, экономисты и руководители компании.

Программа является дополнением к типовой конфигурации "Бухгалтерия предприятия", ред. 3.0 системы "1С:Предприятие 8 " и расширяет ее возможности в части учета оборота нефтепродуктов. Конфигурация "Бухгалтерия нефтебазы и АЗС", ред. 3 не имеет средств управления торговым или технологическим оборудованием (в т. ч. кассами, ФР, ТРК, уровнемерами и т.п.).

Особенности и возможности программы:

• Возможность автоматического формирования бухгалтерских документов, соответствующих оперативным документам движения нефтепродуктов;
• ИНВ-32, ИНВ-33, ИНВ-34;
• Набор оперативных отчетов по движению нефтепродуктов.

Конфигурация "Бухгалтерия нефтебазы и АЗС", ред. 3 не является самостоятельной, для ее работы необходимо наличие установленной типовой конфигурации "Бухгалтерия предприятия", ред. 3.0 на платформе "1С:Предприятие 8.3 ".

Конфигурация "Бухгалтерия нефтебазы и АЗС", ред. 3 полностью открыта для изменения.

Нефтебаза и АЗС: оперативный учет, ред. 5

Программа "Нефтебаза и АЗС: оперативный учет, ред. 5" предназначена для автоматизации оперативного учета на нефтебазах и АЗС (сетях АЗС). Пользователями программы могут быть операторы нефтебазы, менеджеры по продажам и закупкам, бухгалтеры, экономисты и руководители компании.

Особенности и возможности программы:

• Полный набор электронных документов для отражения операций движения нефтепродуктов в оперативном учете на нефтебазах и АЗС;
• Возможность автоматического формирования оперативных документов розничной реализации нефтепродуктов;
• Набор печатных форм, используемых в обороте нефтепродуктов:
• Акт слива цистерн, акт приемки нефтепродуктов по трубопроводу;
• ТТН и транспортные накладные для нефтепродуктов;
• Акты МХ1, МХ3 для нефтепродуктов;
• Дополнительные соглашения к договорам закупки и продажи;
• ИНВ-32, ИНВ-33, ИНВ-34;
• Складкой учет нефтепродуктов по массе и объему;
• Складской учет нефтепродуктов на хранении;
• Учет нефтепродуктов в резервуарах нефтебазы;
• Операции для оформления процессинга и смешения (компаундирования) нефти и нефтепродуктов;
• Набор оперативных отчетов по движению нефтепродуктов;
• Обмен информацией с типовой конфигурацией "Бухгалтерия предприятия".

Конфигурация не имеет в своем составе средств управления торговым или технологическим оборудованием (кассами, ФР, ТРК, уровнемерами и т. п.). В конфигурации предусмотрены средства для обмена информацией с программой "1С:Бухгалтерия 8" через внешний файл обмена.

Конфигурация "Нефтебаза и АЗС: оперативный учет, ред. 5" не является самостоятельной, для ее работы необходимо наличие установленной платформы "1С:Предприятие 8.3".