Контакты
Главная / Регистрация ООО

Истребование документов при проведении налоговой проверки. Истребование документов при проведении налоговой проверки (Гусев А.)

1. Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы.


В случае нахождения должностного лица налогового органа, проводящего налоговую проверку, на территории проверяемого лица требование о представлении документов передается руководителю (законному или уполномоченному представителю) организации или физическому лицу (его законному или уполномоченному представителю) лично под расписку.


Если указанным способом требование о представлении документов передать невозможно, оно направляется в порядке, установленном пунктом 4 статьи 31 настоящего Кодекса.


2. Истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган проверяемым лицом лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.


Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть пронумерованы и прошиты в соответствии с требованиями, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.


Представление документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, осуществляется по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.


Истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.


В случае представления истребуемых документов в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи такие документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя.


Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.


В случае необходимости должностное лицо налогового органа вправе ознакомиться с подлинниками документов.


3. Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней (20 дней - при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков, 30 дней - при налоговой проверке иностранной организации, подлежащей постановке на учет в налоговом органе в соответствии с пунктом 4.6 статьи 83 настоящего Кодекса) со дня получения соответствующего требования.


В случае, если проверяемое лицо не имеет возможности представить истребуемые документы в течение установленного настоящим пунктом срока, оно в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов, письменно уведомляет проверяющих должностных лиц налогового органа о невозможности представления в указанные сроки документов с указанием причин, по которым истребуемые документы не могут быть представлены в установленные сроки, и о сроках, в течение которых проверяемое лицо может представить истребуемые документы.


Указанное уведомление может быть представлено в налоговый орган проверяемым лицом лично или через представителя либо передано в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика. Лица, на которых в соответствии с пунктом 3 статьи 80 настоящего Кодекса не возложена обязанность по представлению налоговой декларации в электронной форме, вправе направить указанное уведомление по почте заказным письмом.


Форма и формат указанного уведомления в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.


В течение двух дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) налогового органа вправе на основании этого уведомления продлить сроки представления документов или отказать в продлении сроков, о чем выносится отдельное решение.


При проведении налоговой проверки консолидированной группы налогоплательщиков продление сроков осуществляется не менее чем на 10 дней.


4. Отказ проверяемого лица от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную статьей 126 настоящего Кодекса.


В случае такого отказа или непредставления указанных документов в установленные сроки должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, производит выемку необходимых документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса.


5. Ранее представленные в налоговые органы документы (информация) независимо от оснований для их представления могут не представляться при условии уведомления налогового органа в установленный для представления документов (информации) срок о том, что истребуемые документы (информация) были представлены ранее, с указанием реквизитов документа, которым (приложением к которому) они были представлены, и наименования налогового органа, в который были представлены документы (информация). Указанное в настоящем пункте уведомление представляется в порядке, предусмотренном пунктом 3 настоящей статьи. Указанное ограничение не распространяется на случаи, если документы ранее представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также на случаи, если документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Истребование документов при проведении налоговой проверки — часть контрольных мероприятий. В статье мы подробно рассмотрим, как проверить законность действий сотрудников ФНС, какую информацию они запрашивать не вправе и как обезопасить себя от штрафов.

Какие документы требует ФНС

  • при выявлении на первом этапе контрольных мероприятий несоответствий и неточностей в декларации;
  • для подтверждения налоговых льгот и вычетов, в том числе по НДС;
  • целей пояснения по факту представления уточненной декларации, уменьшающей сумму налога к уплате;
  • объяснения происхождения убытка, отраженного в декларации;
  • подтверждения расчетов налогов, связанных с использованием природных ресурсов, и в других случаях, перечень которых содержится в пп. 3, 6, 8, 8.2-8.6, 9, 12 ст. 88 НК РФ.

Если КНП выявила ошибки в декларации, неточности в отражении финансовых результатов, проверяемому лицу будет предложено представить пояснения и (или) подать уточненную декларацию. Налогоплательщику предлагается самостоятельно определить объем необходимых доказательств верности расчетов (п. 4 ст. 88 НК РФ).

Перечень случаев, когда могут быть истребованы документы и информация при КНП, является исчерпывающим. Общим правилом является запрет на запрашивание любых дополнительных материалов, за исключением приложений к декларации (п. 7 ст. 88 НК РФ).

При проведении выездной налоговой проверки документы могут быть исследованы в большом объеме и количестве. О некоторых ограничениях будет рассказано ниже.

ВАЖНО! Налоговые органы не вправе повторно истребовать данные, ранее представленные налогоплательщиком (п. 5 ст. 93 НК РФ)

Могут ли истребовать справку об имуществе налогоплательщика при выездной НП

Налоговые органы вправе истребовать у проверяемого лица и третьих лиц документы. При этом передаче подлежат только те, что есть в наличии и составление которых предусмотрено законодательством и (или) локальными актами предприятия (п. 5 ст. 23 НК РФ, письма ФНС РФ от 08.04.2011 № 03-02-07/1-113, от 25.01.2012 № 07-02-06/10).

Нередко налоговые органы предлагают налогоплательщику представить обобщающую, справочную информацию об организации, например об имуществе. Истребование справки об имуществе налогоплательщика при выездной проверке не основано на нормах закона. Сводная справка об имуществе, поставленном на баланс, его стоимости и обременениях не является первичным документом, не используется в бухгалтерском и налоговом учете. В п. 4 письма ФНС РФ от 13.09.2012 № АС-4-2/15309 указано, что проверяющие не могут требовать составления и представления дополнительных данных аналитического учета (обобщения).

Однако следует учесть, что многие виды информации (например, об объектах недвижимости, стоимости, обременениях и др.) могут быть получены не только от налогоплательщика, но и из ответов на межведомственные запросы или от контрагентов.

Кроме того, относительно обязательности ее выдачи суды могут придерживаться иной позиции. Так, по одному из дел организация была привлечена к ответственности за непредставление подобного документа (см. постановление ФАС МО от 09.09.2013 по делу № А40-149427/12-140-1074).

Какие дополнительные документы имеют право запросить при налоговой проверке

Позиция налогового органа при выставлении требования должна отвечать принципам целесообразности, разумности и обоснованности (письмо ФНС РФ от 27.06.2017 № ЕД-4-2/12216@). Требование, содержащее точный перечень информации, направляется в порядке, предусмотренном ст. 93, 93.1 НК РФ.

Запрашиваемые документы должны:

  • находиться в распоряжении налогоплательщика;
  • иметь отношение к порядку расчета и уплаты налогов и сборов;
  • относиться к предмету проверки;
  • не быть представленными ранее.

В конечном счете оценка относимости затребованных документов является прерогативой суда и зависит от обстоятельств проверки.

Отказ (нарушение сроков) в передаче документов влечет возникновение у налогового органа права на их выемку.

ВАЖНО! Налогоплательщику необходимо заранее продумать тактику и стратегию поведения, последствия своего отказа. Изменение позиции (представление документов с нарушением срока) приведет к наложению штрафов. Например, налогоплательщик сослался на то, что им не утверждены в качестве регистров налогового учета главная книга, оборотно-сальдовая ведомость, анализ счетов, но в наличии они имелись и позже были переданы инспекции. Суды сочли, что срок исполнения требования нарушен (постановление АС ПО от 13.06.2017 по делу № А72-12629/2015).

Информация, которую проверяет налоговый орган

Если при проведении камеральной налоговой проверки действуют ограничения, предусмотренные НК РФ, то какие документы проверять при выездной налоговой проверке, инспекция решает сама.

Большой объем данных представляется в подразделения ФНС по системам информационного обмена.

Вне зависимости от намерения налогоплательщика исполнять (не исполнять) требование налогового органа в процессе контрольных мероприятий будут запрошены сведения об имуществе, в т. ч. транспортных средствах, движении денежных средств по счетам (распоряжение Правительства РФ «Об утверждении перечня документов…» от 19.04.2016 № 724-р). Контрагентам предложат подтвердить реальность хозяйственных отношений путем представления копий документов и дачи показаний.

При определении необходимого для проверки объема информации налоговые органы вправе учитывать результаты оперативно-розыскной деятельности (см. письмо ФНС РФ «О направлении методических рекомендаций…» от 13.07.2017 № ЕД-4-2/13650@).

Письмом ФНС РФ от 25.07.2013 № АС-4-2/13622 рекомендуется в ходе ВНП анализировать:

  • учредительные документы;
  • лицензии;
  • приказы (в т. ч. об учетной политике, утверждении форм и порядка их составления);
  • договоры и любую информацию, подтверждающую их исполнение;
  • регистры налогового и бухгалтерского учета;
  • данные о движении денежных средств и другие сведения.

В каком порядке запрашивают документы

В процессе КНП (в случае выявления неточностей, ошибок, несоответствия декларации (расчета)) и ВНП налоговый орган выставляет в адрес проверяемого лица требование по форме и в порядке, установленными приказами ФНС РФ «Об утверждении форм документов...» от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@, «Об утверждении порядка…» от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Требование передается лично представителю налогоплательщика, отправляется заказным почтовым отправлением либо по телекоммуникационным каналам или через личный кабинет налогоплательщика (п. 1 ст. 93, п. 4 ст. 31 НК РФ).

Для начала отсчета времени, необходимого на подготовку ответа, датой получения требования является:

  • день его непосредственного получения представителем налогоплательщика;
  • 6-й день при отправке заказного почтового отправления;
  • день размещения в личном кабинете.

При передаче требования о представлении документов по телекоммуникационным каналам и отсутствии подтверждения о получении в течение 1 рабочего дня налоговый орган повторно направляет требование почтой. При запросе дополнительных пояснений налогоплательщик обязан в 6-дневный срок подтвердить получение требования.

В случае если информация запрашивается в отношении контрагента, в адрес налогоплательщика направляется требование инспекции и поручение налогового органа, проводящего проверку.

Требование должно содержать детализированный перечень того, какие документы запрашивают при выездной налоговой проверке или КНП.

Срок представления документов

В соответствии с п. 3 ст. 93 НК РФ документы представляются в течение 10 рабочих дней (далее — р. д.). Отсчет времени начинается с даты получения требования. Указанный срок увеличивается до 20 р. д. при проверке консолидированной группы налогоплательщиков, до 30 р. д. — для поставленной на учет иностранной организации.

Если запрос касается деятельности контрагента, то необходимые данные передаются не позднее 5 р. д. (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Лицо обязано своевременно сообщать о невозможности соблюдения сроков представления документов при выездной налоговой проверке (КНП) либо об отсутствии запрошенных данных. В таком случае в адрес инспекции подается уведомление (приказ ФНС РФ от 25.01.2017 № ММВ-7-2/34@). Срок направления — 1 р. д. с момента получения требования, если запрос составлен в отношении самого проверяемого, и 5 р. д. — по запросу об отношениях с третьим лицом.

Налогоплательщик вправе указать причину нарушения срока и предложить новую дату исполнения требования в уведомлении. Не позднее 2 р. д. после его получения руководитель инспекции выносит отдельное решение о продлении срока или отклонении просьбы.

ВАЖНО! Своевременная подача мотивированного уведомления может служить основанием для снижения размера ответственности (постановления АС ВВО от 12.12.2016 по делу № А79-5914/2015, АС ЦО от 17.01.2017 по делу № А54-538/2013).

Ответственность за несвоевременное представление либо за непредставление документов

В случае отказа или нарушения сроков представления документов при выездной налоговой (или камеральной) проверке нарушитель подлежит привлечению к налоговой и административной ответственности.

Нарушение

Основание

Отказ в представлении документов в отношении проверяемого лица

200 руб. за каждый документ

10 000 руб. (1 000 руб. с физлица)

Нарушение сроков представления документов в отношении проверяемого лица

П. 1 ст. 126 (п. 4 ст. 93) НК РФ

200 руб. за каждый документ

То же в отношении третьего лица

П. 2 ст. 126 (п. 6 ст. 93.1) НК РФ

(1 000 руб. с физлица)

Нарушение сроков сообщения информации / несообщение

Пп. 1, 2 ст. 129.1 (п. 6 ст. 93.1) НК РФ

(20 000 руб. при повторности в течение 1 года)

Отказ, несвоевременное представление документов

Ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ

До 500 руб. с должностных лиц, до 300 руб. с граждан

На практике случаи нарушения представления информации, затребованной в порядке п. 2 ст. 93.1 НК РФ, трактуются как нарушение ст. 129.1 НК РФ. Такой же позиции придерживается ФНС РФ в письме от 27.06.2017 № ЕД-4-2/12216@.

Налогоплательщик при назначении наказания может привести свои доводы и воспользоваться ст. 112, 114 НК в части смягчения ответственности и уменьшения штрафа (определение ВС РФ от 30.03.2017 № 304-КГ17-1844).

В каком порядке представляются документы

Налогоплательщик обязан передать в налоговый орган копии документов, заверенные им самостоятельно.

ВАЖНО! Требование об удостоверении копий нотариусом не допускается (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Копии документов на бумажных носителях скрепляются, нумеруются и заверяются уполномоченным представителем, направляются нарочным (почтовым отправлением). В случае передачи информации по телекоммуникационным каналам либо с использованием личного кабинета налогоплательщика заверка копий производится усиленной квалифицированной электронной подписью.

В случае истребования информации в отношении декларации по НДС допустим ответ только в электронной форме по телекоммуникационным каналам. Документы на бумажном носителе не будут считаться представленными.

ВАЖНО! Непредставление документов на этапе проверки может расцениваться судом как злоупотребление правом и поставить под сомнение вновь приведенные доказательства (п. 2 п остановления Пленума ВАС РФ от 18.12.2007 № 65, п остановления АС ПО от 19.02.2015 по делу № А72-14042/2013, АС СКО от 24.02.2015 по делу № А32-5093/2012).

Как видно из изложенного, налоговые органы наделены правами по истребованию и получению обширного, но ограниченного некоторыми рамками перечня документов. Своевременное исполнение требования о представлении документов, сообщение инспекции ФНС об уважительных причинах отказа либо обращение с просьбой о продлении срока служат доказательством добросовестности налогоплательщика и основанием для снижения размера ответственности. Игнорирование запросов будет с большой вероятностью расценено как нарушение законодательства.

Согласно ст.31 и 93 НК налоговые органы должны требовать от налогоплательщика или налогового агента документы по установленным формам, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов. При этом лицу вручается требование о представлении документов. Истребуемые документы представляются в виде копий, заверенных проверяемым лицом. В случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов.

Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней со дня вручения проверяемому лицу соответствующего требования. Этот срок может быть продлен в случае, если проверяемое лицо не имеет возможности представить истребуемые документы в установленный срок. Отказ от представления запрашиваемых документов или непредставление их в установленные сроки признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст.126 НК. При этом непредставление документов в ходе налоговой проверки не препятствует в дальнейшем их представлению в суд.

Истребование документов возможно только в рамках налоговой проверки, причем содержание истребуемых документов должно быть так или иначе связано с предметом самой проверки. При проведении налоговой проверки налоговый орган вправе истребовать или получить у налогоплательщика не любые дополнительные сведения, объяснения и документы, а только те, которые подтверждают правильность исчисления и своевременность уплаты налогов. В соответствии с п.5 ст.93 НК налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного проверяемого лица. Данное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также на случаи, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы (пункт 5 ст.93 НК вступает в силу с 1 января 2010 года и применяется в отношении документов, представляемых в налоговые органы после 1 января 2010 года).

В запросе о предоставлении документов налоговый орган должен их подробно конкретизировать. Суды неоднократно указывали, что требование о предоставлении документов, направленное налогоплательщику после завершения налоговой проверки, равно как и указание в требовании не конкретных документов, а их видов, предусмотренных законодательством, является незаконным.

Истребование документов (информации) о налогоплательщике (налоговом агенте) или информации о конкретных сделках. В силу ст.93.1 НК должностное лицо, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (налогового агента), эти документы (информацию). Истребование таких документов (информации) может проводиться также при назначении дополнительных мероприятий налогового контроля. Как видим, данное контрольное мероприятие фактически представляет собой не что иное, как встречную проверку.

Если вне рамок проведения налоговых проверок у налоговых органов возникает обоснованная необходимость получения информации относительно конкретной сделки, налоговики вправе истребовать эту информацию у участников этой сделки или у иных лиц, располагающих информацией об этой сделке.

Налоговый орган, осуществляющий налоговые проверки или иные мероприятия налогового контроля, направляет письменное поручение об истребовании документов (информации) в налоговый орган по месту учета лица, у которого должны быть истребованы указанные документы (информация). При этом в поручении указывается, при проведении какого мероприятия налогового контроля возникла необходимость в представлении документов (информации), а при истребовании информации относительно конкретной сделки - сведения, позволяющие идентифицировать эту сделку.

В течение пяти дней со дня получения поручения налоговый орган по месту учета лица, у которого истребуются документы (информация), направляет этому лицу требование о представлении документов (информации) и копию поручения об истребовании документов (информации). Требование должно быть исполнено получившим его лицом в течение 5 дней со дня получения. Если истребуемые документы (информация) не могут быть представлены в пятидневный срок, налоговый орган по ходатайству лица, у которого истребованы документы, вправе продлить срок их представления.

Отказ лица от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную статьей 129.1 Горленко И.И. «Формы проведения налогового контроля» // Налоговый вестник - 2003. - N 3. - 158 с.

Проведение выездных налоговых проверок в отношении проверяемых лиц зачастую сопровождается применением налоговиками различных мер, направленных на всецелое установление сведений о налогоплательщике, из числа которых выделяется такая мера как приостановление выездной налоговой проверке. Действующий Налоговый кодекс Российской Федерации содержит статью 89, в которой перечислены основания для приостановления данной категории проверок. Одним из таких оснований является истребование документов у проверяемого налогоплательщика, которое осуществляется инспекциями в соответствии с нормами п. 1 ст. 93.1 настоящего Закона. Стоит отметить, что приведенный в п.9 ст.89 Налогового кодекса РФ перечень оснований для приостановления выездной налоговой проверки, является исчерпывающим.

В данной статье мы предлагаем ознакомиться с порядком истребования документов у проверяемого налогоплательщика или его контрагентов, в рамках выездной налоговой проверки, какие права и обязанности несут участники процесса, а также сроки и порядок предоставления налогоплательщиком истребованных документов, и ответственность за отказ в их предоставлении.

Налоговое законодательство РФ предусматривает право налоговых органов, проводящих выездную проверку, истребовать нужные им сведения, документы и информацию (ст. 93 и 93.1 Налогового кодекса РФ) . Сразу хочется пояснить, что приостановление выездных проверок с целью истребования документов возможно только один раз по каждому интересующему лицу, причастному к предмету такой проверки. Любое действие в рамках контролирующих действий, в том числе приостановление «выездной», начинается с принятия руководителем налогового органа соответствующего решения (такое решение может приниматься и заместителем начальника инспекции) (см. п. 9 ст. 89 Налогового кодекса РФ). Выездная проверка начинает приостанавливаться с даты принятого решения о приостановлении. По большому счету решение о приостановлении выездной проверки принимается в каждом конкретном случае исходя из поставленных налоговой инспекцией целей, в зависимости о того, насколько данная мера окажется эффективной для проверяющего органа.

04 декабря 2007 года Минфином РФ принято Письмо (№ 03 02 07/1-468 ), которое дает разъяснения, что для целей налогового контроля проверяющие органы вправе истребовать у налогоплательщика данные бухучета, бухгалтерскую и иную налоговую отчетность. При необходимости налоговые органы вправе знакомиться также и с оригиналами указанных документов. И в случае если проводится выездная налоговая проверка, такое ознакомление возможно лишь на территории проверяемого лица (см. п. 12 ст. 89 Налогового кодекса РФ ).

Если такая просьба налоговиков проверяемым лицом добровольно не исполнена, инспекторы обязаны составить и вручить проверяемому лицу уведомление о необходимости обеспечения ознакомления с теми документами, которые непосредственно связанными с исчислением и уплатой налога. А вот если проверяемое лицо так и не обеспечит налоговый орган необходимым доступом для ознакомления с оригиналами документов, инспекторы сами запросят их у налогоплательщика и руководствоваться при этом будут ст. 93 Налогового кодекса РФ, а на основании ст.94 указанного Закона могут и изъять такие оригиналы. Налоговые инспекции считают, что предоставленное им законом право истребования копий необходимых документов не лишает их одновременного права знакомиться с их оригиналами.

Также есть и ст. 5 ст. 93 Налогового кодекса РФ которая гласит, что нельзя истребовать у налогоплательщика те документы или сведения, которые последним уже были ранее предоставлены в налоговый орган в рамках иных проверок, например камеральных по и по тем же периодам.

Также налогоплательщик имеет полное право вовсе не предоставлять те документы, которые ни коем образом не связаны с расчетом и уплатой налогов, что собственно и проверяет налоговый орган при выездной налоговой проверке. Что касается самих документов, что истребует налоговая инспекция у предприятий, учреждений, организаций и граждан, то в их состав, перечень и количество входят: первичные бухгалтерские документы, финансовые документы, а также планы, сметы и расчеты, которые могут быть или непосредственно связаны с исчислением уплаты налогов в бюджет государства.

Существует и порядок предоставления проверяемым налогоплательщиком истребуемых документов, он содержится в пунктах 2 и 3 статьи 93 Налогового кодекса РФ. В соответствии с абз.1 п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, истребуемые налоговиками документы, налогоплательщиком предоставляются в налоговый орган.

Существует Письмо Минфина России от 29 октября 2015 года за № 03-02-РЗ/62336, которые содержит четкие рекомендации по формированию и сшиву копий документов (оригиналов документов), которые подлежат предоставлению в налоговую инспекцию, а именно (выдержка из письма):

  • сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;
  • все листы в сшиве прошиваются на 2 — 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40 — 60 мм на 40 — 50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 — 2,5 см;
  • на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания;
  • заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.

При формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов (копий документов) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования.

Сшивы документов (копий документов) представляются в налоговые органы с сопроводительными письмами, в которых указываются основание их представления, включая реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом сшиве.

Согласно п. 2 ст.93 Налогового кодекса РФ истребуемые документы могут быть представлены проверяемым лицом лично в налоговый орган, либо через представителя, а также могут быть направлены заказным письмом по почте, переданы по телекоммуникационным каналам связи в электронном виде или через личный кабинет налогоплательщика. Представление документов в бумажном виде осуществляется в виде заверенных копий. Представляемые на бумажном носителе листы документов, должны быть пронумерованы и прошиты согласно требованиям, утвержденным федеральным органом исполнительной власти по контролю и надзору в области налогов и сборов (см. Письмо Минфина России от 29 октября 2015 года за № 03-02-РЗ/62336).

Если налогоплательщик подготовил истребуемые документы на бумажном носителе, он может их представить в налоговый орган и в электронной форме в виде сканированных изображений по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

В силу пункта 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ не допускается требование нотариального заверения копий истребуемых документов. Документы, которые были истребованы налоговым органом в ходе выездной проверки, должны быть представлены налоговому органу не позднее 10 дней со дня получения требования налогового органа и не позднее 20 дней при аналогичной проверке консолидированной группы налогоплательщиков. Если проверяемое лицо не имеет возможности предоставить необходимые документы в течение установленного законом срока, оно не позднее дня, следующего за днем получения такого требования о представлении документов, должно в письменной форме уведомить должностное лицо налогового органа о причинах невозможности их представления в установленные сроки, а также сообщить о сроках, в течение которых налогоплательщик сможет предоставить истребуемые документы в налоговый орган.

Что касается ответственности проверяемого лица за отказ в предоставлении истребуемых документов, ответственность за который предусмотрена ст.126 Налогового кодекса РФ, ее вполне можно избежать предоставив в налоговый орган интересующие их документы не нарушая при этом сроков предоставления таких документов. Подобные разъяснения даются и в Письме Минфина РФ от 17 января 2008 года № 03-02-07/1-19.

В соответствии с ч. 1 ст. 93 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые документы. В статье мы поговорим о порядке представления таких документов и об ответственности за их непредставление.

Какие документы могут быть затребованы налоговыми органами?

Согласно пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ налоговые органы вправе истребовать на основании законодательства о налогах и сборах от налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента документы по формам и (или) форматам в электронном виде, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, пеней.
В силу положений пп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам в случаях и в порядке, которые предусмотрены НК РФ, документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов.
Проводящее налоговую проверку должностное лицо налогового органа вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения ему (его представителю) требования о представлении документов. При этом в ст. 93 НК РФ не конкретизированы документы, которые налоговые органы имеют основание затребовать. По мнению Минфина России, высказанному в Письме от 05.08.2008 N 03-02-07/1-336, к таким документам относятся документы, содержащие информацию для целей проведения налогового контроля, касающуюся деятельности проверяемого налогоплательщика.

Для справки. Исходя из п. 5 ст. 93 НК РФ в ходе проведения налоговой проверки, иных мероприятий налогового контроля налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного проверяемого лица. Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также на случаи, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.

Помимо документов, в ходе проведения выездной проверки налоговые органы вправе проверять регистры бухгалтерского и налогового учета, которые ведутся в установленном порядке, прописанном в учетной политике учреждения (Письмо Минфина России от 11.05.2010 N 03-02-07/1-228).
Таким образом, налоговые органы при проведении проверок могут запрашивать любые документы у проверяемого налогоплательщика при условии, что они имеют отношение к предмету проверки (Постановление Президиума ВАС РФ от 08.04.2008 N 15333/07). Вместе с тем из этого правила существуют некоторые исключения, в частности, связанные с истребованием документов при проведении камеральной налоговой проверки. Напомним, что в соответствии с п. 1 ст. 88 НК РФ камеральная проверка проводится на основе налоговых деклараций и документов, представляемых налогоплательщиком, в том числе документов, которые согласно НК РФ должны прилагаться к налоговой декларации, а также других документов о деятельности налогоплательщика, имеющихся у налогового органа.
Пунктом 7 ст. 88 НК РФ установлено, что при проведении камеральной проверки налоговый орган не вправе запрашивать у налогоплательщика дополнительные сведения и документы, если иное не указано в ст. 88 НК РФ или если представление таких документов вместе с налоговой декларацией не предусмотрено НК РФ.
Следовательно, налоговый орган при проведении камеральной проверки имеет право истребовать у налогоплательщика дополнительные сведения и документы только в случаях, предусмотренных ст. 88 НК РФ, а именно:
- по общему правилу налоговые органы вправе потребовать документы, которые должны быть представлены вместе с налоговой декларацией (п. 7 ст. 88 НК РФ), например документы, подтверждающие право на применение налоговой ставки 0% по НДС (ст. 165 НК РФ);
- при использовании налогоплательщиком налоговых льгот налоговый орган вправе запросить документы, подтверждающие право налогоплательщиков на эти налоговые льготы (п. 6 ст. 88 НК РФ);
- при подаче налоговой декларации по НДС, в которой заявлено право на возмещение налога, камеральная проверка проводится на основе налоговых деклараций и документов, представленных налогоплательщиком в соответствии с НК РФ (п. 8 ст. 88 НК РФ). Налоговый орган вправе истребовать у налогоплательщика документы, подтверждающие согласно ст. 172 НК РФ правомерность применения налоговых вычетов. Кроме того, в случае осуществления учреждением как облагаемых, так и не облагаемых НДС операций налоговые органы могут потребовать документы, подтверждающие ведение раздельного учета по НДС (п. 4 ст. 170 НК РФ);
- при проведении камеральной налоговой проверки налоговой декларации (расчета) по налогу на прибыль организаций, НДФЛ участника договора инвестиционного товарищества налоговый орган вправе истребовать у него сведения о периоде его участия в таком договоре, о приходящейся на его долю прибыли (расходах, убытках) инвестиционного товарищества, а также использовать любые сведения о деятельности инвестиционного товарищества, имеющиеся в распоряжении налогового органа (п. 8.1 ст. 88 НК РФ);
- по налогам, связанным с использованием природных ресурсов (п. 9 ст. 88 НК РФ), налоговые органы вправе запросить документы, являющиеся основанием для исчисления и уплаты таких налогов.

Обратите внимание! Президиум ВАС РФ в Постановлении от 11.11.2008 N 7307/08 указал, что в случаях, когда налоговый орган при проведении камеральной налоговой проверки не выявил ошибок и иных противоречий в представленной налоговой декларации, оснований для истребования у налогоплательщика объяснений, а также первичных учетных документов нет.

Также отметим, что налоговые органы не могут истребовать у налогоплательщика отчеты или аналитические справки (обобщения), не являющиеся первичными бухгалтерскими документами, причем указанное ограничение распространяется не только на камеральные, но и на выездные проверки (п. 4 Письма ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@).

Каков порядок оформления требования о представлении документов?

Требование о представлении документов может быть передано руководителю (законному или уполномоченному представителю) учреждения лично под расписку или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Если указанными способами требование о представлении документов передать невозможно, оно направляется по почте заказным письмом и считается полученным по истечении шести дней с даты направления заказного письма (п. 1 ст. 93 НК РФ).
Требование о представлении документов должно быть составлено по форме, приведенной в Приложении 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 N ММ-3-06/338@ "Об утверждении форм документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах".
В направляемом требовании должны быть указаны наименования, реквизиты, иные индивидуализирующие признаки документов, период, к которому они относятся (Письмо Минфина России от 26.07.2007 N 03-02-07/1-348). Кроме того, отметим, что Президиум ВАС РФ в Постановлении от 08.04.2008 N 15333/07 подчеркнул, что требование о представлении необходимых для налоговой проверки документов должно содержать достаточно определенные данные о документах, которые запрашиваются налоговым органом.
Необходимо уточнить, что форма требования не предусматривает подписи руководителя (заместителя руководителя) налогового органа и печати налогового органа в качестве обязательных реквизитов. Как следует из Определения КС РФ от 04.12.2003 N 418-О, подписание требования о представлении документов не руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, а иными принимающими соответствующее решение должностными лицами налогового органа не меняет правовой природы этого акта как ненормативного, возлагающего на налогоплательщика определенные обязанности.
В случае если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, он может направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи установлены Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@.

Каков срок представления документов?

Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней со дня получения соответствующего требования. Напомним, что согласно п. 2 ст. 6.1 НК РФ началом срока считается следующий день после календарной даты или наступления события (совершения действия).
Если проверяемое лицо не имеет возможности представить необходимые документы в предусмотренный настоящим пунктом срок, оно в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов, письменно уведомляет проверяющих должностных лиц налогового органа о невозможности представления в установленные сроки документов с указанием причин, по которым истребуемые документы не могут быть представлены в эти сроки, и о сроках, в течение которых проверяемое лицо может представить документы.
Согласно Письму Минфина России от 05.08.2008 N 03-02-07/1-336 при рассмотрении вопроса о продлении срока учитываются:
- причины, по которым налогоплательщик не может вовремя представить документы;
- объем истребованных документов;
- факт частичной передачи документов;
- сроки, в которые проверяемый может представить документы.
В течение двух дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) налогового органа вправе на основании этого уведомления продлить сроки представления документов или отказать в продлении сроков, о чем выносится отдельное решение.

В каком виде должны быть представлены требуемые документы?

В соответствии с п. 2 ст. 93 НК РФ запрашиваемые налоговым органом документы представляются налогоплательщиком в налоговый орган в виде заверенных проверяемым лицом копий.
Реализация права налогового органа на истребование документов не зависит от места проведения выездной налоговой проверки.
Копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Заверенная копия документа - это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (пп. 29 и 30 п. 2.1 Государственного стандарта Российской Федерации "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (ГОСТ Р 51141-98), утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28).
Налоговым кодексом не предусмотрен порядок представления в налоговые органы копий документов, как и право ФНС устанавливать какой-либо отдельный порядок по данному вопросу.
Вместе с тем необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.
Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов: заверение каждого отдельного листа копии документа, прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. При этом в случае заверения копии документа в целом необходимо учитывать толщину пачки и материал ее прошития (шпагат, бечевка и т.д.).
Кроме того, при прошивке многостраничного документа следует:
- обеспечить свободное чтение текста документа, всех дат, виз, резолюций и т.п.;
- исключить возможность механического разрушения (расшития) пачки при изучении копии документа;
- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
- осуществить последовательную нумерацию всех листов в пачке и при заверении указать общее количество листов в пачке.
Также отметим, что п. 2 ст. 93 НК РФ установлено право ознакомления должностных лиц налоговых органов при возникновении необходимости с подлинниками документов. Такая необходимость может появиться, в частности, в случае обнаружения несоответствия сведений, представленных налогоплательщиком, сведениям, содержащимся в документах, имеющихся у налогового органа, и полученным им в ходе налогового контроля, а также в случае сверки копий документов с их подлинниками.

Какова ответственность за непредставление документов?

Исходя из п. 4 ст. 93 НК РФ отказ проверяемого лица от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ.
Согласно п. 1 ст. 126 НК РФ непредставление в назначенный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Обратите внимание! В случае отказа проверяемого лица от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, производит выемку необходимых документов в порядке, предусмотренном ст. 94 НК РФ.

Можно ли включить расходы на изготовление копий документов в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль?

В соответствии с п. 1 ст. 265 НК РФ в состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, но учитываемых при формировании налоговой базы по налогу на прибыль, включаются обоснованные затраты на осуществление деятельности, непосредственно не связанной с производством и (или) реализацией.
На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены такие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Таким образом, расходы, понесенные организацией в результате копирования документов для представления в налоговый орган в связи с проведением налоговой проверки, не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, так как не соответствуют критериям признания расходов, установленным в п. 1 ст. 252 НК РФ (Письмо УФНС России по г. Москве от 04.07.2007 N 20-12/063378).