Контакты
Главная / Как создать свой бизнес?

Как заполнить авансовый отчет. Пример составления авансового отчета

В повседневной трудовой деятельности практически все компании закупают необходимую продукцию за наличные финансовые средства. Для подобных целей наемным рабочим авансом предоставляются наличные денежные средства , за которые в дальнейшем им предстоит отчитаться.

На сегодня принято использовать установленную Постановлением Госкомстата РФ в августе 2001 года регламентированную форму первичной документации под номером АО-1 .

Данная форма используется в процессе учета денежных средств, которые предоставляются подотчетным сотрудникам на производственные либо иные нужды.

После того, как сформированный документ утвержден, представитель бухгалтерии должен осуществить его и сделать все необходимые . По мере необходимости следует возместить затраты, которые превышают установленный лимит.

Важно помнить, что авансовый отчет формируется в единственном экземпляре , причем как в бумажном, так и в электронном виде.

Отчет по форме АО-1 могут применять ООО при любой форме собственности (это не относится к бюджетным учреждениям). В целом, установленная форма осталась неизменной, за исключением дополнительного раздела (подразумевается введение дополнительного пункта о расписке).

Представитель бухгалтерии, который принимает отчет у сотрудника, обязательно должен в конце документа оформить расписку относительно принятия документации от подотчетного лица .

Правила использования и составления

Итак, подотчетными лицами на лицевой стороне документа необходимо указать такие сведения , как:

  • наименование компании, которая предоставила наемному рабочему подотчетные финансовые средства;
  • полные инициалы;
  • занимаемую должность;
  • персональный табельный номер;
  • целевое назначение авансового платежа (на производственные либо же представительские нужды).

Вся без исключения документация, которая способна подтвердить затраты, должна быть отображена на обратной стороне (поля с 1 по 6), а после указывается сумма.

Поле Что включает в себя
1 Необходимо указывать номер который был присвоен подтверждающей затраты документации
2-3 Отображаются сведения относительно даты формирования документа
4 Отображается разновидность производственных затрат
5 Отображаются сведения относительно затрат (сумма указывается в рублях)
6 Сведения указываются в том случае, если средства были израсходованы в иностранной валюте
Пункт «Итого» Необходимо указать суммарный размер затрат (суммируется 5 и 6 поле)

Представитель бухгалтерии в обязательном порядке должен проставить свою подпись с целью подтверждения принятия документа на дальнейшую проверку. Специалист должен отобразить его номер и время, суммарный размер затрат и число сопровождающей документации.

В сформированной расписке отображается день, когда был получен отчет. Она предоставляется подотчетному лицу.

После того как представителем бухгалтерии была проведена проверка относительно достоверности сформированного отчета, необходимо заполнить необходимыми сведениями 7 и 8 поле (отображается размер финансовых затрат, который поставлен на учет).

В 9 поле отображаются номера бухгалтерских счетов, которые будут дебетированы на размер финансовых расходов.

  • остатка авансовых средств;
  • денежных средств, которые были получены из кассы компании;
  • израсходованных финансовых средств;
  • бухгалтерских записей операции учета финансовых затрат, которые были произведены.

Все сведения, которые заносятся в таблицу, должны быть сформированы из той информации, которая указана в 9 поле (на обратной стороне документа).

По завершению проверки достоверности сведений относительно арифметический расчетов, документ подлежит передаче непосредственному руководству компании для утверждения .

Затем осуществляется списание и конечные расчеты с подотчетными лицами .

Рассматриваемый документ может формироваться несколькими вариантами :

  • с помощью специализированного программного обеспечения;
  • с помощью MS Excel.

Если говорить о проводках в авансовых отчетах, то необходимо отображать размер финансовых затрат по всем без исключения операциям, дебет счетов и субсчета. Далее осуществляется сверка проводок и сумм, которые были получена, а также номер счетов, по которым осуществлялся дебет расходов.

Если сопровождающая документация предоставляется на иностранных языках, то она в обязательном порядке подлежит перевод на русский. При обнаружении перерасхода финансовых затрат либо остатков, бухгалтерия проставляет соответствующие отметки на первых страницах рассматриваемого документа.

В процессе формирования отчета в программе 1С, необходимо обязательно придерживаться такой последовательности действий:

  1. Необходимо открыть «Авансовый отчет» . Для этого достаточно будет перейти в категорию «Касса» либо же «Производство» и выбрать нужный пункт. Допускается нажатие на «Касса», которая расположена в главном меню. Будет открыто журнал документации, в котором находятся на хранении все сведения относительно авансовых отчетов. Необходимо будет сформировать новый документ нажатием на клавишу «Добавить».
  2. Далее нужно установить показатель шапки документа . Если же отсутствует соответствующий пункт, допускается возможность создания по ходу составления отчета.
  3. Для получения возможности выбора физического лица, необходимо нажать на «…» , находящейся с правой стороны, а далее перейти в раздел «Физическое лицо».

Предусмотрены такие разновидности закладок , как:

  • для авансов – отображается документация, которая является основанием для предоставления финансовых средств (к ним относят платежные поручения, ордеры и так далее);
  • продукция (какой именно товар приобретался);
  • тара (в чем была упакована приобретенная продукция);
  • оплата ;
  • иные .

После того как пользователь нажимает «+», в таблице будет добавлена новая строка . Далее необходимо выбрать соответствующий тип документации, к примеру, при предоставлении денежных средств через кассу на основании РКО.

Будет открыт журнал кассовых ордеров , где необходимо выбрать соответствующую документацию. Затем табличная часть подлежит указанию теми сведениями, которые отображаются в расчетно-кассовых ордерах.

После этого необходимо заполнить вторую строку – указать информацию о продукции, которая была приобретена наемным рабочим за предоставленные ему денежные средства, к примеру, бланки. Необходимо нажать «+» и добавить продукцию.

В том случае, если продукция была внесена в справочник номенклатуры, то все имеющиеся столбцы будут сформированы автоматически . Достаточно будет отобразить количество. При необходимости указания нескольких товаров, процедура повторяется.

Если же в процессе приобретения была использована возвратная тара, в обязательном порядке необходимо заполнить соответствующее поле. В процессе оприходования продукции и материалов через счет 631 обязательно используется вкладка оплаты.

В подразделе «Иные» отображают сведения относительно финансовых затрат подобного плана – на горюче-смазочные материалы, услуги интернета и так далее.

Печатный вариант документации должен быть выведен на печать нажатием на клавишу «Печать» либо же . Затем нужно провести отчет, нажав на соответствующий пункт либо «ОК» .

Формирование на хозяйственные потребности

К примеру, наемному рабочему предоставляются финансовые средства на хозяйственные нужды в кассе. Он обязательно должен поставить подпись в документе по форме КО-2 . После того, как поставленная задача будет выполнена, должен быть предоставлен акт исполненных работ, которые в дальнейшем подписывается специальной комиссией.

Должны ли представители бухгалтерии предъявить документ, который подтверждает факт закрытия аванса? Акт является подтверждением того, что поставленная задача была выполнена, но он не может подтвердить оплату непосредственными поставщиками.

В обязательном порядке предоставляется квитанция в дополнение к приходно-кассовым ордерам и иные чеки. Всю полученную документацию и сформированный авансовый отчет наемный сотрудник компании должен предоставить в бухгалтерский отдел. Отрывная часть подлежит возврату сотруднику.

По сути, это и будет являться основным доказательством того, что необходимый отчет предоставлен компании относительно подотчетных финансовых средств.

Необходимо учитывать, что в процессе израсходования подотчетных средств на хозяйственные нужды, необходимо обязательно формировать отдельные АО-1.

Авансовый отчет должен быть сформирован подотчетным лицом, иными словами сотрудниками, которые:

  • приняли финансовые средства на производственные нужды;
  • были направлены в командировку.

Произвести отчет подотчетные лица обязаны в течение 3 календарных дней с момента :

  • завершения периода, на который были предоставлены денежные средства, и при этом он был отображен в соответствующем заявлении сотрудника относительно выдачи финансов под отчет;
  • выхода наемного рабочего на работу, если период, на которые были предоставлены финансовые средства, завершился в момент какого-либо заболевания либо же отпуска;
  • возвращения наемного рабочего из командировки.

Это четко указано в пункте 6 Указания Центрального Банка РФ №3210-У от марта 2014 года и пункте 26 Положения относительно командировок, которые приняты Постановлением Правительства РФ №749 в октябре 2008 года.

Необходимо помнить, что авансовый отчет формируется в единственном экземпляре, и к нему следует приложить документы, которые в полной мере способные подтвердить произведенные наемным рабочим финансовые затраты.

Для минимизации рисков возникновения каких-либо ошибок, целесообразным будет сформировать инструкцию относительно порядка заполнения авансовых отчетов.

Важно помнить: с недавнего времени рассматриваемый отчет формируется не только в бумажном, но и электронном виде.

Последующие действия

После того как авансовый отчет от наемного рабочего был получен, дальнейшие действия заключаются в следующем :

  1. Необходимо предоставить сотруднику расписку относительно получения отчета (под ней подразумевается унифицированная форма АО-1).
  2. Необходимо проверить целевые затраты финансовых средств, наличие оправдательной документации, достоверность ее формирования и произведенные подсчеты сумм наемным рабочим.
  3. На обратной стороне отчета в обязательном порядке необходимо указать размер финансовых средств, которые были приняты на учет и счета, которые непосредственно дебетуются на данные суммы.
  4. По завершению проверки отчета необходимо в обязательном порядке передать его на утверждение руководству компании либо же законному представителю.
  5. После утверждения, отчет должен быть принят на учет.

В завершении нужно будет произвести все необходимые расчеты с подотчетным лицом, одновременно получив от него неиспользуемый остаток аванса либо же возместив ему размер перерасходов.

Процесс формирования авансового отчета не влечет за собой каких-либо сложностей . Достаточно только соблюдать очередность действий и следить за достоверностью указанных сведений.

Все нюансы по составлению авансового отчета представлены в данной инструкции.

Для учета затрат, которые совершил сотрудник компании в период командировки. Он применяется также в случаях расходования средств компании ее сотрудниками.

Авансовый отчет имеет унифицированную форму под номером АО-1. Несмотря на то, что законодательство разрешает юридическим лицам использовать собственноручно разработанные бланки, использование бланка по унифицированной сумме представляется более предпочтительным.

Руководитель компании должен подписать приказ, в котором указываются лица, имеющие право получать подотчетные суммы. До недавнего времени это могли быть только сотрудники компании, имеющие трудовые договоры с данной компанией.

С 2019 года подотчетные средства разрешено выдавать лицам, с которыми организация заключила гражданско-правовой договор. В приказе должны быть указаны цели, на которые могут быть израсходованы выданные суммы, их величина и период.

Если сотрудник компании направляется в служебную поездку, то денежные средства он может получить на основании приказа о командировке или командировочного удостоверения.

Сотрудник, получивший средства на расходы в период командировки либо иные цели, должен передать авансовый отчет в бухгалтерскую службу в трехдневный срок после истечения периода, указанного в приказе руководителя компании. Так как этот документ является основанием для отражения затрат, то к нему должны быть приобщены документы, свидетельствующие о целевом характере использования подотчетных сумм.

Особенности

Для отчета об использовании полученной суммы сотрудник должен заполнить авансовый отчет. Данный бланк необходимо заполнить с двух сторон. Правильность заполнения проверяет бухгалтер компании. После этого он передается на утверждение руководителю.

Законодательством предусмотрено, что данный первичный документ оформляется в одном экземпляре.

Необходимо отметить, что изменился номер авансового отчета в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). До 2019 года он имел номер формы 0504049, который в дальнейшем был изменен Приказом Минфина России № 52н от 30.03.2015г. В 2019 году авансовый отчет имеет новый номер ОКУД 0504505.

В бланке авансового отчета присутствует отрывная часть, которая передается после проверки бухгалтером на корректность его заполнения сотрудником компании и заполнения им своих граф бланка.

Общие правила составления бланка авансового отчёта

Федеральным законодательством установлено, что компания может самостоятельно разработать бланк авансового отчета. Главным условием при этом является наличие в документе обязательных реквизитов.

А именно:

  • номер авансового отчета;
  • дата авансового отчета;
  • наименование компании;
  • сумма аванса;
  • израсходованная сумма;
  • перечень приобщенных к авансовому отчету документов.

Юридические лица могут использовать форму АО-1, применение которой прошлые периоды было обязательным.

Авансовый отчет может быть оформлен традиционным способом, т.е. документально (от руки или на компьютере). Основным условием является наличие личных подписей должностных лиц.

Также он может быть представлен в электронном виде. Такой документ подписывается посредством цифровых подписей должностных лиц. Последний вариант возможен при наличии в компании системы электронного документооборота.

Руководитель, принимая решение о выдаче денежных средств, должен подписать соответствующий приказ. При заполнении бланка авансового отчета необходимо проверить, чтобы строка «Назначение аванса» повторяла формулировку, указанную в приказе руководителя компании.

Условия при отправлении в командировку

Коды проводки

В бухгалтерском учете затрат, произведенных сотрудником в период командировки, используются счета расчетов с персоналом, финансовые счета, счета учета затрат и т.д.

Если аванс на командировку выдается наличными средствами, то производится следующая запись: Дт сч. 71 Кт сч. 50. Данная запись производится на основании корректно оформленного расходного кассового ордера.

Если денежные средства перечисляются с расчетного счета организации на банковскую карточку сотрудника, то в бухгалтерском учете производится следующая запись: Дт сч. 71 Кт сч. 51. Для осуществления данной операции бухгалтер должен оформить платежное поручение для банка.

После прибытия должностного лица из служебной командировки, он должен представить оформленный авансовый отчет в бухгалтерскую службу.

На основании этого документа и приобщенных к нему подтверждающих документов могут быть произведены следующие записи:

Если у сотрудника осталась сумма неизрасходованного аванса, он должен вернуть ее компании. В случае возврата в кассу – Дт сч. 50 Кт сч. 71. В случае перечисления на расчетный счет – Дт 51Кт сч. 71.

Если выданной под отчет суммы оказалось недостаточно, то сотруднику компенсируются произведенные расходы: Дт сч. 71 Кт сч. 50 «Касса» или Дт сч. 71 Кт сч. 51.

Иногда возникают ситуации, когда сотрудник не может представить оправдательные документы. Например, вследствие их утери или невозможности представления из-за траты подотчетной суммы на личные нужды. В таком случае для отражения затрат используется счет 94.

В бухгалтерском учете производится запись: Дт сч. 94 Кт сч. 71 — отражена недостача денежных средств. В дальнейшем эта недостача удерживается из заработной платы сотрудника: Дт сч. 70 Кт сч. 94.

Сопроводительные документы

При документальном оформлении командировочных расходов бухгалтеру необходимо руководствоваться Постановлением № 749 от 13.10.2008г. В соответствии с данным постановлением сотруднику должно быть выдано командировочное удостоверение, форма которого установлена законодательно. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются даты выбытия и прибытия сотрудника, заверенные печатью и подписями уполномоченных лиц.

Все расходы, произведенные в командировке, должны быть подтверждены билетами, чеками, квитанциями, которые сотрудник должен передать в бухгалтерскую службу вместе с авансовым отчетом и командировочным удостоверением. Кроме того, сотрудник должен составить отчет по командировке, который утверждается руководителем компании.

В целях минимизации претензий налоговиков все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Поэтому бухгалтер может отказать в принятии к учету некорректно оформленных документов.

Как правило, к авансовому отчету прилагаются кассовые и товарные чеки, иные бланки строгой отчетности. Данные документы целесообразно наклеить на лист бумаги формата А4, а для избегания утери данных вследствие быстрого выцветания чернил – сделать их ксерокопию. Это позволит компании подтвердить затраты, произведенные в период командировки, при проведении налоговой проверки.

Нюансы оформления

При направлении сотрудника в командировку за пределы Российской Федерации необходимо учитывать некоторые моменты. Так, сотруднику не выдается командировочное удостоверение. Связано это с тем, что даты прибытия и выбытия указываются в загранпаспорте сотрудника.

После принятия решения о зарубежной командировке, руководитель должен подписать соответствующий приказ, в котором указываются цель командировки, должность и фамилия должностного лица, направляемого в командировку, а также место назначения.

Размер суточных расходов компания может устанавливать самостоятельно. Как показывает практика, он остается на уровне суммы, которая не облагается НДФЛ.

Сотруднику оплачивается проезд до места назначения, данная сумма затрат должна быть подтверждена проездными документами, затраты на проживание на основании предоставленных квитанций и чеков, а также затраты на государственную пошлину, консультационные услуги и т.п.

На титульной стороне авансового отчета указывается наименование компании, наименование службы, в которой трудится сотрудник, отчитывающийся о тратах, его должность, цель, на которую были израсходованы подотчетные средства, номер и дата документа. Табличная часть используется для отражения данных о денежных средствах, которые были получены сотрудником ранее, о сумме полученного аванса и сумме затрат. Здесь же подводится итог, произошел ли перерасход денежных средств или осталась неизрасходованная сумма.

Оборотная сторона бланка авансового отчета предназначена для обобщения информации о первичных документах, свидетельствующих о целевом характере произведенных расходов. К ним относятся проездные документы, товарные чеки, накладные, акты выполненных работ, квитанции и т.п. Данные документы систематизируются, нумеруются в хронологическом порядке и приобщаются к авансовому отчету.

Оформив авансовый отчет сотрудник передает его бухгалтеру, который должен проверить целевой характер произведенных расходов, корректность приобщенных первичных документов. Бухгалтер также записывает счета, на которые будут отнесены затраты по данному отчету и размер этих затрат.

Проверенный авансовый отчет подписывают подотчетное лицо и бухгалтер и передают его на утверждение руководителю юридического лица.

Если у подотчетного лица осталась неизрасходованная сумма аванса, то он должен вернуть ее компании. Если же возник перерасход, то он должен его получить в кассе компании. В случае же имеющейся задолженности сотрудника по ранее выданным авансам, сумма перерасхода ему не выдается.

Как следует из вышеуказанного, заполнение авансового отчета – процесс довольно простой. Однако если у сотрудника организации возникли сложности, то он может обратиться в бухгалтерию для консультации по возникшим вопросам, либо скачать в любой информационно-правовой системе или сети Интернет образец заполнения данного отчета. Данный образец можно скачать бесплатно в ворде, а можно воспользоваться бланком, созданным посредством электронной таблицы excel.

Работа с бумагами в 1С

Если компания в целях бухгалтерского учета использует программу 1С, то бухгалтер может оформить авансовый отчет в программе, а затем распечатать его для подписи уполномоченными лицами. Для этого в ней предусмотрена соответствующая форма.

Форму авансового отчета можно создать непосредственно в журнале операций или воспользовавшись вкладкой «Касса» на главном меню. В открывшемся электронном документе необходимо заполнить шапку, присвоить номер и дату, выбрать сотрудника.

В электронной форме авансового отчета имеется несколько закладок. При заполнении закладки «Авансы» необходимо ввести документы, на основании которых сотрудник получил денежные средства. Например, расходный кассовый ордер или выдача билетов.


В закладке «Товары» необходимо заполнить информацию о товарах, которые были приобретены за счет подотчетных сумм. Закладка «Тара» используется для отражения сведений о таре, которую необходимо вернуть контрагенту.

В закладке «Оплата» отражается информация об оплатах поставщикам, которые были произведены подотчетным лицом.

Закладка «Прочее» используется для учета всех остальных затрат, которые не могут быть отражены в предыдущих закладках. Это могут быть командировочные затраты, различные общехозяйственные расходы, расходы на ГСМ и т.п.

На основании электронной формы «Авансовый отчет» в программе формируются бухгалтерские проводки. Данный документ может быть распечатан. В программе 1С предусмотрена форма АО-1.

Сдача в бухгалтерию

Сотрудник компании, получивший деньги, должен отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после завершения периода, указанного в приказе о выдаче средств. Данный период определяет руководитель организации. Это правило указано в п. 6.3 Указаний № 3210-У от 11.03.2014г.

Если сотрудник отсутствовал на рабочем месте в связи с очередным отпуском или временной нетрудоспособности, то представить авансовый отчет в бухгалтерию он обязан не позднее 3-х рабочих дней после выхода его на работу.

Если сотрудник был направлен в командировку, то авансовый отчет представляется в бухгалтерию в течение 3-х дней после прибытия (п. 26 Постановления № 749 от 13.10.2008г.).

Хранение документов

После того, как авансовый отчет был проверен, отражен в бухгалтерском учете и были произведены все расчеты с сотрудником компании, он передается на хранение.

Вопрос о сроке хранения возникает в связи с тем, что в федеральном законодательстве указано несколько сроков хранения документов для юридических лиц:

  • в соответствии со ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ первичная учетная документация должна храниться не менее пяти лет;
  • в соответствии с п. 8 ст. 23 НК РФ документы, на основании которых формируется налогооблагаемая база, должны храниться не менее четырех лет;
  • согласно п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие произведенные затраты и приведшие к образованию убытков, должны храниться в организации не менее десяти лет, в течение которых они могут уменьшать налогооблагаемую базу.

Авансовый отчет, как было указано выше, заполняют сотрудник компании, ответственный за полученные денежные средства, и бухгалтер. Бухгалтер должен тщательно проверить корректность предоставленной информации и предоставить сотруднику расписку о том, что авансовый отчет принят к учету. Расписка представляет собой отрывной бланк в форме АО-1, в котором указывается номер и дата отчета, должность и фамилия сотрудника, которому были выданы подотчетные суммы, размер принятых к учету затрат, количество приложений к авансовому отчету.

Если авансовый отчет оформлен некорректно, то бухгалтер имеет право не принимать его. В этом случае сотрудник компании становится должником по отношению к компании. Если он отказывается вернуть сумму перерасхода, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ руководитель может удержать эту сумму из заработной платы.

Причем удержания могут быть произведены только при согласии сотрудника, которое должно быть зафиксировано документально. Если же сотрудник добровольно не соглашается вернуть сумму аванса, то такой спор необходимо решать в судебном порядке.

У каждого субъекта бизнеса периодически возникает необходимость в осуществлении хозяйственных расходов в целях обеспечения функционирования предприятия. В основном они производятся наличным путем через подотчетников, которые определяются в специальном распоряжении руководителя. При этом затраты должны быть осуществлены на цели, на которые были выданы деньги.

Авансовый отчет это документ, составляемый материально ответственным лицом в случае осуществления им производственных или хозяйственных расходов, на которые ранее выдавались из кассы или путем перечисления деньги фирмы.

Данный бланк обязателен к заполнению, если осуществлялась выдача средств в подотчет. Росстат рекомендует использовать документ форма АО-1.

Перечень лиц предприятия, которым разрешается выдавать деньги, определяется на специальным приказом. В нем желательно отразить поименный список подотчетников, размер сумм, которые им могут выдаваться, а также закрепить цели расходования этих средств.

Подотчетными могут быть как работающие на предприятии лица, так и привлеченные по договорам подряда люди.

Законодательство требует, чтобы работники, которым выданы средства для произведения расходов, осуществили их в установленных целях, а руководитель проверив все представленные к авансовому отчету документы, утвердил эти затраты.

Только после того как авансовый отчет прошел процедуру утверждения, эти траты могут быть включены в состав затрат предприятия. Таким образом, этот бланк является первичным документом, подтверждающим наличные расходы компании.

Внимание! Оформляя и принимая авансовый отчет надо помнить, что его при проверке обязательно будут смотреть контролирующие органы, и если он составлен с неточностями или прилагаемые документы не соответствует установленным требованиям, то расходы по этому документу исключат при налогообложении.

В каком случае применяется авансовый отчет

Выданные работнику средства должны быть использованы строго на установленные цели либо возвращены в кассу предприятия обратно. Основным документом по выплате сумм в подотчет является , на котором должна быть проставлена виза руководителя.

В локальных актах предприятии закрепляются сроки, в течение которых подотчетный работник должен отчитаться либо вернуть ранее выданные деньги. Авансовый отчет надо оформлять, если им были произведены расходы. Данный документы позволяет списать выданные суммы с подотчетника на затраты.

Составлять авансовый отчет по командировке должен каждый вернувшийся из служебной поездки работник. В связи с этим повышается его роль, так как многие составляемые ранее документы стали необязательными к заполнению. По сути авансовый отчет остался единственным отчетом, представляемым командируемым своему руководству.

Составление авансового отчета является обязательным, это правило закреплено в Порядке ведения кассовых операций. Освобождаются от составления данного документа только предприниматели, которые ведут учет по упрощенной процедуре.

бухпроффи

Важно! Однако, следует не забывать о том, что существует лимит расчетов наличными между организациями или ИП в размере 100000 рублей. Свыше этого размера, должны использоваться только безналичные платежи, что исключает подотчет.

Что можно принять к учету

Каждый специалист бухгалтерии и сам работник должны знать перечень документов, которые можно приложить в качестве подтверждения расходов к авансовому отчету.

К ним относятся:

  • Товарные чеки с приложением к ним чеков ККТ. Допускается использовать эти документов без ККТ, если предприятие, оформившее их работает на вмененке. При этом в товарном чеке обязательно должны присутствовать все предусмотренные законодательством реквизиты, позволяющие идентифицировать поставщика.
  • Квитанции к вместе с чеками. В этом случае также необходимы либо накладная, либо акт на работу или услугу. При этом последние документы должны быть оформлены на организацию или ИП, которые выдавили своему работнику в подотчет деньги, а не на него.
  • Квитанции, наряд-заказы и иные БСО, в которых подтверждается расходование средств предприятия.
  • Билеты и другие транспортные документы, выдаваемые при перевозке пассажиров или грузов. Сюда же относятся страховые полисы, которые оформляются пассажирскими компаниями и перевозчиками.

Внимание! При этом к документам могут предъявляться дополнительные требования. Например, документы, составленные на иностранном языке, следует перевести на русский язык в части, которая относится к расшифровке произведенных сотрудником расходов. Тщательной проверке подвергаются документы, которые были оформлены в выходные дни на предприятии.

Авансовый отчет бланк, образец 2018 года скачать

Образец заполнения авансового отчета в 2018 году

Рассмотрим подробнее на примере как заполнить авансовый отчет.

Лицевая сторона

Форма авансового отчета заполняется с самой верхней строки, куда вносится название компании либо Ф.И.О. предпринимателя. Справа нужно указать , если он присвоен.

Ниже в поля, расположенные возле названия документа, вносятся порядковый номер и дата, когда он был оформлен.

Блок справа начинается с фразы «Утверждаю». Он должен заполняться директором фирмы. Там записывается сумма прописью, Ф.И.О. и наименование должности руководящего лица, дата утверждения. Ниже директор должен поставить свою подпись, тем самым утверждая расходы и разрешая принять их к учету.

В следующих полях нужно проставить название структурного подразделения, где работает подотчетник, его полные Ф.И.О., название должности и номер согласно табеля.

бухпроффи

Важно! Ранее цель, указанная в авансовом отчете, должна была совпадать с целью из заявления на выдачу в подотчет. В настоящее время заявления разрешено не оформлять, поэтому цель ставится исходя из направления произведенных расходов (на сотовую связь, приобретение материалов, и т. д.).

После этого документ делится на две таблицы. Сведения в них вносит бухгалтер. В левой отражается движение подотчетных средств по работнику - остаток с предыдущей выдачи или перерасход, выданная сумма, израсходованная сумма, текущий остаток.

Внимание! С 19 августа 2017 года работник может получить суммы в подотчет, не отчитавшись за предыдущий аванс.

В правой таблице проставляются бухгалтерские проводки.

Ниже бухгалтер должен записать количество документов, которые предоставил работник, и на скольких листах они располагаются.

После выполнения проверки бухгалтер должен поставить подпись и прописью указать утвержденную сумму. Далее бланк передается главному бухгалтеру на рассмотрение.

Если у работника после предоставления отчета выявлены денежные суммы, которые ему необходимо вернуть, либо наоборот, нужно компенсировать излишне им потраченные, то реквизиты кассового документа проставляются ниже.

Внимание! На время проверки авансового отчета сотруднику выдается расписка о его принятии. В ней кратко дублируются сведения принятого документа.

Оборотная сторона

На этой стороне располагается таблица, в которую подотчетник вносит все прикладываемые документы. На каждый бланк отводится одна строка.

В графу 1 записывается порядковый номер строки. В графах 2 и 3 отражается номер и дата отчетного документа. Если номера нет, то ставится прочерк либо «Б/Н».

В графу 4 заносится название документа.

Графы 5 и 6 отводятся для указания суммы документа. В графу 5 она проставляется в рублях, а в графу 6 - в валюте (если он оформлен в ней).

Все строки, которые останутся пустыми, нужно прочеркнуть символом «Z». Далее в самой последней строке «Итого» подводится общий итог суммы по всем документам, и ниже подотчетник ставит свою подпись.

Бухгалтер при проверке смотрит на документы и обоснованность расходов, и в графы 7 и 8 заносит сумму, принимаемую по документу к учету. В графу 9 вписывается счет бухучета, на который относятся затраты.

Общие сведения из этих трех граф после полной проверки переносятся на лицевую часть документа.

Что если нет подтверждающих документов

Если работник приложил к авансовому отчету документы с неустранимыми недостатками (к примеру, поврежденные), либо не приложил их вообще (кассовый чек потерян, получить дубликат нельзя), то это не значит, что нельзя принимать авансовый отчет.

Нужно помнить, что товары или работы, на которые выдавались деньги, могут быть реально получены. В такой ситуации бухгалтеру все равно необходимо проверить поданный документ, а руководитель уже сам решает - утверждать его либо нет.

Если руководитель принимает положительное решение, и дает указание возместить подотчетному лицу затраченные средства без подтверждающих на это документов нужно помнить, что все эти затраты нельзя будет учесть при расчете налога за этот период. Если организация работает с НДС, то входной налог принять к вычету также не получится.

Бухгалтерские проводки

Проводки, производимые после заполнения авансового отчета, зависят от целей получения аванса:

Д08, 10, 41 - К71 - оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом

Если работник оставил предоплату, без фактического получения товара, то делается проводка:

Д60, 76 - К71 - внесена предоплата поставщику

Бухгалтерские проводки по результатам командировки:

Д20 - К71 - списаны расходы по командировке, целью которой было выполнение работ по договору с заказчиком;

Д44 - К71 - расходы по командировке, которая была связана с рекламой или продажей товаров компании;

Д08 - К71 - расходы по командировке, связанной с закупкой нового оборудования, машин и т. д.

Д28 - К71 - командировка была связана с возвратом брака поставщику.

Если компания применяет общий режим, то с командировочных расходов нужно выделять НДС:

Д19 - К71 - учтена сумма НДС по расходам в командировке;

Д68 - К19 - произведен зачет НДС.

Если у работника остались неиспользованный аванс по командировке, он должен его вернуть:

Д50 – К71 - неиспользованный аванс по командировке возвращен наличными в кассу используя приходный кассовый ордер;

Д51 - К71 - неиспользованный аванс переведен на расчетный счет

Д70 - К71 - неиспользованный аванс удержан из начисленной зарплаты

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

  1. Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента:
  • истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
  • выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
  • возвращения работника из командировки.

За нарушение срока работника можно наказать материально.

«Работник опять задержал первичку? Накажите рублем» .

  1. Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.

Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)» .

  1. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
  2. Утверждается руководителем.
  3. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

  • Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
  • Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
  • Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

Подробнее об этом см. в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью» .

Авансовые отчеты в 2019 году: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

Изменений по авансовым отчетам в 2019 году (равно как и в 2017-2018 гг.) не было - этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 21.01.2019 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.

Данная форма авансового отчёта используется всеми бюджетными организациями Российской Федерации. Применяется для ведения учёта выданных денежных средств своему подотчётному сотруднику. Утверждает данный отчёт руководитель предприятия. Если же у вас хозрасчётная организация, то Вам необходимо использовать форму АО-1. Скачать чистый бланк авансового отчета по форме № 0504505, Вы сможете совершенно бесплатно прямо на нашем сайте.

Предлагаем Вам посмотреть коротенькое видео с советом “Как сделать Авансовый отчёт”:

Порядок заполнения бланков Авансового отчета по форме за номером 0504505

На лицевой стороне формы, подотчетное лицо вносит полную информацию о своей особе, потом за обратной стороне бланка заполняет графы с 1-ой по 6-ую. Здесь оно указывает сумму израсходованных денежных средств и информацию про документы, которые это подтверждают. Также прикладывает к отчёту все эти документы (оригиналы).

Оформлять бланк отчета обязано лицо, которому доверено ведение бухучета. Обычно это кто-то из бухгалтерии. Также когда данная форма заполняется, то необходимо внести сведения о самом предприятии, назначении аванса и сведения о подотчётном лице. В таблице надо отразить следующие сведения:

  • полученная сумма аванса;
  • израсходованная сумма;
  • остаток или перерасход денежных средств.

Если аванс был выдан в иностранной валюте, то необходимо указывать сумму как в иностранной валюте, так и в рублях (в эквиваленте). Все суммы отражаем с указанием даты их получения. Затем руководитель предприятия должен подтвердить или отказать в целесообразности расходов аванса.

Работники бухгалтерии должны внести данные о счетах учета и всей сумме. Потом заполняют сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода (со ссылкой на кассовый ордер). Составляют расписку, которую должен подписать бухгалтер.

Подотчетное лицо на обратной стороне отчета должно заполнить некоторые поля:

  • порядковый номер документа;
  • дата и номер документа;
  • кому и за что была произведена оплата;
  • общая сумма расходов по авансовому отчету.

Бухгалтер же должен внести сведения о:

  • общей сумме всех расходов, которую приняли к учету;
  • внести бухгалтерские записи в счета по дебету и кредиту.

В самом конце этой таблицы подводят итог всей израсходованной суммы, её остаток или перерасход. На бухгалтерскую службу предприятия возлагается полная ответственность за ведение и хранение данной формы документа.

Последние на сегодняшний день новшества

Совсем недавно было внесены некоторые поправки. Они будут действовать уже с 18 августа 2017 года. Изменения затронули работу с подотчетными лицами. (Указание от 19.06.2017 № 4416-У).

Если говорить совсем коротко, то теперь можно будет:

  • Выдавать деньги можно будет без заявления, только по приказу или другому распорядительному документу.
  • Можно будет выдавать новый аванс даже если лицо не отчиталось за предыдущий.