Инвентаризация документальное оформление обязательные документы. Порядок проведения инвентаризации на складе
В конце года начинается подготовка данных годовой отчетности, важной составной частью которой является инвентаризация имущества строительной компании. В связи с этим напомним, как проводить инвентаризацию и отражать ее результаты в бухгалтерском и налоговом учете.Основные правила
Необходимость проведения инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой отчетности с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета установлена в пункте 2 статьи 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Однако это не значит, что все имущество нужно пересчитывать и переписывать именно 31 декабря 2008 года. Начать годовую инвентаризацию можно и раньше (после 1 октября).
А инвентаризировать основные средства допускается вообще раз в три года.
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ МОМЕНТЫ
Для проведения инвентаризации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Кроме того, при необходимости (если одновременно в сжатые сроки нужно провести перепись имущества в разных местах, например на разных складах, площадках и т. д.) создаются еще и рабочие инвентаризационные комиссии.
Приказ о назначении комиссии (с указанием ее персонального состава и сроков инвентаризации) утверждается руководителем организации и регистрируется в книге контроля.
Унифицированные формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88:
Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22);
- журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).
В состав инвентаризационной комиссии нужно включить представителей администрации, бухгалтеров, других специалистов (инженеров, экономистов, техников и т. д.). Возможно привлечение представителей службы внутреннего аудита (при ее наличии) и независимых аудиторских фирм.
Учтите, что отсутствие при проведении инвентаризации хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Поэтому не стоит привлекать работников, которые постоянно находятся в разъездах и командировках.
Приказ о проведении инвентаризации вручается председателю комиссии.
ЛЬГОТЫ ДЛЯ СЕВЕРЯН
В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться не в IV квартале, а в период наименьших остатков ценностей (например, летом). Это предусмотрено нормами пункта 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, и пункта 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
ПРОЦЕДУРА ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
Итак, в установленный срок комиссия пришла на склад или приехала на объект. Прежде чем приступить к работе, необходимо получить от материально ответственных лиц (например, прораба, кладовщика и т. д.):
Последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей или денежных средств (визируются председателем комиссии с указанием «до инвентаризации, на такую-то дату»);
Расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности оприходованы, а выбывшие - списаны. В некоторых унифицированных формах такая расписка уже предусмотрена, например, в акте инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) или в инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3).
И только после этого в соответствии с пунктом 2.7 Методических указаний по инвентаризации необходимо в обязательном порядке проверить фактическое наличие имущества путем его подсчета, взвешивания и обмера.
Комиссия и материально ответственные лица должны работать вместе и одновременно. Нельзя, чтобы комиссия работала в их отсутствие и, наоборот, чтобы ответственный работник имел доступ на проверяемый объект без членов комиссии. Поэтому, если инвентаризацию за один день провести невозможно, необходимо в конце рабочего дня опломбировывать помещение.
Для строительных организаций особо актуальными являются положения, в соответствии с которыми:
По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей;
- определяют вес (или объем) навалочных материалов исключительно на основании обмеров и технических расчетов;
- при инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов комиссии и материально ответственное лицо, а в конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. При этом акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.
«Строительные» особенности
Компаниям нужно учитывать следующие специфические особенности отрасли.
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ НЕЗАВЕРШЕННОГО СТРОИТЕЛЬСТВА...
Проводится в соответствии с правилами, определенными в пунктах 3.32-3.34 Методических указаний по инвентаризации.
При этом составляются отдельные описи:
На законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, приемка и ввод в действие которых не оформлены надлежащими документами;
- на законченные, но почему-либо не введенные в эксплуатацию объекты, с указанием причин задержки оформления их сдачи в эксплуатацию;
- на объекты незавершенного капитального строительства;
- на прекращенные строительством объекты;
- на проектно-изыскательские работы по неосуществленному строительству.
В двух последних случаях в описи приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости с указанием причин прекращения строительства. При их заполнении используются соответствующие технические документы (планы, чертежи, сметы, сметно-финансовые расчеты), акты сдачи работ, этапов, журналы учета выполненных работ на объектах строительства и другая документация.
При проведении инвентаризации незавершенного капитального строительства в описях нужно указывать наименование объекта и объем выполненных по нему работ (по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию и т. п.) При этом следует проверить:
Наличие в составе незавершенного капитального строительства оборудования, переданного в монтаж, но фактически не начатого монтажом;
Состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов с выявлением причин и оснований для их консервации.
БЕЗ ПОМОЩИ РУКОВОДСТВА НЕ ОБОЙТИСЬ
Руководитель строительной организации должен позаботиться о создании необходимых условий, чтобы комиссия могла произвести полную и точную проверку наличия имущества в установленные сроки: обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, предоставить технически исправное весовое хозяйство, измерительные и контрольные приборы, мерную тару и другие необходимые инструменты.
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
Проверка проводится материально ответственными лицами в местах хранения ценностей, в том числе на отдельных строительных объектах, участках, подсобно-вспомогательных производствах и обслуживающих хозяйствах. При этом также нужно учитывать ряд особенностей.
Во-первых, в строительстве широко используются материалы открытого хранения - песок, гравий, щебень и т. д.
Их инвентаризацию проводят путем геодезического обмера, то есть перед проведением инвентаризации таким материалам придают правильную геометрическую форму (обычно это конус, параллелепипед или куб), после чего замеряют высоту, а также длину, ширину (или диаметр основания) и производят подсчет объема материала по геометрическим формулам.
Металл различного профиля, используемый при строительстве (арматурную и угловую сталь, швеллер и т. д.), тоже инвентаризируют «математически»: подсчитывают суммарную длину каждого профиля и умножают ее на теоретический вес единицы длины в килограммах (по специальным справочным таблицам).
Фактическое наличие бетонных и железобетонных конструкций и изделий (например, стеновые панели, плиты перекрытий, фундаментные блоки и т. д.) определяют перемножением количества каждого вида изделий (по данным фактического пересчета) на проектный объем каждого изделия в кубических метрах. Не следует забывать про спецодежду, спецобувь и защитные приспособления, а также специальные инструменты и приспособления.
Во-вторых, согласно пункту 1.3 Методических указаний по инвентаризации, строительная компания должна проводить инвентаризацию не только своих материально-производственных запасов, но и запасов, которые числятся в ее учете на балансовых или забалансовых счетах. К ним относятся:
Арендованное имущество;
- ценности, находящиеся на ответственном хранении (например, когда полученные от поставщика материалы не соответствуют заказанному ассортименту);
- материалы, полученные для переработки (оборудование, принятое в монтаж, давальческое сырье).
По ним составляются отдельные инвентаризационные описи.
Документальное оформление
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности обязательств заносятся в инвентаризационные описи или акты. Для большинства видов имущества и обязательств существуют унифицированные формы (формы № ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-17 и т. д.)
ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫЕ ОПИСИ И АКТЫ...
Составляются не менее чем в двух экземплярах. Заполнять их можно как вручную, так и на компьютере.
Подчистки и помарки в описях не допускаются. Исправление делается корректурным способом во всех экземплярах: неправильную запись зачеркивают, над ней ставят правильную запись, заверенную подписями всех членов инвентаризационной комиссии, а также материально ответственного лица.
При заполнении инвентаризационных описей наименования ценностей и их количество надо указывать по той номенклатуре и в тех единицах измерения, которые приняты в бухгалтерском учете. В конце каждой страницы описи обязательно указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей, а также общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице (независимо от единиц измерения). Когда инвентаризация закончена, на последней странице описи оставшиеся незаполненные строки прочеркиваются.
Заполненные инвентаризационные описи должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.
В унифицированных формах описей предусмотрена расписка материально ответственного лица, которая подтверждает следующие факты. Во-первых, что проверка имущества проведена комиссией в его присутствии. И, во-вторых, что у него нет каких-либо претензий к членам комиссии и перечисленное в описи имущество принято на ответственное хранение.
Если уже после инвентаризации материально ответственное лицо обнаружит ошибку в описи, ему необходимо немедленно заявить об этом председателю комиссии для проведения проверки данного факта. В случае его подтверждения в опись вносятся соответствующие исправления.
По окончании инвентаризации могут быть назначены контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Они проводятся с участием членов комиссий и материально ответственных лиц и обязательно до открытия проверенного объекта (того склада, площадки и т. п., где проводилась инвентаризация).
Один экземпляр инвентаризационных описей передается в бухгалтерию строительной компании, второй остается у материально ответственных лиц.
СЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ВЕДОМОСТИ
Бухгалтер, получив инвентаризационные описи, производит их таксировку и сравнивает фактическое наличие имущества по данным инвентаризации с учетными данными.
Сверив данные инвентаризации с данными бухучета, в случае если выявлены расхождения, бухгалтер должен составить сличительные ведомости (формы № ИНВ-18 или № ИНВ-19). Причем отдельными позициями в сличительную ведомость вносятся только те ценности, по которым обнаружены отклонения, а прочие заносятся одной строкой, общей суммой. Суммы излишков и недостач указываются исходя из «бухгалтерской» оценки соответствующих ценностей. По ценностям, не принадлежащим организации, составляются отдельные сличительные ведомости.
УПРОЩЕНИЕ РАБОТЫ ПОЛЬЗЫ НЕ ПРИНЕСЕТ
Обратите внимание: заполнять инвентаризационную ведомость по данным бухучета нельзя. Ведь тогда нарушится контрольная функция инвентаризации, которая может привести к искажению результатов и злоупотреблениям.
Формальный подход (составление инвентаризационных описей, не выходя из бухгалтерии, без проведения фактических проверок) также недопустим. В спешке при оформлении результатов фиктивной инвентаризации нередко все описи датируются одним числом (при наличии большого количества проверяемых объектов и всего одной инвентаризационной комиссии).
Это ставит под сомнение не только результаты инвентаризации, но и всю отчетность строительной компании.
ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ
Все расхождения должны быть так или иначе объяснены.
Например, при обнаружении излишков и недостач следует получить письменные объяснения материально ответственных лиц.
Если виновник недостачи не установлен, к итоговым документам нужно приложить соответствующие решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц. Если обнаружен факт порчи ценностей, необходимо заключение отдела технического контроля или специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
Инвентаризационная комиссия должна подготовить предложения об урегулировании выявленных расхождений, которые представляются на рассмотрение руководителю строительной компании. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией.
Учет результатов инвентаризации
Порядок учета выявленных при инвентаризации отклонений следующий (он определен в пункте 3 статьи 12 Закона № 129-ФЗ).
Излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации.
Недостача имущества и его порча списываются:
В пределах норм естественной убыли - на издержки производства или обращения;
- сверх норм - за счет виновных лиц;
- при отсутствии виновных (если они не установлены или суд отказал во взыскании) убытки списываются на финансовые результаты организации.
Результаты должны быть отражены в учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.
ЕСЛИ ОБНАРУЖЕНЫ ИЗЛИШКИ
Излишки денег и ценностей учитываются по дебету соответствующих счетов - 50 «Касса», 10 «Материалы» и т. д. и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы». Причем имущество приходуется по рыночной стоимости.
В налоговом учете рыночная стоимость «лишних» ценностей включается в состав внереализационных доходов (п. 20 ст. 250 Налогового кодекса РФ).
ЕСЛИ ВЫЯВЛЕНА НЕДОСТАЧА
Подчеркнем, чтобы правильно списать недостачу, необходим ряд документов. К ним относятся:
Сличительная ведомость (форма № ИНВ-18 или № ИНВ-19);
- ведомость учета результатов (форма № ИНВ-26);
- письменные объяснения материально ответственного лица (или иного работника, виновного в недостаче);
- распоряжение руководителя о взыскании ущерба с виновного лица;
- решение суда о взыскании (или об отказе во взыскании) с работника ущерба;
- постановление об отказе в возбуждении дела (если стоимость недостающих или похищенных ценностей составляет менее 1000 руб., что признается мелким хищением, являющимся административным правонарушением согласно статье 7.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях);
- постановление о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого.
Сначала недостающее имущество списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита соответствующих счетов (например, со счета 10). Сюда же списываются и отклонения в стоимости ценностей, если организация использует счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».
Дальнейшие действия будут такими.
Прежде всего рассчитывают и списывают недостачу в пределах норм естественной убыли в дебет счетов учета затрат (20 «Основное производство» или 26 «Общехозяйственные расходы»).
Нормы естественной убыли нерудных строительных материалов (песка, щебня, гравия) при хранении приведены в Приложении № 1 к постановлению Госснаба СССР от 15 июня 1984 г. № 72.
Если же виновные не обнаружены, недостача списывается с кредита счета 94 в дебет счета 91.
ПРИМЕР
При инвентаризации товарно-материальных ценностей в ООО «Монолит» обнаружена недостача строительного песка на общую сумму 36 000 руб. Виновные лица не установлены. Недостача в пределах норм естественной убыли по расчету составляет 7250 руб. Руководителем принято решение о списании суммы недостачи на финансовые результаты. Бухгалтер запишет:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10
- 36 000 руб. - списан недостающий песок на основании сличительной ведомости;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 94
- 7250 руб. - списана недостача песка в пределах норм естественной убыли;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 94
- 28 750 руб. (36 000 - 7250) - списана недостача песка сверх норм естественной убыли.
В налоговом учете расходы в виде недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, включаются в состав внереализационных расходов. Но для этого факт отсутствия виновных должен быть подтвержден уполномоченным органом государственной власти документально (подп. 5 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ). В противном случае убытки в целях исчисления прибыли не учитываются.
ЗАЧЕТ ПО ПЕРЕСОРТИЦЕ
В соответствии с пунктом 5.3 Методических указаний по инвентаризации строительная компания может производить взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы.
Однако сделать это можно только в виде исключения в случае, если одновременно обнаружены излишек и недостача товарно-материальных ценностей одного и того же наименования:
За один и тот же проверяемый период;
- у одного и того же проверяемого лица;
- в тождественных количествах.
Поэтому, например, если имеется излишек песка и недостаток щебня, провести зачет по пересортице нельзя. Нельзя произвести зачет и в том случае, если обнаружен излишек песка на одной стройплощадке и недостача - на другой.
Инвентаризация на предприятиях проводится с целью обеспечить достоверность отображаемых сведений в бухгалтерских документах, определения состояния имущества, соответствия нормам хранения и эксплуатации объектов. Документальное оформление инвентаризации является неотъемлемой частью процедуры.
Описи отображают фактическое наличие активов и при обнаружении излишек или недостач указывает на их количество и стоимостную оценку. В протоколе инвентаризации устанавливаются виновные лица (при наличии) и производится расчет убытков, которые впоследствии должны быть внесены ими в кассу предприятия. Оформление инвентаризации проводится документально. Каждый этап проверки сопровождается заполнением соответствующих документов, контроль оформления которых возлагается на главного бухгалтера.
Документы, необходимые для проведения инвентаризации
Порядок и правила проведения ревизии определены Методическими рекомендациями и утверждены Приказом Минфина РФ №49. Перед тем, как провести инвентаризацию и документально ее оформить следует знать, какие документы требуются для осуществления процедуры. Это:
- приказ директора компании о сроках и объемах инвентаризации;
- расписка материально-ответственных работников о том, что перед началом проверки в бухгалтерию были сданы все первичные документы по учету ТМЦ;
- приказ об утверждении состава инвентаризационной комиссии.
Периодичность проведения и причина инвентаризации в приказе утверждается на усмотрение руководства. В законодательстве нет четких определений по срокам и целям проверки, однако, существуют некоторые условия для обязательного проведения инвентаризации. В иных ситуациях директор вправе самостоятельно решать, когда необходима проверка, например, при реорганизации, смене материально-ответственного лица, при выявлении кражи и т.д.
Постановлением Госкомстата РФ №36 утверждены типовые бланки для отражения результатов инвентаризации на каждом ее этапе. Необходимые документы по инвентаризации:
- Форма ИНВ 22. Приказ руководителя предприятия о сроках начала проведения проверки, в нем указывается перечень групп инвентаризируемых объектов и утверждается состав комиссии.
- Форма ИНВ 3. Акт фактического наличия ТМЦ на дату начала инвентаризации, без учета товаров и продукции, находящейся в пути.
- Форма ИНВ 4. Акт о стоимостной оценке имущества, опись которого отображена в акте по форме ИНВ 3.
- Форма ИНВ 5. Акт о фактическом наличии ТМЦ, находящихся на ответственном хранении у предприятия.
- Форма ИНВ 6. Акт о количестве и стоимости ТМЦ, находящихся в пути, которые не были учтены на складе.
- Форма ИНВ 13. Сличительная ведомость фактического наличия ТМЦ и данных по бухгалтерскому учету.
- Форма ИНВ 19. Акт о несоответствии фактических показателей и данных бухучета.
- Форма ИНВ 26. Акт итоговых показателей инвентаризации, где отображается обобщенная информация по всем ТМЦ на предприятии, без учета позиций, где присутствуют расхождения.
Все вышеперечисленные документы для проведения инвентаризации являются неотъемлемой частью процесса ревизии. На завершающем этапе проверки составляется протокол инвентаризационной комиссии. Все члены, ознакомившись с результатами инвентаризации, ставят свои подписи, после чего документ вместе с остальными формами направляется руководителю для ознакомления.
Правила заполнения документации
Постановлением Госкомстата РФ инвентаризационные документы заполняются с учетом общеустановленных требований документирования итогов проверки. Правила заполнения документов следующие:
- Разрешается заполнять первичную документацию от руки либо при помощи компьютерной техники.
- Исправления допускаются только, если возле исправленной записи будет сноска «исправленному верить» и подпись бухгалтера.
- Заполненный акт, который подается на подпись комиссии, не должен содержать пустых ячеек и граф. Это условие действует с целью исключения возможного дополнения записей, не соответствующих проверке, после подписания ведомости членами комиссии. Пустые строки перечеркиваются.
- Достоверно и правильно проведенной считается инвентаризация, формы документов которой скреплены степлером или сшиты, также обязательно наличие нумерации. Это требование вводится для того, чтобы не допускать утери отдельных листов формы.
На каждой форме инвентаризационной документации ставятся подписи всех членов комиссии и материально-ответственных лиц. Инвентаризация считается завершенной при правильно заполненных документах и при наличии подписей всех участвующих лиц.
Порядок проведения инвентаризации основных средств строго регламентирован. Как часто проходит инвентаризация ОС, какова ее детальная процедура, какие должны быть оформлены документы, какие следует сделать проводки в учете по результатам проверки, а также какое наказание последует, если всплывут неучтенные объекты, - читайте в статье ниже.
Что такое инвентаризация?
Инвентаризация — одна из процедур контроля над сохранностью имущества компании. Суть ее в сопоставлении фактического наличия ценностей (денег, оборудования, зданий, а также обязательств) с данными бухучета.
Порядок проведения инвентаризации основных средств регламентируется следующими законодательными актами:
- методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина от 13.06.1995 № 49);
- положением по ведению бухучета и бухотчетности в РФ (приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н);
- законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Проводить инвентаризацию компания должна не только по собственному имуществу, но и по взятому на хранение или арендованному. Инвентаризация проводится по месту нахождения имущества и в присутствии материально ответственного лица либо руководителя коллектива, если речь идет о коллективной матответственности.
Не реже какого срока должна осуществляться инвентаризация?
Инвентаризация основных средств должна осуществляться не реже 1 раза в 3 года, а библиотечных фондов не реже 1 раза в 5 лет (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Точные сроки проведения инвентаризаций определяются компанией самостоятельно. Как правило, инвентаризация ОС проводится перед годовой отчетностью. Однако законодательством установлены случаи, в которых компания обязана провести инвентаризацию:
- передача имущества в аренду;
- реорганизация;
- ликвидация;
- продажа имущества;
- смена материально ответственных лиц или руководителя коллектива (а также по требованию членов коллектива или при выбытии из коллектива больше половины его участников — для участников договора о коллективной ответственности);
- установление фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
- перед составлением бухотчетности за год;
- чрезвычайные ситуации.
Изучим порядок проведения инвентаризации основных средств.
Как проводится инвентаризация основных средств: основные этапы и необходимые документы по учету
Порядок инвентаризации основных средств устанавливает руководитель компании в соответствии с действующим законодательством.
Выделяют 3 основных этапа проведения инвентаризации:
1. В организации должна быть создана инвентаризационная комиссия, состав которой руководитель компании утверждает в приказе о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22 .
В инвентаризационную комиссию следует включить бухгалтеров, специалистов по ОС, руководство компании. Недопустимо отсутствие хотя бы одного члена комиссии — только при стопроцентной явке всех участников инвентаризации процедура считается состоявшейся. Помимо состава комиссии, в ИНВ-22 регистрируются сроки проведения инвентаризации, причины и объекты проверки.
Все проводимые компанией инвентаризации должны быть зафиксированы в журнале по форме ИНВ-23 .
Перед началом инвентаризации члены комиссии получают актуальные документы по ОС компании. На них делается пометка «до инвентаризации на ____ (дата)». Материально ответственные лица письменно подтверждают, что к началу процедуры все документы на ОС были переданы комиссии.
Помимо бухгалтерских документов по ОС, комиссия проверяет:
- сведения, которые подтверждают права собственности компании на здания;
- техпаспорта и иную техдокументацию;
- регистры аналитического учета;
- наличие документов на объекты природных ресурсов, принадлежащие компании.
2. Комиссия в ходе инвентаризации осматривает ОС и фиксирует в описи по форме ИНВ-1 название ОС, назначение, инвентарные номера и основные показатели объекта.
Для ТС и оборудования в описи должен быть указан заводской номер в соответствии с техпаспортом изготовителя, год выпуска, назначение, мощность.
Однотипные ОС, которые поступили в организацию одновременно и учитываются на инвентарной карточке группового учета, в описи указываются по наименованиям с указанием количества.
ОС, которые на момент инвентаризации отсутствуют в компании (кроме переданных в аренду), например, судно или железнодорожный состав отправлены в рейс, проверяются до момента их временного отсутствия.
3. Выявляются расхождения между фактическими и учетными данными. Расхождения между данными бухучета и фактическим состоянием ОС, зафиксированные в ИНВ-1, отражаются в сличительной ведомости по форме ИНВ-18 .
Ведомость составляется в 2 экземплярах: один для бухгалтерии, второй — для материально ответственных лиц, при этом комиссия запрашивает у них письменные объяснения причин расхождений.
ОС, которые во время инвентаризации находятся в ремонте, отражаются в ведомости по форме ИНВ-10 с указанием стоимости и расходов предприятия на ремонт.
На ОС, переданные в аренду или на ответственное хранение, составляется отдельная опись с указанием документов, подтверждающих принятие контрагентом имущества.
Также отдельная опись составляется на ОС, которые не могут быть использованы в хозяйственной деятельности компании и восстановлению не подлежат: члены комиссии указывают время ввода в эксплуатацию и причины, по которым пользоваться имуществом теперь невозможно.
Если в ходе реконструкции или восстановления ОС поменялось назначение объекта, то в опись следует внести новые сведения. Если в результате проведенных работ балансовая стоимость ОС изменилась, а в бухучете эти данные не зафиксированы, то этот факт следует отразить в описи.
Если инвентаризационная комиссия выявила ошибки в характеристиках объектов, то члены комиссии включают в ИНВ-1 правильные сведения и техпоказатели.
Неучтенное ОС, выявленное в ходе инвентаризации, чиновники требуют приравнивать к внереализационному доходу (п. 20 ст. 250 НК РФ) и начислять по нему впоследствии амортизацию в соответствии с рыночной стоимостью и фактическим износом, зафиксированным инвентаризационной комиссией. Сведения о стоимости ОС должны быть подтверждены документами или путем экспертизы (п. 10.3 ПБУ 9/99).
ВНИМАНИЕ! Амортизационную премию по обнаруженным в ходе инвентаризации неучтенным ОС применять нельзя.
Итоги инвентаризации фиксируются в ведомости по форме ИНВ-26 .
Проводки при инвентаризации ОС: пример
Компания ООО «Сигма» перед годовой отчетностью провела инвентаризацию основных средств. В результате сличения учетных и фактических данных выявили:
- недостачу станка гидравлического покупной стоимостью 42 тыс. руб. (28 тыс. руб. остаточная стоимость и 14 тыс. руб. амортизация);
- недостачу ноутбука (виновное лицо Самохина Л. Е.) стоимостью 52 тыс. руб. (36 тыс. руб. остаточная стоимость и 16 тыс. руб. амортизация);
- излишки насоса гидравлического рыночной стоимостью 45 тыс. руб.
В бухучете бухгалтер зафиксировал записи:
|
Сумма (тыс. руб.) |
Описание проводки |
Документы |
|||||||
|
|||||||||
|
01 выбытие |
Списана первоначальная стоимость станка гидравлического |
Акт о списании объекта ОС по форме ОС-4 |
|||||||
|
01 выбытие |
списана амортизация станка гидравлического |
||||||||
|
01 выбытие |
Списана остаточная стоимость станка гидравлического 94 |
01 выбытие |
Списана остаточная стоимость ноутбука |
||||||
|
Недостача отнесена на счет Самохиной Л. Е. |
|||||||||
|
Разница между остаточной стоимостью ноутбука и рыночной стоимостью |
|||||||||
|
Стоимость ноутбука удержана из зарплаты Самохиной Л. Е. |
|||||||||
ВНИМАНИЕ! Удержать сумму ущерба, причинного недостачей, из зарплаты сотрудника можно в рамках лимита — не более 20% месячной зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Согласно п.36 Методических рекомендаций по бухучету ОС, утвержденных приказом Минфина от 13.10.2013 №91н, неучтенные объекты ОС, выявленные в ходе ревизии, учитываются на счетах учета ОС по рыночной стоимости. Поэтому принять на учет насос гидравлический следует проводкой:
- Дт 08 Кт 91 — оприходован насос гидравлический, обнаруженный в ходе инвентаризации;
- Дт 01 Кт 08 - насос гидравлический введен в эксплуатацию
Итоги
Инвентаризация ОС — обязательная процедура, которая позволяет компании контролировать собственное имущество. Еще одна причина, по которой фирма должна быть заинтересована в проведении проверок фактического наличия имущества — выросшие штрафы за ошибки в учете (ст. 15.11 КоАП в редакции закона от 30.03.2016 № 77-ФЗ). Если налоговики сами в ходе проверки компании обнаружат неучтенное имущество, то это означает искажение статьи бухотчетности. Если оно составляет 10% и более, то минимальный размер штрафа — 5 000 руб.
О том, какие штрафы ожидают компанию за ошибки в учете и как правильно их исправить, читайте в материале
Инвентаризация имущества — это сверка того, что отражено у бухгалтера на бумаге, с тем, что фактически находится в офисе, на складе и т. д., включая обособленные подразделения фирмы.
Инвентаризация финансовых обязательств - это сверка задолженностей, которые отражены в бухгалтерском учете, с данными договоров, актов сдачи-приемки, налоговыми декларациями и т. д.
Инвентаризация нужна для обеспечения достоверности данных учета.
Прежде всего оформите приказ руководителя о проведении инвентаризации. Затем зарегистрируйте его в журнале. Для этих документов предусмотрены специальные формы - № ИНВ-22 и № ИНВ-23. Создайте инвентаризационную комиссию.
Членами комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерской службы и другие специалисты, которые способны оценить состояние имущества и обязательств фирмы.
В приказе укажите, какие именно имущество и обязательства будет инвентаризировать комиссия. Образец такого приказа приведен на с. 46.
Перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии данные бухгалтерского учета, в которых зафиксированы перечень и стоимость имущества и обязательств фирмы.
В регистрах учета должны быть следующие записи:
- дата и наименование той или иной хозяйственной операции;
- ее сумма;
- остатки по счетам бухгалтерского учета на дату началу инвентаризации.
Руководитель инвентаризационной комиссии обязан завизировать приходные и расходные документы и сделать в них запись «до инвентаризации на (дата)».
На основании названных документов комиссия определяет стоимость имущества и обязательств фирмы к началу инвентаризации. Эти данные заносят в инвентаризационные описи и акты (графа «По данным бухгалтерского учета»).
Важно
Подробно об инвентаризации вы узнаете на сайте www.buhgod.ru .
Инвентаризация: шаг за шагом
Инвентаризация – это «фотография» товарного запаса.
Мероприятие трудоемкое, масштабное, но преследующее очень важную цель – убедиться в правильности и точности учета имущества предприятия в складской системе
Количество инвентаризаций в отчетном году и даты их проведения определяются руководителем организации.
Однако вне зависимости от принятой учетной политики, согласно пункту 2 статьи 12 Закона «О бухгалтерском учете», проведение инвентаризации является обязательным (см. врезку «Нормативные документы»).
В соответствии с пунктом 1.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира) или увольнении более 50% сотрудников бригады, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
Таким образом, в течение года на складе должна быть проведена как минимум одна инвентаризация – перед составлением годовой отчетности. Естественно, чем чаще проводятся инвентаризации, тем точнее данные учета и четче «фотография» имущественного положения предприятия. Тем не менее стоит иметь в виду, что процесс этот дорогостоящий, связанный с напряженной и монотонной работой большого количества сотрудников (и не только работников склада). Более того, зачастую проведение инвентаризации очень затрудняет, а то и вовсе парализует работу склада. Поэтому, хотя эффективность инвентаризации как инструмента товарного учета никем под сомнение не ставится, применять ее все же следует с осторожностью.
|
Нормативные документы Статья 12 Закона «О бухгалтерском учете». Проведение инвентаризации является обязательным в следующих случаях: · при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; · перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; · при смене материально-ответственных лиц; · после выявления фактов хищения, злоупотребления или порчи товара; · в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; · при реорганизации предприятия. |
Помимо самой инвентаризации проводятся и контрольные проверки ее результатов. Необходимость в этой не менее сложной процедуре возникает, когда кто-то из заинтересованных лиц не согласен с результатами инвентаризации или когда инициатива проверки исходит со стороны (к примеру, по требованию головной организации холдинга).
Очень часто под инвентаризацией подразумевают оперативную, выборочную проверку товара, например, при разборе претензии клиента о недостаче при поставке. Такого рода инвентаризации – не менее интересная тема, требующая особого внимания. Однако в нашей статье нас будут интересовать только инвентаризации товара, которые проводятся по распоряжению руководителя, и проверки по результатам такой инвентаризации.
Подготовка к инвентаризации
В ходе организации инвентаризации и контрольных проверок запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства, поскольку склады подразделений предприятия могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. Отнесение складов к самостоятельным учетным единицам определяется руководителем организации по представлению главного бухгалтера (или бухгалтера – при отсутствии в штате должности главного бухгалтера). В подразделениях, чьи склады не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация на складах производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства.
|
Для справки Инвентаризация – это способ проверки соответствия фактического наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств данным бухгалтерского учета. Цель проведения инвентаризации – обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Кроме того, это один из наиболее действенных механизмов внутреннего контроля за сохранностью имущества организаций, полнотой и своевременностью осуществления расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам по уплате налогов и сборов, соблюдением требований законодательства при осуществлении и учете финансово-хозяйственной деятельности, своевременным выявлением ошибок в учете и внесением исправлений в данные бухгалтерского учета и отчетности. |
Порядок проведения инвентаризаций в организации предполагает создание инвентаризационной комиссии в составе руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии), главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб), представителей общественности. Также в состав комиссии включаются представители службы безопасности, технологи (логистики) и другие специалисты. Как вариант, к проведению инвентаризации могут быть приглашены сотрудники службы внутреннего аудита предприятия либо же независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Работает такая комиссия постоянно, в том числе и в межинвентаризационный период, обеспечивая полноту и точность отражения данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, внесенных в инвентаризационные описи и акты. В задачи комиссий входит и определение конкретных наименований, видов, групп запасов товаров, подлежащих проверке, а также сроки проведения проверки.
Персональный состав постоянно действующей инвентаризационной и рабочих (счетных) комиссий утверждает руководитель предприятия, о чем издается распорядительный документ по форме ИНВ-22 – Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируется в Журнале учета контроля над выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации по форме ИНВ-23.
На плечи руководителя организации также ложится обязанность создать условия для точного и полного подсчета фактического наличия товара в установленные сроки, предоставить в распоряжение комиссии сотрудников и технику для перевешивания, пересчета и перемещения товаров. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а результаты годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчетности.
Проведение инвентаризации
До начала проверки фактического наличия имущества комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении товара и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков товара к началу инвентаризации по учетным данным.
|
На заметку Составляем сличительные ведомости Сличительные ведомости составляются по товару, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных (ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей»). В таких ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и по данным инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На товарные ценности, не принадлежащие предприятию, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную. |
Согласно все тем же Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, материально-ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товар сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и весь товар, поступивший на их ответственность, оприходован, а выбывшие ценности списаны в расход. Форма расписки должна быть приложена к формам описей. Проверка фактического наличия товара производится только при непосредственном участии материально-ответственных лиц.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов рабочей (счетной) комиссии и материально-ответственное лицо (формы ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» или ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение»). Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых товаров, их количество и срок годности указывают в описях по номенклатуре, причем в единицах измерения, принятых в учете.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Все сделанные исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами счетной комиссии и материально-ответственными лицами. Обратите внимание, что в описях ни в коем случае нельзя оставлять незаполненные строки (на последних страницах такие строки прочеркиваются).
|
Нормативные документы При подготовке и проведении инвентаризации руководствуйтесь следующими документами: 1. Приказ Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов». Во время проведения инвентаризации запрещается перемещать товар между складами и переставлять на другие ячейки хранения. Товарно-материальные ценности, поступающие в ходе работы комиссии, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов этой комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Такие товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации» (форма ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей»). В этой описи указываются: · дата поступления; · наименование поставщика; · дата и номер приходного документа; · наименование товара, его количество, цена и общая сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по поручению председателя либо члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности. При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера компании в процессе проверки товар может отпускаться клиентам в присутствии членов комиссии. На этот товар должна быть заполнена форма ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык», в которой отмечается количество товара до и после отпуска. Более того, после отгрузки на отпущенный товар составляется форма ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных». В расходных документах делается отметка за подписью председателя комиссии или, по его поручению, члена комиссии.
Для отгруженных, не оплаченных в срок, хранящихся на складах других компаний или находящихся в пути товаров составляются отдельные описи. В описях каждой отдельной отправки все еще «путешествующего» товара указываются наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета (форма ИНВ-6 «Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути»). В описях на отгруженный и не оплаченный в срок товар по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, перечисление товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа (форма ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных»). Товары, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в опись на основании документов, подтверждающих их сдачу на ответственное хранение. В описях на такие ТМЦ указываются наименования товаров, количество, сорта, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов (ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, сданных на ответственное хранение»). Дмитрий Медведев Ведущий специалист по анализу бизнес-процессов ЗАО «ЦВ “Протек”» Оксана Абрамова Менеджер департамента логистики и бизнес-технологий ООО «Сухаревка» См. |