Главная / Документы

Как сдается отчет 2 ндфл. Способы подачи справок

К формам отчетности по НДФЛ относится в первую очередь справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (Приложение N 1 к Приказу ФНС от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@), которую также называют отчетом 2-НДФЛ. Как видно из названия, в ней указываются суммы доходов, полученных конкретным физлицом. А также суммы исчисленного, удержанного (неудержанного) и перечисленного с этих доходов НДФЛ.

Справки 2-НДФЛ отдельно на каждого работника (иного физлица, получившего вознаграждение) сдаются один раз в год. В общем случае представить в ИФНС их надо по итогам отчетного периода, - календарного года (ст. 216 НК РФ), следующего за текущим (п. 2 ст. 230 НК РФ). Поскольку в этом году 1 апреля выпадает на рабочий день, сдать отчеты 2-НДФЛ в 2016 году надо будет именно в этот срок.

Таким образом, отчеты 2-НДФЛ в 2016 году - это справки по доходам, полученным в 2015 году. А о сдаче отчетов 2-НДФЛ за 2016 год (т.е. по итогам 2016 года) надо будет позаботиться в 2017 году.

Справки 2-НДФЛ - это не вся отчетность, которую должны сдавать в ИФНС налоговые агенты по НДФЛ. С 2016 года они также должны ежеквартально представлять расчет по .

Кстати, этот расчет за год сдается в те же сроки, что и справки 2-НДФЛ. Поэтому вместе с отчетностью по 2-НДФЛ за 2016 год нужно будет сдать и расчет 6-НДФЛ не позднее 3 апреля 2017 года. Такой срок для сдачи 2-НДФЛ за 2016 год объясняется тем, что 1 апреля 2017 года - это суббота. Поэтому последний день для представления отчетности — справок 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ - переносится на 3 число (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Как сдать сведения 2-НДФЛ

Теперь о том, как сдать отчетность по подоходному налогу, а именно справки 2-НДФЛ. На сегодняшний день НК предусматривает 2 способа представления справок. Сдача 2-НДФЛ на бумажном носителе возможна, если за отчетный год от данной организации доходы получили менее 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Только при соблюдении этого условия по численности можно сдать 2-НДФЛ на бумаге.

Если же налоговый агент в течение отчетного периода выплатил доходы большему количеству лиц (25 или более), то представить справки 2-НДФЛ он может только по телекоммуникационным каналам связи, иными словами в электронном виде. Для этого необходимо заключить договор со спецоператором, через которого и будет пересылаться отчетность в ИФНС. В этом случае фактически 2-НДФЛ сдается через Интернет.

Кстати, бывает, что налоговые агенты допускают . Порядок их исправления будет зависеть от того, в какой момент они были обнаружены.

Все справки о доходах работников (форма 2-НДФЛ ) сданы в ИФНС по месту нахождения головной организации *. Туда поступили и сведения по персоналу подразделения, учтенного в другой инспекции. Можно ли признать компанию отчитавшейся о доходах сотрудников? Работодатель ответил утвердительно, но с ним не согласились чиновники. Они решили: справки о доходах работников подразделения надо сдавать именно в инспекцию по месту учета самого подразделения (письма ФНС России от 30.05.12 № ЕД-4-3/8816@ , Минфина России от 06.02.13 № 03-04-06/8-35 ). Если этого не сделано, то сведения на данных физлиц считаются непредоставленными (даже при их отправке в ИФНС по месту учета головной организации). И компанию нужно привлечь к ответственности на основании пункта 1 статьи 126 НК РФ. То есть оштрафовать на 200 руб. за каждый несданный документ.

* Справки заполняют по форме, одобренной приказом ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@ . И сдают не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 230 НК РФ ).

Проверяющих поддержал и АС Дальневосточного округа. Он подчеркнул: компания не вправе выбирать инспекцию, в которую будут отправлены сведения. Отчитываясь, налоговый агент обязан учитывать место работы сотрудника или место заключение гражданско-правового договора. Если это подразделение, то справку о доходах представляют именно в ИФНС по месту учета подразделения (п. 2 ст. 230 НК РФ ). Аналогично поступают и с расчетом, заполняемым по форме 6-НДФЛ (письмо ФНС России от 28.12.15 № БС-4-11/23129@ )**.

** Расчет ежеквартально заполняют по форме, одобренной приказом ФНС России от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@ .

Исключение введено лишь для компаний — крупнейших налогоплательщиков. Они вправе выбирать: отчитываться ли по местонахождению подразделения или высылать все сведения и расчет в ИФНС, где организация учтена в качестве крупнейшего налогоплательщика ( . 2 ст. 230 НК РФ , письмо Минфина России от 08.04.16 № 03-04-06/20059 ). Порядок представления отчетности не влияет на уплату НДФЛ. Его надо перечислять в бюджет по местонахождению каждого подразделения (п. 7 ст. 226 НК РФ ). Это требование актуально и для тех, кто сдает справки о доходах только в инспекцию по месту учета крупнейшего налогоплательщика (письмо ФНС России от 01.02.16 № БС-4-11/1395@ ).

Аргументы для снижения штрафа за 2-НДФЛ

Допустим, компания, не относимая к крупнейшим налогоплательщикам, сдала все сведения только по месту учета головной организации. Тут сложно избежать санкций, но можно их уменьшить. Ведь штраф должен быть сокращен не менее чем в два раза, если имеется хотя бы одно смягчающее обстоятельство (п. 3 ст. 114 НК РФ ). Их перечень не ограничен. К ним, на наш взгляд, можно отнести представление отчетности в ненадлежащую инспекцию. Само оформление сведений доказывает: организация не уклонялась от подачи справок о доходах. Она приняла меры по оповещению ИФНС, и это смягчает вину. Также рекомендуем опираться на другие обстоятельства, благодаря которым арбитраж уменьшал штраф за задержку либо непредставление справок о доходах физлиц (см. таблицу).

Если непредставление сведений установлено во время выездной проверки, то можно ссылаться на ограничения, введенные для ревизоров.

Пример

В 2016 году инспекция выполнила выездную проверку за 2015 год. И установила: все справки о доходах сданы по месту регистрации головной организации. Она не отчитывалась по местонахождению своего подразделения.

Не исключено, что чиновники оштрафуют по пункту 1 статьи 126 НК РФ. Только это оспоримо. Ведь компания стала нарушителем, когда истек срок подачи документов — в апреле 2016 года. А 2016 год не входит в период, охваченный налоговой проверкой. В подобной ситуации суд отменяет штраф за непредставление справок (постановление ФАС Уральского округа от 15.12.11 № Ф09-8296/11 ).

Санкции незаконны и в том случае, если со дня нарушения прошло более трех лет (п. 1 ст. 113 НК РФ ). Это актуально для тех, кто не сдал сведения о доходах сотрудников за 2012 год или более ранние периоды. Их следовало подать не позднее 1 апреля 2013 года. По ним трехлетний срок привлечения к ответственности истек в апреле 2016 года.

Доводы, уменьшающие штраф за задержку с подачей 2-НДФЛ

Смягчающие обстоятельства, из-за которых суд снизил штраф	Реквизиты постановления
Предприятие относится к градообразующим, участвует в благотворительности и других социальных акциях. Все это позволяет снизить штраф	ФАС Дальневосточного округа от 21.09.09 № Ф03-4608/2009
Непредставление справок — нарушение, допущенное впервые и не связанное с отрицательными последствиями для бюджета (компанией перечислен весь удержанный НДФЛ). Это смягчающие обстоятельства, благодаря которым штраф сокращен в 30 раз	АС Московского округа от 13.07.15 № А40-123816/14
При представлении справок инспекция могла уведомить об ошибках, связанных с их подачей (в нашем случае — об отправке сведений в ненадлежащую ИФНС). Этого чиновниками не сделано, и компания считала отчетность сданной. Она добросовестно заблуждалась, что нужно признать смягчающим обстоятельством	ФАС Московского округа от 31.03.14 № А40-103842/13
Компания опоздала с подачей справок из-за множества представляемых сведений. Их значительное количество и отсутствие бюджетных потерь — смягчающие обстоятельства. Штраф уменьшен в 20 раз	ФАС Московского округа от 01.08.12 № А40-101990/11-107-434
Предприятие находится в тяжелом финансовом положении (доказательство — отчетность, показывающая падение выручки и рост долгов). Тем не менее компания перечислила часть санкций, относится к добросовестным налогоплательщикам. Все это смягчающие обстоятельства	ФАС Поволжского округа от 01.03.10 № А57-12027/06
К смягчающим обстоятельствам можно отнести несущественный срок опоздания с подачей справок	ФАС Поволжского округа от 04.08.09 № А55-17468/2008
Организация финансируется из бюджета, не ведет коммерческой деятельности, ей не выделяют средств на уплату штрафов. Это, как и стопроцентное перечисление НДФЛ, — смягчающие обстоятельства	ФАС Центрального округа от 21.11.11 № А35-12974/2010

Ранее в Налоговом кодексе РФ напрямую не указывалась инспекция, в которую нужно подать сведения о доходах работников подразделения. Поэтому суд признавал справки сданными и при отправке в ИФНС по местонахождению головной организации (постановления ФАС Московского от 21.07.08 № КА-А41/5065-08 , Северо-Западного от 02.08.07 № А56-12516/2006 , Северо-Кавказского от 04.07.06 № Ф08-2791/2006-1181А округов).

Но подобные решения устарели. С 2016 года прямо указано: сведения по работникам подразделения представляют в инспекцию, где зарегистрировано подразделение (п. 2 ст. 230 НК РФ в редакции Федерального закона от 28.11.15 № 327-ФЗ ). И сейчас арбитраж скорее всего поддержит инспекцию, признав законность штрафа.

НДФЛ обозначает налог на доход физлиц. В документ по форме 2-НДФЛ вносится сумма доходов и удержанный с нее налог. Справку 6-НДФЛ считают новой формой отчета работодателей, где указывают все начисленные, удержанные и уплаченные налоги в общей сумме. У обеих форм справок имеется юридическая сила в государственных организациях, в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ расхождений быть не должно.

У многих возникают вопросы по заполнению отчетности. И если по первой привычной справке все более или менее понятно, то с новой формой часто происходит путаница. В данной статье разберемся, как правильно оформлять и сдавать годовую отчетность в налоговую службу.

О справке 2-НДФЛ

В данную форму вносится в обязательном порядке:

Полная информация о работодателе (наименование компании, ее реквизиты).
Информация о работнике (Ф. И. О., ИНН, паспортные сведения, место проживания).
Ежемесячный доход, 13 % - такова его ставка.
Информация о положенных вычетах с их кодами (стандартный вычет, социальный или имущественный).
Суммы налога удержанного.
Общие суммы (доход, вычеты и налоги).

Справки данной формы выдают:

Физическому лицу, имеющему доход, с которого работодателем взимается налог.
Физическому лицу, имеющему доход, с которого работодателем не взимается налог.

Заполнение данной справки проводится на специально для этого предназначенном бланке. В новой форме бланка в левом углу сверху имеется штрих-код, который был присвоен в соответствии с правилами. Дальнейшая информация заполняется по следующему порядку:

период, за который выдана справка;
налоговый агент (работодатель);
информация о сотруднике;
информация о доходе, облагаемом по ставке 13 % (важно указывать код дохода);
информация о налоговых вычетах;
информация об общих суммах дохода и налогов.

Как ее правильно заполнять?

Важно владеть информацией о правильном заполнении годового отчета 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, так как его принимает налоговая служба России, справки же 2-НДФЛ выдаются сотрудникам предприятия по их просьбе, к примеру, в банк.

Суммы заносятся в справки в рублях с обязательным указанием копеек, кроме налога на доходы. Он предоставляется в полной сумме в рублях. Если сумма получилась с копейками, то меньше 50 коп. отбрасываются, а больше 50 копеек округляют, при этом к сумме в рублях прибавляют единицу.

Если в отношении дохода работника на протяжении года применялись разные ставки, соответственно, пункты 3-5 будут равняться их количеству.

Действия при допуске ошибки в справке

Бывают случаи, когда в справке допускают ошибки. В таком случае нужно действовать в соответствии с порядком по исправлению ошибок. Заголовок имеет специальное поле «Номер корректировки». У корректировок есть свои номера:

«00» означает заполнение первичной формы;
«01», «02» и т. д. указываются при заполнении исправленной справки, которая оформляется вместо предыдущей, на единицу больше, чем указывалось в предыдущей справке;
«99» означает аннулирование справки.

Исправленную форму бланка годового отчета 2-НДФЛ представляют для устранения ошибки в форме, которая была подана вначале, а аннулирующую форму представляют для отмены данных, ненужных для предоставления. Если же налоговый орган не принял справку (для этого в протокол указывают ошибки с форматным контролем), пишется новая справка, а не корректировка. Поэтому в ходе заполнения новой справки указывают номер «00» и новую дату.

В какие сроки сдавать?

Справку, где указаны доходы сотрудников организации, необходимо сдать в определенные сроки. Налоговый агент предоставляет информацию о доходах сотрудников по справке 2-НДФЛ ФНС по месту учета. Отчетным будет прошедший налоговый период. Там указываются начисленные, удержанные и перечисленные в бюджет РФ суммы налогов.

Отчет необходимо сдавать каждый год в поставленные сроки, по форме, формату и порядку, которые утверждены федеральными службами исполнительной власти, уполномоченными по проверкам и надзором в сфере налогов и сборов.

Информация должна быть предоставлена в электронной форме при помощи телекоммуникационных каналов связи или в бумажном формате (на электронных носителях). Если с начала 2016 года предприятием выплачен доход 25 сотрудникам и больше, он должен сдать справки 2-НДФЛ за 2016 год в электронном формате при помощи телекоммуникационных каналов связи через оператора, который занимается электронным документооборотом. Пользоваться жесткими дисками, флешками и т. д. нельзя. В случае если работодатель выплатил в налоговом периоде доходы менее 25 сотрудникам, то справки предоставляются в бумажном формате.

Данные поправки предусмотрены в пункте 2 статьи 230 НК РФ. Они также относятся к отчетам за 2015 год. Соответственно, если работодатель в 2015 году перечислил доходы 25 сотрудникам и более, информация должна быть предоставлена только через Интернет.

Информацию о невыполнимости удержания налога за 2017 год необходимо также предоставить в электронном виде, если работодатель перечислил доходы минимально 25 сотрудникам.

В конце года работодатель в обязательном порядке предоставляет справку, например, 2-НДФЛ за 2016 год, в инспекцию:

Не позже первого марта с отметкой «2». Такая справка оформляется по тем сотрудникам, с чьих доходов НДФЛ не удерживается (например, оказание материальной помощи или вручение подарков лицам, которые не работают в организации, суммой больше 4 000 рублей.
До первого числа апреля месяца с отметкой «1». Здесь имеется информация о доходах в общей сумме, заработанных за предыдущий год, налоговая база, с которой удержан НДФЛ.

Таковы сроки сдачи годового отчета 2-НДФЛ.

Справка 6-НДФЛ

Справка 6-НДФЛ - это документ для сдачи отчетности работодателя, выплачивающего доходы физлицам. Представлена в виде сводки общей информации о доходах работников за определенный период и об удержанном налоге с этих сумм. Отчетность сдается ежеквартально, то есть каждые три месяца. Предоставлять отчетность необходимо в электронном виде. Но если в организации трудится меньше 25 сотрудников, можно направлять в бумажном формате.

При оформлении справки нужно проследить, чтобы все клеточки были заполнены. Пустые графы заполняются прочерком, как на титульном листе, так и на второй странице. Сдавать такую форму обязаны все налоговые агенты. К ним можно отнести индивидуальных предпринимателей, адвокатов, нотариусов. Доходы следует отражать всех физических лиц, которые трудятся на предприятии. Говоря о доходе, имеют в виду зарплату, дивиденды, вознаграждения по договорам гражданско-правового характера.

Как сдать годовой отчет 6-НДФЛ?

Важно знать, что сдавать отчет необходимо по нарастающей, четыре раза в год:

в первом квартале;
в полугодии;
в 9 месяцев;
в год.

В соответствии с законом, квартальная отчетность по данной форме сдается в инспекцию не позже начала последнего дня месяца, следующего за отчетным кварталом. Годовой подсчет направляется до первого числа в апреле следующего года. За несвоевременную подачу отчета имеется штраф. За каждый месяц задержки стоимость составляет тысячу рублей. Так что лучше постараться вовремя направлять отчетность по 6-НДФЛ с 2017 года.

Справка по форме 2-НДФЛ - один из наиболее востребованных документов. Ее составляет и предъявляет в контролирующие органы налоговый агент: предприниматель или организация, выплатившие подчиненным деньги или иной доход. Как правило, это работодатели. При этом составлять справку нужно по каждому человеку, который получает доход.

Справка нужна для того, чтобы подтвердить величину доходов, которые человек получил за тот или иной период (как правило, за год), а также сумму НДФЛ, удержанную из этих доходов. С помощью таких справок налоговые инспекции проверяют, правильно ли организация применила вычеты и рассчитала сумму налога к уплате в бюджет.

Кому понадобится справка 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ с признаком 1 представляется по каждому физическому лицу, которому организация выплачивала доходы. Исключение составят те, кому выплачивали доходы:
▪ по договорам купли-продажи;
▪ по договорам, заключенным как с предпринимателями;
▪ в виде дивидендов (если организация - АО).

Справку 2-НДФЛ с признаком 2 надо представить на тех физлиц, с доходов которых организация не смогла полностью удержать исчисленный НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ, разд. II Порядка заполнения справки).

Такая ситуация возможна, например, при вручении физическому лицу, не являющемуся работником организации, подарка стоимостью больше 4000 руб. По этим же людям надо сдать и справку 2-НДФЛ с признаком 1 (письмо ФНС России от 30.03.2016 № БС‑4-11/5443).

В справке по форме 2-НДФЛ указывают сумму выплаченных доходов в денежной или недежной форме и размер денежных средств к отчислению в бюджет.

Порядок заполнения разделов справки по форме 2-НДФЛ, а также формат представления ее в налоговые органы в электронной форме утверждены приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ‑7-11/485@.

Куда требуется справка 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ нужна для представления в налоговую инспекцию (п. 5 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ) или для выдачи физическому лицу по его заявлению (п. 3 ст. 230 НК РФ).

В налоговую инспекцию справку необходимо предоставить, когда:

налоговым агентом выплачены доходы, с которых он должен удержать и перечислить подоходный налог в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ);
налоговым агентом выплачены доходы, с которых не было возможности удержать налог. Тогда не позднее 2 месяцев по истечении налогового периода нужно известить инспекцию о невозможности удержать налог и по итогам налогового периода подать сведения по форме 2-НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Если физическое лицо обращается к налоговому агенту с заявлением о выдаче ему справки 2-НДФЛ, то, скорее всего, она нужна ему:

на новое место работы, чтобы получить стандартные налоговые вычеты. Для предоставления таких вычетов учитываются все доходы, выплаченные с начала года, включая доходы от прежнего работодателя (абз. 2 п. 3 ст. 218 НК РФ);
для декларации 3-НДФЛ, заполняемой на основе сведений из справки 2-НДФЛ;
для представления по иному месту требования (например, при оформлении кредита в банке).

Налогоплательщик не обязан сообщать, для каких целей и куда понадобилась ему справка 2-НДФЛ. При этом налоговый агент не может отказать в выдаче справки.

Справку подписывает руководитель организации либо любое должностное лицо, уполномоченное на это внутренними документами компании (например, приказом руководителя).

В частности, справку может подписать главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер, отвечающий за расчет зарплаты.

Срок представления справок 2-НДФЛ и штрафные санкции за нарушения

Справку 2-НДФЛ с признаком 2 надо сдать не позднее 1 марта года, следующего за годом выплаты дохода, а справку с признаком 1 - не позднее 1 апреля (п. 5 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).

Таким образом, за 2017 год надо сдать справки 2-НДФЛ (п. 7 ст. 6.1 НК РФ):
с признаком 2 - не позднее 01.03.2018 г.;
с признаком 1 - не позднее 02.04.2018 г. (1 апреля 2017 г. - выходной день).

Если не сдать справки 2-НДФЛ вовремя, то одновременно может быть наложено два штрафа:

на организацию - в размере 200 руб. за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ);
на должностное лицо организации - в размере от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Если ИФНС обнаружит, что в справке 2-НДФЛ содержатся недостоверные сведения, например, некорректный ИНН (присвоенный иному лицу), на организацию будет наложен штраф в размере 500 руб. за каждую справку с ошибками.

Штрафа за недостоверные данные можно избежать, если налоговый агент самостоятельно выявит ошибку в справке 2-НДФЛ за 2017 год и своевременно (до того, как ошибку найдет ИФНС) подаст корректирующую справку 2-НДФЛ.

Досрочная подача справок от штрафа не спасет

Организация подала справки 2-НДФЛ за 2017 год в феврале 2018 года.

В марте 2018 года налоговики нашли неточности и сообщили об этом. В таком случае, даже если до 2 апреля 2018 года организация исправит ошибки и представит уточненные справки, ее все равно оштрафуют (письмо Минфина России от 30.06.2016 № 03-04-06/38424)/

Как заполнить справку 2-НДФЛ

Порядок заполнения справки по форме 2-НДФЛ, а также формат представления в электронной форме утверждены приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ‑7-11/485@.

Раздел I

Указывают данные об организации.

В поле «Код по ОКТМО» и «КПП» заполняют данные, если:
▪ физлицо получало доходы от головного подразделения организации - код ОКТМО и КПП организации;
▪ физлицо получало доходы от обособленного подразделения (ОП) организации - код ОКТМО и КПП обособленного подразделения.

Раздел II

Указывают данные о физлице, по которому составлена справка. В поле «Гражданство (код страны)» надо указать код страны, гражданином которой является физлицо. Код берут из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ). Например, по работнику - гражданину РФ надо поставить код 643. В поле «Код документа, удостоверяющего личность» укажите код в соответствии со Справочником. Например, паспорту гражданина РФ соответствует код 21.

Раздел V

Показывают общую сумму:
▪ доходов, отраженных в разделе 3 справки;
▪ исчисленного и удержанного НДФЛ с этих доходов;

При этом сумма НДФЛ, исчисленная с зарплаты за декабрь текущего года, всегда отражается в справке 2-НДФЛ за этот же год в полях: «Сумма налога исчисленная» и «Сумма налога удержанная».

Раздел III-V

Если в течение года одному и тому же человеку выплачивались доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, надо представить в ИФНС одну справку 2-НДФЛ, заполнив в ней отдельные разделы 3-5 для каждой из ставок НДФЛ. Если показателей нет, проставляется ноль.

Раздел III

Приводятся сведения о полученных физлицом доходах, облагаемых по конкретной ставке налога (13, 15, 30 или 35%), и о налоговых вычетах, которые применяются к конкретным видам доходов. К ним относятся, в частности, профессиональные вычеты и суммы, не облагаемые НДФЛ по ст. 217 НК РФ. Стандартные, имущественные и социальные вычеты в разделе 3 не показывают.

Суммы доходов отражают в хронологическом порядке в разбивке по месяцам и кодам доходов. При этом суммы доходов показываются в том месяце, в котором соответствующий доход считается фактически полученным. Например, если зарплату за декабрь 2016 года работник получил в январе 2017 года, то ее сумму надо отразить в справке за 2016 год в составе доходов за декабрь.

Раздел IV

Отражаются стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты, предоставленные физлицу. Такие вычеты могут быть предоставлены только налоговым резидентам РФ в отношении доходов, облагаемых по ставке 13% (кроме дивидендов) (п. 3 ст. 210 НК РФ). Если человек получал от организации доходы, облагаемые по другим ставкам, или не является резидентом, то в суммовых полях этой справки надо проставить нули (разд. I Порядка заполнения справки).

Раздел V

Показывают общую сумму:
▪ доходов, отраженных в разделе 3 справки, облагаемых НДФЛ по ставке, указанной в заголовке этого раздела;
▪ исчисленного и удержанного с этих доходов НДФЛ;
▪ налога, перечисленного в бюджет.

Сумма НДФЛ, исчисленная с зарплаты за декабрь текущего года, всегда отражается в справке 2-НДФЛ за этот же год в полях: «Сумма налога исчисленная», «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная». Не имеет значения, что налог может быть удержан и перечислен в бюджет уже в следующем году.

Какие коды доходов и вычетов надо указывать в справке 2-НДФЛ

Коды доходов .

Больше нет кода 1543 - доходы по операциям на индивидуальном инвестиционном счете - и кода 2791 - доходы работников организации на ЕСХН в виде аграрной продукции.
Некоторые коды были уточнены. Добавилось 12 новых кодов. Таблица кодов опубликована на сайте: fingazeta.ru/discuss/51772/

Самые распространенные коды доходов:

Дивиденды;
- заработная плата;
- вознаграждение по гражданско-правовому договору на выполнение работ (оказание услуг);
- отпускные;
- пособие по временной нетрудоспособности;
- материальная выгода от экономии на процентах за пользование заемными средствами;
- материальная помощь работникам (кроме матпомощи, выдаваемой в связи со смертью члена семьи, рождением ребенка, стихийным бедствием или иными чрезвычайными обстоятельствами);
- доходы, для которых нет своих кодов. Например, сверхнормативные суточные, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении.

Для стандартных, налоговых вычетов по справке 2-НДФЛ с 26 декабря 2016 года введены новые коды вычетов вместо старых.

Для родителей, опекунов, усыновителей, попечителей и приемных родителей существовали единые коды, теперь их разделили, поскольку установили новые суммы вычетов.

Для родителей детей-инвалидов вычет установлен в размере 12 000 руб., а для опекунов (попечителей, приемных родителей) - 6000 руб. Вычеты на детей предоставляются работникам, доходы которых облагаются по ставке 13%. Чтобы получить вычет, работник должен написать заявление и приложить к нему копию свидетельства о рождении ребенка.

Самые распространенные коды вычетов:

Стандартный вычет на первого ребенка родителю (в одинарном размере);
- стандартный вычет на второго ребенка родителю (в одинарном размере);
- стандартный вычет на третьего и следующего ребенка родителю (в одинарном размере).
- имущественный вычет в размере суммы, потраченной на приобретение (строительство) жилья;
- социальный вычет по расходам работника на негосударственное пенсионное обеспечение, добровольное пенсионное страхование, добровольное страхование жизни;
- профессиональный вычет по ГПД на выполнение работ (оказание услуг);
- вычет из стоимости подарков (до 4000 руб. в год);
- вычет из суммы матпомощи (до 4000 руб. в год).

Если вы подаете справки о выплаченных работникам доходах на бумажном носителе, то налоговики, проверив эти справки, должны составить "Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год на бумажных носителях".

Данный Протокол оформляется в двух экземплярах и должен быть подписан, как налоговиками, так и вами (если 2-НДФЛ вы представляете в ИФНС лично, а не по почте). Причем, печать организации брать с собой необязательно – Протокол будет считаться действительным и при наличии только подписи уполномоченного лица (Письмо ФНС от 22.10.14 № БС-4-11/21887@).

Данный документ очень важен – именно он подтверждает факт сдачи справок по форме 2-НДФЛ, а также то, что они прошли контроль заполнения. Поэтому не забудьте забрать из ИФНС свой экземпляр Протокола.

На бумаге 2-НДФЛ могут сдать те организации (ИП), у которых численность физлиц, получивших от них доход в году, за который представляются эти справки, меньше 25 человек (п.2 ).

Примечание : , где приведена таблица отчетности деклараций, когда они сдаются только в электронном виде по интернет.

Сведения о выплаченных доходах вы должны сдать в ИФНС даже в том случае, когда не смогли удержать НДФЛ.

к меню

Куда сдавать справки 2-НДФЛ

Справки по форме 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета налоговых агентов (). Как правило, организации представляют такие справки в инспекции, где они состоят на учете по своему местонахождению, а предприниматели – по местожительству. Это следует из пункта 1 статьи 83 и статьи 11 Налогового кодекса РФ. Однако в зависимости от статуса организации (предпринимателя) и источника выплаты дохода порядок представления справок 2-НДФЛ может быть иным. Сориентироваться во всех ситуациях сдачи 2-ндфл поможет следующая таблица.

Справки 2-НДФЛ сдают в инспекцию по месту головного офиса

1. Сотрудники головного отделения получают доходы от головного офиса.

2. Сотрудники одновременно получают доходы и в головном офисе, и в обособленном подразделении. В инспекцию по месту компании надо подавать справки по доходам, полученным от головного офиса (с указанием КПП и кода ОКТМО компании).

3. Работодатель - крупнейший налогоплательщик. По доходам от головного офиса справки сдают по месту учета компании, а по доходам, полученным от обособленного подразделения, компания вправе выбрать, куда отчитываться: либо по своему местонахождению, либо по местонахождению дополнительного офиса.

4. Сотрудники головного офиса находятся в длительной командировке в обособленном подразделении. Такая служебная поездка не меняет постоянного места работы.

к меню

Справки 2-НДФЛ сдают в инспекцию по месту подразделения

1. Работники обособленных подразделений получают доходы только от этих же обособленных подразделений.

2. Сотрудники одновременно получают доходы и в головном офисе, и в обособленном подразделении. В инспекцию по месту подразделения надо подавать справки по доходам, полученным от этого дополнительного офиса (с указанием его КПП и кода ).

3. Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от разных подразделений, которые находятся в одном муниципальном образовании, но на территории разных инспекций. Встать на учет и сдать справки можно в любую из таких .

4. Компания - крупнейший налогоплательщик решила, что по доходам сотрудников своего обособленного подразделения будет отчитываться по его местонахождению.

к меню

ФНС не вправе отказать в приеме декларации по НДФЛ, где неверно заполнены отдельные реквизиты

В пункте 28 Административного регламента ФНС России, утвержденнного приказом Минфина России от 02.07.12 № 99н, дан исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме налоговой отчетности. Какие-либо другие недочеты, в частности, некорректное заполнение отдельных реквизитов декларации по НДФЛ, не могут служить причинами для отказа в ее приеме. Например, для правильного заполнения дан , где показано заполнение справки 2-НДФЛ. Приведены описания полей справки. Дана ссылка скачать бланк справки 2-ндфл.

Примечание : Письмо ФНС России от 18.04.14 № ПА-4-6/7440

Оснований для отказа в приеме налоговой декларации не так уж много. К ним, в частности, относятся:

отсутствие документов, удостоверяющих личность физического лица, или подтверждающих полномочия представителя заявителя;
представление налоговой декларации (расчета) не по установленной форме (установленному формату);
отсутствие в декларации, представленной на бумаге, необходимых подписей;
отсутствие усиленной квалифицированной электронной подписи в электронной налоговой декларации;
представление налоговой декларации в налоговый орган, в компетенцию которого не входит прием этой налоговой декларации.

к меню

Как сдать уточненную декларацию по 2-НДФЛ

Форма 2-НДФЛ, согласно положениям НК РФ, не является декларацией или расчетом. Это означает, что правила уточнения, установленные в Налогового кодекса, на нее не распространяются. Как же правильно поступить, если в справке по форме 2-НДФЛ обнаружены ошибки?

Ответ дан в разделе I Порядка заполнения 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@), который предусматривает два отдельных механизма правки: 1) аннулирование и 2) корректировку. При этом четких пояснений, в каком случае следует аннулировать отчет, а в каком - корректировать, Порядок не содержит.

Аннулирующая справка

подается, когда первоначальная справка по форме 2-НДФЛ была представлена в налоговый орган ошибочно, т. е. когда подавать ее не нужно было вообще.

В ней в поле «Номер корректировки» заголовка проставляется код 99. При этом по полю «№ ______» заголовка справки также нужно указать номер первоначально представленной (т. е. ту, которую нужно аннулировать) справки. Далее в самой аннулирующей справке заполняются только заголовок и все показатели раздела 1 и 2 в том виде, как они были указаны в первоначальной (аннулируемой) справке. Разделы 3-5 не заполняются (разд. I Порядка заполнения 2-НДФЛ).

Примечание : В Порядке заполнения справки не сказано, что аннулирующую справку или корректирующую за предыдущие периоды нужно обязательно составлять по форме, которая была в периоде представления первичной справки. А потому, справка может подаваться по действующей форме, вне зависимости от того какой период корректируется.

Корректирующая справка

подается случаях, когда первоначальный документ был подан правомерно, но содержал неверные или неполные сведения. Такой документ, согласно раздела II Порядка, полностью заменяет ранее представленную. Поэтому при составлении корректирующей справки надо заново заполнить все необходимые разделы, а не только тот, который содержал неверные сведения.

Обязательно смотрите, чтобы в поле «№ ______» заголовка корректирующей справки был указан тот же номер, который имел первоначальный документ. А вот поле «от __.__.__» заголовка корректирующей справки уже не дублируется. В нем указывается новая дата составления Справки (т. е. дата составления корректирующей Справки). Ну и, конечно, в поле «Номер корректировки» нужно проставить код 01 (если речь идет о первой корректировке).

Итак, если в ранее сданной декларации по НДФЛ обнаружена ошибка, которая привела к занижению налога, то нужно обязательно подать уточненную справку. Если же из-за найденной неточности налог не был занижен, то представлять уточненную не обязательно, но можно.

В первом случае нужно успеть сдать до истечения срока представления первоначальной декларации. Такая декларация считается поданной в срок, и никаких санкций к человеку инспекция не применит.

Во втором случае уточненную декларацию можно сдать в любое время без каких-либо последствий (абз. 2 п. 1 ст. 81 НК РФ).

В уточненной декларации по НДФЛ отразите все изменения, связанные с пересчетом налога. Для этого укажите правильные данные, а не разницу между первичными и скорректированными показателями .

Уточненную декларацию оформляйте так же, как и первичную. Для этого используйте , на которых подавалась первичная отчетность. Но есть одно отличие в оформлении титульного листа. В нем нужно указать номер корректировки по порядку. Если это первое уточнение – укажите «1--», если второе – «2--» и т. д.

к меню

Бесплатно сдать 2-НДФЛ через «Контур.Экстерн»

Как заполнить уточненную справку 2-НДФЛ при возврате налога работнику

Если в результате перерасчета НДФЛ работодатель обнаружит, что в прошлом году удержал излишние суммы НДФЛ из доходов работника, налоговый агент должен оформить на данного работника и отразить в ней показатели, полученные после пересчета налога. Это следует из раздела I Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ. О том, как оформить такую справку, Федеральная налоговая служба рассказала в письме от 13.08.14 № ПА-4-11/15988 .

Федеральная налоговая служба рассмотрела письмо по вопросу возврата излишне удержанного налога на доходы физических лиц и сообщает следующее.

Потому что, налоговая ответственность за несвоевременное представление сведений по форме 2-НДФЛ установлена пунктом 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ. При этом из буквального толкования этой нормы законодательства следует, что штраф предусмотрен только за несдачу сведений по форме 2-НДФЛ. Поэтому, если сведения сданы в срок, хотя и заполнены некорректно (с ошибками), налоговая инспекция не вправе оштрафовать организацию за непредставление сведений. Подтверждает такую точку зрения и арбитражная практика (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 9 апреля 2013 г. № А19-16467/2012, Центрального округа от 28 августа 2006 г. № А35-9977/05-С18, Уральского округа от 11 июля 2005 г. № Ф09-2873/05-С2).

Если организация представила справку с ошибками, то инспекция может не принять такие сведения. При этом она обязана направить протокол приема сведений. В таком случае справка считается непредставленной. Подтверждает такую точку зрения и арбитражная практика (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 6 мая 2013 г. № А27-16221/2012). Поэтому нужно направлять сведения о доходах физических лиц заранее, чтобы своевременно исправить ошибки.

к меню

Нужно выдать сотруднику справку по форме 2-НДФЛ, если в налоговом периоде у него не было облагаемых доходов, с которых исчислялся и удерживался НДФЛ?

Нет. Организация не обязана выдавать сотрудникам справки по форме 2-НДФЛ, если они не получали доходы в налоговом периоде (в течение года). Такая ситуация возникает, например, когда сотрудницы находятся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. По отношению к таким сотрудникам организация налоговым агентом не признается (п. 1 ). А справки по форме 2-НДФЛ должны выдавать именно налоговые агенты (п. 3 ).

В рассматриваемой ситуации по заявлению сотрудника организация может:

выдать ему справку, подтверждающую, что в течение налогового периода организация не выплачивала ему налогооблагаемых доходов;
выдать справку по форме 2-НДФЛ с прочерками в разделах 3 и 4 и в соответствующих графах раздела 5.

к меню

Разные ситуации при заполнении справки о доходах сотрудника

Как отразить в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных, если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом

В справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отразите в том месяце, в котором их выплатили сотруднику. Во время отпуска сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, следовательно, к доходам в виде оплаты труда сумма отпускных не относится. Для расчета НДФЛ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты (день перечисления на расчетный счет сотрудника в банке) (). Поэтому в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отражайте в том месяце, в котором они были выплачены сотруднику. Так следует поступать и в тех случаях, когда отпуск сотрудника начинается в одном месяце (году), а заканчивается в другом. Например, всю сумму отпускных, выплаченных в декабре 2015 года, за отпуск, который заканчивается в январе 2016 года, нужно отразить в справке по форме 2-НДФЛ за 2015 год.

к меню

Как заполнить справку 2-НДФЛ, если зарплату в отчетном периоде начислили, но не выплатили

Такую зарплату отражайте в справке 2-НФДЛ по общим правилам. По-особому нужно заполнить лишь раздел 5.

Выплатили зарплату или нет, для справки 2-НДФЛ значения не имеет. В любом случае оплата труда становится доходом в последний день месяца, за который она начислена (). Поэтому в форме 2-НДФЛ отразите:

месяц, за который начислена зарплата, код и сумму такого дохода – в разделе 3;
вычеты – в разделе 4.

В разделе 5 начисленную, но не выплаченную зарплату нужно отразить только по строкам «Общая сумма дохода », «Налоговая база », «Сумма налога исчисленная ». А строки «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» заполните в зависимости от того, успели выплатить зарплату до подачи справки или нет. Это связано с тем, что суммы удержанного налога отражают в том налоговом периоде, за который исчислен налог. Такие разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 2 марта 2015 № БС-4-11/3283 и от 12 января 2012 № ЕД-4-3/74 .

к меню

Зарплату выдали прежде, чем подали справки

Если зарплату выдали до подачи справки 2-НДФЛ, то сумму налога, перечисленную в бюджет после окончания отчетного года, включите в строки «Сумма налога удержанная » и «Сумма налога перечисленная» справки 2-НДФЛ за этот год.

К примеру, компания выплатила зарплату за декабрь только 10 января следующего года. Удержанный налог перечислили в бюджет на следующий день – 11 января. В справках 2-НДФЛ бухгалтер указал эту сумму в разделе 5, в том числе по строкам «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная». Хотя фактически налог заплатили уже после окончания отчетного года.

Зарплату выплатили после того, как сдали справки

Если зарплату выплатили после того, как организация представила в инспекцию справки 2-НДФЛ за отчетный год, придется составить и сдать уточненные справки.

Например, на дату подачи 2-НФДЛ компания все еще не выплатила зарплату за ноябрь отчетного года. Поэтому в разделе 5 справки бухгалтер показал сумму дохода и исчисленного с него налога. А вот в строки «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» этот налог не включил. В июне зарплата была выплачена. Бухгалтер подал в налоговую инспекцию уточненные справки, добавив сумму удержанного и перечисленного налога в соответствующие строки.

к меню

Зарплата начислена в отчетном году, а выплачена в следующем

Учитывайте особенности, связанные с уплатой налога с зарплаты за последний месяц отчетного года. Если зарплата за декабрь была начислена в декабре, но выплачена в следующем году (например, в январе), сумма налога перечисленная в бюджет все равно должна быть включена в показатель строки «Сумма налога перечисленная» справки 2-НДФЛ за отчетный год. Если зарплата за декабрь была начислена и выплачена после того, как организация представила в инспекцию справки 2-НДФЛ за отчетный год, придется составить и сдать уточненные справки. Такие разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 2 марта 2015 г. № БС-4-11/3283 и от 12 января 2012 г. № ЕД-4-3/74 .

к меню

НДФЛ удержали правильно, но перечислили излишне

Есть ситуация, когда налог начислен и удержан верно, но в бюджет ошибочно перечислена завышенная сумма налога. Важно помнить, что излишне уплаченная сумма не является налогом, поэтому она не должна отражаться в справке о доходах. Таким образом, в разделе 5 поля «Сумма налога исчисленная», «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» надо заполнить так, как будто переплаты не было.

Переплату по НДФЛ можно зачесть или вернуть. Для этого нужно провести сверку с бюджетом, а затем .

Работник сменил фамилию: сдавать ли уточненные 2-НДФЛ и расчет по взносам

Если у работника изменились персональные данные (например, фамилия или адрес) уже после того, как работодатель сдал в ИФНС 2-НДФЛ и расчет по страховым взносам, корректировать и пересдавать отчетность не требуется.

ППоскольку в справку 2-НДФЛ сведения вносятся на основании данных документа, удостоверяющего личность гражданина. Естественно, документ должен быть действующим, а данные актуальными. Если на момент представления справки эти условия соблюдены, то причин сдавать уточненную справку нет.

к меню

Почему справку без ИНН обязаны принять!

Часто бывает так, что у некоторых работников ИНН отсутствует. Однако на этот случай в порядке заполнения справки 2-НДФЛ прямо сказано, что «при отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется». Кроме этого, согласно утвержденному формату справки 2-НДФЛ (по такому формату справка формируется для передачи ее в электронном виде через интернет) такой реквизит, как ИНН в 2-НДФЛ является необязательным (указанные порядок и формат утверждены приказом ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@).

Несмотря на это, письмом ФНС от 23.11.15 № 11-2-06/0733@ налоговым инспекциям «с целью обеспечения полноты формирования и достоверности данных» было рекомендовано настроить программы приема 2-НДФЛ таким образом, чтобы электронные справки без указания ИНН российских граждан от налоговых агентов не принимались. Из этого письма следует, что такой реквизит как ИНН следует расценивать как обязательный. В связи с этим, можно предположить, что у тех налоговых агентов, которые передадут в ИФНС через интернет справки 2-НДФЛ без указания ИНН, отчетность принята не будет.