Главная / Приказы

Почему выручку надо сдавать в банк. Порядок сдачи денег инкассаторам

Самое сложное: Поддерживать «нулевой» лимит кассы.
Будет проще, если: Оформить расчет в банк и установить удобный для компании лимит.

Законодательство предписывает хранить деньги в кассе в пределах лимита. Его должны соблюдать все компании, которые ведут расчеты наличными. По умолчанию лимит равен нулю. Но в случае необходимости его можно согласовать с банком и увеличить. Для этого нужно представить в банк соответствующий бланк расчета (форма № 0408020).

Вся выручка сверх допустимого лимита на конец дня должна быть сдана в банк. Если режим работы компании сделать этого не позволяет — то на следующий день. Один раз в несколько дней можно сдавать выручку только в том случае, если поблизости нет ни одного отделения банка (п. 2.4 Положения Центрального банка РФ от 5 января 1998 г. № 14 - П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»). Задержаться в кассе могут только деньги на заработную плату и пособия. И то на три дня, включая день, когда они были получены.

В этой инструкции мы расскажем, как составить расчет лимита в кассе. А также какие проводки сделать, когда деньги в банк сдает сотрудник компании или инкассаторы.

Если лимит кассы у вас уже есть, смело переходите к шагу № 3.

Шаг №1. Рассчитайте лимит остатка денег в кассе

Чтобы заполнить бланк расчета по форме №0408020, сперва рассчитайте показатели и укажите размер выручки за три последовательных месяца. Как правило, расчет представляют в банк в конце года, так как лимит устанавливается на год и действует до 31 декабря. Но его можно пересчитать и в течение года. Например, если показатели выручки резко изменились или поменялся режим работы компании.

ООО «Макора» торгует сувенирами. Магазин работает ежедневно с 10 до 20 часов, без обеда и выходных. Выручку сдают в банк на следующий день в 11 часов. За последние три месяца — март, апрель и май 2011 года число рабочих дней составило 92 дня, а количество рабочих часов — 920 (92 дн. 10 ч). Выручка магазина за три месяца равна 952 000 руб. Из них потрачено за март—май 2011 года:

— на оплату товара поставщику — 86 000 руб.;

— на общехозяйственные расходы — 24 000 руб.;

— на выплату заработной платы персоналу — 142 000 руб.

Соответственно, среднедневная выручка за три последних месяца составляет 10 348 руб. (952 000 руб. : 92 дн.). Среднечасовая выручка — 1035 руб. (952 000 руб. : 920 ч).

Среднедневной расход магазина составляет 1196 руб. ((86 000 руб. + + 24 000 руб.) : 92 дн.). При этом суммы заработной платы и социальных выплат в состав расходов не включаются.

Лимит равен 9152 руб.(10 348 - 1196). Компания указала в расчете для банка лимит в 10 000 руб.

Если у вашей компании есть структурные подразделения, которые не выделены на отдельный баланс и не имеют собственных расчетных счетов, лимит остатка денежных средств в кассе рассчитайте исходя из общего оборота денег в целом. То есть нужно учесть выручку по всем подразделениям единовременно.

Когда структурные подразделения выделены на отдельный баланс и имеют свои расчетные счета, лимит остатка денежных средств в кассе установите отдельно по каждому такому подразделению.

Шаг №2. Представьте расчет лимита в банк

Расчет заполните в двух экземплярах. Один экземпляр остается в банке, а второй вы получите обратно, когда банк подтвердит лимит. Пример заполнения расчета приведен ниже.

Если у вашей компании открыты расчетные счета в разных банках, то лимит устанавливает только один из них. После направьте уведомление о размере установленного лимита в остальные банки.

Уведомление можно составить в произвольной форме и прикрепить к нему копию расчета.

Шаг №3. Заполните документы для сдачи наличных в банк

Как именно нужно сдавать сверхлимит выручки, компания должна решать сама. Можно, например, поручить это ответственному сотруднику.

Для этого нужно заполнить объявление на взнос наличными (форма № 0402001). Данный документ оформляет сотрудник компании, который сдает выручку. Объявление на взнос наличными состоит из трех частей: непосредственно объявления, квитанции и ордера.

Квитанция выдается работнику и прикрепляется к расходному кассовому ордеру. Документы на взнос наличными могут быть заполнены вручную или на компьютере. Главное, чтобы были сохранены все реквизиты бланка.

Также можно воспользоваться услугами инкассации. В этом случае компания ничем не рискует при доставке в банк крупных сумм. А отвечают за то, что деньги будут сданы в банк, инкассаторы. И разумеется, если по их вине деньги вывезены и сданы в банк не будут, штраф компании не положен (постановление ФАС Северо - Западного округа от 17 августа 2007 г. № А56 - 50165/2006).

Передавая денежные средства инкассаторам, заполните препроводительную ведомость. Один экземпляр остается в компании, второй передается в банк. После того как средства поступят на расчетный счет, банк отправит вам мемориальный ордер, который и подтвердит операцию.

Шаг №4. Отразите операции в бухгалтерском учете

Если выручку сдает сотрудник компании напрямую в банк, то все просто. Такая операция отражается одной проводкой:

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50

— отражена сдача выручки из кассы в банк.

Когда же деньгами занимаются инкассаторы, проводки такие:

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 50

— переданы деньги инкассаторам для сдачи в банк;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 57

— зачислены деньги на расчетный счет.

Может случиться и так, что, принимая выручку, сотрудник банка обнаружит сомнительные купюры. Естественно, на расчетный счет они не поступят. Банк отправит их на экспертизу, которая длится, как правило, 10 —15 дней.

Если подозрения не подтвердятся, удержанную ранее сумму банк вернет. А если купюры действительно окажутся поддельными, то компания получит копию акта экспертизы денежных знаков. На основании этого документа в бухгалтерском учете отражается недостача:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 57

— отражена недостача номинальной стоимости поддельных купюр.

Сумму такой недостачи можно взыскать с материально ответственного лица, например кассира. Конечно, при том условии, что его вина установлена.

Предположим, что кассир не использовал детектор валют при работе с наличными. В таком случае возьмите с работника письменное объяснение о том, откуда взялась подделка. И только после этого издайте распоряжение о взыскании.

В бухгалтерском учете данная операция отражается следующими проводками:

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94

—отражена недостача, которую нужно взыскать с кассира;

ДЕБЕТ 70 (50) КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

—удержана недостача из заработной платы кассира (либо внесена в кассу).

Если в вашей компании нет оборудования, при помощи которого можно было бы распознать подделку, или оно неисправно, обвинить кассира нельзя. Соответственно, виновного установить тоже не получится. Тогда всю сумму недостачи от фальшивых купюр спишите за счет собственных средств компании:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94

—списана сумма недостачи за счет собственных средств.

Шаг №5. Спишите в учете расходы по инкассации

Услуги инкассации, в том числе оказанные банком, облагаются НДС. Налог, предъявленный инкассаторской службой, можно принять к вычету. Естественно, после того, как услуги будут оказаны и у вас будет счет - фактура (п. 1 ст.172 Налогового кодекса РФ).

При расчете налога на прибыль средства, истраченные на инкассацию, учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). И спишите в том месяце, в котором инкассаторы сдали выручку в банк.

Как отразить в бухгалтерском учете инкассацию через терминал банка. Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе.

Вопрос: В случае оформления приказа о разменном фонде мы обязаны сдавать всю выручку до копейки в банк? Но есть нюанс: мы сдаем выручку через банкомат, где нет возможности вносить копейки. Как быть в этом случае?

Ответ: Нет, сдавать в банк нужно сверхлимитную выручку.

кассовой книге

Непосредственно в кассовом аппарате может оставаться только разменный фонд, если он выдается на продолжительный срок.

Обоснование

Как отразить в бухучете инкассацию через терминал банка

«…Сдаем выручку в банк через специальный терминал. Он печатает ордер-чек. Деньги почти мгновенно зачисляются на наш счет за вычетом комиссии. Как отразить сдачу наличных в банк в бухучете?..»

— Из письма главного бухгалтера Ольги Самойловой, г. Воронеж

Ольга, надо сделать проводки по счету 57 «Переводы в пути».

Компания вправе сдавать наличную выручку на расчетный счет через специальные терминалы. Для этого она заключает с банком договор на самоинкассацию. Кассир на основании расходника забирает выручку и отвозит ее в терминал. Как правило, деньги почти сразу поступают на счет. Но терминал может принять не все купюры, поэтому безопаснее использовать для таких операций счет 57 . В учете надо сделать проводки:

Дебет 57 Кредит 50

— выданы деньги сотруднику для сдачи в банковский терминал;

Дебет 51 Кредит 57

— наличная выручка за вычетом комиссии поступила на расчетный счет;

Дебет 91 Кредит 57

— комиссия банка учтена в прочих расходах.

Электронный справочник «Годовой отчет — 2016»

Между тем есть законный способ хранить в кассе определенное количество лишних денег, не вызывая при этом вопросов проверяющих. Достаточно оформить наличие разменного фонда. Образец приказа .

Для того чтобы у налоговиков точно не возникло вопросов, в приказе нужно четко прописать сумму, которая будет находиться в кассовом аппарате, а также порядок выдачи и сдачи этой суммы. Можно выдавать разменный фонд утром каждый день из кассы организации, а вечером сдавать обратно. Это соответствует порядку, изложенному в пункте 3.8 Типовых правил эксплуатации ККМ, утвержденных Минфином России 30 августа 1993 г. № 104 . Там сказано, что разменный фонд кассир получает перед началом работы. В идеале именно так и нужно делать. Но в принципе законодательство не запрещает выдавать сумму размена под отчет на более длительный срок (на неделю, месяц или еще дольше). Такого запрета просто нет в указании Банка России от 11 марта 2013 г. № 3210-У.

Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе

Наличные деньги организации могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Размер такого лимита определяет руководитель организации . И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня. Такой порядок установлен указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Вы вправе установить самостоятельно, как часто будете сдавать сверхлимитную выручку.* Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит. Например, если сдаете выручку раз в пять дней, то эта цифра (5) используется в расчете лимита . Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка - 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Лимит кассового остатка определяйте исходя из объема:

При этом наиболее подходящий способ расчета лимита организация вправе выбрать самостоятельно.

Это следует из пунктов и

Какие записи в учете предприятия нужно сделать при сдаче наличной выручки в банк? Ответ зависит от того, кто перевозит средства – собственный сотрудник или инкассатор. Рассмотрим, на примере, как оформляется сдача выручки в банк, и проводки, составляемые при этом.

Сдача налички работником

Зачастую компании не пользуются услугами специальных инкассаторских служб, и самостоятельно перевозят деньги для зачисления на банковский счет. Как в таком случае оформить документы и сделать проводки в учете? Подтверждающим факт перевоза средств документом при этом выступает РКО. В ордере среди прочих обязательных данных необходимо указать ФИО ответственного сотрудника; данные его паспорта. При получении налички работник должен расписаться в ордере.

После того, как деньги поступят на счет, организации выдается банковская квитанция. Этот бланк прилагается к РКО. Проводки бывают двух видов:

При поступлении средств на р/счет в день перевозки – Д 51 К 50.
При зачислении налички на следующую рабочую дату – Д 57 К 50 (в момент передачи средств работнику), Д 51 К 57 (в момент сдачи финансов на счет).

Сдача денег в банк через инкассатора

Если компания привлекает для перевозки средств инкассаторские службы , такая операция отражается в учете особенным образом. В соответствии с п.п. 2.4, 9.6, 9.7 Положения ЦБ РФ № 318-П от 24.04.2008 г. ответственный кассир организации передает инкассатору деньги в сумке с приложением обязательных документов. Комплект состоит из ведомости (вкладывается в сумку), накладной (вручается инкассатору) и квитанции (остается у кассира). Дополнительно составляется РКО в обычном порядке.

Сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью:

Д 57 К 50 – согласно РКО и квитанции, заполненной к сумке с наличкой.

По факту зачисления средств на банковский счет составляется запись:

Д 51 К 57 – на сумму сданных наличных согласно банковской выписке.

Сдача денег инкассатору – пример

Предположим, торговая фирма 2 апреля реализовала продукцию на сумму 315 000 руб. Кассовый лимит установлен в 15 000 руб., сдать в банк нужно 300 000 руб. Для этого кассир подготовила сумку с наличностью, заполнила сопроводительные документы по общему регламенту. В РКО на 300 000 руб. по строке «Выдать» указывается ФИО передающего средства кассира, по строке «Приложение» – данные квитанции. Такие рекомендации ЦБ содержатся в Письме № 29-1-1-ОЭ/4065 от 16.10.15 г.

Сумка с наличкой и вложенной ведомостью запечатывается. Затем кассир передает сумку инкассатору совместно с накладной. Квитанция, подписанная инкассатором, и РКО остаются в организации.

Сдача выручки в банк через инкассатора – проводка:

Д 57 К 50 на 300 000 руб. – в день передачи налички инкассатору.
Д 51 К 57 на 300 000 руб. – в день зачисления средств на р/счет компании.

Соответственно, сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью всегда через сч. 57, а при перевозке средств сотрудником компании может быть использована и проводка Д 51 К 50. Но только в том случае, если зачисление налички на счет выполнено банком в тот же день.

Что грозит компании, которая не сдает наличные в банк по выходным
В выходные и праздники компания принимает от покупателей наличную выручку. Накопленные за это время деньги превышают лимит. По общему правилу наличные сверх предельной величины организации и должны хранить в

Но инкассировать выручку получается не всегда. Ведь отделения банков в выходные дни и праздники, как правило, не работают. Получается, что компания не сдает наличные в банк в выходные.

Однако нарушения в этом нет. Действующий порядок допускает превышение лимита остатка наличных, если в выходные и нерабочие дни компания ведет кассовые операции. В данном случае сверхлимитную выручку инкассируйте не позднее первого рабочего дня. То есть если наличные накопились за субботу и воскресенье, то их надо сдать в понедельник, не позже.

Если и в этот день не будет возможности отправить деньги в банк, то можно оформить выдачу подотчетных средств. Позже, когда компания будет сдавать выручку, подотчетник просто вернет аванс в полной сумме. Еще вариант — можно выплатить зарплату или аванс работникам немного раньше установленной даты.

Предположим, компания вовсе не устанавливала лимит остатка наличных. Обычно не утверждают кассовый лимит те организации, у которых совсем нет операций с наличными деньгами. В таком случае лимит равен нулю. Значит, деньги всегда надо сдавать в тот же день, когда они появились в кассе. Но если покупатель расплатился в субботу или воскресенье, то отвезти выручку в банк надо будет в понедельник.

Если же в понедельник в кассе останутся сверхлимитные деньги, то компания нарушит порядок работы с наличными. За это предусмотрен штраф по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Для организаций его сумма составляет от 40 000 до 50 000 руб. Для работника (кассира) — от 4000 до 5000 руб. Но привлечь организацию к ответственности инспекторы вправе в течение двух месяцев с момента нарушения (ч. 1 ст. 4.5 и подп. 6 ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ).

Кстати, никак не ограничен период действия кассового лимита. И если компания не установила конкретный срок, то надо ориентироваться на последний утвержденный лимит до тех пор, пока не подпишет новый приказ.

Кроме того, изменять сумму установленного лимита можно сколь угодно часто. То есть компания вправе повысить предельную величину в любой момент, если объем наличных поступлений резко увеличился. Можно пересчитать лимит и в сторону уменьшения также в любое время.

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .