Ведение кассовых операций в аптечной организации. Кассовые операции в деятельности ип
Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Красноярский государственный медицинский университет имени профессора -Ясенецкого»
Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации
ГБОУ ВПО КрасГМУ им. проф. -Ясенецкого
Минздравсоцразвития России
Кафедра управления и экономики фармации с курсом ПО
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
ДЛЯ ОБУЧАЮЩИХСЯ
по дисциплине «Управление и экономика фармации»
для специальности 060108 – Фармация (очная форма обучения)
К ПРАКТИЧЕСКОМУ ЗАНЯТИЮ № 27
ТЕМА: «Оборотные активы: учет материально-производственных запасов и дебиторской задолженности »
Утверждены на кафедральном заседании протокол от «18» февраля 2012 г.
Заведующий кафедрой УЭФ с ПО
Профессор, д. м.н. __________________ Ноздрачев К. Г.
Составители:
ст. преподаватель. __________________ Богданов В. В.
ст. преподаватель. __________________ Лунева Л. А.
Красноярск
1. Занятие № 27
Тема: «Оборотные активы: учет материально-производственных запасов и дебиторской задолженности »
2. Форма организации учебного процесса: практическое занятие. Методы обучения: объяснительно-иллюстративный, частично-поисковый.
3. Значение темы: знания, полученные в ходе изучения темы, формируют профессиональные навыки специалиста, работающего в фармацевтических организациях, закладывают основу комплекса теоретических знаний и практических навыков при подготовке высококвалифицированных специалистов-провизоров, владеющих теорией организацией учета и формированием отчетности аптечных предприятий.
4. Цели обучения:
Общая цель: ознакомить студентов с сущностью и составом МПЗ аптечной организации, задачами учета МПЗ и основными требованиями, предъявляемые к нему, способами оценки МПЗ при приобретении и списании.
Учебная цель: сформировать у студентов представление о сущности МПЗ аптечной организации и способах оценки МПЗ при приобретении и списании.
Психолого–педагогическая цель: формирование у студентов организационно-экономического мышления; ответственности и внимательности; системных знаний в области хозяйственного учета; практических навыков ведения оперативного и бухгалтерского учета и отчетности, необходимых руководителю фармацевтической организации.
5. План изучения темы:
5.1. Контроль исходного уровня знаний.
Тесты прилагаются.
5.2. Основные понятия и положения темы:
Материально-производственные запасы как часть оборотных средств аптечной организации
Хозяйственные средства аптечной организации подразделяют на группы по двум признакам:
1) по составу, размещению и использованию (активы);
2) по источникам образования (пассивы).
Данная классификация хозяйственных средств положена в основу построения баланса.
В соответствии с первым признаком хозяйственные средства делят на две основные группы объектов:
1) внеоборотные средства (активы);
2) оборотные средства (активы).
Внеоборотные средства (активы) – это средства труда, многократно участвующие в хозяйственных процессах, используются в хозяйственной деятельности длительное время (обычно более одного года), не изменяя существенно своего внешнего вида и свойств. Не всегда имеют материально-вещественную форму.
· незавершенное строительство;
· долгосрочные финансовые вложения в ценные бумаги .
Оборотные средства (активы) – предметы труда, однократно участвующие в процессе производства:
· дебиторская задолженность;
3. Товарный отчет (приходная часть)
4. Журнал учета наркотических и других лекарственных средств, подлежащих ПКУ
5. Журнал регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ
6. Журнал регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ
7. книга регистрации поступивших товаров
Для ЛС, имеющих ограниченный срок годности:
8.Стеллажная карточка
9. Журнал учета препаратов с ограниченным сроком годности
2. Перевод в группу ценностей из других учетных групп
1. Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары
2. Акт на перевод в товар ЛРС (если принятое ЛРС переводят в товар)
1. Журнал учета лабораторно-фасовочных работ
2. Справка о дооценке и уценке по лабораторно-фасовочным работам.
3. Приходная часть товарного отчета материально-ответственного лица
4. Покупка аптечной посуды у населения
1. Ведомость покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении.
6. Переоценка товаров в сторону увеличения стоимости
1. Акт о переоценке
2. Приходная часть товарного отчета материально-ответственного лица
II . Расходные товарные операции |
|||||||||||||||||||||||||
1. Реализация товаров · конечным покупателям · институциональным потребителям | 1. Журнал учета рецептуры 2. Кассовая книга 3. Расходная часть товарного отчета материально-ответственного лица 4. Требования-накладные (для отпуска товаров в мелкорозничную сеть) 1. Накладная-требование 2. Счет или счет-фактура 3. Журнал учета отпуска и расчетов с покупателями 4. Реестр выписанных покупателям счетов Аптечной организации, как организации, осуществляющей розничную торговлю, разрешается производить оценку приобретенных товаров по продажным ценам. Фактическая себестоимость запасов при их изготовлении самой организацией определяется исходя из фактических затрат, связанных с производством данных запасов. Транспортные и другие расходы, связанные с обменом, присоединяются к стоимости полученных запасов непосредственно или предварительно зачисляются в состав транспортно-заготовительных расходов, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Запасы, не принадлежащие данной организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении, учитываются на забалансовых счетах в оценке, предусмотренной в договоре, или в оценке, согласованной с их собственником. При отсутствии цены на указанные запасы в договоре или цены, согласованной с собственником, они могут учитываться по условной оценке. Материально-производственные запасы, на которые в течение отчетного года рыночная цена снизилась, или они морально устарели либо полностью или частично потеряли свои первоначальные качества, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года по текущей рыночной стоимости с учетом физического состояния запасов. Снижение стоимости материально-производственных запасов отражается в бухгалтерском учете в виде начисления резерва. Резерв под снижение стоимости материальных ценностей создается по каждой единице материально-производственных запасов, принятой в бухгалтерском учете. Допускается создание резервов под снижение стоимости материальных ценностей по отдельным видам (группам) аналогичных или связанных материально-производственных запасов. Не допускается создание резервов под снижение стоимости материальных ценностей по таким укрупненным группам (видам) материально-производственных запасов, как основные материалы, вспомогательные материалы, готовая продукция, товары, запасы определенного операционного или географического сегмента и т. п. Расчет текущей рыночной стоимости материально-производственных запасов производится организацией на основе информации, доступной до даты подписания бухгалтерской отчетности . При расчете принимается во внимание: Изменение цены или фактической себестоимости, непосредственно связанное с событиями после отчетной даты, подтверждающими существовавшие на отчетную дату хозяйственные условия, в которых организация вела свою деятельность; Назначение материально-производственных запасов; Текущая рыночная стоимость готовой продукции, при производстве которой используется сырье, материалы и другие материально-производственные запасы. Резерв под снижение стоимости материальных ценностей не создается по сырью, материалам и другим материально-производственным запасам, используемым при производстве готовой продукции, работ, оказании услуг, если на отчетную дату текущая рыночная стоимость этой готовой продукции, работ, услуг соответствует или превышает ее фактическую себестоимость. Организацией должно быть обеспечено подтверждение расчета текущей рыночной стоимости материально-производственных запасов. Если в период, следующий за отчетным, текущая рыночная стоимость материально-производственных запасов, под снижение стоимости которых в отчетном периоде был создан резерв, увеличивается, то соответствующая часть резерва относится в уменьшение стоимости материальных расходов, признанных в периоде, следующем за отчетным. Начисление резерва под снижение стоимости запасов отражается в бухгалтерском учете по счету "Прочие доходы и расходы". Начисленный резерв списывается на увеличение финансовых результатов (счет "Прочие доходы и расходы") по мере отпуска относящихся к нему запасов. Отпуск материально-производственных запасов. При отпуске материально-производственных запасов (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов: по себестоимости каждой единицы; по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО); Применение одного из указанных способов по группе (виду) материально-производственных запасов производится исходя из допущения последовательности применения учетной политики. Оценка материально-производственных запасов по средней себестоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей себестоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся соответственно из себестоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших запасов в течение данного месяца. Оценка по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО) основана на допущении, что материально-производственные запасы используются в течение месяца и иного периода в последовательности их приобретения (поступления), т. е. запасы, первыми поступающие в производство (продажу), должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретений с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца. При применении этого способа оценка материально-производственных запасов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости последних по времени приобретений, а в себестоимости проданных товаров, продукции, работ, услуг учитывается себестоимость ранних по времени приобретений. По каждой группе (виду) материально-производственных запасов в течение отчетного года применяется один способ оценки. Оценка материально-производственных запасов на конец отчетного периода (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) производится в зависимости от принятого способа оценки запасов при их выбытии, т. е. по себестоимости каждой единицы запасов, средней себестоимости, себестоимости первых по времени приобретений. Раскрытие информации о МПЗ в бухгалтерской отчетности и принципы учета МПЗ в аптечной организации. Материально-производственные запасы отражаются в бухгалтерской отчетности в соответствии с их классификацией (распределением по группам (видам)) исходя из способа использования в производстве продукции, выполнения работ, оказания услуг либо для управленческих нужд организации. На конец отчетного года материально-производственные запасы отражаются в бухгалтерском балансе по стоимости, определяемой исходя из используемых способов оценки запасов. Материально-производственные запасы, которые морально устарели, полностью или частично потеряли свое первоначальное качество, либо текущая рыночная стоимость, стоимость продажи которых снизилась, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей. Резерв под снижение стоимости материальных ценностей образуется за счет финансовых результатов организации на величину разницы между текущей рыночной стоимостью и фактической себестоимостью материально-производственных запасов, если последняя выше текущей рыночной стоимости. Материально-производственные запасы, принадлежащие организации, но находящиеся в пути либо переданные покупателю под залог, учитываются в бухгалтерском учете в оценке, предусмотренной в договоре, с последующим уточнением фактической себестоимости. В бухгалтерской отчетности подлежит раскрытию с учетом существенности, как минимум, следующая информация: о способах оценки материально-производственных запасов по их группам (видам); о последствиях изменений способов оценки материально-производственных запасов; о стоимости материально-производственных запасов, переданных в залог; о величине и движении резервов под снижение стоимости материальных ценностей. Одним из принципов учета МПЗ в аптечной организации является составление материально-ответственными лицами отчетности о наличии и движении товаров (товарных отчетов). Логическая схема учетов материалов Бухгалтерский учет движения товаров в аптечной организации. Для бухгалтерского учета движения товаров предназначен счет 41 «Товары». Счет 41 «Товары» активный. По дебету счета отражаются приходные товарные операции, по кредиту – расходные товарные операции. Дебетовое сальдо по счету 41 отражает стоимость товаров, принадлежащих организации на праве собственности, хозяйственного ведения или оперативного управления . Учет товаров на счете 41 «Товары» при розничной торговле может вестись: · по покупным ценам; · по продажным ценам (с использованием счета 42 «Торговая наценка»). Порядок отражения реализации товаров на счете 90 «Продажи» состоит из 3-х этапов: 1) Отражение выручки от реализации. 2) Отражение НДС, исчисленного от стоимости реализованных товаров. 3) Отражение себестоимости продаж. Для расчета реализованных торговых наложений (реализованного валового дохода) могут применяться расчеты: 1) по среднему проценту; 2) общему товарообороту; 3) ассортименту товарооборота; 4) ассортименту остатка товаров. Источники дополнительных запасов товаров и порядок их оприходования
Списание товаров на различные нужды аптеки и прочие потери и уценки
|
Все кассовые операции делятся следующим образом:
приходные - связанные с получением предприятием наличных денежных средств;
расходные - связанные с расходованием предприятием наличных денежных средств;
Порядок ведения кассовых операций в РФ устанавливается Банком России и обязателен для исполнения всеми предприятиями.
Приходные кассовые операции:
· получение выручки от покупателей (населения и организаций в установленных пределах);
· возврат подотчетных сумм;
· поступления из банка;
· поступления в счет погашения недостач;
· возврат займа, ранее выданного работнику;
· другие поступления.
Расходные кассовые операции:
· выдача под отчет;
· выдача заработной платы;
· оплата лекарственного растительного сырья и посуды, приобретенных у населения;
· сдача выручки в банк;
· оплата поставщикам (в установленных пределах расчетов наличными);
· выдача займа физическому или юридическому лицу;
· другие виды расходования денежных средств.
Все кассовые операции оформляются первичными документами - приходными и расходными кассовыми ордерами установленной формы.
Допускается выдача наличных денег из кассы по надлежаще оформленным платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и другим документам с наложением на них штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Основанием для составления приходных и расходных кассовых ордеров являются первичные учетные документы. Для разных операций эти документы являются различными (табл. 1).
Таблица 1.
Основания для оформления приходных и расходных кассовых ордеров
| Содержание | Документ-основание для составления ордера | ||
| Приходные кассовые операции | |||
| Получение выручки от покупателей | Кассовый отчет по ККТ Договор с покупателем (оптовая продажа) | ||
| Возврат подотчетных сумм | Авансовый отчет | ||
| Поступление денег из банка | Выписка банка | ||
| Погашение в счет погашения недостач, выявленных при инвентаризации | Акт результатов инвентаризации | ||
| Возврат займа, ранее выданного работнику | Договор займа | ||
| Расходные кассовые операции | |||
| Выдача под отчет | Заявление о выдаче наличных денежных средств | ||
| Выдача заработной платы | Расчетно-платежная или платежная ведомость | ||
| Оплата лекарственного растительного сырья и посуды, приобретенных у населения | Приемная квитанция (на Л PC) Ведомость приемки стеклянной посуды, бывшей в употреблении | ||
| Сдача выручки в банк: наличными в кассу банка через инкассатора | Квитанция к объявлению на взнос наличными Копия препроводительной ведомости (из комплекта документов) | ||
| Оплата поставщикам (в установленных пределах расчетов наличными) | Договор с поставщиком | ||
| Выдача займа физическому или юридическому лицу | Договор займа | ||
Оформление кассовых ордеров осуществляется бухгалтером с соблюдением следующих правил:
подчистки, помарки или исправления при оформлении этих документов не допускаются;
в приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы;
все кассовые ордера обязательно подписываются главным бухгалтером, а расходные кассовые ордера еще и руководителем предприятия. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна;
кассовые ордера нумеруются с начала года: отдельно приходные, отдельно расходные;
приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их оплаты.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров (или заменяющих их документов) на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Приходные и расходные кассовые ордера и иные заменяющие их документы после оформления передаются из бухгалтерии в кассу для осуществления приема или выдачи наличных денег.
Осуществляя операции по приему и выдаче наличных денег, кассир должен помнить, что кассовые ордера действительны только в день их составления, т. е. прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления, указанный на самом ордере.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;
правильность оформления документов;
наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
Лицу, сдавшему деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью. Форма приходного кассового ордера представлена в форме 9.5.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей прописью, копеек цифрами.
При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается. Пример расходного кассового ордера представлен в форме 9.6.
Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.
На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Допускается выдача денежных средств по доверенности, оформленной в установленном порядке.
В этом случае в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег нескольким лицам на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм иденег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками.
Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам обычно производятся по расходным кассовым ордерам.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.
По истечении установленных сроков выдачи денежных средств для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий (в общем случае три дня и пять дней для районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей) невыплаченные суммы денежных средств, предназначенные на эти нужды, должны быть депонированы и сданы в банк. При этом кассир в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым выплаты не произведены, делает отметку «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. В конце платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир обязан сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Депонированные суммы сдаются в банк.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Все поступления и выдачи наличных денег кассир учитывает в кассовой книге (форма 9.7).
Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.
Записи в кассовой книге ведутся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Они осуществляются сразу же после получения или выдачи денег по каждому документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число. Второй отрывной лист (копия записей в кассовой книге за день) считается отчетом кассира, который передается в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми документами под расписку бухгалтера в кассовой книге.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления должны быть заверены подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом. Ее листы формируются в виде двух документов одинакового содержания, включающих все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Оба листа (Вкладной лист кассовой книги и Отчет кассира) должны составляться к началу следующего рабочего дня. Они нумеруются автоматически в порядке возрастания с начала года.
В случае ведения кассовой книги автоматизированным способом кассир после получения распечаток (машинограмм) обязан проверить правильность их формирования, подписать их и передать второй экземпляр кассовой книги (Отчет кассира) вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования вкладные листы кассовой книги в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке, а общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Наряду с наличными деньгами в кассе предприятия могут находиться и денежные документы почтовые марки, оплаченные авиабилеты, путевки, талоны на бензин, телефонные карточки и т. п. Движение этих ценностей (поступление и выбытие) приходными и расходными кассовыми ордерами не оформляется и в кассовой книге не отражается. Учет их ведется кассиром в отдельной книге или ведомости в соответствии с положениями учетной политики организации.
Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.
Ревизия кассы - это инвентаризация кассы, предполагающая полный полистный пересчет денежной наличности и проверку других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Если кассовая книга ведется автоматизированным способом, то при ревизии должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Также при ревизии кассы проверяется и сверяется с данными учета фактическое наличие в кассе денежных документов.
Ревизия кассы обязательно проводится при смене кассиров. Ее могут проводить также учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами.
Руководитель предприятия:
определяет состав комиссии для проведения ревизии кассы;
устанавливает сроки проведения ревизий кассы;
рассматривает результаты ревизии.
До начала ревизии от каждого материально-ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств, берется расписка в том, что все расходные и приходные документы на денежные средства сданы ими в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (расписка включена в заголовочную часть формы акта, составляемого по результатам ревизии).
По результатам ревизии кассы комиссия составляет акт, в котором в случае обнаружения отражаются факты излишков или недостачи в кассе.
Обычно акт составляется в двух экземплярах и подписывается ревизионной комиссией и материально-ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, а второй остается у материально-ответственного лица. При смене материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (по одному экземпляру материально-ответственному лицу, сдавшему ценности, материально-ответственному лицу, принявшему ценности, и бухгалтерии).
Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.
Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций.
Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническуюукрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.
Сдача денежной выручки.
В конце рабочего дня кассир-операционист сдает выручку старшему кассиру или сразу в банк через инкассацию. При этом деньги должны быть подобраны по купюрам. Операцию передачи выручки инкассаторам оформляют с помощью препроводительнойведомости, в которой указываются сдатчик и получатель выручки, банковские реквизиты, согласно которым зачисляются средства. Оборотная сторона ведомости содержит покупюрный перечень всей передаваемой денежной наличности.
Первый экземпляр препроводительной ведомости, оформленный в установленном порядке, кассир вкладывает в сумку с денежной наличностью, после чего пломбирует ее. Данную сумку и второй экземпляр препроводительной ведомости, называемый накладной, кассир передает инкассатору в обмен на пустую с соответствующей нумерацией.
В Журнале регистрации кассир обозначает сданную сумму выручки и номер сумки, дает его на подпись инкассатору, который фиксирует дату и время приема средств. В кассе остаются денежные средства только в пределах лимита.
Полученную от инкассатора сумку с денежной наличностью в банке вскрывают и сверяют вложенные средства с данными препроводительной ведомости. В случае обнаружения несоответствия сумм или неплатежных денежных знаков работниками банка в одностороннем порядке составляется акт, форма которого имеется на препроводительной ведомости. После проверки деньги зачисляются на счет аптечной организации, что подтверждается возвратом второго экземпляра ведомости в бухгалтерию.
В последнее время на практике часто используется такой порядок сдачи торговой выручки, при котором наличные средства сдает непосредственно представитель организации в дневные и вечерние кассы банков, предприятиям связи. Такая операция оформляется в обычном порядке с составлением расходного кассового ордера, подтверждающего выбытие выручки из кассы, и объявления на взнос наличными.
Представитель администрации в присутствии кассира-операциониста снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту или получает ее распечатку и подписывает конец контрольной ленты (распечатки), указывая на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы. Выручка определяется по разнице показаний счетчиков на начало и конец дня.
После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста, которая скрепляется подписями кассира и представителя администрации.
Заведующий аптекой и счетный работник устанавливают строгий порядок приема, выдачи и хранения денег, обеспечивающий их сохранность. Все кассовые операции осуществляются в аптеке в соответствии с Положением о ведении кассовых операций предприятиями, учреждениями и организациями.
В процессе производственной, торговой и финансовой деятельности аптеки через кассу осуществляются различные приходные и расходные операции.
Для непосредственного выполнения кассовых операций в крупных аптеках предусмотрены должности кассиров. В аптеках, где по объему работы такие должности не предусмотрены, денежные операции осуществляет непосредственно заведующий аптекой или по его поручению другой работник.
Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых денежных ценностей. Ему запрещено передоверять выполнение своих обязанностей другим работникам без указания заведующего аптекой. Деятельность кассира регламентируется специальным положением, утвержденным Министерством торговли.
Кассиром могут работать лица, имеющие среднее или неполное среднее образование, окончившие профессиональное училище или прошедшие индивидуальное обучение. Кассир должен владеть техникой работы на кассовых машинах.
Он обязан знать: устройство, правила эксплуатации и ухода за кассовыми машинами; правила документального оформления приема и сдачи денег, порядок составления акта на возвращенные покупателями чеки; требования банка по оформлению кассовых операций; правила хранения денег в кассе; правила содержания денежного ящика кассового аппарата; основные розничные цены на товары, реализуемые в аптеке.
Установлены порядок подготовки рабочего места, организации производственного процесса и обязанности кассира.
Главным источником поступления денег в кассу является выручка за реализованные населению товарно-материальные ценности. Реализация медикаментов происходит по рецептам врачей и в виде безрецептурного отпуска, реализация других товаров - в виде безрецептурной продажи.
Прием денег от населения за все отпущенные из аптек товары производится через кассы с механическими кассовыми аппаратами. В том случае, если такого аппарата нет, кассир обязан оформлять прием денег за товары по пронумерованным чекам (талонам), заполняемым от руки.
Расчет с покупателями кассир производит в следующей последовательности:
1) регистрирует стоимость каждого товара на клавиатуре кассового аппарата, суммирует стоимость покупки и называет ее покупателю;
2) четко называет сумму полученных от покупателя денег и кладет их отдельно на виду у покупателя;
3) фиксирует на кассовом аппарате полученную сумму денег и определяет сумму сдачи;
4) печатает чек на кассовом аппарате;
5) называет сумму причитающейся покупателю сдачи и выдает ее вместе с чеком;
6) после окончательного расчета убирает полученные от покупателя деньги в денежный ящик аппарата.
Кассир обязан следить за четкостью реквизитов на чековой и контрольной лентах, менять по указанию заведующего аптекой шифры на чеках, бережно обращаться с денежными знаками и выполнять другие функции согласно инструкции.
После окончания работы кассир подсчитывает выручку за день и сдает деньги в установленном порядке, оформляет денежные документы и делает соответствующие записи в книге кассира.
На предъявленном покупателем чеке работник того или иного отдела аптеки проверяет дату, порядковый номер (шифр) чека, сверяет сумму чека со стоимостью отпускаемого товара, затем отпускает товар, погашает чек путем надрыва.
Передавать чеки из одного отдела аптеки в другой строго запрещается. В конце смены работники каждого отдела (рецептурно-производственного, ручной продажи, готовых лекарственных форм) подсчитывают все погашенные чеки и сверяют результаты подсчета с показаниями кассового счетчика.
Сумма выручки за смену определяется в кассе как разность между суммами, отмеченными на счетчике на начало и конец смены. О результатах сверки выручки по данным кассы с подсчетом чеков в отделах составляется специальная справка, которая подписывается кассиром и заведующим аптекой.
Использованные чеки после сверки с кассой перевязываются в пачки по 50-100 шт. с указанием суммы на каждой пачке и передаются в общем пакете заведующему аптекой или заведующему отделом. Хранятся эти чеки в упакованном и опечатанном виде до проведения очередной инвентаризации товаров и еще в течение 1 месяца после выявления результатов данной инвентаризации.
Значительные суммы денег поступают в кассу аптеки от мелкорозничной сети. Ежедневно работники аптечных киосков, филиалов, пунктов и т. д. сдают выручку в кассу аптеки. Прием этих денег оформляется кассиром приходными кассовыми ордерами. Такими же ордерами приходуются деньги, поступающие в кассу от подотчетных лиц (неиспользованные авансы на командировочные расходы, стоимость причиненного ущерба и другие долги). Во всех случаях лицу, сдавшему деньги, кассир выдает корешок приходного кассового ордера.
Получение денег за изготовление и ремонт очков проводится через кассу, как и за проданный товар, однако в отделе оптики это дополнительно оформляется квитанцией. В обмен на кассовый чек приемщик заказов в отделе оптики выписывает заказчику квитанцию, в которой отмечают номер принятого заказа, характер работы и дату выполнения.
Принятый заказ записывается приемщиком в специальную ведомость, заполняемую под копирку в двух экземплярах. Первый экземпляр в конце дня сдается счетному работнику вместе с копиями квитанции, а второй хранится у приемщика, и в нем по мере выдачи изготовленных изделий делается отметка об этом.
Возвращенные заказчиком квитанции сдаются приемщиком в бухгалтерию. Счетные работники по копиям квитанции и возвращенным квитанциям проверяют правильность оприходования по кассе сумм за изготовление и ремонт очков. Стоимость изготовления или ремонта (без стоимости линз и оправ) должна быть оприходована по товарному отчету как увеличение товарных запасов.
Полученные с расчетного счета в банке деньги на выплату заработной платы подлежат оприходованию в кассе путем заполнения приходного кассового ордера. Деньги на заработную плату кассир может получать непосредственно в банке (если аптека на самостоятельном балансовом учете) или от вышестоящей организации.
При приеме от населения денег в качестве залога за кислородные подушки или другие выдаваемые напрокат товары выдаются квитанции в двух экземплярах, на которых кассир делает отметку о принятом залоге. Один экземпляр квитанции выдается на руки получателю, а копия остается в аптеке и прикладывается к товарному отчету.
Вырученные за прокат суммы ежедневно приходуются по кассовой книге. В месячных отчетах выручка за прокат показывается отдельной строкой. Учет выдачи предметов ухода за больными напрокат ведется в специальном журнале.
Каждое поступление наличных денег в кассу должно быть обязательно документально оформлено кассиром. В конце работы кассир обязан сдать все оправдательные документы в бухгалтерию аптеки или заведующему аптекой вместе со своим отчетом.
Есть же бесплатный бланк приходного кассового ордера и другие бухгалтерские документы.
Ведение кассовых операций
Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули
Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (гашение) может производиться только при вводе в эксплуатацию новой машины и инвентаризации, а при необходимости и в случае ремонта денежных счетчиков, - в мастерской только по согласованию с налоговыми органами, с обязательным участием их представителя.
Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков, контроль счетчиков до и после их перевода на нули оформляются актом по форме № 26 (приложение 1 к Типовым правилам) в двух экземплярах, один из которых (как контрольный) передается в бухгалтерию контролирующей организации, а второй остается в аптеке.
Передача машины в другое аптечное предприятие или мастерскую для ремонта и обратно производится по накладной и оформляется актом по форме № 27 (приложение 2 к Типовым правилам), в котором фиксируются показания секционных и контрольных счетчиков (регистров). Под секциями подразумеваются отделы аптеки: ОГЛФ, РПО и т.п. Накладная и акт не позднее следующего дня сдаются в бухгалтерию аптеки. Соответствующая отметка об этом делается в Журнале кассира-операциониста в конце записи за день. Вместе с машиной передается и ее паспорт, в который вносится соответствующая запись.
При ремонте денежных счетчиков непосредственно в аптеке также составляется акт по форме № 27 с описью показаний денежных и контрольных счетчиков до и после ремонта.
Движение денежных средств через кассу предусматривает поступление денег в кассу или приходные кассовые операции и выдачу денег из кассы или расходные кассовые операции.
К приходным кассовым операциям относятся:
1. Выручка за проданные товары.
2. Выручка, поступившая от мелкорозничной сети.
3. Возврат подотчетных сумм.
4. Поступление денег из банка на зарплату.
5. Получение сумм за прокат или товары, выданные для временного пользования населению (костыли, трости, кислородные подушки и прочее).
6. Оплата за изготовление и ремонт очков (если имеется отдел оптики).
7. Погашение недостачи.
К расходным кассовым операциям относятся:
1. Сдача выручки в банк.
2. Выплата заработной платы сотрудникам аптеки.
3. Выдача денег под отчет, на командировки и др.
4. Оплата лекарственного растительного сырья.
5. Оплата аптекарской посуды.
6. Оплата транспортных и других услуг.
7. Возврат залоговых сумм.
8. Оплата строительных работ.
А) Выручка за проданные товары отражается в:
Рецептурном журнале;
Журнале учета рецептуры;
Конце дня на основании показания счетчиков кассового аппарата производятся записи в Журнале кассира-операциониста по форме АП-28.
Затем данные переносятся в кассовый отчет формы АП-32, который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписями заведующего аптекой и бухгалтера. Каждый лист кассового отчета перед заполнением сгибается пополам по линии отреза. Левая часть остается, а правая, заполняется под копирку, отрывается и служит отчетом кассира.
Кроме того, ежедневно ведется «Регистрация розничных оборотов» в отчете аптеки о финансово-хозяйственной деятельности аптеки (форма АП-72), где по дням месяца отражаются данные о количестве и стоимости экстемпоральных и готовых лекарственных средств, товарооборот по безрецептурному отпуску, выручка по видам мелкорозничной сети, всего розничного оборота.
Итоговые данные «Регистрации розничных оборотов» за месяц служат основанием для определения:
1. Сумм реализованных товаров (розничный товарооборот), которые регистрируются в товарном отчете в разделе «расход».
2. Суммы выручки аптеки, которая регистрируется в Реестре денежных средств и инкассации выручки (приход).
Б) Выручка от мелкорозничной сети
Прием выручки от мелкорозничной сети оформляется выпиской приходного кассового ордера по форме КО-1 кассиром. Лицу, сдавшему деньги, в подтверждение приемки денег выдается квитанция к ордеру.
В) Возврат подотчетных сумм
Возврат неиспользованных подотчетных сумм оформляется приходным кассовым ордером. Также оформляют суммы, полученные аптекой в счет ущерба, причиненного аптеке, погашение недостачи, выявленные во время инвентаризации и др. поступления.
Г) Поступление денег из банка на зарплату
Проводятся по кассе приходным кассовым ордером.
Д) Получение сумм за прокат или товары, выданные для временного пользования населению (костыли, трости, кислородные подушки и прочее)
Выдача предметов санитарии, гигиены, физиотерапии по уходу за больными оформляется обязательством по форме АП-6 в 2-х экземплярах.
С получателя предметов взимают только стоимость проката. Стоимость проката оплачивается в кассе аптеки, и чек вместе с обязательствами хранится в отделе, выдавшим эти предметы.
Для учета выдачи товаров напрокат ведется «Журнал выдачи медицинских товаров напрокат» по форме АП-7, который ведется заведующим аптекой или заместителем заведующего аптекой. Записи производятся сразу по мере отпуска предметов напрокат и при их возврате.
Сумма проката устанавливается по действующим прейскурантам. Предметы для проката должны иметь пломбу или надпись с указанием, что это предметы проката. Из товара они актом переводятся в основные средства и учитываются на счете 10 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».
В некоторых случаях в аптеках установлен другой порядок оплаты предметов напрокат. В этом случае в кассу вносится залоговая сумма, равная стоимости получаемых предметов. Оформляется приходный кассовый ордер, на котором ставится штамп «Залог за предметы проката».
В первом случае, при несвоевременном возврате предметов проката с пользователя взыскивают доплату в двойном размере за дни просрочки, при возврате неисправных или поврежденных предметов – стоимость расходов по их ремонту. Если взятые предметы не подлежат ремонту, то с пользователя взыскивается полная стоимость за вычетом стоимости износа. А если была взята залоговая стоимость, то все вычеты производят из нее.
Е) Оплата за изготовление и ремонт очков (если имеется отдел оптики)
Учет этих поступлений ведется на отдельном счетчике, как за проданные товары. Заказ на ремонт и изготовление очков оформляют квитанцией по форме №315 и регистрируют в ведомости учета заказов на очковую оптику. В конце дня первый экземпляр ведомости сдается вместе с копиями квитанций в бухгалтерию, второй у приемщика. После выдачи всех заказов второй экземпляр ведомости вместе с оригиналами квитанций передается в бухгалтерию. Стоимость услуг по ремонту и изготовлению очковой оптики заносится в приход в месячном отчете, т.к. увеличивает товарные запасы.
Ж) Погашение недостач
Оформляется приходным кассовым ордером.