Аннулирование печати. Как грамотно оформить отказ от круглой печати

Взвесьте плюсы и минусы отказа от печати

С 7 апреля организациям предоставили выбор – отказаться от печати или оставить ее. На первый взгляд у такой поправки есть плюс – можно уменьшить бумажную волокиту в бухгалтерии. Только представьте: вам больше не придется возвращать поставщику накладную, которую он забыл заверить печатью. А если налоговики запросят документы, не нужно часами проставлять оттиски на копиях.

Однако на практике большинство компаний оказываться от печати не спешат. Все от того, что многие нормативные акты и унифицированные бланки до сих пор требуют наличия печати. Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ исключил ее лишь из некоторых законов. А во многих подзаконных актах до сих пор прописана обязательная печать. С введением нового Федерального закона эти требования стали необязательными. Но пока тяжело предсказать, как отнесутся проверяющие и контрагенты к отсутствию привычного штампа на документах.

Налоговый кодекс не требует проставлять печати на первичке. Сложность возникает, если в форме есть место для штампа. Тогда контрагент будет настаивать, чтобы вы поставили печать. В этом случае напишите ему письмо, что вы от круглого штампа отказались в соответствии с нормами Федерального закона № 82-ФЗ .

Инспекторы разрешают учесть расходы, подтвержденные первичкой без печати от контрагента, при условии, что он не использует ее. Но разъяснений финансового ведомства пока нет. Если среди ваших поставщиков есть компании, которые работают без печати, попросите у них официальное письмо об этом.

А вот если печати не будет на кассовых документах, тут компания сильно рискует. Многие унифицированные формы этих документов требуют от компании наличия печати. Безопаснее все же ставить на них круглый оттиск до тех пор, пока чиновники не внесут изменения в бланки или не пояснят ситуацию.

Примут ли инспекторы бумажную декларацию или отчетность по взносам без печати? Ведь формы отчетов содержат поле для оттиска. Инспекторы на словах уверяют, что бумаги без штампа они примут. А ФСС даже обещает внести изменения в формы отчетов.

Не откажут инспекторы и в приеме копий документов, которые запросили по проверке, если на них не будет печати. Для этого налоговики просят отправить им письмо об отказе от печати и копию устава. Однако контролеры на местах пока могут быть не в курсе новых изменений. Тогда отчет они посчитают не сданным в срок и начислят штраф за опоздание, а через 10 дней заморозят счет. Поэтому советую пока ставить печать на декларациях по старинке до того момента, пока ФНС не спустит разъяснения нижестоящим инспекциям.

Что касается копий документов по проверке, то Минфин России до сих пор советовал заверять их по ГОСТ Р 6.30–2003 . А он требует ставить печать. Правда, ГОСТ не просит использовать именно круглую печать. Значит, заверить бумаги можно и другим штампом.

Трудности могут возникнуть и с банками. ЦБ РФ пока на новый закон не отреагировал и рекомендаций дать не успел. Поэтому есть вероятность, что банкиры откажутся исполнить платежки или чеки без печати, сославшись на инструкции и внутренние регламенты. Также кредитная организация может не открыть счет компании без печати. Ведь Инструкция Банка России от 30 мая 2014 г. № 153-И требует от клиента предоставить карточку с образцами подписей и оттиском печати. Возможно, некоторые банки, наоборот, быстро среагируют на новый закон и перестроят работу. Пока нельзя сказать однозначно, как поправки скажутся на отношениях с кредитными организациями. Поэтому лучше предварительно согласовать с вашим банком отказ от печати.

Когда компания выписывает доверенность, заверять ее печатью не обязательно. Например, в доверенности для налоговой печать не нужна. ГК РФ, которая содержит общие положения о документе, не требует заверять его штампом.

Чтобы получить товары от поставщика, организация выдает сотруднику доверенность по унифицированной форме № M-2 или № M-2a . А вот там есть место для печати. Из документов можно убрать пометку «М.П." или разработать формы самостоятельно. Это разрешено. Но убирать место для оттиска рискованно. Печать доказывает поставщику, что доверенность выдала именно ваша компания. Без штампа проверить подлинность документа сложнее.

Шаг № 2

Укажите решение в уставе компании

Итак, вы все-таки решили отказаться от печати. Или планируете сделать это в будущем, когда буря утихнет и все контролирующие органы выпустят разъяснения. Первым делом посмотрите, что сказано о печати в уставе компании. Если там написано о ее наличии, в документ нужно внести изменения. Когда в уставе пунктов о печати нет, корректировать его не нужно.

Кстати, даже когда вы не отказываетесь от круглого штампа, все равно проверьте, что написано по этому поводу в уставе. Обновленная редакция законов об ООО и АО требует, чтобы сведения о печати в уставе были (ст. , Федерального закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ).

Шаг № 3

Передайте печать на хранение

После того как компания отказалась от печати и внесла изменения в устав, оформите приказ за подписью руководителя. В нем укажите, с какой даты компания перестает использовать круглый штамп. С документом ознакомьте всех сотрудников. Отдельно расскажите о новых правилах менеджерам, которые работают с первичкой. А также отправьте письма и копию устава основным контрагентам, в банк и инспекторам.

Скорее всего круглая печать вам еще понадобится. Как минимум для исправления ошибок в старых документах. К тому же пока чиновники не привели в порядок подзаконные акты, на некоторых бумагах печать еще нужна. Поэтому уничтожать ее нельзя. Приказом руководителя передайте печать на хранение доверенному сотруднику.

Даже если вы отказались от печати, ее можно использовать

Тамара Фомичева, главный бухгалтер ООО «ИНЭК»:

– В законе не написано, что в случае отказа от печати ее нужно уничтожить. Организация может продолжать использовать штамп или изменить его: выбрать другую форму, размер и т. д. Но в отношении первички для поставщиков или заказчиков компании лучше проявить последовательность. Если после сообщения об отказе от печати вы продолжите ее ставить, это контрагента запутает. Вполне логично, что он снова попросит заверять накладные или акты печатью. Или откажется выдавать товар по доверенности без круглого оттиска. И тогда все усилия по упрощению документооборота будут бесполезны.

Отсутствие печати в трудовой книжке опасно

Ольга Нелина, главный бухгалтер ООО «ФЕРАН»:

– Лучше, как раньше, заверять печатью записи в трудовых книжках. Такая необходимость следует из правил ведения документа. А конкретнее из пункта 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Если компания не заверит записи в трудовой, она может получить штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Несмотря на то что правила закреплены на подзаконном уровне и после введения нового Федерального закона № 82-ФЗ требование о печати стало необязательным, лучше не рисковать. В документе не написано, какую именно печать должна поставить организация. Поэтому можно воспользоваться и другим штампом при наличии.

С 7 апреля ООО и АО могут работать без круглой печати (Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ). С одной стороны, отказ от печати упростит оформление документов. С другой — увеличит риск претензий проверяющих и споров с контрагентами. Статья поможет вам определиться, стоит ли так быстро отказываться от печати или лучше пока с этим повременить.

Оставить или отказаться

Теперь печать на документах — это право компании. Раньше же ООО и АО были обязаны иметь круглую печать, содержащую полное фирменное наименование на русском языке и указание на местонахождение компании. Однако отказываться от печати не обязательно. Таким образом, у компании есть два варианта.

Первый вариант — продолжать использовать печать. Тогда нужно проверить, предусмотрена ли в уставе формулировка об использовании печати. Ведь в законе сказано, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе компании (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

В уставах компаний сведения о печати, как правило, уже прописаны. Поэтому, если компания будет использовать печать, устав изменять не нужно.

Если же таких данных в уставе нет, то надо дополнить этот документ. Изменения в уставе утверждают учредители. В инспекцию нужно сдать:

— заявление по форме № Р13001 с заполненными разделом 1 и листом М;

— протокол собрания учредителей о внесении изменений в устав;

— новую редакцию устава или изменения в устав в двух экземплярах;

— платежку на уплату госпошлины в размере 800 руб. (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). Хотя если компания не передаст инспекторы могут сами запросить данные об оплате в Государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах.

Эскизы печати передавать в инспекцию не нужно. Это подтвердили в

— эмиссионной ценной бумаги;

— извещении об уплате авансового платежа акциза;

— заявках поставщиков на участие в конкурсах для госзакупок;

— доверенности на полномочия в суде и некоторых других документах (Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ).

Другие подзаконные акты еще не скорректированы. Конечно, эти акты должны действовать в той части, в которой они не противоречат законам. Однако если компания не будет ставить печать на документах, для которых такое требование прописано, на практике возможны претензии проверяющих или споры с контрагентами. Рассмотрим, на каких документах печать можно не ставить, а с какими могут быть сложности.

Первичные документы. Если компания составляет первичные документы по формам, которые разработаны самостоятельно, то достаточно убрать из них реквизит печати. И утвердить скорректированные бланки в учетной Компания вправе уточнить этот документ в связи с изменениями в законодательстве (п. 10 ПБУ 1/2008). А контрагентам можно направить письма, в которых сообщить, что компания отказалась от печати. Образец этого документа ниже.

Возможно, что требование проставлять печать на первичных документах прописано в договоре с контрагентом. Тогда нужно исключить это условие договора. Для этого надо оформить дополнительное соглашение к договору.

Многие компании составляют документы на типовых бланках, в которых предусмотрена печать (М.П.). Пример — накладная № ТОРГ-12. Поэтому покупатели могут потребовать поставить печать на этих документах. Как мы выяснили, в считают, что у налоговиков не должно быть претензий к расходам, подтвержденным накладной или другими первичными документами без печати. Но чтобы подтвердить, что поставщик не обязан использовать печать, безопаснее запросить у него копию устава.

Сложнее с кассовыми документами. Опрошенные нами специалисты по кассовым проверкам высказали мнение, что отсутствие печати вызовет у ревизоров. Поскольку компании обязаны использовать типовые бланки кассовых документов, в которых предусмотрена печать. Например, заверять печатью нужно кассовую книгу и журнал кассира-операциониста.

Также печать является обязательным реквизитом для БСО (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Причем, по мнению инспекторов, это правило распространяется даже на предпринимателей. Хотя согласно законодательству предприниматели не обязаны иметь печать. Аналогичные требования инспекторы могут предъявлять и компаниям, пока чиновники не исключат требование о печати из нормативных актов. Поэтому, если компания не ставит печать на БСО, проверяющие могут посчитать, что этот документ неверно оформлен, и взыскать штраф как за неприменение ККТ в размере от 30 000 до 40 000 руб. (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

Кроме того, налоговики могут отказать покупателю в учете расходов или вычете НДС на основании БСО, в которых не проставлена печать.

Декларации. Если компания полностью перешла на электронный документооборот, проблем не будет. Но если компания отчитывается на бумаге, не исключены сложности со сдачей деклараций. Поскольку в бланках этих документов предусмотрена печать. Например, печать требуется в декларации по или по налогу, который платят компании на упрощенке.

Кроме того, в нормативном акте явно прописано, что налоговики отказывают в приеме деклараций без печати (п. 28 Административного регламента, утв. приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н).

В ФНС считают, что компания вправе сдать отчетность без печати. Кроме того, можно не заверять печатью копии документов, запрошенных инспекторами.

Однако пока регламент не изменен и нет официальных разъяснений чиновников. Поэтому возможны претензии налоговиков на местах. Тем более что инспекторы могут быть не в курсе изменений законодательства об АО и ООО. А если налоговики не примут отчетность, возможна блокировка счета компании (п. 3 ст. 76 НК РФ).

Также, если декларацию сдает не а другой сотрудник, не исключено, что инспекторы потребуют нотариально удостоверенную доверенность, чтобы убедиться в подлинности этого документа. А на копиях запрошенных документов налоговики могут сверять подпись директора с другими образцами подписи, которые есть в инспекции. Поэтому, возможно, документооборот с инспекцией даже усложнится. Чтобы у налоговиков не возникало вопросов, можно направить в инспекцию письмо об отказе компании от печати и приложить копию устава.

Отчетность в фонды. В которую компания передает в фонды, также требуется проставлять печать. Причем компании могут отказать в приеме отчетности, на которой не проставлена печать. Например, это прописано для отчетности в ПФР (п. 24 администативного регламента, утв. приказом Минтруда России от 22 октября 2012 г. № 329н).

Однако опрошенные нами специалисты фондов подтвердили, что отчетность можно сдать без печати. В фонды также лучше направить письмо о том, что компания не использует печать, и сослаться на изменения в законодательстве об ООО или АО.

Документы, которые компания сдает в Банк будет требовать печать в том числе на платежках, если компания не внесла изменения в устав и в нем прописаны данные о печати. Если же компания исключила из устава эти сведения, то документы можно сдавать без печати. Возможно, что в уставе компании изначально не были прописаны положения о печати. Тогда в банк можно представить приказ, в котором закреплена отмена печати. Это подтвердили опрошенные нами банкиры. Но нужно переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати. То есть включить в нее только образцы подписей.

Однако позиции разных банков могут отличаться. Так, отдельные банки могут настаивать на использовании печати, ссылаясь на банковские инструкции, которые еще не изменены.

Трудовые документы. На трудовых договорах печать можно не ставить. Однако печать обязательна на (Инструкция, утв. постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, Правила, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Причем нормативные акты по трудовым книжкам не включены в перечень документов, которые чиновникам необходимо исправлять в связи с тем, что уже одобрена отмена печати для ООО и АО. Этот перечень прилагался к законопроекту об отмене печати. Значит, по этому вопросу необходимы разъяснения чиновников, возможно Минтруда России. До тех пор пока чиновники не определятся, безопаснее проставлять печати на трудовых книжках. Иначе проверяющие могут взыскать с компании штраф в размере до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Договоры с контрагентами. Оформляя договор, компании могут не ставить печать (ст. 434 ГК РФ). Но иногда в договоре прописывают требование заверять печатью этот документ, а также изменения и дополнения к нему. Поэтому, если компания отказалась от печати, нужно проверять, чтобы в договоре не было таких формулировок.

На доверенностях печать тоже не обязательна (ст. 185 ГК РФ). Однако есть риск, что контрагенты могут потребовать нотариально удостоверенную доверенность. Поскольку обычная доверенность заверена только подписью.

Кроме того, если на товарной накладной не проставлена печать покупателя, поставщикам будет сложнее взыскать задолженность. Нередко покупатели не перечисляют поставщикам оплату за отгруженную продукцию, ссылаясь на то, что товарные накладные подписал неуполномоченный работник. Тогда наличие на накладной печати — это аргумент в пользу того, что покупатель получил товары. Поскольку доступ к печати подтверждает полномочия на приемку товаров (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 2 октября 2013 г. по делу № А43-22587/2012).

Поэтому, если покупатель не будет использовать печать, есть вероятность, что поставщики станут чаще требовать доверенность на получение товаров. Даже в ситуациях, когда такой документ не является необходимым. Например, если поставщик доставляет товары покупателю и передает их работнику, за приемку продукции.