Начисление суточных проводки. Учитываем командировочные расходы грамотно и эффективно
Вряд ли существует такая компания, в которой никогда не возникает потребности приобрести что-либо за наличный расчет или отправить сотрудника в командировку. Это значит, что авансовый отчет, проводки по нему, порядок работы с документами – актуальные вопросы. Если вам важно в них разобраться, читайте статью.
Что такое авансовый отчет?
Это документ, который содержит информацию о том, на какие цели был израсходован выданный сотруднику в служебных целях аванс. В качестве доказательства к отчету прилагаются оправдательные документы: чеки, билеты, товарные накладные и другие финансовые бумаги.
Для отчета существует утвержденная типовая форма №АО-1. Документ относится к группе первичных. Заполнением формы занимается подотчетное лицо, то есть тот человек, который получил деньги на выполнение задания. Задача бухгалтерии – проверить авансовый отчет, проводки отразить в учете. Бланк содержит две части: основу, которая остается на хранение, и расписку, передаваемую сотруднику.
Как отразить отчет в бухгалтерской программе?
Для отражения данных по подотчетным лицам предназначен счет 71, который относится к группе активно-пассивных. Давайте разберем, как вносить в базу авансовый отчет, проводки, характерные для этого документа.
Начинается все с выдачи денежных средств подотчетному лицу. Делается запись по дебету 71 и кредиту 50, если средства выданы из кассы предприятия. Бывает, что аванс перечисляют с расчетного счета на банковскую карту, тогда запись будет Дт 71 Кт 51. Документом служит либо расходный кассовый ордер с подписью подотчетного лица, либо банковское платежное поручение, выписка с расчетного счета.
После того как задание выполнено и оправдательные документы предоставлены, нужно закрыть сумму аванса. В дебете могут быть разные счета, это зависит от того, на что именно были выданы деньги. Если на покупку материалов, то задействуется счет 10, если товаров, то 41. Авансовый отчет по командировке проводки имеют следующие: дебет счетов 20, 26, 44 в зависимости от того, связана поездка с производственной деятельностью предприятия или с торговой. В общем виде запись будет выглядеть так: Дт 10(41, 20, 26, 44) Кт 71.
Редко бывает, что сумма выдается точно. Обычно денег больше, чем нужно или меньше. Для возврата неиспользованной суммы существует проводка Дт 50 Кт 71, если был перерасход по авансовому отчету - проводка Дт 71 Кт 50(51).
Если сотрудник оказался недобросовестным, осуществил нецелевое расходование или не предоставил документы, то делается запись Дт 94 Кт 71 – списание суммы в недостачи и потери предприятия. Затем Дт70 Кт 94 – удержание из заработной платы сотрудника денег, выданных под авансовый отчет. Проводки основные на этом заканчиваются.
Сроки сдачи отчета и ответственность
Согласно законодательству, подотчетное лицо обязано предоставить в бухгалтерию оправдательные документы в течение трех дней после того, как завершено служебное задание.
Если сотрудник не сделал этого, то выданная сумма расценивается как займ работнику. Бухгалтер обязан рассчитать материальную выгоду от пользования ресурсами предприятия. Помимо этого, необходимо начислить и перечислить в бюджет НДФЛ с суммы материальной выгоды, ставка в таком случае составляет 35%.
Ответственность достаточно серьезная, поэтому сроки предоставления оправдательных документов лучше не нарушать.
Как заполнить авансовый отчет?
Форму обычно выдают в бухгалтерии предприятия. Можно воспользоваться и специальными сервисами в интернет.
Порядковый номер отчета проставит бухгалтер, сотрудник же должен указать дату заполнения. Затем вносится информация в блок данных об организации: название, ОКПО, должность и ФИО руководителя, ФИО главного бухгалтера и бухгалтера, который непосредственно занимается проверкой отчета.
Оба эти блока в форме, выдаваемой бухгалтерией, обычно уже заполнены.
В специальную таблицу нужно вписать все оправдательные документы с номерами, датами и названиями, указать сумму по каждому. Подсчитать итог.
Контроль и утверждение
Сданный документ проходит проверку, делаются бухгалтерские проводки по авансовым отчетам. В чем заключается контроль?
В первую очередь нужно убедиться в том, что расходование средств было целевым. Затем проверяется наличие всех необходимых документов, правильность их оформления. Нужно проконтролировать и заполнение отчета, особенно обратить внимание на арифметическую часть.
Расходование наличных денежных средств подтверждается чеками с расшифровкой позиций или приложенными товарными чеками, корешками приходных кассовых ордеров, прочими бланками строгой отчетности.
Если сотрудник рассчитывался при помощи банковской карты, то должны быть квитанции терминалов оплаты, чеки.
Подотчетному лицу нужно выдать расписку в том, что все необходимое им было сдано и принято для проверки. Отчет заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и ответственного специалиста. После того как проверены и утверждены авансовые отчеты, проводка по ним сделана, они отправляются на хранение.
Можно ли принять к вычету НДС?
Если оправдательными документами служат чеки, то принять по ним НДС к вычету нельзя, даже если он в документе выделен. Основанием служит только счет-фактура, при его наличии вычет правомерен.
Круг подотчетных лиц
Далеко не каждый сотрудник имеет право на получение аванса. Если организация будет выдавать деньги всем желающим, это вызовет вопросы у контролирующих органов. Поэтому круг подотчетных лиц должен быть ограничен. В него входят только те сотрудники, которые действительно по характеру своих обязанностей должны выполнять задачи, требующие получения аванса.
Помимо ограничения круга лиц должен быть введен лимит на суммы. Оформляется это при помощи специального приказа, в котором прописывают, кто именно имеет право получать аванс, на какие цели и в каком размере. Приказ хранится в бухгалтерии.
Если сотрудник не отчитался по сумме, выданной ему в подотчет ранее, он не имеет права на получение аванса до тех пор, пока не будет предоставлена оправдательная документация.
Если при возвращении у сотрудника остается часть выданного аванса, то он возвращает оставшиеся денежные средства предприятию в кассу с оформлением .
Если выданного аванса сотруднику не хватило и были потрачены его собственные денежные средства, то организация возмещает понесенные расходы свыше выданного аванса, при этом оформляется .
Проводки по расходам свыше выданного аванса
Дебет | Кредит | Название операции |
Выданы денежные средства под отчет |
||
Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу |
||
Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса |
Командировочные расходы в зависимости от цели командировки относятся на соответствующие счета бухгалтерского учета. Затраты, связанные с культурными и развлекательными мероприятиями, учитываются в качестве внереализационных расходов.
Если по произведенным расходам выделяется и есть подтверждающие документы с выделенным в отдельной строке НДС (счет-фактуры, ), то этот НДС можно отнести на счет 19 и затем направить его к вычету (при условии, что эти расходы относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу при ).
Проводки по бухучету командировочных расходов
Дебет | Кредит | Название операции |
20 (23, 25, 26, 29) | Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности производственного предприятия. |
|
Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности торгового предприятия. |
||
Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства |
||
Списаны расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов |
||
Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции |
||
Командировочные расходы, связанные с отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями |
||
Выделен НДС по командировочным расходам |
||
НДС направлен к вычету |
Какие-то расходы, понесенные работником, работодатель может не принять, в этом случае эти затраты должен возместить работник из своей (при этом нужно помнить, что из зарплаты работника можно удержать сумму не свыше 20% от величины среднего заработка), либо путем внесения денежных средств в кассу предприятия или на расчетный счет.
Если какие-то затраты оплачивает сам работодатель с расчетного счета (например, оплата билетов или проживания в гостинице), то выполняется проводки:
Дебет | Кредит | Название операции |
Оплачены затраты на командировку с расчетного счета работодателя |
||
20, 23, 25, 26, 29 (44) | Списаны командировочные расходы после сдачи работником авансового отчета и утверждения его руководителем. |
|
Выделен НДС по этим расходам (если выделяется) |
||
НДС по командировочным расходам направлен к вычету |
Если работодатель приобретает билет на проезд работника самостоятельно, то он учитывается на субсчете 3 счета 50 «Касса». При этом выполняются следующие проводки:
Пример учета командировочных расходов
Проводки бухучета командировочных расходов:
Сумма | Дебет | Кредит | Название операции |
Выданы денежные средства под отчет из кассы |
|||
Списаны расходы на билеты без учета НДС |
|||
Выделен НДС по расходам на билеты |
|||
НДС направлен к вычету |
|||
Списаны расходы на гостиницу без учета НДС |
За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст.167 ТК РФ)
19.06.2012начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отражается проводкой:
Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Кредит 70 - начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.
Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т.д.) (ст.168 ТК РФ). Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по служебному заданию. С учетом особенностей служебного задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, следует отразить проводкой:
Дебет 08 (10) Кредит 71 - если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;
Дебет 20 (25, 26) Кредит 71 - если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;
Дебет 44 Кредит 71 - если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;
Дебет 28 Кредит 71 - если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;
Дебет 91-2 Кредит 71 - если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).
При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т.д.) в бухучете делается проводка:
Дебет 76 (60) Кредит 51 - оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т.д. для сотрудника, направленного в командировку.
После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку списываются проводкой:
Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) - списаны расходы на командировку.
Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, то учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):
Дебет 50-3 Кредит 76 (60) - приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;
Дебет 71 Кредит 50-3 - выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.
После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета списывается на расходы:
Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 71 - списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.
Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях п. 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).
На практике возникает вопрос, как отразить в бухучете приобретение командированному сотруднику электронного билета к месту командировки (обратно), если компания не получает маршрут/квитанцию, оформленную на бланке строгой отчетности.
В целом электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о перевозке представлена в электронно-цифровой форме. Такое определение содержится в приказах Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 и от 23 июля 2007 г. № 102. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).
Покупку электронного билета следует отразить в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации (например, авиакомпании):
Дебет 76 (60) Кредит 51 - оплачен электронный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).
После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку (например, распечатку электронного билета, посадочный талон, маршрут /квитанцию), следует списать стоимость электронного билета на затраты (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается проводкой:
Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) - отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.
На практике также возникает вопрос, как отразить в бухучете командировочные расходы (в т.ч. оплату времени нахождения в командировке по среднему заработку) сотрудника, выполнявшего задание по заключению договоров на будущий год
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. С одной стороны, если сотрудник отправлен в командировку для заключения договора, это обычные командировочные расходы организации (расходы по обычным видам деятельности) (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Сотрудник выполняет свои обязанности, определенные его служебным заданием. Расходы относятся к периоду, в котором состоялась командировка, т.е. условие списания затрат в бухучете соблюдено (п.18 ПБУ 10/99). Поэтому правомерны такие проводки:
Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 71 (76, 60) - учтены командировочные расходы сотрудника;
Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 70 - начислена зарплата в размере среднего заработка сотруднику за время командировки.
Подтверждает изложенный подход письмо УМНС России по г. Москве от 27 февраля 2001 г. №03-12/9748. Однако с другой стороны, порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Поскольку цель командировки - заключение договора на будущий год, то командировочные расходы относятся к будущим отчетным периодам. Поэтому они должны отражаться на счете 97 «Расходы будущих периодов» (Инструкция к плану счетов). Начать списывать их на себестоимость можно с момента вступления в силу заключенного договора равномерно в течение срока его действия (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Так полностью соблюдается условие о соответствии понесенных расходов полученным доходам (п. 19 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается так:
Дебет 97 Кредит 71 (76, 60), 70 - учтены в составе расходов будущих периодов командировочные расходы сотрудника, средний заработок за время командировки;
Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 97 - списана часть затрат на текущие расходы (с момента начала действия договора).
Таким образом, оба подхода соответствуют законодательству, и организация может выбрать один из них.
Далее отметим, что суммы НДС по командировочным расходам должны быть выделены в счетах-фактурах, бланках строгой отчетности и проездных документах (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. №914). Если командировочные расходы уменьшат налогооблагаемую прибыль, то НДС списывается проводками:
Дебет 19 Кредит 71 (76, 60) - учтен НДС по командировочным расходам;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - принят к вычету НДС по командировочным расходам.
Сумму НДС по расходам, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль, принять к вычету нельзя (п. 7 ст. 171 НК РФ), ее следует списать проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 19 - списан НДС по расходам непроизводственного характера.
Рассмотрим пример отражения в бухучете командировочных расходов. Так в период с 17 по 19 марта 2010 г. начальник отдела снабжения ООО «Вега» был в служебной командировке в г. Москве. Цель командировки - заключение договоров на поставку материалов. 20 марта 2010 г. руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный начальником отдела снабжения.
К авансовому отчету приложены:
Счет гостиницы на сумму 9440 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);
Два авиабилета на общую сумму 11800 руб. (в билетах сумма НДС - 1800 руб. - выделена отдельной строкой).
За время нахождения в командировке сотруднику положены суточные в размере 700 руб. в сутки (согласно приказу руководителя компании).
В результате в бухучете ООО «Вега» сделаны следующие записи:
Дебет 26 Кредит 71 - 2100 руб. (700 руб. х 3 дня) - отражены суточные;
Дебет 26 Кредит 71 - 8000 руб. (9440 руб. - (9440 руб. × 18/118)) - включена в расходы стоимость проживания сотрудника в гостинице;
Дебет 19 Кредит 71 - 1440 руб. (9440 руб. - 8000 руб.) - выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;
Дебет 91-2 Кредит 19 - 1440 руб. - списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;
Дебет 26 Кредит 71 - 10000 руб. - отнесена на расходы стоимость проезда;
Согласно статье 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ):
«Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются».
В статье 167 ТК РФ оговорено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Согласно статье 168 ТК РФ к расходам, возмещаемым командированному работнику, относятся:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Иначе говоря, размер суточных, выплачиваемых организацией работнику, направляемому в командировку, регулируется организацией самостоятельно: либо закрепляется в рамках трудового договора, либо устанавливается приказом руководителя.
Перечень командировочных расходов для целей налогообложения прибыли определен подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ), согласно которому к командировочным расходам относятся:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы».
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ
В соответствии с трудовым законодательством суточные представляют собой дополнительные расходы работника, связанные с проживанием вне места постоянного жительства.
Мы уже отметили, что размер суточных определяется организацией самостоятельно. При направлении работника в командировку бухгалтер должен произвести расчет суточных.
Расчет суточных .
Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Это положение установлено пунктом 14 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР, утвержденной Приказом Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 года №62 (далее - Инструкция №62). Отметим, что данная Инструкция применяется в части, не противоречащей ТК РФ.
Согласно пункту 4 Инструкции №62 срок командировки работников определяется руководителем организации и не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Для специальных командировок работников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, предельный срок командировки не должен превышать одного года.
При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства из места постоянной работы, командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани) (пункт 7 Инструкции №62).
Пример 1.Работник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда - 20 ноября, 23 часа 59 минут.
Окончание примера.
Пример 2.Предположим, что в условиях примера 30 время отправления поезда - 21 ноября, 0 часов 3 минуты.
Окончание примера.
Пример 3.Аналогичные правила применяются для определения последнего дня командировки (пункт 7 Инструкции №62).Работник вылетает в служебную командировку на самолете. Аэропорт находится в 30 минутах езды от города. Время вылета самолета - 21 ноября, 0 часов 40 минут.
В авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Таким образом, чтобы успеть на регистрацию, работник должен выехать из города 20 ноября не позднее 23 часов 30 минут.
Окончание примера.
Обратите внимание!
В соответствии с пунктом 15 Инструкции №62 при направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к месту своего постоянного места жительства, суточные этому работнику не выплачиваются. Если руководство организации принимает решение о выплате суточных, то эти суммы учитываются для целей налогообложения как сверхнормативные.
И в бухгалтерском и в налоговом учете суточные включаются в состав командировочных расходов.
В бухгалтерском учете командировочные расходы учитываются полностью в размере фактически произведенных затрат и представляют собой согласно пункту 5 ПБУ 10/99 расходы по обычным видам деятельности.
Признание командировочных расходов в соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 производится в том отчетном периоде, когда они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления расходов.
Как правило, командировочные расходы осуществляются подотчетными лицами, поэтому признание представительских расходов осуществляется по мере утверждения авансового отчета подотчетного лица.
Выданные в подотчет на командировочные расходы суммы отражаются по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетом 50 «Касса организации». После утверждения авансового отчета, израсходованные суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списываются в дебет счетов 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы»,26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу».
Порядок списания командировочных расходов зависит от цели и характера командировки. Так, например, если командировка работника связана с приобретением МПЗ, то командировочные расходы будут включены в фактическую стоимость их приобретения. Такое положение следует из пункта 6 ПБУ 5/01.
Если же командировка связана с приобретением основного средства, то командировочные будут формировать первоначальную стоимость основного средства.
Такое правило установлено пунктом 8 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 30 марта 2001 года №26н.
Цель и характер командировки подтверждается оформленным служебным заданием и отчетом о его выполнении (форма №Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1).
В общем случае командировочные расходы списываются на счет 20 «Основное производство» или сразу относятся на счет 90 «Продажи» субсчет «Себестоимость продаж» (в зависимости от того, какой способ списания управленческих расходов закреплен в учетной политике организации).
Рассмотрим на конкретном примере, каким образом в бухгалтерском учете организации отражаются командировочные расходы.
Пример 4.Порядок выплат полевого довольствия регулируется Постановлением Минтруда Российской Федерации от 15 июля 1994 года №56 «Об утверждении Положения о выплате полевого довольствия работникам геологоразведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геологоразведочных и топографо-геодезических работах».Производственная организация для заключения договора поставки отправила своего сотрудника в командировку на завод – изготовитель. Срок командировки составляет с 5 апреля 2006 года по 10 апреля 2006 года. Приказом по организации установлено, что суточные по командировкам на территории Российской Федерации установлены в размере 500 рублей в сутки.
Обращаем Ваше внимание, что выдача работнику денежных средств под отчет на командировку производится на основании Приказа руководителя о направлении работника в командировку (форма №Т-9, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1).
В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции отражены следующим образом:
Окончание примера.
Полевое довольствие выплачивается в целях компенсации повышенных расходов при выполнении работ в полевых условиях.
НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ НОРМИРУЕМЫХ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ
В налоговом учете нормированию подлежат суточные и полевое довольствие, все остальные виды командировочных расходов принимаются для целей налогообложения в размере фактических затрат.
Данные нормы установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 года №93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее - Постановление №93).
В соответствии с пунктом 1 указанного Постановления №93:
«… при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организаций на выплату суточных или полевого довольствия в пределах следующих норм:
а) за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации - суточные в размере 100 рублей;
б) за каждый день нахождения в заграничной командировке - суточные в размере согласно приложению;
в) ежедневное полевое довольствие, выплачиваемое работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории Российской Федерации, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до 7 лет, эксплуатируемых в полевых условиях:
за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 200 рублей;
за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - в размере 150 рублей;
за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 75 рублей;
за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, - в размере 50 рублей».
Обратите внимание!
С 1 января 2006 года изменены нормы суточных по зарубежным командировкам. С указанной даты налогоплательщик в отношении суточных по загранкомандировкам обязан руководствоваться Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 мая 2005 года №299 «О внесении изменений в нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, предусмотренные Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 года №93».
Налоговый учет относит командировочные расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
При методе начисления датой признания таких расходов в налоговом учете в соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ является день утверждения авансового отчета.
Нормы суточных и расходов на полевое довольствие, выдаваемых работнику сверх норм, не учитываются для определения налоговой базы по налогу на прибыль. На это указано в пункте 38 статьи 270 НК РФ.
Рассмотрим на примере.
Пример 5.ОТРАЖЕНИЕ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ РАЗНИЦ, ВОЗНИКАЮЩИХ В УЧЕТАХ ПО НОРМИРУЕМЫМ КОМАНДИРОВОЧНЫМ РАСХОДАМВ соответствии с пунктом 1 Постановления №93 нормы суточных при командировках по Российской Федерации составляют 100 рублей. Следовательно, в целях налогообложения, организация в составе командировочных расходов сможет учесть только сумму в размере 600 рублей.
Суточные, выплаченные сверх установленных норм (3 000 рублей – 600 рублей) = 2400 рублей, относятся к расходам, не уменьшаемым налогооблагаемую базу.
Окончание примера.
В соответствии с ПБУ 18/02 при выплате суточных или полевого довольствия в размере, большем, чем это предусмотрено Постановлением №93, у организации будет возникать постоянная разница, влекущая за собой возникновение постоянного налогового обязательства.
Пример 6.Аналогичным образом производится отражение в бухгалтерском учете разниц, возникающих в учетах по расходам, связанным с выдачей полевого довольствия сверх норм, установленных Постановлением №93 .Производственная организация для заключения договора поставки отправила своего сотрудника в командировку на завод – изготовитель. Срок командировки составляет с 5 апреля 2006 года по 10 апреля 2006 года. Приказом по организации установлено, что суточные по командировкам на территории РФ установлены в размере 500 рублей в сутки.
Работником получено под отчет 12 500 рублей, в том числе суточные – 3 000 рублей.
Авансовый отчет по командировке представлен работником 13 апреля 2006 года на сумму 13 200 рублей. Перерасход связан с оплатой проезда.
В соответствии с пунктом 1 Постановления №93 нормы суточных при командировках по России составляют 100 рублей. Следовательно, в целях налогообложения прибыли, организация в составе командировочных расходов сможет учесть только сумму суточных в размере 600 рублей. В результате того, что в целях налогообложения сумма суточных меньше, чем их величина, принимаемая в бухгалтерском учете, у организации возникает постоянная разница в размере (3 000 рублей – 600 рублей) = 2 400 рублей. В связи с этим, бухгалтер организации при отражении указанных расходов в налоговом учете обязан отразить сумму отложенного налогового обязательства в размере 2 400 рублей х 24% = 576 рублей.
Предположим, что рабочим планом счетов организации предусмотрено, что к балансовому счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» открыт субсчет 68-1 «Налог на прибыль».
В бухгалтерском учете организации операции, связанные с отражением постоянной разницы будут отражены следующим образом:
Корреспонденция счетов
Сумма, рублей
Дебет
Кредит
Выданы в подотчет командировочные расходы После утверждения авансового отчета Отражены суточные расходы Отражены иные командировочные расходы Отражена сумма постоянного налогового обязательства Выдана работнику сумма перерасхода по командировке Окончание примера.
ВЛИЯНИЕ НОРМИРОВАНИЯ СУТОЧНЫХ И РАСХОДОВ НА ПОЛЕВОЕ ДОВОЛЬСТВИЕ НА ИСЧИСЛЕНИЕ И УПЛАТУ НДФЛ И ЕСН
НАЛОГ НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ
До недавнего времени при налогообложении сумм компенсационных выплат, превышающих нормы, установленные главой 25 НК РФ, налоговые органы руководствовались письмом МНС Российской Федерации от 17 февраля 2004 года №04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками». Их основное требование заключалось в том, что суммы суточных, выплаченные сверх нормы, установленной законодательством, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц. И нужно сказать, что «налоговики» долгое время пользовались положениями указанного письма весьма успешно, привязывая нормирование по НДФЛ к нормам суточных, установленных:
- Постановлением №93;
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 года №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее Постановление №729);
Однако, Постановление №93, в котором сказано, что суточные для коммерческих организаций составляют 100 рублей в день, применяется только при расчете налога на прибыль. А Постановлением №729 для бюджетных учреждений установлен размер суточных, которые возмещает бюджет. При этом за счет экономии средств, бюджетные учреждения могут выплачивать командированным работникам больше 100 рублей. Специальных норм командировочных расходов, применяемых в целях расчета налога на доходы физических лиц, не существует. Поэтому, применение норм, установленных указанными Постановлениями в отношении НДФЛ, довольно часто становилось предметом спора между фискальными органами и налогоплательщиками.
Окончательную точку в этих спорах установил Высший Арбитражный Суд (далее ВАС) Российской Федерации, который своим решением от 26 января 2005 года №16141/04 «О признании недействующим письма МНС РФ от 17 февраля 2004 года №04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками» признал недействующим письмо МНС Российской Федерации от 17 февраля 2004 года №04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками». В связи с чем, Федеральная налоговая служба (далее ФНС) Российской Федерации ничего не оставалось, как отменить этот документ. Об этом налоговики сообщили в письме ФНС Российской Федерации от 11 апреля 2005 года №ГИ-6-04/281@ «Об отзыве письма МНС РФ от 17.02.2004 №04-2-06/127».
Вроде бы все хорошо и налогоплательщики, уповая на Решение ВАС, не должны исчислять НДФЛ с суточных, выплачиваемых выше установленных норм.
Однако на пользу ли это решение налогоплательщикам и налоговым агентам? Как следует из решения ВАС Российской Федерации норм в целях применения пункта 3 статьи 217 НК РФ не установлено. ТК РФ лишь предоставляет работодателю право устанавливать размер возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, а не наделяет его правом определения нормативного размера таких расходов, не учитываемого для целей налогообложения.
А раз нормы не установлены, то существует риск признания налоговыми органами, что вся сумма суточных и целевых расходов по найму жилого помещения не подтвержденных документально, подлежит обложению налогом на доходы физических лиц.
По мнению авторов, налоговые органы обязательно воспользуются этим аргументом, тем более что Минфин Российской Федерации в Письме от 21 марта 2005 года №03-05-01-04/62 предостерег от поспешного решения организацию в ответе на частный вопрос – «можно ли руководствоваться Решением суда и не платить налог на доходы физических лиц, а также единый социальный налог с суточных, предусмотренных коллективным договором организации?».
Мы рекомендуем налоговым агентам внести изменения в коллективные договора или при направлении сотрудников в командировку издавать приказы (распоряжения), в которых предусмотреть сумму суточных и сумму оплаты за проживание, если работник не предоставит оправдательные документы. Все организации, независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности, при установлении сумм суточных обязаны исходить из того, что такие выплаты, для их квалификации в качестве суточных в соответствии с действующим законодательством (статья 168 ТК РФ), должны в любом случае иметь характер компенсационных, то есть направленных на возмещение работнику дополнительных расходов, связанных с выполнением поручения работодателя вне места постоянного жительства.
Вам эти документы должны помочь при рассмотрении споров в суде. Кроме того, следует воспользоваться и аргументами ВАС Российской Федерации, изложенными в решении от 26 января 2005 года №16141/04 «О признании недействующим письма МНС РФ ОТ 17 февраля 2004 года №04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками».
Высший арбитражный суд признал убедительными доводы о том, что в соответствии со статьей 209 НК РФ объектом обложения налогом на доходы физических лиц признается доход, полученный налогоплательщиком. Согласно статье 41 НК РФ доходом налогоплательщика может быть признана только его экономическая выгода в денежной или натуральной форме.
Между тем в соответствии со статьей 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника исключительно по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При определении экономической выгоды работника должны учитываться характер расходов и лицо, в интересах которого производятся расходы. При служебной командировке работник направляется в поездку по инициативе работодателя и в его интересах, поэтому и расходы на оплату суточных осуществляются именно в интересах работодателя, а не работника. Суточные же представляют собой компенсационную выплату по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы.
Следовательно, взимание с работника дополнительных денежных средств в виде налога на доходы физических лиц в связи с получением работником средств, необходимых для выполнения служебного поручения, - неправомерно.
Экономическая выгода у работника может возникнуть только тогда, когда в качестве исключения из установленных правил ему выплачивается сумма в больших размерах, чем предусмотрено организацией в коллективном договоре или локальном нормативном акте. При этом баланс интересов бюджета, работодателя и работника достигается тем, что при выплате суммы в размере, большем, чем прямо установлено в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ Правительством Российской Федерации, работодатель не может уменьшить на эту сумму свою налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в отличие, например, от расходов на оплату труда.
Равный порядок налогообложения заключается в том, что при получении доходов, отвечающих критериям облагаемых доходов, они подлежат налогообложению у всех налогоплательщиков, за исключением случаев, предусмотренных законом, а при получении выплат, отвечающих критерию доходов, не подлежащих налогообложению, такие выплаты налогообложению не подлежат.
Согласно статье 217 НК РФ для всех налогоплательщиков установлен единый, равный порядок признания суточных в составе доходов, не подлежащих налогообложению.
В соответствии с данным порядком любой налогоплательщик, получающий выплаты, которые по своему характеру являются суточными, то есть компенсационными выплатами, направленными на возмещение работнику дополнительных расходов, связанных с выполнением поручения работодателя вне места постоянного жительства, выплачены в пределах размеров, установленных в соответствии с действующим законодательством, не обязан уплачивать с указанных выплат налог на доходы физических лиц.
При этом действующее законодательство не исходит из того, что законно установленные нормы суточных должны быть по размеру одинаковыми для работников различных организаций. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации, то есть действующее законодательство не обязывает работодателя возмещать расходы, связанные с выполнением его поручения вне места постоянного жительства работника, в полном объеме.
Исходя из вышеизложенного, можно сказать, что в настоящее время нормирование суточных и норм полевого довольствия в целях налогообложения прибыли, не влияет непосредственным образом на исчисление и уплату НДФЛ. Пункт 3 статьи 217 НК РФ предусматривает освобождение налогоплательщика от уплаты налога с сумм компенсационных выплат, в пределах норм, установленных законодательством, но эти нормы должны быть установлены именно для НДФЛ.
ЕДИНЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ НАЛОГ
Не подлежат обложению ЕСН в соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ все виды законодательно установленных.
«компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (в том числе переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов)».
Пунктом 3 статьи 236 НК РФ предусматривается, что организации, производящие физическим лицам:
«выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде».
А так как для целей налогообложения прибыли налогоплательщик вправе учесть только суточные (полевое довольствие) в пределах норм, то сверхнормативные суммы, налогоплательщик не учитывает при определении налоговой базы по налогу на прибыль (пункт 38 статьи 270 НК РФ).
Таким образом, нормирование суточных и полевого довольствия в целях налогообложения прибыли напрямую ведет к нормированию ЕСН при исчислении последнего с сумм суточных и полевого довольствия.
Таким образом, суточные и полевое довольствие в пределах норм, установленных главой 25 НК РФ не подлежат обложению ЕСН (подпункт 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ), на них не начисляются взносы на обязательное пенсионное страхование (пункт 10 Закона №167-ФЗ) и взносы на обязательное страхования от несчастных случаев на производстве (пункт 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановление Правительства Российской Федерации от 7 июля 1999 года №765).
Командировочные расходы - это расходы, которые осуществляются подотчетным лицом за счет предприятия. В этой статье мы разберем, как осуществляется учет таких расходов в бухгалтерском и налоговом учетах.
Обязанность работодателя - возместить расходы по служебной командировке. Об этом сказано в статье 168 ТК РФ и Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Перед направлением работника в командировку ему выдается денежный аванс.
Для расчета и выплаты аванса работнику основанием являются два внутренних документа:
- приказ или распоряжение руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
- письменное решение руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).
Аванс рассчитывается исходя из следующих затрат:
- стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
- оплата за проживание в гостинице;
- суточные на каждый день нахождения в командировке;
- другие расходы, по разрешению руководства.
Суточные - это отдельный вид расходов, они не зависят от расходов на проезд и жилье.
Ограничений по размеру суточных законодательном не установлено. Коммерческие организации вправе устанавливать их размер своим внутренним актом.
Однако существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника. В 2017 году лимит составляем 700 рублей в сутки для командировок по России и 2 500 рублей - для командировок заграницу.
Эти же лимиты действуют с 2017 года при уплате страховых взносов (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Суточные необходимо выплачивать за все дни нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Никаких документов подтверждающих расход суточных предоставлять не нужно.
Аванс выдается наличными через кассу предприятия или перечислением на банковскую карту. В течение 3 дней после возвращения на постоянное место работы работник должен отчитаться в бухгалтерии за полученные деньги.
Обратите внимание, что в 2017 году на основании постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 можно не оформлять командировочное удостоверение и служебное задание.
Для отчета работник предоставляет авансовый отчет, по форме АО-1 или по форме, самостоятельно разработанной предприятием. К отчету прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы (билеты, документы гостиницы, чеки и прочее).
Если проезд до места командировки и обратно осуществлялся личным или служебным транспортом, необходимо предоставить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, и приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения этих расходов должна быть отражена в учетной политике организации.
Предприятия на УСН («доходы минус расходы») рассчитывают командировочные расходы так же, как при общей системе, и принимают их в расходы.
Но дата включения в расходы сумм на командировки может отличаться.
Расходы на УСН признаются по мере оплаты. Если работнику выдавался аванс, то в расходах на УСН эти командировочные расходы будут отражены на дату утверждения авансового отчета при условии предоставления подтверждающих первичных документов.