Главная / Документы

Оформление протокола разногласий фсс по акту проверки. Сергей викторович макарченко

Начну с того, что события накручиваются друг на друга как снежный ком. Не успели 29 ноября объявить о нарушениях, вскрытых в МП г. Пскова «УКС», как уже 10.12.2012 прошли первые обыски у г-на Калинкина, и даже губернатор рассказал, что против него (Сергея Калинкина) возбуждено уголовное дело. Для современной ситуации такая скорость реагирования - вещь почти уникальная…
Впрочем, теперь я уже ничему не удивляюсь! Вспомнил я об этом потому, что выдалась свободная минутка, и я смог продолжить анализ бумаг по УКСу, у меня имеющихся…
В свободных интернет-дискуссиях меня некоторые упрекали, что к акту проверки Контрольно-счетной палаты ПГД должен прилагаться Протокол разногласий, который в обязательном порядке подписывают руководители проверяемой организации. Протокол есть.
Бумага эта весьма примечательна и не менее интересна, чем пресловутый акт проверки - содержит 17 пунктов, по количеству выводов в акте, изложенных на 5 страницах. Напомню - в акте было 19 страниц.
Приведу избранные места:
п. 8. «С Калинкиной К.С. заключено дополнительное соглашение, согласно которому срок оплаты по договору продлен. Оплата будет произведена в полном объеме при получении Калинкиным С.Д. сертификата на приобретение жилья участника ликвидации последствий аварии на Чернобыльской АЭС» . Ну, правда же, замечательно! Сергей Денисович получает право на сумму 2,5 млн. для своей дочери, а оплата будет произведена, когда он в будущем получит сертификат на приобретение жилья?! Вот почему я тоже не могу уже сейчас позволить себе квартиру под будущий «сертификат на жильё честно отслужившего народу депутата» (я уже не говорю о тысячах офицеров, отвоёвывающих сертификаты в горах Кавказа), а Калинкин может?
п. 10. ... Да-да, именно многоточие - знак препинания в виде трёх рядом поставленных точек, указывающий на незаконченность высказывания. По пункту 10 так много нужно сказать, что и сказать нечего? Или это многоточие заменяет нецензурную брань в официальном документе? Теряюсь в догадках!
И наконец, п. 1. «… Согласование каждой сделки в ПГД лишает возможность предприятия осуществлять деятельность, цели, предмет, виды которой определены уставом предприятия, т.к. с момента подачи заявки в КУМИ г. Пскова до принятия решения Думой проходит минимум 2 месяца.

На основании вышеизложенного, было принято решение согласовывать сделки с курирующим заместителем главы Администрации города Пскова деятельность с предварительным доведением информации до главы Администрации города Пскова» . Здесь директор «УКС» г-ин Ковальчук и главбух Соловьева собственноручно подписываются, что нарушали-таки законы, не согласовывая с Думой крупные сделки, но делали это из благих побуждений для осуществления уставных целей деятельности предприятия. И однозначно заявляют, что согласовывали сделки с курирующим их деятельность замом С.Д. Калинкиным и доводили информацию до главы Администрации города Пскова - видимо, до самого г-на Слепченоко. Кто-нибудь слышал, возникли ли уже у прокуратуры вопросы к Петру Михайловичу?
Всё, я не буду вас больше отвлекать своей болтовней, читайте протокол сами. Там многому можно научиться…

Друзья, если ПЛН ещё раз от меня что-либо перепечатает, пристыдите их, пожалуйста, путь хоть раз поставят гиперссылку на источник информации! :)))

ПРОТОКОЛ РАЗНОГЛАСИЙ
к акту проверки КСП ПГД от 28.09.2012 отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности Муниципального предприятия города Пскова «Управление капитального строительства» за 2011 -2012 год
г. Псков 12.10.2012

1. Основная деятельность МП г. Пскова «УКС» - осуществление функций заказчика-застройщика. Предприятие на арендованных земельных участках осуществляет подрядным способом строительстве объектов на средства инвесторов. Для осуществления своей основной деятельности предприятие заключает инвестиционные договоры, договоры подряда и поставки оборудования, и пр. договоры. Все эти сделки согласно ст. 23 ФЗ №161 являются крупными, и решение о совершении крупной сделки принимается с согласия собственника имущества унитарного предприятия.
При прежнем руководстве МП г. Пскова «УКС» до 2009 года сделки (за исключением сделок, связанных с отчуждением недвижимого имущества) не согласовывались ни в думе, ни в Администрации.
Согласование каждой сделки в ПГД лишает возможность предприятия осуществлять деятельность, цели, предмет, виды которой определены уставом предприятия, т.к. с момента подачи заявки в КУМИ г. Пскова до принятия решения Думой проходит минимум 2 месяца.
Кроме того следует учесть, что при проверке деятельности предприятия, проводимой контрольно-счетной палатой в 2009 году, не были даны рекомендации по порядку заключения крупных сделок.
На основании вышеизложенного, было принято решение согласовывать сделки с курирующим заместителем главы Администрации города Пскова деятельность с предварительным доведением информации до главы Администрации города Пскова.
2. Признание существующей у МП г. Пскова «УКС» на момент проведения проверки текущей дебиторской задолженность в общей сумме 20 900 тыс. руб. по контрагентам ЗАО «СМУ № 273». МБУ «Жилище» и МП г. Пскова «Горводоканал» как ущерб Предприятия в аналогичном размере является без основательным. В гражданском праве ущерб - невыгодные для кредитора имущественные последствия, возникшие в результате правонарушения, допущенного должником.
Так, МП г. Пскова «Горводоканал» согласно п.З. Соглашения о расторжении договора от 31.01.2012 обязуется перечислить на счет МП г. Пскова «УКС» сумму задатка до 31.12.2012. ЗАО «СМУ № 273» согласно письму от 26.04.2012 - до 31.12.2012. В МБУ «Жилище» направлена претензия, ответ от МБУ «Жилище» на претензию предприятием получен не был, задолженность МБ У «Жилище» перед приятием не погашена, предприятие готово подать иск в Арбитражный суд Псковской области.
3. Выводы о том, что отвлечение денежных средств в сумме 20900 тыс. руб. привело к снижению прибыли, и как следствие, к снижению суммы отчислений в бюджет части чистой прибыли, не имеет оснований . Выше указанная сумма отражена в бухгалтерском и налоговом учете в качестве аванса, выданного контрагентам, а не в качестве расходов. В соответствии с п. 3 раздела I Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 выбытие активов в виде авансов, задатка в счет оплаты материально-производственных запасов и иных ценностей, работ, услуг не признается расходами организации . Кроме того, согласно пп. 14 ст. 270 Налогового Кодекса Российской Федерации предварительная оплата не входит в состав расходов, учитываемые в целях налогообложения. Указанная сумма, была отражена в бухгалтерском учёте предприятия в соответствии с выше указанными нормами законодательства РФ. следовательно, выбытие активов предприятия в виде авансов на общую сумму 20 900 тыс. руб. не повлекло за собой снижения прибыли предприятия, исчисленной как в бухгалтерском, так и в налогом учёте предприятия.
4. Выплата задолженности по заработной плате работникам МП г. Пскова «Горизонт» и МП г. Пскова «Силуэт» произведена по просьбе руководителей данных предприятий и согласована с Администрацией города Пскова.
5. В бухгалтерском и налоговом учете выплаты МП г. Пскова «Силуэт», МП г. Пскова «Горизонт» и УГХ г. Пскова не отражены как расходы.
6. По факту хищения денежных средств предприятия возбуждено уголовное дело №120122700011. Кроме того, готовится иск к банку. В ЭКСИ-Банке, как оказалось, это не первый случай хищения средств подобным образом. А система, по которой осуществляются электронные платежи, не столь надежна, что многие банки от нее отказались. На сегодняшний день предприятие не осуществляет операции через расчётный счёт, открытый в ЭКСИ-банке.
7. Законодательством РФ не предусмотрен регламент по осуществлению платежей по системе Клиент-Банк. Приказом по предприятию № 19 от 29.12.2011 определен порядок осуществления электронных платежей. Так же порядок прописан в должностной инструкции бухгалтера-кассира и главного-бухгалтера.
8. С Калинкиной К.С. заключено дополнительное соглашение, согласно которому срок оплаты по договору продлен. Оплата будет произведена в полном объеме при получении Калинкиным С.Д. сертификата на приобретение жилья участника ликвидации последствий аварии на Чернобыльской АЭС.
9. Расходы предприятия в сумме 115 тыс. руб. подтверждены документально .
С ООО «КонсалтАудит» заключен договор, подписан акт выполненных работ. Аудиторское заключение представителям КСП ПГД было представлено. Согласно ст. 9 ФЗ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» «Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет» . Аудиторский отчет не является первичным документом, т.к. не отвечает требованиям, предъявляемым к первичным документам, а является продуктом (результатом) согласно договору, и как конфиденциальный документ предназначен только для ограниченного круга пользователей. Не представление отчета представителям КСП ПГД не является основанием для признания расходов документально неподтвержденными.
10. ...
11. В счет расчётов с контрагентами по основной деятельности предприятие получило квартиру, расположенную по адресу ул. Юности 9-134, которую первоначально предполагалось сдавать в аренду. С целью подготовки, квартиры к предоставлению в аренду предприятие приобрело мебель и установило её в указанной в квартире. На сегодняшний день предприятие не предоставляет данную квартиру в аренду, квартира выставлена на продажу.
12. МП г. Пскова «УКС» принимает наличные денежные средства от дольщиков - физических лиц в качестве оплаты договоров долевого участия. В случае поступления наличных денежных средств в кассу предприятия после того, как банк, обслуживающий предприятие, заканчивал прием наличных денежных средств, сумма, превышающая лимит кассы на конец рабочего дня выдавалась под отчет руководителю или техническому директору, и возвращалась, как правило, на следующий рабочий день. Отказ дольщику-физическому лицу в приеме денежных средств равносильно отказу от исполнения обязательств по договору. Обязать дольщика - физическое лицо оплатить его обязательства перед предприятием через банк предприятие не имеем права в соответствии с нормами законодательства РФ.
При исключительной ситуации в марте 2011 года срок не возврата подотчетных средств Ковальчуком А.А. и Спиваком Д.В. составил около 1 месяца. Это связано с тем, что счет был арестован (Решение суда по взысканию в пользу ООО «УКС» денежных средств в сумме около 2,5 млн.руб.). Во избежание списания со счета МП г. Пскова «УКС» всех имеющихся денежных средств, полученные в кассу предприятия наличные средства, в банк сданы не были. Для проведения текущих платежей был открыт счет в ВТБ 24, часть подотчетных средств была внесена на открытый счет, произведены обязательные платежи. Вся сумма подотчетных средств внесена в банк после того, как арест со счета был снят.
В феврале 2012 года под отчет были выданы для предполагаемой сделки по приобретению квартиры у физического лица для улучшения жилищных условий инвалидов колясочников.
13. В договорах возмездного оказания услуг (п.2) и актах выполненных работ (п.1) с Рутковской А.Г. определен объем выполненных работ - «оформить и выдать от имени Заказчика акты приема-передачи квартир, кроме квартир
№№..... по адресу...». В данной формулировке не определено общее
количество квартир, но сказать, что не определен объем, нельзя, т.к. общее количество квартир в доме известно, и проверить, сколько было подготовлено и передано актов, не сложно. Предприятие примет во внимание данное замечание при заключении аналогичных договоров в дальнейшем.
14. По контрагенту ООО «Ремстрои Плюс» данные первичных документов соответствуют аналитическим данным бухгалтерского учёта (карточка счета, оборотно - сальдовая ведомость и пр.), сформированным в период работы настоящего руководителя и главного бухгалтера МП г. Пскова «УКС». На сегодняшний день""существует неопределённость в части входящего сальдо по состоянию на 01.01.2009. По нашему мнению, при вводе начальных остатков или при отражении передачи объекта незавершенного строительства в 2008-2009 г. предыдущим бухгалтером были допущены ошибки. Кроме того, данные, сформированные на 15.09.2012, являются оперативными, не являются отчётными. При формировании бухгалтерской отчётности предприятия по состоянию на 30.09.2012 бухгалтерской службой предприятия повторно будут проанализированы все первичные документы и бухгалтерские проводки в части расчётов с ООО «Ремстрои Плюс», и при необходимости, в бухгалтерском учёте предприятия будут внесены сделаны соответствующие исправительные проводки.
15. Дебиторская задолженности по состоянию на 15.09.2012 составляет 59 956 т.р., в том числе:
- 17283 т.р. - денежные средства, неправомерно списанные со счета. 01.02.2012 возбуждено уголовное дело №120122700011, готовится иск к банку.
- 8300 т.р. - задолженность ЗАО «СМУ№ 273» (возврат до 31.12.2012) - 7800 т.р. - задолженность МП г. Пскова «Горводоканал» (возврат до 31.12.2012)
- 5000 т.р. - задолженность МБУ «Жилище»
- 21133 текущая задолженность (выданные авансы, задолженность покупателей, срок погашения которой не наступил):
Обращаем внимание, что показатель дебиторской задолженности по состоянию 15.09.2012 является оперативным показателей, на отчётную дату показатель дебиторской задолженности существенно измениться.
16. Кредиторская задолженность предприятия перед КУМИ города Пскова по арендной плате за землю образовалась с 2009 года и на 31.12.2011 составляла 4900 т.р. Увеличение задолженности до.20 082 т.р. связано с тем, что 28.04.2012 предприятие получило уведомления об увеличении аренды земли по некоторым участкам за 2011 год в 5 раз , в связи с чем было сделано доначисление. В настоящее время согласован с Администрацией города Пскова и КУМИ города Пскова график погашения задолженности. Задолженность погашается согласно графику.
17. Предприятие впервые за последние несколько лет за 2011 год получило значительную прибыль. Размер отчислений, подлежащих перечислению в городской бюджет за 2011 год. составил 12 438 т.р. (справочно: по итогам работы за 2010 год размер отчислений в городской бюджет составил 753 т.р., за 2009 год - 280 т.р., за 2008 год - 32 т.р.).
Предприятие за счет собственных средств приобрело 5 квартир для инвалидов-колясочников на общую сумму 7346 т.р. В настоящее время квартиры передаются в КУМИ.
В 2011 году предприятием были заключены муниципальные контракты на 65 квартир на общую сумму 85516 тыс. руб. по программе «Переселение из граждан аварийного жилищного фонда в 2010-2011 годах». В конце 2011 года квартиры были переданы Управлению по учету и распределению жилой площади Администрации города Пскова.
Предприятие за счет собственных средств начало строительство детского сада (ул. Коммунальная д. 74).

Директор МП г. Пскова «УКС» А.А. Ковальчук
Главный бухгалтер А.В. Соловьева

Любая проверка должна быть окончена составлением соответствующего акта. В этом документе должны быть изложены все меры, которые были предприняты комиссией.

После их проведения, члены комиссии обязаны сделать выводы о результатах. Эти выводы обязательно указываются в тексте документа. Выводы могут содержать определение виновных лиц и даже назначение штрафов.

Роль акта разногласий

Естественно далеко не всегда организации, в отношении которых проводилась проверка, согласны с ее результатами. И обратные требования могут касаться не только отмены штрафных санкций и других ответственностей, но и в их смягчении (снижении).

Первое, что приходит в голову руководителю предприятия - это обратиться в суд для инициации разбирательства. Но данный способ отстоять свою правоту является одним из, пожалуй, самых затратных.

Существуют и досудебные меры. Пренебрегать ими не стоит. Если они проведены не были, а возможность разрешить конфликт была, все судебные издержки могут лечь на плечи организации, а не проверяющей инстанции.

Акт разногласий как досудебная мера

Получив несправедливое заключение, оформленное в виде акта, можно оформить встречный акт разногласий. Часто это считают бесполезной тратой времени, но это не так. Документ должен получить статус юридического.

Поэтому он должен быть оформлен правильно. Лучше всего для этого привлечь опытных юристов. Хотя самостоятельно это сделать также возможно, если знать правила и нормы составления такого акта.

Первое, что подтверждает действенность данного способа восстановления справедливости заключено в следующем. Любое неверное (неправомерное) действие проверяющих может стать причиной признания обвинительного акта как незаконного (недействительного).

Хотя иногда имеет смысл приберечь самые веские доводы для предъявления их в суде. Это не позволит проверяющей инстанции подготовить разъяснения и парировать обвинения в их адрес.

Акт разногласий не имеет унифицированной формы. Это означает, что готового утвержденного бланка нет, и пишется он в произвольной форме. Но это не значит, что он может быть оформлен как угодно.

Во-первых, он должен содержать обязательные атрибуты. К ним относится дата составления, название, номер оспариваемого акта, подписи составляющих лиц, оригинальная печать организации.

Текст должен содержать перечень выводов, с которыми не согласны подающие. Кроме этого необходимо указать на неправомерность сделанных выводов. Это можно сделать только опираясь на статьи закона и при наличии документальных доказательств.

Копии этих доказательных документов должны быть прикреплены к акту разногласий. Для ознакомления с примерами таких актов, можно воспользоваться бесплатными ссылками, расположенными на данной странице.

Ниже расположен типовой бланк и образец акта разногласий, вариант которого можно скачать бесплатно.

Каждое предприятие сталкивается с проблемой обработки финансово-экономических документов. Решить ее можно с помощью эффективно организованного документооборота.

Документооборот — это движение документов от этапа их создания/получения до передачи адресату или на хранение.

Для оценки эффективности документооборота используют такую характеристику, как маршрут движения. Задача любого документооборота — сократить и оптимизировать маршрут движения, чтобы каждый поступающий документ как можно быстрее дошел до своего исполнителя, был исполнен и передан далее (получателю, руководителю, в архив).

Существуют следующие негласные правила эффективной организации движения документов :

сокращение этапов согласования (количества исполнителей ). Чем меньше у документа исполнителей, тем быстрее он будет исполнен. На некоторых предприятиях все поступающие извне документы сначала попадают руководителю, который назначает исполнителя. Зачастую документ проходит через многие отделы с целью ознакомления, прежде чем дойдет до своего непосредственного исполнителя.

Такая длинная цепочка движения документа значительно увеличивает время его исполнения, поэтому руководство предприятий старается четко распределять обязанности и степень ответственности между отделами;

ведение учета документооборота с указанием дат поступления и исполнения . В большинстве случаев эту функцию возлагают на секретариат, который ведет реестр входящих и исходящих документов;
ведение графика документооборота (разработка схем прохождения документов ). Часто такой график руководитель утверждает в локальном нормативном акте, чтобы исполнители знали сроки выполнения своих обязанностей.

ОСНОВНЫЕ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ И ИХ ОСОБЕННОСТИ

Рассмотрим следующие финансово-экономические документы:

бухгалтерская справка;
акт сверки взаимных расчетов;
протокол разногласий к акту;
акт выполненных работ (услуг);
акт приема-передачи товара (работ, услуг);
товарная накладная;
платежное поручение.

Каждый из этих документов обладает своими свойствами и выполняет определенную функцию.

Бухгалтерская справка

Согласно ст. 313 Налогового кодекса РФ бухгалтерская справка является первичным учетным документом, который предназначен для исправления ошибок в бухгалтерском и налоговом учете .

К СВЕДЕНИЮ

Унифицированной формы бухгалтерской справки для коммерческих предприятий нет, поэтому бланк документа они могут создать самостоятельно. Разработанную форму необходимо закрепить в учетной политике или ином локальном нормативном акте, регулирующем бухгалтерский учет.

Унифицированная форма предусмотрена законодательством только для органов государственной власти, местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями (Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н (в ред. от 16.11.2016)). Код формы документа «Бухгалтерская справка» — 0504833.

Бухгалтерская справка коммерческого предприятия должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа (согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 23.05.2014) «О бухгалтерском учете»):

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В Положении по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010), утвержденном Приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н (в ред. от 06.04.2015), указаны причины неправильного отражения фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете :

неправильное применение законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету;
неправильное применение учетной политики организации;
неточности в вычислениях;
неправильная классификация или оценка фактов хозяйственной деятельности;
неправильное использование информации, имеющейся на дату подписания бухгалтерской отчетности;
недобросовестные действия должностных лиц организации.

В день выявления ошибки в отчетности она подлежит обязательному исправлению путем оформления бухгалтерской справки. Насколько детально расшифровывать в справке суть ошибки, решает главный бухгалтер предприятия .

ПРИМЕР

Предприятие ООО «Альфа» в январе 2017 г. выплатило работнику Иванову И. И. излишнюю заработную плату в сумме 10 000 руб. (перечислена на банковскую карточку). Ошибка была обнаружена в феврале 2017 г. Работник согласился добровольно вернуть излишнюю сумму в кассу предприятия.

Для исправления ошибки составлена бухгалтерская справка с расчетом излишне начисленной суммы заработной платы:

На основании бухгалтерской справки в бухучете ООО «Альфа» будут сделаны следующие записи:

Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — сторно излишне начисленного размера заработной платы;
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» — сторно излишне удержанного НДФЛ;
Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — возврат в кассу предприятия Ивановым И. И. излишне начисленной заработной платы.

Излишне начисленную сумму страховых взносов не сторнируем, так как ее можно вычесть при расчете взносов за февраль.

Акт сверки взаимных расчетов

Акт сверки взаимных расчетов — это документ, необходимый для двух предприятий, который отражает их расчеты за определенный период, что позволяет контролировать задолженности. Согласно действующему законодательству оформлять такой документ не обязательно, но его составляет большинство организаций.

Для акта сверки взаимных расчетов также не существует унифицированной формы. Каждое предприятие вправе разрабатывать свою форму и утверждать ее в локальном нормативном акте, регулирующем бухгалтерский учет.

Подписав акт сверки, предприятие соглашается с фактом задолженности и обязуется его погасить . Часто в судах по вопросам неоплаты подписанные и правильно оформленные акты сверки становятся доказательством.

Согласно письму ФНС России от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955 «О подтверждении расходов в виде сумм дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности» акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку финансовое состояние сторон при этом не изменяется.

Оформлением акта сверки занимается отдел бухгалтерии, а подписывает документ руководитель предприятия.

Важная деталь: акт сверки оформляется в двух экземплярах (по одному для каждого предприятия). На актах обязательно должны быть печати предприятий.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Данные по задолженностям должны совпадать у обоих предприятий, в случае несовпадения в конце документа фиксируется информация о расхождениях в цифрах.

Рассмотрим акт сверки для двух предприятий — ООО «Альфа» и АО «ВерфЬ», которые являются постоянными контрагентами.

Подписав акт сверки, АО «ВерфЬ» подтверждает факт задолженности в пользу ООО «Альфа». Наличие подписей директоров и печатей говорит о юридической силе акта, поэтому в крайнем случае с данным документом можно будет обратиться в суд для взыскания неуплаты.

Протокол разногласий к акту сверки взаимных расчетов

Составление протокола разногласий к акту сверки — собственное желание предприятия. Можно обойтись без оформления дополнительного документа: в акте сверки взаимных расчетов со стороны собственного предприятия указать свои данные и вывести конечное сальдо, а затем под таблицей в разделе «По данным …» акцентировать внимание на расхождении данных, подписать у руководителя и проставить печать.

Далее в рабочем порядке можно разобраться со сложившейся ситуацией со своим контрагентом и после решения проблемы подписать новый (исправленный) акт, где итоговые суммы по каждому из контрагентов будут сходиться.

Зачастую предприятия оформляют отдельный документ, так называемый протокол разногласий к акту сверки взаимных расчетов, в котором аналогично акту сверки указывается необходимая информация о предприятии, ставится подпись руководителя и печать предприятия. Важная деталь: унифицированной формы этого документа нет, поэтому составлять его можно в свободной форме.

Причин появления расхождений несчетное множество, начиная от простой опечатки в занесении данных. В протоколе разногласий к акту сверки указывают спорные пункты в данных контрагентов (схоже с протоколом разногласий к договору).

Акт выполненных работ — документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг), на основании которого может выставляться счет на оплату. Акт выполненных работ предусмотрен для договоров подряда (согласно ст. 720 Гражданского кодекса РФ). Он может быть дополнительно прописан в любом договоре на выполнение работ (оказание услуг) в качестве приложения. В обоих случаях оформление такого акта является обязательным к исполнению.Акт выполненных работ (услуг)

В акте выполненных работ должны быть отражены следующие данные:

полное наименование предприятий (заказчика и исполнителя) и уполномоченные должностные лица (генеральные директора или заместители по направлениям), действующие на основании устава предприятия или доверенности (в акте указывается доверенность, ее номер и дата выдачи). Обязательны печати от двух юридических лиц (только в таком случае документ будет иметь юридическую силу);
дата подписания акта выполненных работ;
полное наименование работ (услуг) в соответствии с договором;
стоимость выполнения работ (оказания услуг).

Важная деталь: следует указывать дополнительные данные о плановых и фактических сроках исполнения работ, качестве, недостатках и т. д.

В конце документа могут стоять подписи представителей финансовых служб (начальника бухгалтерии, финансового или планово-экономического отдела), ответственных за финансовое содержание акта выполненных работ.

Представим акт выполненных работ между ООО «Альфа» и ООО «Сигма».

Акт приема-передачи (акт сдачи-приемки, приемосдаточный акт) работ, услуг или товара оформляют, когда это прописано в договоре. Для факта сдачи и приемки товара чаще всего используют товарную накладную, однако в некоторых случаях по условиям договора требуется дополнительно оформить акт приема-передачи.

Акт приема-передачи товара (работ, услуг)

Факт сдачи и приемки работ и услуг обычно оформляют актом выполненных работ. В некоторых договорах он называется актом сдачи-приемки выполненных работ (услуг) или актом приема-передачи выполненных работ (услуг).

Рассмотрим вариант заполнения акта приема-передачи товара (деревянных стульев от ООО «Альфа» в ООО «Сигма»).

В акте приема-передачи может быть указана дополнительная информация относительно качества продукции, отсутствия претензий, недостатков и др.

ЭТО ВАЖНО

В качестве приложения к акту приема-передачи товара могут использоваться счета-фактуры, товарные накладные, копии доверенностей и другие документы (их прописывают в конце акта, в разделе «Приложения»).

Когда заказчику сдается не вся партия товаров, актам можно присуждать номера и вести их учет внутри своего предприятия.

Товарная накладная

Товарная накладная предназначена для оформления продажи (отпуска ) товарно-материальных ценностей сторонней организации . Форма товарной накладной (ТОРГ-12) присутствует в унифицированных формах первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.

С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012), поэтому предприятия вправе использовать унифицированную форму ТОРГ-12 или разработать собственный бланк документа и закрепить его в своей учетной политике.

Так как товарная накладная относится к первичной учетной документации, она должна содержать следующие данные :

наименование документа;
дата составления документа;
наименование контрагентов (поставщиков и получателей);
наименование товара, его количество и стоимость;
подписи должностных лиц с указанием фамилий и инициалов;
печати обоих предприятий.

Товарная накладная оформляется в двух экземплярах: один предназначен для поставщика, второй — для покупателя. На основании правильно оформленной товарной накладной предприятие-поставщик списывает стоимость проданных товаров в бухгалтерском учете, а предприятие-покупатель оприходует полученные товары по указанной в накладной стоимости.

Разрабатывать свою форму могут все организации, но есть предприятия, которые по-прежнему оформляют исключительно ТОРГ-12, поэтому возвращаться к унифицированной форме все же придется. Свою форму можно сделать не сильно отличной от унифицированной:

исключите данные о сорте и массе товара (как правило, они оставались незаполненными и при оформлении ТОРГ-12);
внесите графу о претензиях к качеству или количеству . На основании этой записи можно оформить отдельный документ, так называемый акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (ТОРГ-2), который с 01.01.2013 не является обязательным к применению.

Зачастую заказчики просят оформлять товарную накладную и на работы или услуги, что тоже допустимо. В таком случае в договоре и приложениях к нему указывают, какие именно документы оформляются по факту завершения работ (оказания услуг).

Важная деталь: изучая подписанный договор, обратите внимание, по какой форме требует составить документы заказчик. Это позволит избежать путаницы на этапе сдачи товара (работ, услуг).

Платежное поручение

Платежное поручение — это распоряжение плательщика, адресованное к банку, в котором у него открыт расчетный счет, на перевод определенной денежной суммы на расчетный счет получателю (исполнителю договора, продавцу).

Согласно Положению о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденному Банком России от 19.06.2012 № 383-П (в ред. от 06.11.2015; далее — Положение № 383-П), банк плательщика обязуется осуществить перевод денежных средств по банковскому счету плательщика (или без открытия банковского счета плательщика) получателю средств, указанному в распоряжении плательщика.

Платежное поручение составляется, принимается к исполнению и исполняется в электронном виде, на бумажном носителе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Платежное поручение действительно для представления в банк в течение 10 календарных дней со дня, следующего за днем его составления.

Форма платежного поручения (код 0401060) приведена в приложении к Положению № 383-П. С перечнем и описанием реквизитов платежного поручения можно ознакомиться в следующих документах:

Приложении 1 к Положению № 383-П;
Приказе Минфина России от 12.11.2013 № 107н (в ред. от 23.09.2015) «Об утверждении Правил указания информации в реквизитах распоряжений о переводе денежных средств в уплату платежей в бюджетную систему Российской Федерации»;
Приказе Минфина России от 23.09.2015 № 148н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 ноября 2013 г. № 107н».

Представим образец заполнения платежного поручения :

С помощью платежных поручений можно произвести перечисление денежных средств:

в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;
за отгруженные товары, выполненные работы, оказанные услуги, для авансовой оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей;
в других целях, предусмотренных законодательством или договором с заказчиком.

Все банковские реквизиты, необходимые для заполнения платежного поручения, обязательно должны быть прописаны в договоре. Если с предприятием отношения не договорные, можно запросить карточку предприятия (документ, в котором есть необходимая информация о контрагенте).

ОПТИМИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Перед любым руководителем встает вопрос оптимизации документооборота, особенно когда его объем с каждым днем увеличивается. Оптимизацию нужно начинать с распределения по ответственным лицам. Чем короче маршрут и меньше исполнителей, тем быстрее документ будет исполнен.

Наверняка каждое предприятие сталкивалось с ситуацией, когда приходит письмо с просьбой исполнения не позднее какого-либо числа, а оно более раннее, чем дата регистрации этого исходящего документа в организации-отправителе. Такая ситуация возникает как раз по причине нерегламентной работы документооборота.

Кроме предложенных мер, стоит уделить внимание оформлению внутренних документов, называемых графиком документооборота и табелем унифицированных форм документов.

График финансово-экономического документооборота включает в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета и др. В графике указаны ответственные подразделения (или конкретные должностные лица), их взаимосвязи и сроки выполнения работ.

НА ЗАМЕТКУ

Использование графика документооборота в управлении предприятием позволяет сократить трудозатраты на обработку документов. Это возможно за счет:

повышения ответственности исполнителей за соблюдение сроков составления и обработки документов;

выявления и исключения из документооборота неиспользуемых (излишних) документов.

Табель унифицированных форм документов в организации — это справочник, в котором указаны документы и их формы. В качестве приложения к учетной политике также идут формы документов, необходимых для финансовой деятельности предприятия. В данном случае в табеле будут размещены все виды документов (не только финансовые), оформление, учет или исполнение которых нужно проводить с определенной периодичностью. Другими словами, разовые документы вносить в табель не имеет смысла.

И, наконец, самый главный этап оптимизации документооборота — его автоматизация . Электронный документооборот позволяет уменьшить издержки за счет экономии на картриджах и бумаге, сокращает время на исполнение документа и упрощает поиск в электронной базе данных.

Сейчас на рынке электронных продуктов представлено большое количество программ, позволяющих облегчить систему документооборота на предприятии. Однако не обязательно покупать готовый продукт сторонней организации, так как всегда можно разработать свою систему автоматизации, пригодную для конкретного предприятия .

Как и везде, в автоматизации есть свои подводные камни . Прежде всего это технические сбои, из-за которых может пропасть база данных важных документов. Значит, нужно помнить о необходимости резервного копирования информации (следует копировать ее ежедневно или еженедельно).

А. Н. Дубоносова, заместитель управляющего директора по экономике и финансам