Оформление платежных ведомостей. Исправления в платежной ведомости

Выдача заработной платы в учреждении должна быть своевременной и носить прозрачный характер независимо от того, выплачивается ли сумма вознаграждения наличными денежными средствами или безналично.

Документом, подтверждающим корректность начислений и выплат по каждому сотруднику в случае взаиморасчетов с сотрудниками в наличной форме, является ведомость на зарплату, бланк скачать бесплатно можно далее.

Начисление и выплата заработной платы отражается соответствующими бухгалтерскими записями, а документом — основанием таких проводок является зарплатная ведомость (ЗВ). Она составляется бухгалтером по законодательно утвержденным формам:

• платежно-расчетная (унифицированная форма Т-49, Т-51) — указывает расчет и фактические выплаты по каждому работнику, форма Т-49 — для наличных расчетов, Т-51 — для безналичных;
• расчетная (унифицированная форма Т-53) — иллюстрирует расчет ежемесячного вознаграждения по каждому сотруднику.

Бланк на выдачу зарплаты (бланк скачать можно в нашей статье) должен составляться ежемесячно при каждой выплачиваемой в учреждении зарплате в соответствии с нормами и правилами действующего законодательства.

Сам документ состоит из титульного листа, содержательной (табличной) части и раздела, включающего сведения о депонированной зарплате.

В платежно-расчетном документе отражаются сведения об окладах каждого сотрудника, количестве отработанных дней, производимых начислениях и удержаниях. Платежно-расчетная аккумулирует данные, содержащиеся в расчетном и платежном документах. Предлагаем бланк ведомости на выдачу зарплаты скачать бесплатно.

Платежная ведомость, бланк

Расчетная ведомость, бланк

Лицевой счет, бланк

При исчислении зарплаты в учреждениях применяют также унифицированную форму Т-54, она обязательна к применению и закреплена Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Он отражает начисленный заработок по каждому отдельно взятому сотруднику за расчетный период (год либо период работы). Лицевая карточка сотрудника — бланк по зарплате каждого работника доступна к скачиванию.

Порядок заполнения

Можно составить как в бумажном, так и в электронном виде. Электронный расчетный документ в обязательном порядке подписывается ЭЦП. Порядок заполнения регулируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014.

В первую очередь заполняется титульный лист: указываются все организационные реквизиты учреждения (наименование, ИНН/КПП, ОКПО). Также необходимо прописать общую выплачиваемую сумму, указать расчетный период, номер и дату ЗВ. В титульной части ставят свои подписи руководитель и главный бухгалтер.

Табличная часть формируется из следующих информационных данных:

• порядковый номер;
• должность сотрудников;
• табельный номер;
• Ф.И.О.;
• оклад (ставка) по тарифу;
• количество отработанного времени согласно табелю учета рабочего времени;
• удержания и начисления, проводимые по каждому сотруднику;
• колонка для подписи.

В нижних строках указываются итоговые суммы по всем сотрудникам: сколько средств уплачено, а сколько депонировано. Отмечается также, кто произвел выплату зарплаты, фамилия и инициалы ответственного сотрудника — бухгалтера, а также дата проверки платежного документа.

Сроки выдачи денежных средств ограничены — не более пяти рабочих дней. В том случае, если сотрудник не получил заработную плату в указанный срок, сумма депонируется, а в ЗВ ставится соответствующая отметка.

Особенности для бюджетного учреждения

Бюджетные, автономные и казенные учреждения при начислении и выплате (наличными) заработной платы используют специальные формы ЗВ, утвержденные Приказом Минфина № 52н от 30.03.2015:

• 0504401 — расчетно-платежная;
• 0504403 — платежная.

Зарплатные ведомости, применяемые бюджетными учреждениями, формируются на основе табеля учета рабочего времени и составляются аналогично платежно-расчетному документу для ООО, НКО и ИП.

В титульной части приводятся все реквизиты бюджетной организации: наименование, подразделение, ИНН/КПП, коды в соответствии с общероссийскими классификаторами, подписи руководителя и главного бухгалтера, а также единица измерения (валюта).

В табличной части заполняются следующие графы:

• табельный номер;
• должность;
• Ф.И.О.;
• начисления;
• удержания;
• фактический итог;
• подпись.

По факту выдачи ежемесячного вознаграждения прописываются выданная и депонированная суммы. ЗВ бюджетного учреждения подписывают составитель, проверяющий и кассир с указанием должностей и даты подписи. Скачать ведомость по зарплате бесплатно (для БУ) можно на нашем сайте.

При выплате начисленной зарплаты необходимо заполнить платежную ведомость, данный кадровый документ будет составляться на основании расчетной ведомости. Типовая форма платежной ведомости – Т-53. Как правильно заполнить эту форму? Остановимся подробнее на особенностях заполнения формы Т-53. В статье помимо того, что найдете заполненный образец бланка, вы также сможете скачать саму форму Т-53.

Образец заполнения платежной ведомости (форма Т-53)

Заполнить нужно два листа формы: на первом листе общая информация об организации, периоде расчета заработной платы и сумме, которую необходимо выплатить работникам; на втором листе вы найдете таблицу, в которую нужно внести список сотрудников для выдачи им зарплаты.

Скачать образец и бланк платежной ведомости можно ниже, если же у вас возникли какие-то трудности с заполнением, то разберем подробно оформление данной формы.

Заполнение титульного листа платежной ведомости (Т-53)

На титульном листе указывается наименование организации. Если зарплата выдается какому-то конкретному структурному подразделению организации, то указывается его наименование в следующей строке. Если же заработная плата выдается предприятию в целом, то ставим прочерк.

В качестве корреспондирующего счета выступает счет учета расчетов с персоналом по оплате труда – счет 70.

Далее нужно указать срок, на который денежные средства для выдачи зарплаты обналичиваются с расчетного счета. В кассе наличные сверх установленного лимита храниться не могут, вечером все наличные денежные средства подлежат обязательной сдаче в банк. Исключение составляют средства, обналиченные для выдачи зарплаты, они могут храниться 3 дня, включая день получения их в банке. Поэтому в строке «в кассу для оплаты с.. по..» нужно указать трехдневный срок, начиная со дня получения денег в банке.

Далее указывается общая сумма заработной платы, прописью и цифрами; порядковый номер ведомости и дату составления. В качестве расчетного периода пишется месяц, за который необходимо выплатить заработную плату.

Платежная ведомость. Заполнение Лист №2

Далее нужно заполнить таблицу, в которой необходимо последовательно и построчно заполнить указанные в таблице данные работников: табельный номер сотрудника, его фамилия и инициалы, сумма причитающейся зарплаты цифрами.

Если какие-то сотрудники зарплату не получили, например, по причине отсутствия в течение трех дней, указанных на титульном листе, то деньги нужно сдать в банк, а в графе 5 необходимо отметить депонирование суммы. Работник получит ее позже.

Когда вся таблица заполнена, сотрудники получили свой заработок, под таблицей нужно написать суммарную выданную сумму и, если имеется, то и депонированную сумму. Сумма указывается прописью и в скобках цифрами. В графе «выплату произвел» указывается фамилия, имя, отчество лица, ответственного за выдачу зарплаты.

Далее указывается документ, на основании которого выдавались деньги работникам из кассы, это расходный кассовый ордер: его номер и дата. Всё, платежная ведомость оформлена, нужно ее передать на проверку в бухгалтерию и на подпись руководству.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Видео-урок “Бухгалтерия 1С. Выплаты заработной платы. Ведомость”

В видео-уроке рассмотрена пошаговая инструкция по выплате заработной платы в 1С Бухгалтерия 8.3 через кассу организации. Ведет урок Ликина О. бухгалтер по заработной плате ООО “М.видео Меджмент”.⇓

Смотрите более подробно учет выплат по заработной плате в 1С Бухгалтерия.

Платёжная ведомость Т-53 отражает информацию о факте выдачи работникам заработной платы. Именно он часто используется в различных компаниях, поскольку вести отчётность таким образом достаточно удобно и данная ведомость имеет ряд преимуществ.

Эту платёжную ведомость использовать более рационально, чем РКО, поскольку согласно ему можно выдать деньги нескольким сотрудникам и выдача может быть проведена за несколько дней, но информация о сумме выплат в этом случае не будет конфиденциальной. Такая форма удобней и формы Т-49, ведь не содержит расчёта выплаты.

Заполнение платёжной ведомости Т-53

Титульный лист платёжной ведомости Т-53 мало отличается от формы Т-49 и заполняется аналогично. Отличием является графа «Корреспондирующий счет», здесь указываем «дебет 70», ведь таким образом задолженность по оплате труда уменьшается.

Остальные листы – таблица, в которой можно внести данные по десяткам сотрудников. В строке «Количество листов» отмечаем их количество.

В первой графе, понятно, прописываем номер по порядку.
Во-второй: его табельный номер. Эта информация содержится в личной карточке сотрудника.
В третьей графе, «Фамилия, инициалы», прописываем и фамилию, и имя, и отчество. Это позволит избежать путаницы, если в организации работают родственники или однофамильцы.
Четвёртая графа – сумма, которую нужно начислить работнику. Её записывают рядом с левой вертикальной черте, а не посредине.
Последняя графа – итоговая, для подсчёта общей суммы.

После того, как таблица оформлена и проставлены подписи на титульном листе, документ должен проверить кассир. В случае, если заполнена платёжная ведомость Т-53 неверно, её вновь вернут в бухгалтерию на переоформление или доработку. Если все данные верны, на основании этой ведомости кассир начинает выдачу заработной платы сотрудникам.

В пятой графе, напротив своей фамилии, работник, получив деньги, ставит свою роспись.
Шестая графа, содержит данные о документах, согласно которым осуществляют выплаты. Например, паспорт, данные о доверенности или заявки на выплату денежных средств и прочее. Если необходимости в этом нет, в графе проставляют прочерки.

Кассир обязан полностью заполнить платёжную ведомость Т-53 к сроку, установленному в платёжной ведомости. Если по каким либо причинам некоторым сотрудникам к оговоренной дате выплачены не были, В 5-ой графе указывается «депонировано».

На листе, который будет последним, кассир указывает сумму, которая была сотрудникам выплачена и сумму депонированную. Эти данные указывают и в цифрах и прописывают буквами. Затем, эти суммы он заверяет личной подписью и оформляет кассовый ордер на всю сумму, которая работникам была выдана. Причём, номер РКО и дата составления указывают в платёжной ведомости Т-53.

Теперь, ведомость возвращают в бухгалтерию, где её должен заверить подписью главный бухгалтер.

Все ведомости, на основании которых проводились оплаты, регистрируют в соответствующем журнале (Т-53а). Его заводят в организации на один год. Ведомости хранятся в ней в течении пяти лет.

Для выплаты предприятием денег в виде авансов, премий, зарплат работникам, применяют первичные документы, платежные ведомости и расходный кассовый ордер (РКО).

В данной статье будет подробно рассмотрена ведомость по форме Т-53.

Что такое за документ

Платежная ведомость является деловой бумагой, в которой указывается сумма зарплаты, полученной на руки сотрудникам той или иной организации.

Составляется она в одном экземпляре бухгалтерией предприятия . Бухгалтерия сама выбирает какую форму ведомости ей применять на практике (помимо ведомости формы Т-53 - платежная ведомость, используются формы Т-49 - расчетно-платежная, Т-51 - расчетная).

Преимущество данной ведомости состоит в том, что выплата денег по ней осуществляется в течение нескольких дней, в то время как по РКО — только в день выплаты.

По ней можно получить сумму денег сразу нескольким сотрудникам, что также является плюсом для бухгалтерии, так как РКО выписывается на каждого отдельно, но в этом есть и недостаток - отсутствие конфиденциальности (минус для сотрудника).

Кто подписывает ведомость

Перед тем, как кассир приступит к выдаче сумм, указанных в ведомости, сотрудникам, она заверяется у директора компании . Подпись ведомости служит стартом для действий кассира к выдаче денег.

После получения денег работниками с подтверждающими от них подписями, правильно ли заполнена ведомость, она согласовывается главным (старшим) бухгалтером. В случае отсутствия недочетов, подписывается им же.

Правила заполнения документа

Ведомость состоит из 6 полей в виде таблицы, где указывается номер, фамилия работника, сумма к выдаче, подпись работника в ее получении . Чаще всего заполняется бухгалтерией в электронном виде и выводится на печать. Небольшие предприятия, у которых отсутствуют средства интернет связи, приобретают бланки Т-53 в специализированных магазинах.

В титульном листе таблицы указывается наименование фирмы, компании, ее структурное подразделение (если таковое имеется) и в графе корреспондирующий счет указывается дебет счета 70. Указывается дата — с какого числа и по какое будет производиться выплата сумм, количество общей суммы прописью и цифрами. Подпись директора предприятия с расшифровкой его подписи и указанием его должности, подпись главного (старшего) бухгалтера с расшифровкой его подписи. Дата подписи ведомости бухгалтером.

Дата составления ведомости не должна быть позже даты росписи бухгалтера и выдачи денег.

Далее следует табличная часть. В ней указывается номер и дата (которая не должна быть позже даты подписи бухгалтера и выдачи средств кассиром) составления документа. Указывается расчетный период — с какого числа и по какое.

Если предприятие включает в состав своих работников не десятки, а сотни специалистов, то табличная часть ведомости может занять несколько листов. В первой графе таблицы указывается порядковый номер специалиста. Во второй его табельный номер, он прописан в личных карточках каждого работника. В третьей графе указывается полностью фамилия, имя, отчество (для избегания путаницы, если на предприятии имеются специалисты с повторяющейся фамилией и именем). В четвертом столбце указывается сумма денег к выплате (цифрами). Пятый столбец включает в себя подпись работника после получения им суммы. И, наконец, шестой столбец предусмотрен для выдачи средств посредством доверенностей или заявлений другими лицами за работника, указанного в ведомости. Если нет таковых оснований, в строке ставится прочерк.

Если при составлении ведомости кассиром были выявлены ошибки, ведомость передается на переделку в бухгалтерию . Если таковой возможности нет (болезнь, отсутствие бухгалтера по ряду причин), в ведомости аккуратно зачеркиваются неверные данные и вносятся исправления.

Закрытие платежной ведомости

Когда истекает дата выплаты средств, указанная в титульной части, то даже если не все выплаты были произведены, кассир обязан осуществить закрытие ведомости. Напротив каждого не получившего денежные средства работника заносится запись «депонированно».

Далее он подсчитывает суммы выданных и депонированных сумм, указывая их в конце табличной части ведомости прописью и цифрами. Указывается должность ответственного за выплату сумм работника, его личная подпись с расшифровкой. На общую выданную из кассы предприятия сумму денег выписывается кассовый ордер, номер которого и дата его составления, указываются также в конце табличной части ведомости. Затем она передается бухгалтеру и подписывается им с указанием подписи, с ее расшифровкой и датой подписи.

Для произведения выплат по заработной плате, пособий по больничным, премий, отпускным и прочим денежным суммам в бухгалтерском учете предусмотрена соответствующая форма документа — платежная ведомость .

Определение

Платежная ведомость — первичный учетный кассовый формуляр . Шаблон документа введен и утвержден Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.04г . Бланку присвоен номер Т-53 и код 0301011 по классификатору делопроизводства ОКУД.

Форма Т-53 представляет собой минимально две страницы . Титульная предназначена для отображения данных об организации, подразделении, расчетном периоде. Вторая и последующие одинаковые страницы – для указания данных касаемо производимых выплат.

Назначением использования бланка ПВ является процесс осуществления наличных расчетов с персоналом организации .

Платежная ведомость – первичный документ, предназначенный для кассира. Оформляется в одном экземпляре.

Преимуществом использования ПВ являются компактность и лаконичность . Ведомость не содержит лишних сведений, позволяет производить выплату целому списку людей в срок до 5 рабочих дней (в отличие от расходного кассового ордера).

Допустимы ли исправления

В правилах ведения банковских и кассовых документов содержится запрет на внесение исправлений и уточнений .

Платежная ведомость в отличии от них имеет разрешение на корректировку информации, содержащейся в ней.

Имеется порядок внесения исправлений : нужно аккуратно перечеркнуть косой чертой по диагонали слева на право ошибочную информацию (например, ошибка в сумме к выплате по Иванову). Затем над зачеркнутым символом указать тот, что будет считаться верным. Не допускается зачеркивание крест-накрест, штриховыми линиями, использование корректора.

Аккуратность в исправлении ошибки нужна, чтобы четко читалась ранее указанная информация. Корректировка должна быть заверена подписью человека, оформившего документ. Обязательно указание фамилии и инициалов уполномоченного лица, даты заверения.

Срок выдачи денежных средств работникам определяется руководителем организации. Продолжительность расчетов не может превышать времени, максимально допустимого Центробанком, а именно, 5 рабочих дней .

По истечении срока исполнения ведомости кассир приступает к процедуре закрытия . Она предполагает проверку полноты выплаты всем сотрудникам. Если остаются строки, в которых указаны работники, не явившиеся по тем или иным причинам для получения денежных средств, то нужно в них проставить пометки «Задепонировано» напротив каждой фамилии построчно.

Далее кассовый работник подсчитывает сумму произведенной выдачи и остаток по депоненту, заполняет соответствующие строки под списком работников. Проставление подписи внизу документа служит заверением вышеуказанной информации.

Завершающим моментом является оформление РКО к платежной ведомости .

Полностью заполненная ПВ направляется в бухгалтерию.

Хранение и учет

Все ПВ, поступившие в бухгалтерию компании, подлежат регистрации в журнале . Этот реестр является регистром бухгалтерского учета. Предназначен для сбора и систематизации информации о произведенных выплатах.

Он открывается и ведется работником бухгалтерской службы в рамках одного года . Допустимо ведение журнала как на бумажном носителе по форме, утвержденной учетной политикой, так и в специализированной электронной бухгалтерской программе.

Срок хранения комплекта документов составляет 5 лет .

По структуре платежной ведомости можно выделить две группы ответственных лиц: оформитель, исполнитель.

За составление ПВ в организации ответственным назначается бухгалтер . Его задачей является расчет сумм заработной платы, причитающейся работникам, и указание конечного результата в документе. Бухгалтер несет ответственность за все ошибки в документе: фамилии сотрудника, суммы выплат.

Вторым по порядку ответственности является кассир . Он ведет приемом, хранением и выдачей денежных средств. Несет полную материальную ответственность за вверенные ему ценности. Если в штате отсутствует единица кассира, обязанности возлагаются на бухгалтера.

Выплата зарплаты по ведомости

В каждой организации обязательно должно быть разработано положение по оплате труда . В этом документе руководитель устанавливает сроки выплаты зарплаты. Согласно ТК РФ, заработная плата должна выдаваться не реже двух раз в месяц . Допустимо и более частое произведение выплат, если это необходимо для поддержания трудовой дисциплины и мотивации работников к действиям.

Возможно безналичное и наличное произведение расчетов по оплате труда. В настоящей статье внимание акцентировано именно на наличной форме.

Для осуществления выплат в организации должно быть отведено специализированное оборудованное место . Очень часто ограниченность площади офиса и финансовые возможности компании не позволяют обеспечить обособленность помещения кассы, тогда выплаты ведутся в кабинете бухгалтерии или руководителя.

Обязательно обеспечить порядок и очередность, так как кассир несет полную материальную ответственность, а паника и шум являются отвлекающими факторами, которые могут привести к ошибкам.

Работник, при получении денежных средств, должен пересчитать сумму и заверить подписью факт выплаты. Роспись получателя является гарантом для кассира . Претензии после ее проставления не принимаются.

Если сотрудник предприятия по тем или иным причинам не смог явиться для получения ЗП, то напротив его фамилии в ведомости проставляется пометка «Депонировано», а по окончании выдачи заработной платы депонированные суммы подлежат сдаче на расчетный счет в банке.

Допустимо хранение денежных средств в кассе в пределах допустимого лимита с обязательным последующим их целевым расходованием.

По итогам закрытия платежной ведомости кассир оформляет РКО и передает документ в бухгалтерию.

Кто подписывает

Кассир по итогам процедуры выплаты заработной платы проставляет подпись в графе «Выплату произвел».

Документ имеет силу только после заверения главным бухгалтером или лицом, на которого возложены его полномочия, в случае отсутствия последнего в штате.

Платежная ведомость подлежит обязательному утверждению руководителем организации. Своей подписью он подтверждает правильность и достоверность указанной в документе информации.

Форма и образец

Рассмотрим порядок заполнения документа ПВ.

Титульный лист :

1. Вначале заполняется полное наименование организации, а также указать структурное подразделение (если оно имеется).
2. Далее корреспондирующий счет – для коммерческих организаций это цифра 70.
3. Прописывается срок действия ПВ, который не может превышать 5 дней (Положение Банка России №373-П от 12.10.2011).
4. Указывается сумма, планируемая к выплате работникам предприятия, прописью и арабскими цифрами.
5. Указывается дата ПВ, присваивается ей порядковый номер согласно журналу регистрации.
6. В графе «расчетный период» указываются конкретные даты: половина или целый месяц.

Оборотная сторона :