Главная / Бизнес-идеи

Разберитесь, что такое начисленные расходы. Корректировочные проводки

Начисленные расходы возникают, когда отчетный период закрывается и существуют неучтенные расходы и обязательства. Например, заработанная заработная плата, которую еще не выплатили, будет начисляться как расход. Начисленные расходы вносятся в систему как корректирующая запись в главный журнал.

Разберитесь, зачем нужны начисленные расходы. Почему вы не можете просто учитывать расходы по движению денежных средств (например, учитывать расход по зарплате в периоде, когда она был выплачена)? Это делать нельзя, потому что нарушаются главный постулат учета методом начисления. Выделяют два принципа, которые служат основой для учета по методу начисления.

Первый - это принцип соответствия. Согласно принципу соответствия, расходы учитываются в периоде, когда они были понесены, и должны соответствовать доходу за этот период. Поэтому доход, возникающий когда дилер продает автомобиль, должен учитываться в одном периоде с расходами, связанными с покупкой этого автомобиля у производителя.
Второй принцип - принцип признания дохода.Согласно этому принципу, доходы признаются, когда товары или услуги реализованы. Доход признается тогда, когда возникает требование за товар (услугу), а также когда товар или услуга была доставлена покупателю.
Вы не можете постоянно ждать денежных операций, чтобы записать расходы. Например, если работник за период своей работы не получил денежную компенсацию, денежная сумма считается им заработанной. Эту сумму необходимо отнести на расходы в текущем периоде, несмотря на то, что сумма будет выплачена в следующем периоде.

Определите расходы, которые необходимо начислить. Например, у вашей компании есть долгосрочное денежное обязательство в размере 10 000 долларов США со ставкой 8 процентов (этот принцип работает при любой валюте). Каждый год необходимо начислять 800 долларов США на расходы по процентам. Если расчетный период - квартал, в таком случае, процент начисляется ежеквартально в размере 200 долларов США.

Этот расход будет учитываться как корректирующая правка. Помните, что корректирующие правки возникают в конце отчетного периода и влияют только в размере своей суммы на баланс и отчет о прибыли и убытках.
Корректирующая запись должна быть внесена следующим образом: Дебет расходов по начисленным процентам в размере 200 долларов и Кредит по обязательству перед залогодателем в размере 200 долларов. Помните, что сумма по дебету увеличивает расходы, а по кредиту - обязательства.

Внесите соответствующую корректирующую правку. Внесите запись согласно инструкции, описанной выше. Если запись не будет сделана, расходы и обязательства будут занижены, а прибыль - завышена.

Закройте счет. Так как корректирующая правка привела к дебетовому балансу на счете расходов, необходимо закрыть этот счет (вывести нулевое сальдо). Помните, что сальдо по счетам расходов - временное - в конце каждого периода по ним должно быть нулевое сальдо. Для закрытия счета необходимо сделать 2 маленьких шага.

Закройте счет расходов на счет финансовых результатов. Просто перевидите сальдо по счету расходов (кредит) на финансовые результаты (дебет). Когда все счета доходов и расходов закрыты, счет финансового результата будет отображать сумму чистой прибыли.
Закройте счет финансового результата на счет нераспределенной прибыли. Счет финансовых результатов - тоже временный, поэтому его необходимо закрыть. Баланс по этому счету просто переносится на счет нераспределенной прибыли. Целью существования счета о финансовых результатах служит для четкого отображения нераспредленной прибыли в течение всего периода.

Учет управленческих и коммерческих расходов ведется обособленно от других затрат. Порядок разграничения расходных операций по их принадлежности к той или иной категории закрепляется учетной политикой.

Что входит в управленческие расходы

Правила признания и разделения затрат зафиксированы в ПБУ 10/99. К управленческому типу трат относят средства, направляемые на оплату труда офисному персоналу, погашение обязательств по счетам за услуги связи, охранную сигнализацию, ЖКХ и т.п. Управленческие расходы включают в себя широкий спектр затрат, которые не связаны с производством продукции напрямую, они не используются в процессе деятельности в сфере торговли или услуг.

Примерами этого типа затрат могут быть:

оплаченные счета за канцтовары;
проведение семинаров и тренингов для работников компании;
представительские расходы;
амортизационные отчисления по основным средствам, используемым на административных объектах;
техобслуживание и ремонт техники, предназначенной для эксплуатации управленческими кадрами.

Все, что относится к управленческим расходам, может включаться в себестоимость производимой продукции двумя способами:

списание по мере продажи изготовленных предприятием товаров;
списание полной суммы понесенных затрат с привязкой к периоду их возникновения.

Чем отличаются коммерческие расходы от управленческих? Необходимость первых обусловлена осуществляемой компанией торговой деятельностью, вторые нужны для содержания административного аппарата фирмы. В состав коммерческих расходов могут быть включены перечисленные средства поставщикам тары, оплата услуг по упаковке изделий, их погрузке и доставке. Для управленческих затрат свойственна предсказуемость, их прогнозируемый объем можно примерно просчитать, коммерческие траты характеризуются зависимостью от количества произведенной и проданной продукции.

Управленческие расходы – счет учета и типовые проводки

Для трат, связанных с управленческими нуждами, предназначен синтетический счет бухучета 26 «Общехозяйственные расходы». Он является активным, образовавшееся на нем сальдо должно списываться ежемесячно.

Типовые проводки по отражению понесенных управленческих затрат:

Д26 – К21 – показана стоимостная оценка полуфабрикатов собственного производства, которые были использованы для нужд административного объекта;
Д26 – К43 – на расходы управленческого типа отнесена цена израсходованных готовых изделий;
Д26 – К60 или 76 – учтены полученные от третьих лиц услуги;
управленческий учет расходов на оплату труда осуществляется при помощи записи Д26 – К70 в отношении начисленного заработка и Д26 – К69 в части страховых взносов.

Подотчетные суммы, относящиеся к административным расходам, отражаются как Д26 – К71. Если часть управленческих затрат передается филиалам (при условии, что они изначально были понесены головным предприятием), то составляется корреспонденция между дебетом 26 и кредитом 79. Недостачи списываются проводкой Д26 – К94.

Существует два метода дальнейшего списания управленческих расходов.

Первый метод предполагает, что затраты на содержание администрации компании по предписаниям учетной политики подлежат частичному включению в себестоимость продукции. Бухгалтерские записи будут такими:

Д20 – К26 для отнесения части расходов на производство;
когда компанией, специализирующейся на сфере услуг, списаны управленческие расходы, проводка имеет вид Д29 – К26;
при расчете себестоимости изделий вспомогательных производств админрасходы будут переноситься через корреспонденцию Д23 – К26.

На следующем этапе при реализации товаров накопленная себестоимость, включающая затраты управленческого типа, списывается на 90 счет.

При втором методе учета управленческих расходов проводка списания сразу перенесет их на 90 счет: Д90 - К26.

Управленческие расходы в бухгалтерской отчетности

Все произведенные предприятием операции в конкретном периоде должны находить отражение в бухгалтерской отчетности. Форма Баланса показывает итоговые сальдо по счетам на определенную дату, а в бланке Отчета о финансовых результатах указываются накопительные данные.

Управленческие расходы в балансе – это не самостоятельная строка, а составляющая сумма других строк в зависимости от того, на какой счет было произведено списание в конце месяца. Выделение управленческого типа затрат в отчетности осуществляется в строке 2220 Отчета о финрезультатах, при условии, что применяется второй метод учета. Когда определяются управленческие расходы, формула их расчета для отчетности сводится к анализу кредитовых оборотов по счету 26 в сочетании с дебетом счета 90.

Бюджет управленческих расходов

При формировании прогноза по доходам и затратам для разных направлений расходования средств рекомендуется рассчитывать нормативные величины или устанавливать лимиты по отчетным периодам.

Бюджет может составляться одним из трех методов:

Традиционный, использующий привязку лимита админрасходов к общему фонду оплаты труда (способ считается морально устаревшим).
Метод индексации – за основу берутся данные отчетного года и увеличиваются на определенный процент.
Нацеленность на результат – величина выделяемых на управленческие нужды средств напрямую зависит от ожидаемых и достигаемых результатов деятельности предприятия.

Мы писали, а в этой статье рассмотрим расходы. Какие они бывают? Как их классифицирует НК РФ? В каких статьях его найти списки расходов по каждой группе? О каких особенностях учета расходов следует помнить?

Общие требования к расходам

Расходы уменьшают налоговую базу налога на прибыль, соответственно, чем больше расходов мы можем принять к учету, тем меньше получится сумму налога к уплате. Отсюда следует логичный вывод, что налоговики при проверках в первую очередь будут проверять именно расходы: и если какая-то их часть будет не соответствовать предъявляемым требованиям, такие расходы исключат из расчета, а налог пересчитают в сторону увеличения.

Что это за требования?

Мы о них уже не раз говорили:

Экономическая обоснованность;
Наличие подтверждающей документации;
Они должны быть связаны с получением дохода.

Все три пункта довольно понятны, пока дело не доходит до практики. У небольших компаний проблем с признанием расходов немного, чаще всего они заключаются в отсутствии подтверждающей документации или в неправильности ее оформления. А вот у организации крупного бизнеса вопросов по признанию расходов возникает очень много. Ситуации могут быть самые разные, здесь, опять же, в помощь – официальные разъяснения профильных государственных учреждений и хороший бухгалтер.

Важно! В НК РФ под обоснованными расходами понимается денежное выражение экономически оправданных затрат. Другого определения нет, списка, что можно отнести к обоснованным расходам, а что нельзя – тоже нет. Перечень обоснованных расходов во многом определяется особенностями бизнеса и внутренней организацией работы компании, поэтому есть смысл в учетной политике для налогообложения самостоятельно установить критерии, по которым вы определяете обоснованность той или иной расходной операции.

Важно! Списка документов, подтверждающих расходы, тоже нет. Все зависит от конкретной операции. Это могут быть акты приема-передачи по выполненным работам, товарные накладные, договора с контрагентами, платежные документы и прочее.

Все эти документы должны отвечать требованиям законодательных актов РФ. Если, например, для кассового чека установлены обязательные реквизиты, то все они должны быть на кассовом чеке. Если хотя бы одного из них нет, то налоговики вправе посчитать документ не надлежаще оформленным и убрать этот расход.

Поэтому все используемы вами бланки первички, в том числе те, которые вы разрабатывали сами, должны быть также утверждены в составе учетной политики.

Признаются расходы для данного налога так же, как и доходы, одним из методов: кассовым или методом начисления.

По некоторым расходам установлены нормативы, то есть они принимаются для налога не полностью, а только в какой-то части. Это актуально для представительских, командировочных, рекламных расходов, а также расходов на создание некоторых резервов. Суммы таких расходов, идущие сверх нормативов, учитываются уже за счет прибыли после того, как по ней рассчитали налог.

Виды расходов

Расходы для налога на прибыль делятся на три вида:

Расходы на производство и реализацию;
Внереализационные расходы;
Расходы, не включаемые в налоговую базу.

Здесь, так же как и с доходами: первые два вида расходов непосредственно влияют на величина налога, расходы третьего вида никаким образом и ни при каких обстоятельствах в расчете налога не участвуют.

Какие расходы к какому виду относятся? Рассказываем по порядку.

Расходы на производство и реализацию

Эти расходы относятся к основной деятельности и имеют свою классификацию. Этот вид расходов подразделяется на 4 группы:

Материальные расходы;
Расходы по оплате труда;
Амортизация;
Прочие расходы.

Каждая группа расходов имеет свой перечень и особенности.

Материальные расходы – это покупка сырья, материалов, инструментов и прочих комплектующих, которые необходимы непосредственно для самого процесса производства. Их список есть в ст. 254 НК РФ.

Приведем основные его пункты:

Затраты на сырье / материалы, необходимые для производства, а также для упаковки и подготовки продукции к реализации;
Затраты на инструменты, инвентарь, оборудование, спецодежду, СИЗ и другое имущество, которое не является амортизируемым;
Затраты на покупку комплектующих, полуфабрикатов;
Затраты на топливо, энергию, воду;
Затраты на приобретение услуг (или работ) производственного характера (могут выполняться как сторонними юрлицами или ИП, так и собственными структурными подразделениями);
Недостачи и потери от порчи в процессе хранения (а также транспортировки) МПЗ в границах норм естественной убыли;
Технологические потери, произошедшие в процессе производства / транспортировки (если к продукции применимо понятие «технологические потери»).

Расходы, связанные с оплатой труда – это далеко не только заработная плата по работникам. К этой группе расходов относится обширный список затрат – посмотреть его целиком можно в ст. 255 НК РФ.

Назовем основные:

Заработная плата, начисленная в соответствии со ставками / окладами / сдельными расценками и т.п.;
Выплаты, носящие стимулирующий характера – сюда относятся премии, надбавки, бонусы;
Выплаты компенсирующего характера – здесь можно в качестве примера назвать надбавки за работу в ночное время, за выход в праздники, за совмещение профессий и т.д.;
Отпускные и денежные компенсации в случае неиспользованного отпуска;
Единоразовые выплаты за выслугу лет;
Надбавки, полагающиеся за стаж работы на территориях Крайнего Севера, а также выплаты по региональным коэффициентам в связи с работой в сложных климатических условиях;
Страховые взносы по договорам обязательного страхования;
Другие расходы в пользу работника согласно положениям трудового / коллективного договора.

Амортизационные отчисления – касаются тех, у кого есть амортизируемое имущество. Начисляется она линейным методом (по каждому объекту) или нелинейным методом (по каждой амортизационной группе). В результате стоимость основных средств постепенно списывается на затраты.

Прочие расходы – к этой оставшейся группе относятся все остальные расходы на производство и реализацию, которые не вошли в первые три группы. Любой компании для нормального ведения деятельности нужен офис (который часто арендуется), нужна телефонная связь и интернет, нужна канцтовары – все это и есть прочие расходы.

Перечень прочих расходов можно найти в ст. 264 НК РФ, основными из них являются:

Налоги / сборы / таможенные платежи;
Расходы на сертификацию продукции;
Комиссионные сборы за услуги, оказанные юрлицу другими организациями;
Расходы по набору работников;
Арендная плата и лизинговые платежи;
Затраты на содержание служебного транспорта;
Расходы на командировки;
Расходы на различные консультационные / юридические / аудиторские / информационные услуги;
Расходы на публикацию отчетности и представление форм статистического наблюдения в соответствующие органы;
Представительские расходы;
Покупка канцелярских товаров;
Оплата почтовых / телефонных и прочих подобных услуг;
Приобретение программ для ЭВМ;
Другие прочие расходы.

Важно! Вы сами видите, что список прочих расходов очень обширен, соответственно, они могут составлять значительную часть всех расходов организации. Все они должны быть подтверждены документально и обоснованы, так как при отсутствии обоснования налоговики исключат из расчета налога на прибыль очень приличную сумму расходов. В результате вы рискуете получить не только приличную сумму доначисленного налога к уплате, но еще и пени, и штраф.

Внереализационные расходы

К этому виду расходов относится все, что не связано ни с производством, ни с реализацией. Список смотрим в ст. 265 НК РФ. Среди основных представителей этой группы можно назвать:

Проценты по долговым обязательствам;
Расходы на выпуск своих ценных бумаг и обслуживание приобретенных ценных бумаг;
Отрицательная курсовая разница, получившаяся в итоге переоценки авансов (выданных / полученных);
Расходы на создание резерва по сомнительным долгам;
Затраты, понесенные на ликвидацию основных средств, их консервацию и расконсервацию;
Судебные издержки;
Расходы на банковские услуги;
Убытки прошлых лет, которые были выявлены в текущем периоде;
Суммы безнадежного долга;
Потери от простоев из-за внутрипроизводственных причин;
Выявленная недостача МПЗ;
Потери от стихийных бедствий – пожары, наводнения и т.п.;
Другие расходы, если они имеют обоснование.

Расходы, не учитываемые для расчета налога

Этим расходам посвящена ст. 270 НК РФ. Они не принимают участия в расчете налога, поэтому уменьшить на них свою прибыль нельзя. К таким расходам, например, относятся:

Дивиденды, начисленные с прибыли после уплаты налога;
Пени, штрафы и прочие санкции, уплачиваемые в бюджет;
Взносы в уставный капитал, вклады в простое / инвестиционное товарищество;
Предварительная оплата товаров (работ / услуг) — при использовании организацией метода начисления;
Безвозмездно переданное имущество;
Материальная помощь работникам;
Другие расходы из ст. 270 НК РФ.

Разделение расходов на прямые и косвенные

Выше приведена одна из классификаций расходов – по включению (невключению) их в расчет налога на прибыль. Но важно помнить, что расходы надо еще разделить на прямые и косвенные.

Что такое прямые расходы? Это все, что идет непосредственно на создание продукта. Для простоты покажем это в виде формулы:

Прямые расходы = материальные затраты + заработная плата производственного персонала + амортизация производственных основных средств

На этом все! Все остальные расходы, связанные с производством и реализацией являются косвенными.

Важно! Список прямых расходов следует установить в учетной политике, так как он тоже может варьироваться в зависимости от особенностей деятельности.

Зачем их делить?

Прямые расходы формируют расходы текущего периода по мере продажи продукции (работ / услуг), в себестоимость которых они включены. То есть, затраты на производство продукции вы понесли в 1 квартале, а продали ее только во 2 квартале: значит, эти затраты вы учитываете для расчета налога по итогам полугодия, а не в 1 квартале.
Косвенные расходы полностью признаются в текущем периоде. Аналогично с внереализационными расходами. Когда эти расходы были – в этом периоде их учитывайте.

Если вы неправильно классифицируете расходы, то это приведет к неправильному их разнесению по периодам. В результате, опять же, вам светит пересчет налога, пени и штраф. Чтобы этот риск минимизировать, классификации расходов, их подтверждению и обоснованию следует уделить пристальное внимание.

Корректировочная проводка — это проводка, которая с целью приведения доходов и расходов в соответствие на отчетную дату. Она отражает уже осуществленную экономическую деятельность, но не учтенную необходимым образом, в связи с тем, что бухгалтеру удобно отражать эту операцию в конце отчетного периода, либо на момент учета отсутствовали первичные документы по данной операции.

Существует несколько видов корректировочных проводок:

начисление: начисление доходов, начисление расходов;
распределение: распределение предоплаченных доходов, распределение предоплаченных расходов;
оценочные корректировки.

Рассмотрим на примерах.

Расходы, которые возникают в течение периода необходимо отразить в течение данного периода, несмотря на то, что выплата денежных средств может быть произведена в более поздний срок. Возникновение начисленных расходов происходит когда расходы признаются до выплаты денежных средств.

Расходы на рекламу

Допустим, фирма размещала рекламу в течение 2013 года, счет на оплату которой не поступил. Расходы на рекламу необходимо отнести на затраты 2013 года, даже в том случае, если оплата будет осуществлена в более поздний срок. Таким образом, расходы в размере 50 000 руб. начисляются 31.12.2013. Ввиду того, что указанная сумма будет оплачена позже, на ее сумму будет признано обязательство.

Дт «Расходы на рекламу» — 50 000
Кт «Расчеты с поставщиками» — 50 000

Счет «Расчеты с поставщиками» необходимо будет уменьшить в день осуществления оплаты.

Начисленная заработная плата

Зарплата сотрудникам фирмы, начисленная в декабре 2013 года будет выплачена в январе 2014 года. Оплата труда сотрудников в сумме 200 000 руб. подлежит списанию как начисленные расходы 31.12.2013.

Дт «Расходы по оплате труда» — 200 000
Кт « » — 200 000

Дт «Начисленная зарплата» — 200 000
Кт «Денежные средства» — 200 000

Начисленные доходы

Возникают в момент признания доходов до получения денежных средств.

Допустим, что фирма осуществляла оказание услуг на сумму 100 000 руб. в течение декабря 2013 года, оплата по которым еще не получена. Согласно методу начисления, доходы признаются когда услуги уже оказаны. Так как оказание услуг было в декабре 2013, то и доходы необходимо признать в декабре 2013 года.

Дт «Расчеты с заказчиками» — 100 000
Кт «Доходы от оказания услуг» — 100 000.

Распределение предоплаченных расходов

Предоплаченные расходы возникают, когда расходы признаются позже, чем произведена оплата.

Закупка и использование материалов

Фирма по состоянию на 01.12.2012 отражала на балансе материалы на сумму 2500 руб. В течение декабря месяца были приобретены еще материалы на общую сумму 500 руб., на конец декабря остаток материалов на складе составлял 800 руб.

Так как очень часто подсчитать расход материалов в течение отчетного месяца бывает невозможно, фирма может это сделать исходя из количества материалов на начало и конец отчетной даты и общего объема закупок в течение данного периода.

В нашем примере количество использованных материалов рассчитывается так: 2500+500-800=2200.

Дт «Расход материалов» — 2 200
Кт «Материалы» — 2 200.

Предоплаченная аренда

01.12.2014 фирма оплатила аренду помещения сразу за 2 месяца в сумме 120 000 руб.

Дт «Предоплаченная аренда» — 120 000
Кт «Денежные средства» — 120 000.

31.12.2014 необходимо выполнить корректирующую проводку по признанию затрат, а также отнести на расходы стоимость аренды за декабрь.

Дт «Расходы по аренде» — 60 000
Кт «Предоплаченная аренда» — 60 000.

Распределение предоплаченных доходов

Отложенные доходы возникают, когда признание доходов осуществляется после получения денежных средств от заказчика. Так как денежные средства получаются авансом, фирма еще не осуществила поставку товаров заказчику, то в данном случае доход не признается. Фирма в будущем должна предоставить товары и услуги, это будет отражено как обязательство. Корректирующая проводка на сумму предоставленных товаров будет сделана в конце отчетного периода.

Допустим, 01. .2013 фирма получила 12 000 руб. за подписку на журнал на 1 год.

Дт «Денежные средства» — 12 000
Кт «Доходы будущих периодов» — 12 000.

Фирма предоставила по своим обязательствам часть журналов для своих подписчиков. В связи с истечением 4-х месяцев подписки, фирма имеет право признать доход в размере 4 000 руб.

Дт «Доходы будущих периодов» — 4 000
Кт «Доходы от подписки» — 4 000.