Контакты
Главная / Ликвидация бизнеса

Требования к инкассации денежных средств. Нарушения на данном этапе

Многие современные компании пользуются услугами организаций, которые специализируются на инкассации. Обусловлено это тем, что создавать собственную инкассационную службу дорого и обычно непродуктивно. Поэтому компании обращаются к инкассаторам, чтобы те отвезли наличные деньги в банк. Эта процедура помогает сэкономить деньги и защитить их от мошенников. А в нашей сегодняшней статье мы подробнее раскроем порядок проведения инкассации денежных средств и расскажем о нюансах данной операции.

Что входит в услугу

Регулирует процесс инкассации указание Банка России № 3210-У . Иные нормативные бумаги отсутствуют. Под инкассацией понимается процедура сбора наличных денежных единиц и документов и перемещение их в банк для перевода на лицевой банковский счет компании. Выполняет эта процедура следующие важные задачи:

  • Доставка выручки торговой организации в банк.
  • Доставка денег из разных торговых точек в компании, чтобы оттуда передать их в банковскую организацию.
  • Перевозка денег из банка в офис для выплаты сотрудникам.
  • Перевозка взятых в кредит денег из банка в офис.
  • Доставка денежных средств из банковского учреждения в обменные пункты.
  • Перевозка наличных между филиалами одной организации.
  • Охрана сотрудников банка, которые перевозят документы или деньги.

Инкассация позволяет оперативно и, главное, с высокой степенью безопасности перемещать наличную выручку на расчетный банковский счет, что удобно. Также данная процедура поможет наполнить кассу необходимыми монетами и купюрами мелкого достоинства для удобства размена. Интересно, что сотрудники службы инкассации могут заниматься перевозкой не только денег, но и важных документов.

Как проводится инкассация

Инкассация денежных средств экономит рабочее время фирмы. Сотрудники, которые передали инкассаторам денежные средства, перестают нести за них ответственность, а это значит, избавляются от лишней головной боли. Чтобы получить еще большую экономию, некоторые фирмы, работающие под одной крышей, заключают с инкассаторской службой совместный договор. Это удобно, если компании работают по одному графику, и услуга, таким образом, обходится дешевле всем. Подготовка нужных документов на предприятии входит в обязанности кассира, на его плечах заполнение бумаг и взаимодействие с инкассатором.

Подготовка документов для инкассаторов выполняется кассиром, который отвечает за полноту и своевременность оформления документов.

Инкассация проходит по следующей схеме:

  1. Составляется график движения инкассаторской машины, который согласовывается с компаниями.
  2. Дежурный сотрудник инкассации заполняет специальную карточку, которая отдается в кредитную организацию.
  3. Далее он получает штамп, доверенность на перевозку и ключи.
  4. Ответственный работник компании перед сдачей денег предъявляет инкассатору документы, которые подтверждают его право распоряжаться деньгами. В явочной карте прописываются: номер сумки, название и адрес компании, код, телефон.

Правила проведения инкассации требуют, чтобы работник компании (обычно это кассир) предъявил такие документы:

  • Накладная к сумке.
  • Квитанция к сумке.
  • Образец пломбы.

Кассир должен быть рядом с инкассатором в момент проверки пломбы на целостность, проверять правильность и точность заполнения документации. Если при заполнении явочной карточки допущена ошибка, то ее можно исправить и подтвердить верность исправления подписью кассира. Если сотрудник отказывается сдавать сумку с деньгами, то пишет в специальной графе слово «отказ». Сопроводительные документы в этом случае подтверждают, что ответственность за сохранность не перешла от компании к инкассаторам.

После того как сумка доставлена в банк, банковский сотрудник проверяет записи, которые имеют препроводительные документы. Он проверяет сумку на повреждения, смотрит пломбу и соответствие номера на сумке тому, который прописан в накладной. Если требования соблюдены, то работник банка принимает наличные. В конце инкассаторы сдают штамп, ключи, доверенность и карточки. На этом процесс сдачи закончен. Инкассация для физических лиц, по сути, проходит аналогично. Именно так и происходит оформление бумаг, а затем процесс перевозки финансовых средств.

Передать деньги из кассы организации в банк с помощью инкассации – это самый проверенный и надежный способ. Для наличных денег такая перевозка будет безопасной и быстрой. Главное – заполнить верно всю документацию.

Инструкция о порядке проведения инкассации в магазинах самообслуживания

1. Инкассация касс

1.1 Промежуточная инкассация

Ответственный за инкассацию, назначенный Распоряжением по магазину, либо управляющий магазина дает команду старшему охраннику, либо лицу его заменяющему, о начале проведения инкассации за период равный 20 минутам, умноженным на количество касс до времени инкассации назначенного банком.

Свободные кассы инкассируются в первую очередь.

1.1.1 При условии загруженности всех касс магазина (очередь во все кассы более 3 человек) ответственный за инкассацию выдает сменному продавцу (кассиру) разменные деньги («Службове внесення») и готовит непрозрачные пакеты для денежной наличности.

· Пересчет разменных денежных средств денежной наличности сменный продавец (кассир) осуществляет в комнате для инкассации и делает запись в журнале инкассации.

· Сменный продавец (кассир) в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего) и ответственного за инкассацию подходят к инкассируемой кассе и ответственный за инкассацию в культурной и вежливой форме, предупреждает очередь о смене кассира.

· Ответственный за инкассацию на инкассируемой кассе снимает Х-отчет и делает «службову видачу» на разницу разменных денег сменного кассира (500грн).

· Работающий продавец (кассир) складывает всю денежную наличность из денежного ящика в непрозрачные пакеты и встает с кассы.

· Сменный продавец (кассир) садится за кассу, вкладывает свою денежную наличность в денежный ящик и начинает работу под своим кодом.

При проведении инкассации возле инкассируемой кассы обязательно должен присутствовать старший охранник (либо лицо, его заменяющее) и ответственный за инкассацию.

Продавцам (кассирам) категорически запрещено:

- пересчитывать денежную наличность на кассе;

Проходить с выручкой через торговый зал без сопровождения сотрудника охраны и ответственного за инкассацию

· Работающий продавец (кассир) со своей денежной наличности (выручкой) в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего) и ответственного за инкассацию следует в комнату инкассации, где при закрытых на замок дверях в присутствии ответственного за инкассацию осуществляет пересчет денежной наличности на соответствие показаниям Х-отчета.

Посторонним лицам в инкассаторскую комнату вход строго запрещен. Периодическая проверка показаний «Х-отчета» производится только в комнате для инкассации.

· После пересчета работавший продавец (кассир) отбирает крупне купюры, заполняет кассовку с указанием даты, № кассы, Фамилии, суммы наличности (подготовленной для сдачи ответственному за инкассацию), ставит свою подпись и сдает ответственному за инкассацию.

· Ответственный за инкассацию в присутствии продавца (кассира), проверяет полученную от него денежную наличность, на наличие фальшивых купюр и производит пересчет купюр, после чего делает запись в Журнале инкассации о сданной сумме и ставят свои подписи.

· В случае выявления несоответствий делается запись в журнале инкассации, после чего:

ответственным за инкассацию на системный товар

· Сумма, оставшаяся у продавца (кассира) как разменная монета (500грн), служит «службовим внесенням» для инкассации следующей кассы.

· Ответственный за инкассацию и продавец (кассир) в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего) подходят к следующей инкассируемой кассе и повторяют всю вышеуказанную процедуру смен кассиров.

· Журнал инкассации должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями районного управляющего и районного бухгалтера, а также штампом их базового магазина. Ответственным за верифицирование, является управляющий магазина.

1.1.2 При условии слабой загруженности касс магазина (при наличии свободных касс)

· Ответственный за инкассацию в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего) подходят к инкассируемой кассе, в культурной и вежливой форме перераспределяет очередь на свободные кассы и ставит табличку «Касса временно не работает».

· Ответственный за инкассацию на инкассируемой кассе снимает показания Х-отчета, после чего даёт кассиру команду на снятие денежного ящика. Продавец (кассир) снимает денежный ящик, встает с кассы и с денежным ящиком в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего), ответственного за инкассацию следует в комнату инкассации.

· После пересчета денежной наличности продавец (кассир) отбирает крупные купюры, заполняет кассовку с указанием даты, № кассы, Фамилии, суммы наличности (подготовленной для сдачи ответственному за инкассацию), ставит свою подпись и сдает ответственному за инкассацию.

· Ответственный за инкассацию в присутствии продавца (кассира), проверяет полученную от него денежную наличность на наличие фальшивых купюр и производит пересчет купюр, после чего делает запись в журнале инкассации о сданной сумме и ставят свои подписи.

· Ответственный за инкассацию сверяет сумму посчитанных денежных средств с показаниями Х-отчета.

В случае выявления несоответствий делается запись в журнале инкассации, после чего:

Недостача сразу же возмещается кассиром;

Излишки приходуются по данной кассе ответственным за инкассацию на системный товар , чек вклеивается в Журнал инкассации.

Ø Ответственный за инкассацию совместно со старшим охранником (либо лицом, его заменяющим) сопровождает продавца (кассира) на рабочее место и производит «Службову видачу» за минусом 500,00 грн. на сумму сданной денежной наличности, после чего открывается касса.

Продавцу (кассиру) запрещается начинать работу без проведения операции «Службова видача»

Ø Ответственный за инкассацию и старший охранник (либо лицо, его заменяющее) подходят к следующей инкассируемой кассе и повторяют всю вышеуказанную процедуру.

1.2. После окончания рабочего дня, закрытия кассовой смены и магазина в присутствии сотрудников охраны производится последняя инкассация. В торговом зале и магазине не должны находиться посторонние лица.

· Ответственный за инкассацию производит снятие Х-отчета и сопровождает продавца (кассира) в комнату для инкассации, где происходит пересчёт денежной наличности.

· Продавец (кассир) пересчитывает денежную наличность и складывает её в непрозрачные пакеты (отдельно для инкассации и для «службового внесення» (500 грн.) на следующий рабочий день), заполняет на каждый пакет кассовку с указанием даты, № кассы, Фамилии, суммы наличности ставит свою подпись. Кассовки вкладывают в пакеты, которые сдают ответственному за инкассацию.

· Пересчет денежной наличности ответственным за инкассацию производит в присутствии продавца (кассира) в этот же день. После пересчета денежной наличности, предназначенной для « службового внесення» на следующий рабочий день, ответственный за инкассацию ставит свою подпись в кассовке и вкладывает ее в пакет с деньгами.

· Фактическая сумма сверяется ответственным за инкассацию с показаниями Х-отчета. Результаты инкассации заносятся в «Журнал инкассации» с отображением расхождений (излишки либо недостача), в котором ответственный за инкассацию и продавец (кассир) ставят свои подписи.

· В случае выявления несоответствий:

Недостача сразу же возмещается продавцом (кассиром);

Излишки приходуются ответственным за инкассацию в этот же день по этой же кассе на системный товар и чек вклеивается в Журнал инкассации.

· Ответственный за инкассацию после пробития излишков обнаруженных при пересчёте денежной наличности, снимает повторно Х-отчёт. После чего производит операцию «Службова видача» (на разницу между данными по Х-отчету и «Службовым внесенням» отложенным на следующий рабочий день (500 грн)), затем снимает Z-отчет.

· После этого переходит к инкассации следующей кассы.

В случае выявления недостачи свыше 100 грн. ответственный за инкассацию незамедлительно информирует ведущего специалиста отдела охраны СБ для организации проведения служебного расследования и согласовывает с ним дальнейшие действия.

· После проведения последней инкассации и передачи ответственному за инкассацию денег, денежные ящики кассовых аппаратов должны оставаться пустыми и открытыми во избежание взлома, в случае проникновения в магазин посторонних лиц.

При пересменке ответственных за инкассацию или при выходе на работу по каким-либо причинам другого ответственного за инкассацию, заступающий на смену ответственный за инкассацию перед началом рабочего дня в обязательном порядке обязан провести в присутствии старшего смены охраны пересчет всей денежной наличности (в том числе и « службових внесень»), находящейся в сейфе. В случае установления расхождений составляется Акт, на основании которого проводится служебное расследование управляющим магазина.

При выявлении расхождений в сумме свыше 100 грн. управляющий магазина незамедлительно информирует ведущего специалиста отдела охраны СБ для организации проведения служебного расследования и согласовывает с ним дальнейшие действия.

2. Формирование инкассаторской сумки

После инкассации всех касс ответственный за инкассацию приступает к формированию инкассаторской сумки.

Ответственному за инкассацию, сдающему денежную наличность инкассаторам запрещается перепоручать выполнение порученной ему работы другим лицам.

· Все суммы, подлежащие пересчету для формирования сумки, должны сопровождаться кассовками.

· Запрещается формирование денежных купюр по 100 шт. с указанием их количества и суммы вложенной денежной наличности.

· Вся денежная наличность подлежат пересчету два раза.

· По результатам пересчета составляется покупюрная опись, которая служит основанием для заполнения сопроводительной ведомости к сумке.

· Сопроводительные ведомости к инкассаторской сумке заполняются под копирку в трех экземплярах и подписываются ответственным за инкассацию лицом, каждая отдельно. Первый экземпляр сопроводительной ведомости вкладывается в специальный карман инкассаторской сумки, второй экземпляр передается с сумкой инкассатору, третий экземпляр с подписью инкассатора и печатью с номером маршрута остается у ответственного за инкассацию лица.

· Пломбировать инкассаторскую сумку с денежными средствами необходимо так, чтобы на пломбе был четкий оттиск с двух сторон. Концы шпагата, выходящие из пломбы, не должны быть длиннее двух сантиметров.

· При неготовности сумки ответственный за инкассацию в явочной карте записывает «сумка к сдаче не готова» и расписывается. Повторный заезд инкассаторов осуществляется за дополнительную плату согласно заключенному с банком договору по инкассации. Инкассаторская сумка с деньгами должна быть подготовлена до времени заезда инкассаторов, указанного в явочной картке, и находится в сейфе.

· Инкассация должна осуществляться строго по графику, утвержденному руководителем банка и руководителем ООО «АТБ-маркет». В случае необходимости изменения графика проведения инкассации, управляющий магазина может инициировать в Службу безопасности ООО «АТБ-маркет».

· За десять минут до времени прибытия инкассатора ответственный за инкассацию должен войти в комнату инкассации, закрыв дверь на замок, ожидать прибытия инкассаторов.

· При поступлении по телефону сообщения об изменении графика инкассации ответственное за инкассацию лицо обязано перезвонить в банк дежурному инкассатору для подтверждения изменения графика.

· По прибытию инкассаторов, перед входом в служебное помещение (если инкассаторы входят через торговый зал) либо при входе инкассаторов через служебный выход старший охранник либо охранник его замещающий обязан проверить удостоверение инкассатора и доверенность на получение товароматериальных ценностей, после чего проводит к комнате инкассации.

· Ответственный за инкассацию через окошко в двери, либо через дверь, приоткрытую на цепочку, обязан проверить следующие документы у инкассатора:

Удостоверение личности инкассатора,

Доверенность на получение товароматериальных ценностей,

Явочную карточку

Инкассаторскую сумку (номер которой, должен соответствовать номеру, закрепленного за магазином).

· При наличии всех документов и инкассаторской сумки с соответствующим номером, закрепленного за магазином, ответственный за инкассацию впускает инкассатора в комнату инкассации.

Инкассаторскую сумку необходимо осмотреть в присутствии инкассатора на предмет наличия дефекта (отверстие в ткани, ткань не плотно прилегает к металлическим рейкам и т. д.). В случае обнаружения дефекта данный факт актировать (форма Акта имеется у инкассатора), сумку возвратить в банк и немедленно сообщать по телефону дежурному (руководителю) подразделения инкассации, а также о данном факте сообщать в Службу безопасности ООО «АТБ-маркет». До выяснения обстоятельств сумка с денежными средствами инкассатору не передается.

При обнаружении недостачи в инкассаторской сумке, содержащей дефект, погашение ущерба будет производиться за счет ответственного за инкассацию в магазине.

Реквизиты документов, подлежащие проверке: на удостоверении личности наличие фотографии и печати, на доверенности личная подпись инкассатора, заверенная руководителем и главным бухгалтером и печатью кредитной организации, срок действия удостоверения и доверенности, явочная карта должна быть подписана руководителем подразделения инкассации и заверена печатью кредитной организации или подразделения инкассации.

При отсутствии хотя бы одного из перечисленных или неправильно оформленных документов, а также инкассаторской сумки с соответствующим номером, немедленно сообщать по телефону дежурному (руководителю) подразделения инкассации.

При соответствии всех документов ответственный за инкассацию запускает в комнату одного инкассатора и закрывает дверь на замок (Категорически запрещен вход в инкассаторскую комнату третьего лица) . Сотрудник милиции, сопровождающий инкассатора и старший охранник магазина (либо лицо, его заменяющее) находятся возле двери комнаты для инкассации.

Ответственный за инкассацию обязан предъявить инкассатору оформленный в банке образец оттиска пломбиратора.

Инкассаторская сумка с денежными средствами должна находиться в сейфе до момента ее передачи инкассатору. Ключ от сейфа находится у лица ответственного за инкассацию.

При передаче денежных средств заполняется явочная карта, в которую вносится следующая информация: фактическое время заезда, номер инкассаторской сумки с наличностью, сумма денежных средств, вложенная в сумку, номер принятой от инкассатора пустой сумки и заверяется их подписями. Инкассаторы с денежной наличностью сопровождаются старшим охранником либо охранником до выхода из магазина.

Сегодня уже никого не удивляют на улицах автомобили с зелеными полосами. Все прекрасно знают, что это — инкассаторские автомобили, в которых перевозят деньги и различные материальные ценности.

Необходимость в перевозке, доставке денежных средств до места хранения возникла одновременно с появлением денежных знаков. На Руси зародки инкассации появились в конце IX века, когда князь и бояре выделяли вооруженную охрану из своей рати для торговых караванов, которые обеспечивали защиту от грабителей.

С ростом экономики и различных учреждений появились необходимость сбора наличных денежных средств и их перевозка. Так возникли специфические функции – инкассация, а вмести с ними и профессия инкассатора. Инкассация в дословном переводе с итальянского языка (incassare) – класть в ящик. В данное время под термином инкассация подразумевается сбор, доставка денежной массы и других материальных ценностей в отделения банков и в места их хранения. На просторах бывшего Советского Союза инкассация возникла как самостоятельный орган в 1 августа 1939 года при госбанке СССР.

Сегодня, в наиболее распространенном понимании, инкассация подразумевает под собою упорядоченную в соответствии с законами и нормативными актами государства сдачу и прием денежной массы различными предприятиями, организациями, их структурными подразделениями и финансовыми учреждениями. Инкассация так же обеспечивает транспортировку и доставку валютных ценностей, ценных бумаг, выемку наличности с платежных терминалов, загрузку и выгрузку банкоматов, перевозку любых, всевозможных материальных ценностей.

Инкассатор – это человек, который соответствует требованиям и критериям профессионального отбора. Так инкассатором может стать гражданин, который достиг 21 года. Образование не ниже среднего, имеет прекрасную физическую форму и стойкую уравновешенную психику, не имеет судимостей.

Инкассация — это довольно сложный комплекс мероприятий, связанных с организацией мероприятий, которые разрабатывается самостоятельно подразделением инкассации с учетом требований клиентов, внутренних инструкций и законодательством. Основным требованием является сохранность перевозимых материальных средств и безопасность проведения всех мероприятий связанных с инкассацией.

Услуги инкассации осуществляются на платной основе, согласно договору. Главным, обязательным субъектом инкассации выступает банк или другое финансовое учреждение. Банк может самостоятельно организовывать все виды инкассаторских услуг с помощью своего самостоятельного подразделения – инкассации, а также пользоваться этими услугам других банков.

Инкассация наличных денежных средств является самой распространенной услугой. Инкассация проходит несколько этапов, таких как подготовка денежных средств к инкассации, подготовка сопроводительных документов, сдача наличности уполномоченному лицу, органу. Транспортировка в банковское учреждение, прием наличности банком, зачисление сданной сумы на определенный банковский счет. Банк осуществляет пересчет денежных средств, осуществляет контроль и проверку с соответствием с сопроводительными документами, а так же проверяет подлинность банкнот, монет и их платежеспособность.

Как проходит инкассация?

Перед тем как начать инкассацию субъекты заключают между собою договор, в котором прорисуется все ответственности сторон и материальное вознаграждение за проведенные операции, так же в договоре указывается график заезда инкассации. Инкассатор приезжает на инкассируемый объект в установленное время. Перед входом в кассовый узел или другое закрытое отдельное помещение, специально предусмотренное для проведения инкассации, инкассатор предъявляет кассиру свое служебное удостоверение. Данные удостоверения сверяют со списком инкассаторов и только после этого предоставляют доступ в специально предусмотренное помещение. Уполномоченное лицо предоставляет инкассатору сопроводительные документы в опломбированной инкассаторской сумке в двух экземплярах, третий экземпляр сопроводительного документа находится в инкассаторской сумке. Инкассатор на документах проставляет свои реквизиты и ставит подпись и печать подразделения инкассации. Инкассатор так же дает кассиру явочную карту, в которой кассир ставит число, время, сумму инкассируемых средств и подпись.

Принимая опломбированную инкассаторскую сумку или мешок, инкассатор проверяет ее целостность пломбу и оттиск пломбиратор сверяет его с образцом оттисков пломбиратором. Образцы оттисков пломбиратором должны находиться в кассе субъекта инкассации. Про инкассирование средства передаются в кассу финансового учреждения, где так же проверяют целостность сумок и пломб, составляют журнал (акт) принятых сумок от инкассаторов.

Сегодня все чаше начинают использовать одноразовые инкассаторские пакеты, которые имеют повышенную защиту от несанкционированного открытия, а также в практику начинают входить сканирующие устройства, которые считывают информацию с инкассаторского пакета и передают ее на отдел инкассации и кассы банка.

Как перевозятся материальные ценности?

Перевозка материальных ценностей осуществляется согласно нормативно-правовых актов, договора между субъектом и подразделением инкассации.

На основании договора отдел (сектор, подразделение) инкассации принимает заявку на перевозку материальных ценностей. Отделом инкассации выписывается доверенность на старшего бригады инкассации, на основании которой бригада инкассации получает материальные ценности. В доверенности прописывается личные данные инкассаторов бригады, вид материальных ценностей, начальный и конечный пункт доставки. По прибытию в пункт получения материальных ценностей инкассация сдает доверенность в кассу субъекта, получает описи материальных ценностей в трех экземплярах, согласно которых проверяют и пересчитывают полученные ценности. Материальные средства упаковываются в инкассаторские мешки, на описях проставляются подписи членов бригады инкассации, которые подтверждают получение ценностей, и первый экземпляр описи остается в кассе субъекта, который передает ценности инкассаторам. Второй и третий экземпляр забирают инкассаторы.

Доставив ценности в кассу назначения, инкассаторы передают описи и материальные ценности материально ответственным лицам, где их проверяют согласно описи. Описи заполняются кассирами, получившими ценности. Инкассаторы проставляют свои подписи, которые подтверждают сдачу материальных средств в пункт назначения. Материально ответственные лица за принятие ценностей проставляют свои подписи и личные данные в подтверждения принятия ценностей в полном объеме. Если есть нарушения или недостача доставляемых материальных ценностей, то составляется акт при всех материально ответственных лицах, на место вызывается служба безопасности учреждения и правоохранительные органы. Которые согласно закону имеют право проводить следственные действия.

Во время перевозки материальных ценностей и инкассации в последнее время используются только бронированные специальные автомобили, которые гарантируют безопасность жизни и здоровью инкассаторов и сохранность материальных средств при нападении.

Инкассация денежных средств - что это такое? Наверное, многие задаются этим вопросом. Данная статья поможет во всем разобраться. Для начала следует дать определение представленного термина. Итак, это процедура сбора и последующего перевоза наличной валюты как между различными организациями, так и между подразделениями одной. Помимо этого, инкассация денежных средств подразумевает перемещение любых ценностей. Например, важных документов, драгоценных металлов, и многого другого.

Порядок проведения

Поскольку инкассация векселей, платежных и расчетных документов, так же как и прочие банковские процедуры, является то предварительно необходимо оформление некоторых бумаг. Для начала заключается договор между организацией, предоставляющей инкассаторские услуги, и фирмой, которой они необходимы. Однако не стоит ограничиваться только юридическими лицами, поскольку существуют ситуации, в которых инкассация денежных средств для физических лиц также востребована.

Важно помнить, что организации по предоставлению подобных услуг тесно сотрудничают с банками, которые, в свою очередь, ежемесячно оформляют номерные явочные карточки. В них подробно указываются: наименование, контактные данные, адрес и время работы организации, номера закрепленных за ними сумок, а также время и периодичность заезда инкассаторов. Конечно же, последние из перечисленных данных определяются в соответствии с объемом перевозимых ассигнаций. Каждой порожней сумке, участвующей в описываемом процессе, присваивается собственный номер. Затем руководитель инкассаторской службы согласует с обслуживаемой организацией время прибытия специализированных машин.

Все необходимое

Конечно же, процесс под названием «инкассация денежных средств» требует соблюдения многих правил, одним из которых является не только получение порожней сумки, но и оформление сопутствующих документов. Итак, список всего необходимого, выдаваемого сотруднику перед выездом, выглядит следующим образом: специализированная емкость, обозначенная индивидуальным номером, ключи, штамп, явочные карточки, а также доверенности на перевозку валютных средств или иных ценностей.

Действия по прибытии

Нормативными актами прописана последовательность действий, которые обязан произвести уполномоченный сотрудник, доставленный на место оказания искомых услуг. Для начала кассир обязан проверить документы, удостоверяющие личность прибывшего лица, доверенность на перевозку, явочную карту, а также принять новую порожнюю сумку, закрепленную за данной компанией. И, в свою очередь, предоставить образец пломбы и заполненную ассигнациями сумку, не забыть при этом приложить соответствующую накладную и квитанцию. Помимо этого, в входит составление документа, где указываются все проведенные операции. Затем ведомость и заполненный реестр проверяются на соответствие заявленных сумм, и бумаги вкладываются в сумку с наличностью. Следующим пунктом, который включает процесс под названием «инкассация денежных средств», можно считать процедуру опломбирования. В присутствии кассира необходимо проверить целостность как поставленной пломбы, так и сумки, а также недоступность к находящемуся внутри содержимому. Сотрудник обслуживаемой организации заполняет явочную карточку, после чего уполномоченное лицо сверяет номера на ней, в квитанции и в накладной. В том случае, если при заполнении явочной карточки кассиром была допущена ошибка, то ее необходимо сразу же исправить на верную запись. Это действие должно быть совершено одним и тем же сотрудником. Правильность новой отметки заверяется подписью кассира.

Важные условия

В процессе приема сумки с денежными средствами и всеми сопутствующими документами инкассатор подписывает квитанцию, заверяет ее штампом организации и прописывает дату, после чего возвращает ее кассиру. Однако возможны случаи, когда работник обслуживающего учреждения находит различные нарушения. Важно отметить, что отступлением от предписанных правил являются не только дефекты сумки и опломбирования, но и неверное составление препроводительной ведомости к ней. Сразу возникает вопрос: что же делать в такой ситуации? Инкассация денежных средств будет успешно завершена, если найденные дефекты можно устранить в присутствии уполномоченного лица, не нарушая при этом графика его работы. В том случае, если произвести действия по устранению нарушений в кратчайшие сроки не представляется возможным, то прием сумки не производится. Следовательно, инкассация денежных средств (в магазине, например) осуществляется при последующем посещении обслуживающей организации. Конечно же, необходимо не забыть поставить соответствующую отметку в графе «повторные заезды» явочного листа.

Прием сумки в банке

Данная процедура имеет некоторые характерные отличия и считается более сложной, чем получение денежных ассигнаций и прочих материальных ценностей инкассаторской службой. Для начала необходимо отметить порядок действий, производимых структуры. Он обязан проверить соответствие внесенных записей во всех прилагаемых документах: накладной, явочной карточке или квитанции, а также внимательно осмотреть сумку на наличие повреждений (таких как заплатки, разрывы ткани, наружные швы, разрывы обвязки или появление там узелков), выявить дефективность пломб и замков. После этого следует произвести сверку номеров, указанных на сумке и на сопутствующих документах.

Нарушения на данном этапе

Если сотрудником банковской службы выявляются несоответствия в сопроводительных бумагах, то делается пометка в графе примечаний журнала проверки, который в дальнейшем визируется как принимающей, так и сдающей стороной. В том случае, если на сумке обнаруживаются какие-либо следы повреждений, то она подлежит вскрытию с последующим пересчетом содержимого (поштучного или полистного). Выявление недостачи или излишка фиксируется в акте вскрытия. Туда также заносятся наименование и реквизиты организации, дата и причина вскрытия, а также должности, фамилии и инициалы работников, производивших вскрытие и присутствовавших при нем, сведения о помещении, где была проведена данная процедура.

Инкассация денежных средств: проводки

Поскольку вышеописанная процедура подпадает под категорию бухгалтерского учета, то необходимо оформить где будет использован счет 57 «Переводы в пути». Это считается удобным как для организаций, так и для самих инкассаторов. Рассмотрим следующий пример. Организации необходимо передать сумму в 700 тыс. у. е. в банк для последующего зачисления на некоторый Комиссия составляет 0,2% от полученной величины.

Таким образом, инкассация денежных средств наглядно представлена в вышеизложенной таблице.

Вопросы синтетического и аналитического учета кассовых операций мы рассматривали в . А каким образом оформляется в бухгалтерском учете сдача денег инкассатору? Расскажем об этом в нашей консультации.

Как сдаются наличные в банк

Хранение наличных денежных средств в кассе организации сверх установленного лимита не допускается, кроме дней выплаты зарплаты (абз. 8, 9 п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Поэтому излишне накопленную наличность, в т.ч. выручку от наличной продажи товаров, необходимо сдать в банк, где у организации открыт расчетный счет.

Организация сдает наличные денежные средства в банк, как правило, через своего сотрудника (к примеру, кассира) или специализированную организацию – инкассаторскую службу.

Как оформить передачу наличных инкассатору

Для передачи наличных денежных средств в банк через инкассатора оформляется препроводительная ведомость к сумке 0402300, которая представляет собой комплект документов, состоящий из (п. 2.4 Положения, утв. Банком России 24.04.2008 № 318-П):

  • ведомости к сумке;
  • накладной к сумке;
  • квитанции к сумке.

При этом у организации в качестве подтверждения того, что инкассатор принял от нее сумку с наличными для передачи в банк, остается квитанция к сумке, на которой должна стоять подпись инкассаторского работника и оттиск его штампа.

Кроме того, при передаче наличности инкассатору по препроводительной ведомости в обычном порядке оформляется расходный кассовый ордер (РКО) по форме № КО-2 (Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Он составляется на лицо (как правило, кассира организации), которое сформировало и передало инкассатору сумку с наличными (Письмо Банка России от 16.10.2015 № 29-1-1-ОЭ/4065).

Как отразить в учете сдачу денег инкассатору

Сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью с использованием счета 57 «Переводы в пути». При этом на счете 57 движение денежных средств в иностранных валютах должно учитываться обособленно (