Кто осуществляет инкассацию. Инкассация денежных средств
Организациям не разрешено накапливать сверхлимитные наличные деньги в кассе. Исключение - дни выплаты зарплаты и стипендий (п. 2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Наличность можно сдать в операционную кассу банка, чтобы зачислить ее на расчетный счет фирмы, двумя способами: самостоятельно через кассира организации, либо заключить договор с инкассаторской службой банка, и тогда деньги будет забирать и переводить на счет организации сотрудник этой службы - инкассатор.
Как проводится инкассация, а также, каким образом сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью – об этом наша статья.
Порядок инкассации
Инкассация наличных производится в порядке, установленном Положением ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-П. Для передачи инкассатору следует подготовить:
- Наличные денежные средства,
- Препроводительную ведомость к сумке , в которой передаются наличные (форма 0402300),
- Накладную, описывающую содержимое сумки,
- Квитанцию, которая служит доказательством принятия сумки с деньгами инкассатором.
Сдача денег инкассатору происходит следующим образом:
Прибывший инкассатор должен предъявить свое удостоверение личности и доверенность на инкассацию, кассиру он отдает явочную карточку и пустую инкассаторскую сумку. В свою очередь кассир передает обратно сумку с деньгами и препроводительной ведомостью внутри, накладную и квитанцию к сумке и образец пломбы.
В явочной карточке кассир указывает время сдачи сумки, ее номер, сумму денег в сданной сумке, ставит подпись. Все данные карточки должны соответствовать данным накладной, ведомости и квитанции, поэтому все документы тщательно сверяются между собой.
Инкассатор проверяет целостность пломбы и сумки, правильность оформления сопровождающих документов и явочной карточки. Если обнаружены нарушения, то они исправляются при инкассаторе, либо он приезжает еще раз через некоторое время, что отражается в явочной карточке. Особое внимание уделяется правильному опломбированию сумки – при возможном ее вскрытии посторонними, следы нарушения пломбы должны быть очевидны.
Инкассатор подписывает квитанцию, ставит на ней дату приема денег и свой штамп. Квитанция остается у кассира.
Инкассация наличных: бухгалтерское оформление
На основании оставшейся в организации квитанции (с подписью и штампом инкассатора), составляется расходный кассовый ордер (РКО), при этом:
- В строке РКО «Выдать» укажите Ф.И.О. кассира организации или иного работника, передающего инкассаторам наличность. Ошибочным является указание в РКО данных инкассатора – такой расходник считается неверно оформленным.
- В строке «Приложение» следует указать дату и номер квитанции (письмо ЦБ РФ от 16.10.2015 № 29-1-1-ОЭ/4065).
Следующий шаг - на основании РКО сделайте запись в Кассовой книге.
Дт счета 57 «Переводы в пути» - Кт счета 50 «Касса» инкассатору переданы наличные деньги для зачисления на расчетный счет в банке. Проводка делается на основании квитанции и расходника.
После принятия и зачисления денег на расчетный счет, на основании банковской выписки делаем следующую запись:
Дт счета 51 «Расчетный счет» - Кт счета 57 «Переводы в пути» - деньги поступили на банковский счет организации.
Банк, как правило, взимает комиссию при приеме наличных от клиентов, и это будет отражено в выписке по счету. Делаем проводку:
Дт счета 91.2 «Прочие расходы» – Кт счета 51 «Расчетный счет» - банком удержана комиссия за прием и пересчет наличности.
Услуги инкассации в бухучете отражаются в составе прочих расходов:
Дт счета 91.2 «Прочие расходы» – Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» -услуги инкассации;
Дт счета 19 «НДС» – Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - НДС по услугам инкассации.
Обратите внимание: в налоговом учете организаций-упрощенцев с объектом «доходы минус расходы» услуги инкассации относятся к оплате услуг банка, значит, на них можно уменьшить налоговую базу (пп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Организации, применяющие ОСНО, рассчитывая налог на прибыль, эти услуги определяют, как внереализационные расходы (пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Все предприятия, независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности, обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Такое правило установлено Порядком ведения кассовых операций в РФ №40 . В своих кассах наличные средства можно хранить только в пределах лимитов, установленных по согласованию с обслуживающим банком. Заключение договора на инкассацию является одним из способов своевременного зачисления денег на расчетный счет предприятия.
Нахождение в кассе сверхлимитной денежной наличности является основанием для привлечения предприятия к административной ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ и для наложения штрафа:
- - на должностных лиц - от 4 000 до 5 000 руб.;
- - на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.
Согласно п. 2.4 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ № 14-П порядок и сроки сдачи наличности устанавливаются по согласованию с обслуживающим банком. При этом могут определяться следующие сроки для предприятий:
- - расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или отделения связи, - ежедневно в день поступления денег в кассы;
- - которые из-за специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы у учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в банк или отделения связи, - на следующий день;
- - расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или отделений связи, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в несколько дней.
Большинство предприятий торговли заканчивают работу ближе к полуночи, когда банки и отделения связи уже не работают. Порядок, согласно которому выручка сдается на следующий день, не выход. Так как в связи с тем, что деньги остаются в кассе на ночь, существует риск их кражи. Да и доставка денег в банк собственными силами связана с большими затратами, в том числе и временными. Поэтому положительную роль играет заключение с банком договора на инкассацию.
Порядок инкассации денежных средств регулируется Положением № 318-П. При этом все необходимые условия, которые должны выполнять банк и предприятия торговли, прописываются в договоре. Как правило, банки выдвигают требование обеспечить наличие свободных и освещенных подъездных путей, входов, изолированного и запираемого изнутри помещения для приема ценностей инкассаторами. Также для банка желательно, чтобы было обеспечено визуальное наблюдение за инкассаторами (или их сопровождение) при следовании с сумками от помещения, где деньги были ими получены, до момента посадки в автомобиль.
В кредитное учреждение необходимо представить для заверения образцы оттисков пломб, которыми будут опломбироваться сумки с ценностями. Банк, в свою очередь, закрепляет за своим клиентом необходимое количество инкассаторских сумок, каждой из которых присваивается индивидуальный номер (п. 9.2 Положения № 318-П). Данные сумки являются собственностью банка и при расторжении договора подлежат возврату. Ежемесячно на каждую инкассируемую организацию оформляются явочные карточки по форме 0402303 (п. 9.1 Положения № 318-П).
Обязанностью предприятия торговли являются своевременная (до приезда инкассатора) упаковка денег в сумки и правильное оформление сопроводительных документов к ней. Инкассатор, прибывший за деньгами, должен предъявить кассовому работнику предприятия торговли документы, удостоверяющие его личность, доверенности на перевозку наличных денег и их инкассацию, порожнюю сумку и явочную карточку (п. 9.5, 9.6 Положения № 318-П). Сумку с деньгами, подлежащую передаче инкассатору, кассир формирует и опломбирует таким образом, чтобы ее нельзя было вскрыть без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы (п. 4.2 Положения № 318-П). На сумку с деньгами кассир составляет препроводительную ведомость к сумке (по форме 0402300), которая вкладывается им в сумку, накладную к сумке (форма 0402300) и квитанцию к сумке (форма 0402300). Далее кассир предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с деньгами, а также накладную и квитанцию к сумке (п. 9.6 Положения № 318-П).
Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После проверки кассир заполняет явочную карточку. Инкассатор сверяет данную запись с теми, которые указаны в накладной и квитанции (на соответствие сумм денег и номера сумки в этих документах), подписывает квитанцию к сумке, проставляет оттиск штампа, дату приема сумки с деньгами и возвращает ее кассиру (п. 9.7 Положения № 318-П). Если в явочной карточке запись будет внесена неправильно, кассиру следует ее зачеркнуть, сделать новую и заверить своей подписью (п. 9.8 Положения № 318-П). Инкассатор сам в явочной карточке не должен делать никаких записей.
При выявлении нарушения целости сумки или пломбы, неправильного составления накладной сумка не принимается. Эти дефекты и ошибки можно устранить в присутствии инкассатора, если это не нарушит график его работы. В остальных случаях прием сумок с деньгами осуществляется инкассатором при повторном заезде в удобное для него время, о чем в разделе "Повторные заезды" явочной карточки делается соответствующая запись (п. 9.9 Положения № 318-П). Если кассир предприятия торговли отказывается от сдачи сумки с деньгами, в явочной карточке им делается запись "Отказ", указывается причина отказа и заверяется его подписью.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов выручка предприятия торговли, внесенная в кассу банка для зачисления на расчетный счет предприятия, но еще не зачисленная по назначению, отражается по дебету счета 57 "Переводы в пути" в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса". Данная запись делается согласно расходному кассовому ордеру (форма КО-2), который, в свою очередь, оформляется на основании квитанции к сумке по форме 0402300 (п. 9.6, 9.7 Положения № 318-П). После получения выписки банка отражается зачисление денег на расчетный счет записью Дебет 51 "Расчетные счета" Кредит 57.
Расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями, в том числе инкассаторских услуг, учитываются в составе прочих расходов и отражаются на счете 91, субсчет 91-2 "Прочие расходы" (п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Сумму НДС, предъявленную банком, предприятие принимает к вычету в общеустановленном порядке (п.п. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). В налоговом учете вознаграждение банка за услуги инкассации учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если кассир банка при пересчете денег в сумке выявит излишек, недостачу денег, в произвольной форме составляется акт пересчета денег в трех экземплярах (п. 4.6 Положения № 318-П). Первый экземпляр акта передается заведующему кассой банка, второй направляется организации, третий - инкассаторским работникам. Заметим, что при обнаружении недостачи в исправной инкассаторской сумке банки ответственности не несут, поскольку осматриваются и вскрываются сумки кассиром банка в соответствии с Положением № 318-П в присутствии контролера. Однако, если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, банк несет перед своим клиентом материальную ответственность согласно действующему законодательству в размере суммы утраченных денежных средств.
Выявленную банком сумму недостачи на основании акта пересчета со счета 57 списывают в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Кассир, в силу п. 32, 33 Порядка ведения кассовых операций, является материально ответственным лицом и несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за причиненный своими действиями предприятию ущерб. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не допустима. Данная сумма признается недостачей и взыскивается с кассира (п. 27 Порядка ведения кассовых операций). При этом деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Согласно п. 2, 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете № 129-ФЗ , п. 27, 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ №34н при выявлении фактов хищения или злоупотребления в кассе необходимо провести ревизию. Недостача взыскивается с виновных лиц в установленном порядке, а излишки денег приходуются и зачисляются на результаты хозяйственной деятельности. При отнесении недостачи на виновных лиц данную сумму со счета 94 списывают в дебет счета 73, субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". Если деньги вносятся в кассу, операция отражается следующим образом: Дебет 50 Кредит 73-2, если удерживаются из заработной платы кассира - Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 73-2. В соответствии со ст. 248 ТК РФ по распоряжению работодателя с виновного работника можно взыскать сумму причиненного ущерба, не превышающую размер среднего месячного заработка. Это распоряжение может быть сделано не позднее месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. При этом в силу ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%.
В ситуации, когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, недостача со счета 94 списывается на финансовые результаты организации - в дебет счета 91, субсчет 91-2 "Прочие расходы". В налоговом учете недостача в целях налогообложения прибыли не учитывается на основании п. 49 ст. 270 НК РФ как иные расходы, не соответствующие критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
При выявлении излишков, зачисленных на расчетный счет, делается запись: Дебет 57 Кредит 91, субсчет 91-1 "Прочие доходы". В налоговом учете выявленный излишек наличных денежных средств учитывается в составе внереализационных доходов (п. 20 ст. 250 НК РФ).
Выводы по ГЛАВЕ 1. Денежный оборот складывается из наличных и безналичных денег. Наличные же денежные средства, поступающие в кассы организаций, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций. Бухгалтерский учет денежных средств должен осуществляться в строгом соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации с целью обеспечения информацией о наличии и движении денежных средств и денежных документов всех заинтересованных пользователей. Порядок ведения бухгалтерского учета денежных средств действующим законодательством очень подробно регламентирован.
Все предприятия, независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности, обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В своих кассах наличные средства можно хранить только в пределах лимитов, установленных по согласованию с обслуживающим банком. В результате суммы ежедневной выручки и суммы сверх лимита должны быть сданы в банк на расчетный счет. Заключенный договора на инкассацию является одним из способов своевременного зачисления денег на расчетный счет предприятия.
Вопросы синтетического и аналитического учета кассовых операций мы рассматривали в . А каким образом оформляется в бухгалтерском учете сдача денег инкассатору? Расскажем об этом в нашей консультации.
Как сдаются наличные в банк
Хранение наличных денежных средств в кассе организации сверх установленного лимита не допускается, кроме дней выплаты зарплаты (абз. 8, 9 п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Поэтому излишне накопленную наличность, в т.ч. выручку от наличной продажи товаров, необходимо сдать в банк, где у организации открыт расчетный счет.
Организация сдает наличные денежные средства в банк, как правило, через своего сотрудника (к примеру, кассира) или специализированную организацию – инкассаторскую службу.
Как оформить передачу наличных инкассатору
Для передачи наличных денежных средств в банк через инкассатора оформляется препроводительная ведомость к сумке 0402300, которая представляет собой комплект документов, состоящий из (п. 2.4 Положения, утв. Банком России 24.04.2008 № 318-П):
- ведомости к сумке;
- накладной к сумке;
- квитанции к сумке.
При этом у организации в качестве подтверждения того, что инкассатор принял от нее сумку с наличными для передачи в банк, остается квитанция к сумке, на которой должна стоять подпись инкассаторского работника и оттиск его штампа.
Кроме того, при передаче наличности инкассатору по препроводительной ведомости в обычном порядке оформляется расходный кассовый ордер (РКО) по форме № КО-2 (Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Он составляется на лицо (как правило, кассира организации), которое сформировало и передало инкассатору сумку с наличными (Письмо Банка России от 16.10.2015 № 29-1-1-ОЭ/4065).
Как отразить в учете сдачу денег инкассатору
Сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью с использованием счета 57 «Переводы в пути». При этом на счете 57 движение денежных средств в иностранных валютах должно учитываться обособленно (
Инструкция о порядке проведения инкассации в магазинах самообслуживания
1. Инкассация касс
1.1 Промежуточная инкассация
Ответственный за инкассацию, назначенный Распоряжением по магазину, либо управляющий магазина дает команду старшему охраннику, либо лицу его заменяющему, о начале проведения инкассации за период равный 20 минутам, умноженным на количество касс до времени инкассации назначенного банком.
Свободные кассы инкассируются в первую очередь.
1.1.1 При условии загруженности всех касс магазина (очередь во все кассы более 3 человек) ответственный за инкассацию выдает сменному продавцу (кассиру) разменные деньги («Службове внесення») и готовит непрозрачные пакеты для денежной наличности.
· Пересчет разменных денежных средств денежной наличности сменный продавец (кассир) осуществляет в комнате для инкассации и делает запись в журнале инкассации.
· Сменный продавец (кассир) в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего) и ответственного за инкассацию подходят к инкассируемой кассе и ответственный за инкассацию в культурной и вежливой форме, предупреждает очередь о смене кассира.
· Ответственный за инкассацию на инкассируемой кассе снимает Х-отчет и делает «службову видачу» на разницу разменных денег сменного кассира (500грн).
· Работающий продавец (кассир) складывает всю денежную наличность из денежного ящика в непрозрачные пакеты и встает с кассы.
· Сменный продавец (кассир) садится за кассу, вкладывает свою денежную наличность в денежный ящик и начинает работу под своим кодом.
При проведении инкассации возле инкассируемой кассы обязательно должен присутствовать старший охранник (либо лицо, его заменяющее) и ответственный за инкассацию.
Продавцам (кассирам) категорически запрещено:
- пересчитывать денежную наличность на кассе;
Проходить с выручкой через торговый зал без сопровождения сотрудника охраны и ответственного за инкассацию
· Работающий продавец (кассир) со своей денежной наличности (выручкой) в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего) и ответственного за инкассацию следует в комнату инкассации, где при закрытых на замок дверях в присутствии ответственного за инкассацию осуществляет пересчет денежной наличности на соответствие показаниям Х-отчета.
Посторонним лицам в инкассаторскую комнату вход строго запрещен. Периодическая проверка показаний «Х-отчета» производится только в комнате для инкассации.
· После пересчета работавший продавец (кассир) отбирает крупне купюры, заполняет кассовку с указанием даты, № кассы, Фамилии, суммы наличности (подготовленной для сдачи ответственному за инкассацию), ставит свою подпись и сдает ответственному за инкассацию.
· Ответственный за инкассацию в присутствии продавца (кассира), проверяет полученную от него денежную наличность, на наличие фальшивых купюр и производит пересчет купюр, после чего делает запись в Журнале инкассации о сданной сумме и ставят свои подписи.
· В случае выявления несоответствий делается запись в журнале инкассации, после чего:
ответственным за инкассацию на системный товар
· Сумма, оставшаяся у продавца (кассира) как разменная монета (500грн), служит «службовим внесенням» для инкассации следующей кассы.
· Ответственный за инкассацию и продавец (кассир) в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего) подходят к следующей инкассируемой кассе и повторяют всю вышеуказанную процедуру смен кассиров.
· Журнал инкассации должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями районного управляющего и районного бухгалтера, а также штампом их базового магазина. Ответственным за верифицирование, является управляющий магазина.
1.1.2 При условии слабой загруженности касс магазина (при наличии свободных касс)
· Ответственный за инкассацию в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего) подходят к инкассируемой кассе, в культурной и вежливой форме перераспределяет очередь на свободные кассы и ставит табличку «Касса временно не работает».
· Ответственный за инкассацию на инкассируемой кассе снимает показания Х-отчета, после чего даёт кассиру команду на снятие денежного ящика. Продавец (кассир) снимает денежный ящик, встает с кассы и с денежным ящиком в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего), ответственного за инкассацию следует в комнату инкассации.
· После пересчета денежной наличности продавец (кассир) отбирает крупные купюры, заполняет кассовку с указанием даты, № кассы, Фамилии, суммы наличности (подготовленной для сдачи ответственному за инкассацию), ставит свою подпись и сдает ответственному за инкассацию.
· Ответственный за инкассацию в присутствии продавца (кассира), проверяет полученную от него денежную наличность на наличие фальшивых купюр и производит пересчет купюр, после чего делает запись в журнале инкассации о сданной сумме и ставят свои подписи.
· Ответственный за инкассацию сверяет сумму посчитанных денежных средств с показаниями Х-отчета.
В случае выявления несоответствий делается запись в журнале инкассации, после чего:
Недостача сразу же возмещается кассиром;
Излишки приходуются по данной кассе ответственным за инкассацию на системный товар , чек вклеивается в Журнал инкассации.
Ø Ответственный за инкассацию совместно со старшим охранником (либо лицом, его заменяющим) сопровождает продавца (кассира) на рабочее место и производит «Службову видачу» за минусом 500,00 грн. на сумму сданной денежной наличности, после чего открывается касса.
Продавцу (кассиру) запрещается начинать работу без проведения операции «Службова видача»
Ø Ответственный за инкассацию и старший охранник (либо лицо, его заменяющее) подходят к следующей инкассируемой кассе и повторяют всю вышеуказанную процедуру.
1.2. После окончания рабочего дня, закрытия кассовой смены и магазина в присутствии сотрудников охраны производится последняя инкассация. В торговом зале и магазине не должны находиться посторонние лица.
· Ответственный за инкассацию производит снятие Х-отчета и сопровождает продавца (кассира) в комнату для инкассации, где происходит пересчёт денежной наличности.
· Продавец (кассир) пересчитывает денежную наличность и складывает её в непрозрачные пакеты (отдельно для инкассации и для «службового внесення» (500 грн.) на следующий рабочий день), заполняет на каждый пакет кассовку с указанием даты, № кассы, Фамилии, суммы наличности ставит свою подпись. Кассовки вкладывают в пакеты, которые сдают ответственному за инкассацию.
· Пересчет денежной наличности ответственным за инкассацию производит в присутствии продавца (кассира) в этот же день. После пересчета денежной наличности, предназначенной для « службового внесення» на следующий рабочий день, ответственный за инкассацию ставит свою подпись в кассовке и вкладывает ее в пакет с деньгами.
· Фактическая сумма сверяется ответственным за инкассацию с показаниями Х-отчета. Результаты инкассации заносятся в «Журнал инкассации» с отображением расхождений (излишки либо недостача), в котором ответственный за инкассацию и продавец (кассир) ставят свои подписи.
· В случае выявления несоответствий:
Недостача сразу же возмещается продавцом (кассиром);
Излишки приходуются ответственным за инкассацию в этот же день по этой же кассе на системный товар и чек вклеивается в Журнал инкассации.
· Ответственный за инкассацию после пробития излишков обнаруженных при пересчёте денежной наличности, снимает повторно Х-отчёт. После чего производит операцию «Службова видача» (на разницу между данными по Х-отчету и «Службовым внесенням» отложенным на следующий рабочий день (500 грн)), затем снимает Z-отчет.
· После этого переходит к инкассации следующей кассы.
В случае выявления недостачи свыше 100 грн. ответственный за инкассацию незамедлительно информирует ведущего специалиста отдела охраны СБ для организации проведения служебного расследования и согласовывает с ним дальнейшие действия.
· После проведения последней инкассации и передачи ответственному за инкассацию денег, денежные ящики кассовых аппаратов должны оставаться пустыми и открытыми во избежание взлома, в случае проникновения в магазин посторонних лиц.
При пересменке ответственных за инкассацию или при выходе на работу по каким-либо причинам другого ответственного за инкассацию, заступающий на смену ответственный за инкассацию перед началом рабочего дня в обязательном порядке обязан провести в присутствии старшего смены охраны пересчет всей денежной наличности (в том числе и « службових внесень»), находящейся в сейфе. В случае установления расхождений составляется Акт, на основании которого проводится служебное расследование управляющим магазина.
При выявлении расхождений в сумме свыше 100 грн. управляющий магазина незамедлительно информирует ведущего специалиста отдела охраны СБ для организации проведения служебного расследования и согласовывает с ним дальнейшие действия.
2. Формирование инкассаторской сумки
После инкассации всех касс ответственный за инкассацию приступает к формированию инкассаторской сумки.
Ответственному за инкассацию, сдающему денежную наличность инкассаторам запрещается перепоручать выполнение порученной ему работы другим лицам.
· Все суммы, подлежащие пересчету для формирования сумки, должны сопровождаться кассовками.
· Запрещается формирование денежных купюр по 100 шт. с указанием их количества и суммы вложенной денежной наличности.
· Вся денежная наличность подлежат пересчету два раза.
· По результатам пересчета составляется покупюрная опись, которая служит основанием для заполнения сопроводительной ведомости к сумке.
· Сопроводительные ведомости к инкассаторской сумке заполняются под копирку в трех экземплярах и подписываются ответственным за инкассацию лицом, каждая отдельно. Первый экземпляр сопроводительной ведомости вкладывается в специальный карман инкассаторской сумки, второй экземпляр передается с сумкой инкассатору, третий экземпляр с подписью инкассатора и печатью с номером маршрута остается у ответственного за инкассацию лица.
· Пломбировать инкассаторскую сумку с денежными средствами необходимо так, чтобы на пломбе был четкий оттиск с двух сторон. Концы шпагата, выходящие из пломбы, не должны быть длиннее двух сантиметров.
· При неготовности сумки ответственный за инкассацию в явочной карте записывает «сумка к сдаче не готова» и расписывается. Повторный заезд инкассаторов осуществляется за дополнительную плату согласно заключенному с банком договору по инкассации. Инкассаторская сумка с деньгами должна быть подготовлена до времени заезда инкассаторов, указанного в явочной картке, и находится в сейфе.
· Инкассация должна осуществляться строго по графику, утвержденному руководителем банка и руководителем ООО «АТБ-маркет». В случае необходимости изменения графика проведения инкассации, управляющий магазина может инициировать в Службу безопасности ООО «АТБ-маркет».
· За десять минут до времени прибытия инкассатора ответственный за инкассацию должен войти в комнату инкассации, закрыв дверь на замок, ожидать прибытия инкассаторов.
· При поступлении по телефону сообщения об изменении графика инкассации ответственное за инкассацию лицо обязано перезвонить в банк дежурному инкассатору для подтверждения изменения графика.
· По прибытию инкассаторов, перед входом в служебное помещение (если инкассаторы входят через торговый зал) либо при входе инкассаторов через служебный выход старший охранник либо охранник его замещающий обязан проверить удостоверение инкассатора и доверенность на получение товароматериальных ценностей, после чего проводит к комнате инкассации.
· Ответственный за инкассацию через окошко в двери, либо через дверь, приоткрытую на цепочку, обязан проверить следующие документы у инкассатора:
Удостоверение личности инкассатора,
Доверенность на получение товароматериальных ценностей,
Явочную карточку
Инкассаторскую сумку (номер которой, должен соответствовать номеру, закрепленного за магазином).
· При наличии всех документов и инкассаторской сумки с соответствующим номером, закрепленного за магазином, ответственный за инкассацию впускает инкассатора в комнату инкассации.
Инкассаторскую сумку необходимо осмотреть в присутствии инкассатора на предмет наличия дефекта (отверстие в ткани, ткань не плотно прилегает к металлическим рейкам и т. д.). В случае обнаружения дефекта данный факт актировать (форма Акта имеется у инкассатора), сумку возвратить в банк и немедленно сообщать по телефону дежурному (руководителю) подразделения инкассации, а также о данном факте сообщать в Службу безопасности ООО «АТБ-маркет». До выяснения обстоятельств сумка с денежными средствами инкассатору не передается.
При обнаружении недостачи в инкассаторской сумке, содержащей дефект, погашение ущерба будет производиться за счет ответственного за инкассацию в магазине.
Реквизиты документов, подлежащие проверке: на удостоверении личности наличие фотографии и печати, на доверенности личная подпись инкассатора, заверенная руководителем и главным бухгалтером и печатью кредитной организации, срок действия удостоверения и доверенности, явочная карта должна быть подписана руководителем подразделения инкассации и заверена печатью кредитной организации или подразделения инкассации.
При отсутствии хотя бы одного из перечисленных или неправильно оформленных документов, а также инкассаторской сумки с соответствующим номером, немедленно сообщать по телефону дежурному (руководителю) подразделения инкассации.
При соответствии всех документов ответственный за инкассацию запускает в комнату одного инкассатора и закрывает дверь на замок (Категорически запрещен вход в инкассаторскую комнату третьего лица) . Сотрудник милиции, сопровождающий инкассатора и старший охранник магазина (либо лицо, его заменяющее) находятся возле двери комнаты для инкассации.
Ответственный за инкассацию обязан предъявить инкассатору оформленный в банке образец оттиска пломбиратора.
Инкассаторская сумка с денежными средствами должна находиться в сейфе до момента ее передачи инкассатору. Ключ от сейфа находится у лица ответственного за инкассацию.
При передаче денежных средств заполняется явочная карта, в которую вносится следующая информация: фактическое время заезда, номер инкассаторской сумки с наличностью, сумма денежных средств, вложенная в сумку, номер принятой от инкассатора пустой сумки и заверяется их подписями. Инкассаторы с денежной наличностью сопровождаются старшим охранником либо охранником до выхода из магазина.
При ведении бизнеса, где расчеты проводятся наличными, важно решить вопрос о хранении денежных средств. Большие суммы перевозить самостоятельно в банк опасно. Выходом из ситуации станет инкассация.
Инкассация – это защищенная транспортировка любых ценностей в банк. Специалисты (инкассаторы) несут материальную ответственность за перевозку денег, ценных бумаг, платежных, финансовых и других документов на основании заключенного договора. Порядок проведения инкассации выполняют специальные службы, основываясь на Положении Банка России от 29 января 2018 г. N 630-П .
Данную услугу на платной основе оказывают охранные предприятия, у которых имеется лицензия, дающая право на инкассирование или банки, в которых у бизнесмена открыт счет.
Инкассация имеет следующие преимущества:
- ответственность за сохранность денег и ценностей;
- быстрая и регулярная доставка наличных или ценных бумаг вне зависимости от количества заявок;
- обеспечение безопасной перевозки и хранения выручки, максимальная защита от злоумышленников.
Для коммерческих организаций законодательство устанавливает обязательный порядок инкассации наличных денежных средств при расчетах, платежах и проведении кассовых операций. Если деньги поступают в наличной форме сверх установленного показателя, их необходимо сдавать в банк с последующим зачислением на счет. Такая мера упрощает , обеспечивает защиту ценностей от хищения. Чаще всего услугами инкассации пользуются магазины, где поток клиентов стабилен, а при расчетах чаще используется наличный вариант.
Кто может заниматься инкассацией
Проведение инкассации возможно банком или силами внутренних служб. Банковские учреждения могут привлекать к данной деятельности специализированные организации с лицензией на инкассацию. Часто мелкие банковские структуры пользуются услугами инкассаторских служб, закрепленных за более крупными банками.
Транспортировка денег осуществляется на специальном транспорте с усиленной защитой корпуса, пуленепробиваемыми стеклами. Внутри установлены камеры, производящие запись ситуации на дорогах. Самим инкассаторам необходимо носить бронежилет и огнестрельное оружие, которое они могут применить при нападении. Также инкассаторы передвигаются в сопровождении охраны.
Процесс инкассации
Сначала банк заключает договор с предприятием, которому требуются данные услуги. В процессе сотрудничества сотрудник регистрирует заявку клиента. В зависимости от объемов выручки выделяются сумки, каждая из которых имеет порядковый номер. Обязательно согласовывается график, по которому будет производиться сдача наличности. Инкассатор при себе всегда должен иметь сумку с номером, ключи, карту-заявку, штамп предприятия и доверенность, на основании которой он может перевозить ценности.
Предприниматель устанавливает максимально допустимую сумму инкассации (лимит) так, чтобы оставшиеся наличные средства в кассе позволяли предприятию продолжать нормально функционировать. Лимит утверждается на основании приказа и согласовывается с банком.
После подписания договора бизнесмен обязан придерживаться условий относительно сдачи денег. Нарушения повлекут за собой административную ответственность. При необходимости можно только отменить лимит и перестать пользоваться инкассаторскими услугами.
Как организовывается транспортировка денег
Порядок инкассации денежных средств строится следующим образом:
- Работник кассы проверяет паспортные данные инкассатора, доверенность, карту-заявку, принимает сумку.
- Инкассатор показывает образец пломбы, заполняет сумку, прилагает документы и квитанции.
- Кассир заполняет документы, указав все проведенные действия в рамках инкассации.
- Деньги складывают в сумку. Инкассатору в присутствии кассира необходимо осмотреть ее и пломбу, чтобы убедиться в отсутствие повреждений, что доступа к содержимому нет.
- Кассир заполняет сопроводительные документы, ставит подпись.
- Ценности перевозят в банк. Если банковский день завершен, пакет могут направить в инкассаторский офис на временное хранение – данный вопрос решается на этапе заключения договора.
- В банке осуществляется пересчет денег, опись ценностей, проверка их подлинности и целостности. После этого сумма зачисляется на счет предприятия.
Инкассация наличности в бухгалтерском учете
Пример: розничный магазин передает дневную выручку инкассатору в размере 875 000 рублей. Стоимость услуги по договору составляет 0,12% от перевозимой суммы денег. Бухгалтер формирует проводки.
Таблица 1: записи в учете магазина при инкассации
| Дебет | Кредит | Сумма | Основание | Операция |
| 57 | 50.1 | 875 000 | ||
| 51 | 57 | 875 000 | Выписка банка, приходный ордер | Выручка зачислена на счет магазина |
| 91.02 | 51 | 1 050 | Выписка банка | Списана комиссия за услуги инкассаторов (прием и пересчет денег) |
Таблица 2: записи в учете при выявлении недостачи
| Дебет | Кредит | Сумма | Основание | Операция |
| 57 | 50.1 | 875 000 | Расходный кассовый ордер, квитанция от инкассаторов | Дневная выручка передана в банк через инкассаторов |
| 51 | 57 | 861 000 | Выписка банка, акт пересчета денег инкассаторами | Зачислена выручка магазина на счет за минусом недостачи (875 000-14 000) |
| 91.02 | 51 | 1 033 | Выписка банка | Списана комиссия за услуги (прием и пересчет денег) |
| 94 | 57 | 14 000 | Акт пересчета | Недостача отражена в учете |
Особые случаи
Если деньги были переданы инкассаторам с соблюдением всех правил, но сумма не попала в банк – кто несет ответственность?
Безопасность
Несмотря на высокий уровень защиты, всегда существует риск нападения на инкассатора или аварии на дороге с последующим уничтожением денежных средств (например, если во время ДТП был пожар). Обычно такие случаи предварительно отражаются в договоре, где предусмотрены положения о форс-мажорных обстоятельствах. Как правило, уважающие себя банки страхуют подобные случаи, а потому, компенсация осуществляется за счет страховой компании.
Недостача
Если обнаружен излишек денежных средств или их недостача. Необходимо составить акт пересчета в трех экземплярах (форма для них произвольная). Подписи ставят лица, которые принимали участие в перерасчете. Один экземпляр документа находится у заведующего кассой, второй передается организации, а третий – инкассаторам.
В договоре по оказанию услуги инкассирования платежных терминалов и касс банки указывают, что они не несут ответственности за недостачу или излишек, которые обнаружены в сумке, если упаковка произведена по всем правилам, и нигде не зафиксированы повреждения.
Точно так же, как клиент требует от кредитной организации соблюдения обязательств по пересчету и хранению ценностей, происходит формирование требований со стороны банковского учреждения относительно обеспечения инкассации в соответствии с установленными правилами:
- Заранее оговоренные графики изъятия денежных средств и их перевозка должны выполняться неукоснительно и согласовываться на стадии заключения договора.
- Компания, которая пользуется услугами инкассации, должна гарантировать беспрепятственные доступ к месту передачи денег.
- Инкассатор должен предъявить удостоверение перед началом процедуры.
- Транспортировка ценностей осуществляется только на специальном транспорте и в специальных опломбированных сумках.
Инкассация обеспечит безопасную перевозку и хранение денег на счете. Это особенно важно для компаний с большой выручкой, которые работают в регионах с высоким уровнем преступности, или при наличии конкурентов.