Как заполнить авансовый отчет. Выдача подотчетных сумм
Часто в компании приходится осуществлять расходы за счет наличных денег, которые выдаются строго определенным должностным лицам. В установленные сроки они должны представить такой бланк, как авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие документы на произведенные ими расходы. Последние нужно указать в заявлении при выдаче денег. Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет по форме АО-1.
В начале каждого года на предприятии желательно издавать приказ по подотчетным лицам, то есть лицам которым разрешено получать денежные средства для осуществления расходов в производственных целях. Здесь же определяются цели и продолжительность времени, в течение которого осуществляется расходование.
Деньги можно выдавать на основании как работникам предприятия, так и привлекаемым со стороны по гражданским договорам людям. Возможно перечисление их на карточку подотчетника.
Обращаем внимание! Обязательность оформления авансового отчета устанавливается Порядком ведения операций по кассе. Его можно не составлять только предпринимателям, которые ведут бухучет в упрощенном виде.
Данный нормативный акт строго определяет перечень направлений выдачи денежных средств в подотчет. К ним относятся приобретение топлива, канцтоваров, хозяйственные и представительские расходы и т.д. Для некоторых операций предусмотрен только безналичный порядок. Также существует лимит расчетов наличными между компаниями по одному договору, который составляет 100 тыс. рублей.
Форма авансового отчета установлена Госкомстатом. Предприятия имеют право на ее основе разрабатывать собственный бланк, в соответствии с особенностями хозяйственной деятельности.
Работник, получивший деньги в подотчет, может заполнять его самостоятельно или передать ответственному бухгалтеру, который в автоматическом режиме составит авансовый отчет форма АО-1, используя подтверждающие первичные документы.
На основании утвержденного этого бланка, работнику предприятия потребуется вернуть неизрасходованные деньги. Для этого следует применять .
Важно! По возвращении из командируемый должен отчитаться по потраченным сумма в течение 3-х рабочих дней после возвращения из нее.
Авансовый отчет образец заполнения
Авансовый отчет по форме АО-1 – лицевая сторона
Рассмотрим подробнее, как заполнить авансовый отчет.
В верхней части бланка указывается наименование фирмы и его код согласно справочнику ОКПО.
Ниже слева, после названия документа, нужно написать его порядковый номер и дату составления. Правая часть, которая начинается после слов «Утверждаю», заполняется руководителем компании. Там он прописью указывает итоговую сумму отчета, ставит должность, подпись, дату утверждения.
Важно! Необходимо помнить, что согласно нормативным документам, лицу нельзя выдавать подотчет, если он не до конца отчитался по предыдущему авансу. Некоторые налоговые инспекции во время проверки налагают за это штраф.
После этого бланк разделяется на две таблицы, которые заполняются бухгалтером. В левой фиксируется движение денежных средств - остаток или перерасход, полученная сумма, потраченная сумма, итоговый остаток.
В правой таблице бухгалтер проставляет корреспонденции счетов и соответствующие им суммы.
Ниже работник указывает сколько документов он предоставляет и сколько листов они занимают.
После проверки бухгалтер указывает прописью и цифрами его сумму и подписывает его. Также документ заверяет главный бухгалтер.
Если у работника остался остаток или был совершен перерасход средств, нужно проставить номер и дату кассового документа и сумму операции.
Также необходимо заполнить и отрывную часть авансового отчета для регистрации его в журнале.
Авансовый отчет по форме АО-1 – оборотная сторона
Эта сторона представляет собой таблицу, в которую подотчетное лицо заносит информацию о предоставляемых документах. Каждому из них должна соответствовать одна строка.
В графу 1 ставится номер строки. В графах 2 и 3 записывается дата и номер подтверждающего документа, в графу 4 - его название.
В графу 5 работник ставит сумму по документу в рублях, или в графу 6 - в валюте.
Все пустые графы необходимо прочеркнуть. В конце таблицы в строке «Итого» записывается общая сумма. После заполнения подотчетное лицо заверяет правильность указанных данных своей подписью.
Бухгалтер после проверки правильности данных и обоснованности расходов заполняет графы 7 и 8 , где ставит сумму, реально принимаемую к учету, а в графе 9 указывает корреспондирующий счет. В дальнейшем обобщенные данные из этих граф переносятся им на лицевую сторону документа.
Нюансы
Под отчет можно выдавать суммы более 100 тысяч рублей - этот лимит не распространяется на расчеты с сотрудниками. Но сумма по любому из представленных документов не должна превышать этот лимит.
Если работник отправляется в командировку за границу, то можно выдать ему подотчетные суммы в валюте. Ее компания самостоятельно обменивает в банке. В таком случае данную сумму указывают по курсу, который был установлен на дату выдачи.
С 2015 года разрешено выдавать в подотчет подрядчикам. Он также после расходования средств обязан предоставить авансовый отчет. Однако в этом случае графа «Табельный номер» не заполняется, а в графе «Должность» указывается «подрядчик».
Подотчетную сумму можно перечислить работнику на карту. Для этого он должен подать заявление, а реквизиты операции (дата и номер платежного поручения) указываются в графе «Получен аванс».
Расчеты со своими сотрудниками по выданным авансам, подотчетным суммам составляют достаточное количество операций, которые осуществляют бухгалтерские службы каждого хозяйствующего субъекта. В оформлении документации по подтверждению расходов, произведенных подотчетными лицами, возникают спорные вопросы. В связи с этим актуальным остается вопрос, где можно взять или скачать авансовый отчет (бланк).
Из чего состоит авансовый отчет
Состав бланка авансового отчета можно представить в виде трех частей (таблица 1).
Таблица 1. Состав бланка авансового отчета
| Номер части | Кто заполняет | Какая информация отражается |
|---|---|---|
| Часть первая | В первой части бланка авансового отчета указываются:
|
|
| Часть вторая | сотрудник бухгалтерской службы | Расписка является второй частью бланка авансового отчета и является отрывной, в ней отражается информация о принятии подготовленного отчета к проверке, указывается следующая информация:
|
| Часть третья | подотчетное лицо совместно с сотрудником бухгалтерской службы | В третьей части бланка авансового отчета, который печатается на оборотной стороне:
|
Вторая часть является отрывной, представлена в виде расписки, которую отдают подотчетному лицу, который отчитывается за произведенные расходы по данному документу.
Третья часть является оборотной стороной бланка авансового отчета.
Авансовый отчет может составляться в следующих формах:
При формировании отчета в электронном виде применяется электронная подпись всеми сотрудниками, которые участвуют в его заполнении (Письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Форма банка авансового отчета (АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55. На данный момент формы первичных документов не обязательны к использованию и каждый хозяйствующий субъект имеет право не использовать его, видоизменять, использовать другие формы первичных документов, разработанные самостоятельно. При этом вновь разработанные формы должны быть представлены в приложении к учетной политике предприятия.
Бланк официальной формы АО-1
Для учета затрат, которые совершил сотрудник компании в период командировки. Он применяется также в случаях расходования средств компании ее сотрудниками.
Авансовый отчет имеет унифицированную форму под номером АО-1. Несмотря на то, что законодательство разрешает юридическим лицам использовать собственноручно разработанные бланки, использование бланка по унифицированной сумме представляется более предпочтительным.
Руководитель компании должен подписать приказ, в котором указываются лица, имеющие право получать подотчетные суммы. До недавнего времени это могли быть только сотрудники компании, имеющие трудовые договоры с данной компанией.
С 2019 года подотчетные средства разрешено выдавать лицам, с которыми организация заключила гражданско-правовой договор. В приказе должны быть указаны цели, на которые могут быть израсходованы выданные суммы, их величина и период.
Если сотрудник компании направляется в служебную поездку, то денежные средства он может получить на основании приказа о командировке или командировочного удостоверения.
Сотрудник, получивший средства на расходы в период командировки либо иные цели, должен передать авансовый отчет в бухгалтерскую службу в трехдневный срок после истечения периода, указанного в приказе руководителя компании. Так как этот документ является основанием для отражения затрат, то к нему должны быть приобщены документы, свидетельствующие о целевом характере использования подотчетных сумм.
Особенности
Для отчета об использовании полученной суммы сотрудник должен заполнить авансовый отчет. Данный бланк необходимо заполнить с двух сторон. Правильность заполнения проверяет бухгалтер компании. После этого он передается на утверждение руководителю.
Законодательством предусмотрено, что данный первичный документ оформляется в одном экземпляре.
Необходимо отметить, что изменился номер авансового отчета в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). До 2019 года он имел номер формы 0504049, который в дальнейшем был изменен Приказом Минфина России № 52н от 30.03.2015г. В 2019 году авансовый отчет имеет новый номер ОКУД 0504505.
В бланке авансового отчета присутствует отрывная часть, которая передается после проверки бухгалтером на корректность его заполнения сотрудником компании и заполнения им своих граф бланка.
Общие правила составления бланка авансового отчёта
Федеральным законодательством установлено, что компания может самостоятельно разработать бланк авансового отчета. Главным условием при этом является наличие в документе обязательных реквизитов.
А именно:
- номер авансового отчета;
- дата авансового отчета;
- наименование компании;
- сумма аванса;
- израсходованная сумма;
- перечень приобщенных к авансовому отчету документов.
Юридические лица могут использовать форму АО-1, применение которой прошлые периоды было обязательным.
Авансовый отчет может быть оформлен традиционным способом, т.е. документально (от руки или на компьютере). Основным условием является наличие личных подписей должностных лиц.
Также он может быть представлен в электронном виде. Такой документ подписывается посредством цифровых подписей должностных лиц. Последний вариант возможен при наличии в компании системы электронного документооборота.
Руководитель, принимая решение о выдаче денежных средств, должен подписать соответствующий приказ. При заполнении бланка авансового отчета необходимо проверить, чтобы строка «Назначение аванса» повторяла формулировку, указанную в приказе руководителя компании.
Условия при отправлении в командировку
Коды проводки
В бухгалтерском учете затрат, произведенных сотрудником в период командировки, используются счета расчетов с персоналом, финансовые счета, счета учета затрат и т.д.
Если аванс на командировку выдается наличными средствами, то производится следующая запись: Дт сч. 71 Кт сч. 50. Данная запись производится на основании корректно оформленного расходного кассового ордера.
Если денежные средства перечисляются с расчетного счета организации на банковскую карточку сотрудника, то в бухгалтерском учете производится следующая запись: Дт сч. 71 Кт сч. 51. Для осуществления данной операции бухгалтер должен оформить платежное поручение для банка.
После прибытия должностного лица из служебной командировки, он должен представить оформленный авансовый отчет в бухгалтерскую службу.
На основании этого документа и приобщенных к нему подтверждающих документов могут быть произведены следующие записи:
Если у сотрудника осталась сумма неизрасходованного аванса, он должен вернуть ее компании. В случае возврата в кассу – Дт сч. 50 Кт сч. 71. В случае перечисления на расчетный счет – Дт 51Кт сч. 71.
Если выданной под отчет суммы оказалось недостаточно, то сотруднику компенсируются произведенные расходы: Дт сч. 71 Кт сч. 50 «Касса» или Дт сч. 71 Кт сч. 51.
Иногда возникают ситуации, когда сотрудник не может представить оправдательные документы. Например, вследствие их утери или невозможности представления из-за траты подотчетной суммы на личные нужды. В таком случае для отражения затрат используется счет 94.
В бухгалтерском учете производится запись: Дт сч. 94 Кт сч. 71 — отражена недостача денежных средств. В дальнейшем эта недостача удерживается из заработной платы сотрудника: Дт сч. 70 Кт сч. 94.
Сопроводительные документы
При документальном оформлении командировочных расходов бухгалтеру необходимо руководствоваться Постановлением № 749 от 13.10.2008г. В соответствии с данным постановлением сотруднику должно быть выдано командировочное удостоверение, форма которого установлена законодательно. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются даты выбытия и прибытия сотрудника, заверенные печатью и подписями уполномоченных лиц.
Все расходы, произведенные в командировке, должны быть подтверждены билетами, чеками, квитанциями, которые сотрудник должен передать в бухгалтерскую службу вместе с авансовым отчетом и командировочным удостоверением. Кроме того, сотрудник должен составить отчет по командировке, который утверждается руководителем компании.
В целях минимизации претензий налоговиков все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Поэтому бухгалтер может отказать в принятии к учету некорректно оформленных документов.
Как правило, к авансовому отчету прилагаются кассовые и товарные чеки, иные бланки строгой отчетности. Данные документы целесообразно наклеить на лист бумаги формата А4, а для избегания утери данных вследствие быстрого выцветания чернил – сделать их ксерокопию. Это позволит компании подтвердить затраты, произведенные в период командировки, при проведении налоговой проверки.
Нюансы оформления
При направлении сотрудника в командировку за пределы Российской Федерации необходимо учитывать некоторые моменты. Так, сотруднику не выдается командировочное удостоверение. Связано это с тем, что даты прибытия и выбытия указываются в загранпаспорте сотрудника.
После принятия решения о зарубежной командировке, руководитель должен подписать соответствующий приказ, в котором указываются цель командировки, должность и фамилия должностного лица, направляемого в командировку, а также место назначения.
Размер суточных расходов компания может устанавливать самостоятельно. Как показывает практика, он остается на уровне суммы, которая не облагается НДФЛ.
Сотруднику оплачивается проезд до места назначения, данная сумма затрат должна быть подтверждена проездными документами, затраты на проживание на основании предоставленных квитанций и чеков, а также затраты на государственную пошлину, консультационные услуги и т.п.
На титульной стороне авансового отчета указывается наименование компании, наименование службы, в которой трудится сотрудник, отчитывающийся о тратах, его должность, цель, на которую были израсходованы подотчетные средства, номер и дата документа. Табличная часть используется для отражения данных о денежных средствах, которые были получены сотрудником ранее, о сумме полученного аванса и сумме затрат. Здесь же подводится итог, произошел ли перерасход денежных средств или осталась неизрасходованная сумма.
Оборотная сторона бланка авансового отчета предназначена для обобщения информации о первичных документах, свидетельствующих о целевом характере произведенных расходов. К ним относятся проездные документы, товарные чеки, накладные, акты выполненных работ, квитанции и т.п. Данные документы систематизируются, нумеруются в хронологическом порядке и приобщаются к авансовому отчету.
Оформив авансовый отчет сотрудник передает его бухгалтеру, который должен проверить целевой характер произведенных расходов, корректность приобщенных первичных документов. Бухгалтер также записывает счета, на которые будут отнесены затраты по данному отчету и размер этих затрат.
Проверенный авансовый отчет подписывают подотчетное лицо и бухгалтер и передают его на утверждение руководителю юридического лица.
Если у подотчетного лица осталась неизрасходованная сумма аванса, то он должен вернуть ее компании. Если же возник перерасход, то он должен его получить в кассе компании. В случае же имеющейся задолженности сотрудника по ранее выданным авансам, сумма перерасхода ему не выдается.
Как следует из вышеуказанного, заполнение авансового отчета – процесс довольно простой. Однако если у сотрудника организации возникли сложности, то он может обратиться в бухгалтерию для консультации по возникшим вопросам, либо скачать в любой информационно-правовой системе или сети Интернет образец заполнения данного отчета. Данный образец можно скачать бесплатно в ворде, а можно воспользоваться бланком, созданным посредством электронной таблицы excel.
Работа с бумагами в 1С
Если компания в целях бухгалтерского учета использует программу 1С, то бухгалтер может оформить авансовый отчет в программе, а затем распечатать его для подписи уполномоченными лицами. Для этого в ней предусмотрена соответствующая форма.
Форму авансового отчета можно создать непосредственно в журнале операций или воспользовавшись вкладкой «Касса» на главном меню. В открывшемся электронном документе необходимо заполнить шапку, присвоить номер и дату, выбрать сотрудника.
В электронной форме авансового отчета имеется несколько закладок. При заполнении закладки «Авансы» необходимо ввести документы, на основании которых сотрудник получил денежные средства. Например, расходный кассовый ордер или выдача билетов.
В закладке «Товары» необходимо заполнить информацию о товарах, которые были приобретены за счет подотчетных сумм. Закладка «Тара» используется для отражения сведений о таре, которую необходимо вернуть контрагенту.
В закладке «Оплата» отражается информация об оплатах поставщикам, которые были произведены подотчетным лицом.
Закладка «Прочее» используется для учета всех остальных затрат, которые не могут быть отражены в предыдущих закладках. Это могут быть командировочные затраты, различные общехозяйственные расходы, расходы на ГСМ и т.п.
На основании электронной формы «Авансовый отчет» в программе формируются бухгалтерские проводки. Данный документ может быть распечатан. В программе 1С предусмотрена форма АО-1.
Сдача в бухгалтерию
Сотрудник компании, получивший деньги, должен отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после завершения периода, указанного в приказе о выдаче средств. Данный период определяет руководитель организации. Это правило указано в п. 6.3 Указаний № 3210-У от 11.03.2014г.
Если сотрудник отсутствовал на рабочем месте в связи с очередным отпуском или временной нетрудоспособности, то представить авансовый отчет в бухгалтерию он обязан не позднее 3-х рабочих дней после выхода его на работу.
Если сотрудник был направлен в командировку, то авансовый отчет представляется в бухгалтерию в течение 3-х дней после прибытия (п. 26 Постановления № 749 от 13.10.2008г.).
Хранение документов
После того, как авансовый отчет был проверен, отражен в бухгалтерском учете и были произведены все расчеты с сотрудником компании, он передается на хранение.
Вопрос о сроке хранения возникает в связи с тем, что в федеральном законодательстве указано несколько сроков хранения документов для юридических лиц:
- в соответствии со ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ первичная учетная документация должна храниться не менее пяти лет;
- в соответствии с п. 8 ст. 23 НК РФ документы, на основании которых формируется налогооблагаемая база, должны храниться не менее четырех лет;
- согласно п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие произведенные затраты и приведшие к образованию убытков, должны храниться в организации не менее десяти лет, в течение которых они могут уменьшать налогооблагаемую базу.
Авансовый отчет, как было указано выше, заполняют сотрудник компании, ответственный за полученные денежные средства, и бухгалтер. Бухгалтер должен тщательно проверить корректность предоставленной информации и предоставить сотруднику расписку о том, что авансовый отчет принят к учету. Расписка представляет собой отрывной бланк в форме АО-1, в котором указывается номер и дата отчета, должность и фамилия сотрудника, которому были выданы подотчетные суммы, размер принятых к учету затрат, количество приложений к авансовому отчету.
Если авансовый отчет оформлен некорректно, то бухгалтер имеет право не принимать его. В этом случае сотрудник компании становится должником по отношению к компании. Если он отказывается вернуть сумму перерасхода, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ руководитель может удержать эту сумму из заработной платы.
Причем удержания могут быть произведены только при согласии сотрудника, которое должно быть зафиксировано документально. Если же сотрудник добровольно не соглашается вернуть сумму аванса, то такой спор необходимо решать в судебном порядке.
У каждого субъекта бизнеса периодически возникает необходимость в осуществлении хозяйственных расходов в целях обеспечения функционирования предприятия. В основном они производятся наличным путем через подотчетников, которые определяются в специальном распоряжении руководителя. При этом затраты должны быть осуществлены на цели, на которые были выданы деньги.
Авансовый отчет это документ, составляемый материально ответственным лицом в случае осуществления им производственных или хозяйственных расходов, на которые ранее выдавались из кассы или путем перечисления деньги фирмы.
Данный бланк обязателен к заполнению, если осуществлялась выдача средств в подотчет. Росстат рекомендует использовать документ форма АО-1.
Перечень лиц предприятия, которым разрешается выдавать деньги, определяется на специальным приказом. В нем желательно отразить поименный список подотчетников, размер сумм, которые им могут выдаваться, а также закрепить цели расходования этих средств.
Подотчетными могут быть как работающие на предприятии лица, так и привлеченные по договорам подряда люди.
Законодательство требует, чтобы работники, которым выданы средства для произведения расходов, осуществили их в установленных целях, а руководитель проверив все представленные к авансовому отчету документы, утвердил эти затраты.
Только после того как авансовый отчет прошел процедуру утверждения, эти траты могут быть включены в состав затрат предприятия. Таким образом, этот бланк является первичным документом, подтверждающим наличные расходы компании.
Внимание! Оформляя и принимая авансовый отчет надо помнить, что его при проверке обязательно будут смотреть контролирующие органы, и если он составлен с неточностями или прилагаемые документы не соответствует установленным требованиям, то расходы по этому документу исключат при налогообложении.
В каком случае применяется авансовый отчет
Выданные работнику средства должны быть использованы строго на установленные цели либо возвращены в кассу предприятия обратно. Основным документом по выплате сумм в подотчет является , на котором должна быть проставлена виза руководителя.
В локальных актах предприятии закрепляются сроки, в течение которых подотчетный работник должен отчитаться либо вернуть ранее выданные деньги. Авансовый отчет надо оформлять, если им были произведены расходы. Данный документы позволяет списать выданные суммы с подотчетника на затраты.
Составлять авансовый отчет по командировке должен каждый вернувшийся из служебной поездки работник. В связи с этим повышается его роль, так как многие составляемые ранее документы стали необязательными к заполнению. По сути авансовый отчет остался единственным отчетом, представляемым командируемым своему руководству.
Составление авансового отчета является обязательным, это правило закреплено в Порядке ведения кассовых операций. Освобождаются от составления данного документа только предприниматели, которые ведут учет по упрощенной процедуре.
бухпроффи
Важно! Однако, следует не забывать о том, что существует лимит расчетов наличными между организациями или ИП в размере 100000 рублей. Свыше этого размера, должны использоваться только безналичные платежи, что исключает подотчет.
Что можно принять к учету
Каждый специалист бухгалтерии и сам работник должны знать перечень документов, которые можно приложить в качестве подтверждения расходов к авансовому отчету.
К ним относятся:
- Товарные чеки с приложением к ним чеков ККТ. Допускается использовать эти документов без ККТ, если предприятие, оформившее их работает на вмененке. При этом в товарном чеке обязательно должны присутствовать все предусмотренные законодательством реквизиты, позволяющие идентифицировать поставщика.
- Квитанции к вместе с чеками. В этом случае также необходимы либо накладная, либо акт на работу или услугу. При этом последние документы должны быть оформлены на организацию или ИП, которые выдавили своему работнику в подотчет деньги, а не на него.
- Квитанции, наряд-заказы и иные БСО, в которых подтверждается расходование средств предприятия.
- Билеты и другие транспортные документы, выдаваемые при перевозке пассажиров или грузов. Сюда же относятся страховые полисы, которые оформляются пассажирскими компаниями и перевозчиками.
Внимание! При этом к документам могут предъявляться дополнительные требования. Например, документы, составленные на иностранном языке, следует перевести на русский язык в части, которая относится к расшифровке произведенных сотрудником расходов. Тщательной проверке подвергаются документы, которые были оформлены в выходные дни на предприятии.
Авансовый отчет бланк, образец 2018 года скачать
Образец заполнения авансового отчета в 2018 году
Рассмотрим подробнее на примере как заполнить авансовый отчет.
Лицевая сторона
Форма авансового отчета заполняется с самой верхней строки, куда вносится название компании либо Ф.И.О. предпринимателя. Справа нужно указать , если он присвоен.
Ниже в поля, расположенные возле названия документа, вносятся порядковый номер и дата, когда он был оформлен.
Блок справа начинается с фразы «Утверждаю». Он должен заполняться директором фирмы. Там записывается сумма прописью, Ф.И.О. и наименование должности руководящего лица, дата утверждения. Ниже директор должен поставить свою подпись, тем самым утверждая расходы и разрешая принять их к учету.
В следующих полях нужно проставить название структурного подразделения, где работает подотчетник, его полные Ф.И.О., название должности и номер согласно табеля.
бухпроффи
Важно! Ранее цель, указанная в авансовом отчете, должна была совпадать с целью из заявления на выдачу в подотчет. В настоящее время заявления разрешено не оформлять, поэтому цель ставится исходя из направления произведенных расходов (на сотовую связь, приобретение материалов, и т. д.).
После этого документ делится на две таблицы. Сведения в них вносит бухгалтер. В левой отражается движение подотчетных средств по работнику - остаток с предыдущей выдачи или перерасход, выданная сумма, израсходованная сумма, текущий остаток.
Внимание! С 19 августа 2017 года работник может получить суммы в подотчет, не отчитавшись за предыдущий аванс.
В правой таблице проставляются бухгалтерские проводки.
Ниже бухгалтер должен записать количество документов, которые предоставил работник, и на скольких листах они располагаются.
После выполнения проверки бухгалтер должен поставить подпись и прописью указать утвержденную сумму. Далее бланк передается главному бухгалтеру на рассмотрение.
Если у работника после предоставления отчета выявлены денежные суммы, которые ему необходимо вернуть, либо наоборот, нужно компенсировать излишне им потраченные, то реквизиты кассового документа проставляются ниже.
Внимание! На время проверки авансового отчета сотруднику выдается расписка о его принятии. В ней кратко дублируются сведения принятого документа.
Оборотная сторона
На этой стороне располагается таблица, в которую подотчетник вносит все прикладываемые документы. На каждый бланк отводится одна строка.
В графу 1 записывается порядковый номер строки. В графах 2 и 3 отражается номер и дата отчетного документа. Если номера нет, то ставится прочерк либо «Б/Н».
В графу 4 заносится название документа.
Графы 5 и 6 отводятся для указания суммы документа. В графу 5 она проставляется в рублях, а в графу 6 - в валюте (если он оформлен в ней).
Все строки, которые останутся пустыми, нужно прочеркнуть символом «Z». Далее в самой последней строке «Итого» подводится общий итог суммы по всем документам, и ниже подотчетник ставит свою подпись.
Бухгалтер при проверке смотрит на документы и обоснованность расходов, и в графы 7 и 8 заносит сумму, принимаемую по документу к учету. В графу 9 вписывается счет бухучета, на который относятся затраты.
Общие сведения из этих трех граф после полной проверки переносятся на лицевую часть документа.
Что если нет подтверждающих документов
Если работник приложил к авансовому отчету документы с неустранимыми недостатками (к примеру, поврежденные), либо не приложил их вообще (кассовый чек потерян, получить дубликат нельзя), то это не значит, что нельзя принимать авансовый отчет.
Нужно помнить, что товары или работы, на которые выдавались деньги, могут быть реально получены. В такой ситуации бухгалтеру все равно необходимо проверить поданный документ, а руководитель уже сам решает - утверждать его либо нет.
Если руководитель принимает положительное решение, и дает указание возместить подотчетному лицу затраченные средства без подтверждающих на это документов нужно помнить, что все эти затраты нельзя будет учесть при расчете налога за этот период. Если организация работает с НДС, то входной налог принять к вычету также не получится.
Бухгалтерские проводки
Проводки, производимые после заполнения авансового отчета, зависят от целей получения аванса:
Д08, 10, 41 - К71 - оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом
Если работник оставил предоплату, без фактического получения товара, то делается проводка:
Д60, 76 - К71 - внесена предоплата поставщику
Бухгалтерские проводки по результатам командировки:
Д20 - К71 - списаны расходы по командировке, целью которой было выполнение работ по договору с заказчиком;
Д44 - К71 - расходы по командировке, которая была связана с рекламой или продажей товаров компании;
Д08 - К71 - расходы по командировке, связанной с закупкой нового оборудования, машин и т. д.
Д28 - К71 - командировка была связана с возвратом брака поставщику.
Если компания применяет общий режим, то с командировочных расходов нужно выделять НДС:
Д19 - К71 - учтена сумма НДС по расходам в командировке;
Д68 - К19 - произведен зачет НДС.
Если у работника остались неиспользованный аванс по командировке, он должен его вернуть:
Д50 – К71 - неиспользованный аванс по командировке возвращен наличными в кассу используя приходный кассовый ордер;
Д51 - К71 - неиспользованный аванс переведен на расчетный счет
Д70 - К71 - неиспользованный аванс удержан из начисленной зарплаты
Авансовый отчет - первичный документ, который составляется для отчета работника о расходовании денег на покупку товаров, услуг, работ. Заполним авансовый отчет вместе: рассмотрим всю цепочку операций, итогом которой будет правильное составление авансового отчета. Скачать бланк авансового отчета можно будет в конце этой статьи.
Организация должна разработать и утвердить локальные нормативные акты, регулирующие порядок оборота наличных денежных средств, в том числе их выдачу подотчетным лицам. Такими документами являются:
- положение о расчетах с подотчетными лицами, разработанное с учетом требований Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Порядок № 3210-У);
- список работников, имеющих право на получение подотчетных средств, утвержденный руководителем организации;
- приказы о служебных командировках;
- заявление работника на выдачу подотчетных сумм (с указанием счета для перечисления денег в безналичном порядке).
Таким образом, подотчетные суммы выдаются только в определенном порядке на основании приказа директора компании и/или заявления работника.
Выдача подотчетных сумм
Общий порядок выдачи денежных средств под отчет установлен п. 6.3 Порядка № 3210-У. Следовательно, организация может выдать подотчетные денежные средства следующими способами:
- наличными деньгами из кассы;
- безналичным переводом на банковскую карту (см. Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Выдавать наличные деньги можно работникам, с которыми заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (см. Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
Непосредственно перед выдачей денежных средств работнику бухгалтерии предприятия необходимо проверить наличие задолженности работника по раннее выданным авансам. Если такой информации нет (работник не отчитался по ранее выданным денежным средствам), он не имеет права получить другие подотчетные суммы (абз. 3 п. 6.3 Порядка № 3210-У).
Авансовый отчет
Форма авансового отчета 2019 года осталась без изменений. Не забудьте, что к авансовому отчету в обязательном порядке должны прилагаться оправдательные документы.
В законе не содержится требований об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. Одновременно с этим каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, что определено п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Организации имеют право выбора:
- самостоятельно разрабатывать формы отчетов;
- воспользоваться унифицированной формой № АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).
Скачать бланк авансового отчета по форме № АО-1 в формате таблицы Excel бесплатно можно в конце статьи, а пример заполнения показан на рисунке ниже.
Все применяемые первичные документы должны быть утверждены в учетной политике (закон № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).
После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, передать авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У) в бухгалтерию. Если авансовый отчет не составлен своевременно, то это нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).
Порядок заполнения
Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет (образец заполнения 2019 г. смотрите ниже). Для примера подойдет унифицированная форма АО-1 «Авансовый отчет».
Подотчетное лицо вносит данные в следующие поля.
Заполнение лицевой стороны формы № АО-1:
- наименование организации, которая выдавала денежные средства под отчет;
- дата составления;
- структурное подразделение;
- данные подотчетного лица: Ф.И.О., должность, таб. номер;
- назначение аванса, например: командировочные расходы, хоз. нужды и др.;
- в нижней части следует указать количество приложенных оправдательных документов.
Заполнение оборотной стороны формы № АО-1:
- все реквизиты оправдательного документа(ов), подтверждающего произведенные расходы;
- сумма произведенных расходов отражается в столбце «Сумма расхода по отчету».
Работник финансовой или бухгалтерской службы проверяет поля, заполненные подотчетным лицом, и дополнительно заполняет следующие поля:
- номер;
- сведения о выданных денежных средствах с разбивкой по суммам: предыдущие авансы (остаток или перерасход); выданные из кассы по текущим расходам (справочно с указанием валют);
- «израсходовано» — следует указать утвержденную сумму;
- «остаток/перерасход» — рассчитывается сумма оставшихся денежных средств;
- «бухгалтерская запись» — должна содержать проводки, которые будут проведены по итогам утверждения отчета.
После проверки правильности заполнения документа, точности, а также целевого использования выданных средств бланк направляется на утверждение руководителю организации.
После утверждения авансового отчета на его оборотной стороне указываются суммы в столбце «Сумма расхода, принятая к учету» с указанием счетов бухгалтерского учета, на которые будут отнесены затраты подотчетного лица. Авансовый отчет, проводки по нему должны соответствовать записям, сделанным в регистрах бухгалтерского учета. Далее проводятся окончательные расчеты с подотчетным лицом.
Отрывную часть авансового отчета возвращают работнику. Этот корешок является доказательством предоставления отчетности по подотчетным средствам.
Образец заполнения АО-1
Оправдательные документы
Оправдательные документы можно условно разделить на две группы:
- финансовые — подтверждают факт оплаты денежных средств и расходование подотчетных сумм по назначению;
- товаросопроводительные — подтверждают факт получения материальных ценностей.
Все оправдательные документы должны содержать обязательные реквизиты: наименование контрагента, дата, содержание факта хозяйственной жизни, количество, стоимость, а также Ф.И.О., должность и подпись лица, составившего отчет.
Рассмотрим особенности заполнения различных видов оправдательных документов.
Кассовый чек и бланк строгой отчетности
Кассовым чеком или бланком строгой отчетности (далее — БСО) подтверждается фактическая оплата (то есть факт, что подотчетное лицо полученные деньги потратил). Бланки должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 4.7 54-ФЗ.
С учетом специфики деятельности или особенностей своего местонахождения контрагенты производят расчеты без применения ККТ (п. 2, 3, 5-7 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Обязательными реквизитами БСО являются:
- название;
- серия;
- нумерация БСО;
- дата оплаты и дата оформления БСО;
- наименование поставщика услуг с указанием ИНН и адреса;
- наименование и стоимость услуг;
- должность, личная подпись и Ф.И.О. сотрудника поставщика;
- печать (при наличии);
- выходные сведения типографии, изготовившая бланк.
БСО должны содержать сведения о типографии (название, адрес, ИНН); в специальной строке типографским способом должны быть нанесены серия и номер бланка.
Товарный чек и накладные
Товарный чек не имеет унифицированной формы. Соответственно, каждая организация вправе разрабатывать бланки самостоятельно. Это касается и накладных. Необходимо проверить в бланке только наличие обязательных реквизитов.
Следует отметить, что эти документы являются товаросопроводительными и не содержат подтверждения оплаты, соответственно, не уменьшают размер подотчетных сумм, за исключением случаев, когда приобретение ТМЦ осуществляется у плательщиков ЕНВД, не использующих ККТ. В этом случае подтверждением затрат будет являться товарный чек (см. Письмо Минфина России от 19.01.2010 № 03-03-06/4/2, от 11.11.2009 № 03-01-15/10-499, от 06.11.2009 № 03-01-15/10-492, от 01.09.2009 № 03-01-15/9-436).
Счета-фактуры и УПД
Счет-фактура является налоговым документом, предоставляющим в данном случае возможность принять НДС к вычету из бюджета. Обратим внимание, что счета-фактуры физическим лицам, приобретающим товары (работы, услуги) за наличный расчет, выдаются только при наличии доверенности на получение данной формы (п. 7 ст. 168 НК).
Универсальный передаточный документ является одновременно налоговым и товаросопроводительным документом. По УПД можно одновременно принять ТМЦ и учесть к вычету из бюджета НДС.
Счет-фактура и УПД не являются документами, подтверждающими оплату материальных ценностей, соответственно, не уменьшают размер подотчетных сумм.
В 2019 году введены новые формы счета-фактуры и УПД!
Оправдательные документы по отдельным операциям
Отдельного рассмотрения требует порядок документального оформления командировочных и представительских расходов. Ниже отметим ключевые моменты для этих групп затрат.
Командировочные расходы
После вступления в силу изменений, принятых Постановлением Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление № 749), бланки командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной в командировке работе не являются обязательными для заполнения. Организации вправе в локальном нормативном акте предусмотреть необходимость заполнения указанных форм.
Если организация примет решение не применять командировочные удостоверения, то для подтверждения суточных необходимо к авансовому отчету по командировке приложить бухгалтерскую справку произвольной формы. Форму справки следует утвердить в составе учетной политики.
Законодательство не ограничивает размер выплат в виде суточных работникам организации. Размер выплаты суточных следует утвердить приказом или указать в положении о командировочных расходах. Суточные освобождены от уплаты страховых взносов в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ, и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 2 ст. 422 НК). В том же размере суточные не включаются в доход работника при исчислении НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Не следует забывать, что при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, или направлении сотрудника в однодневную поездку, суточные не выплачиваются (п. 11 Постановления № 749).
Электронный билет
Авансовый отчет по командировке 2019 необходимо заполнить с учетом мнения Минфина, изложенного в письме № 03-03-06/1/35214 от 06.06.2017. В данном письме разъясняется, что если авиабилет приобретен в электронной форме, для целей налогообложения прибыли документальным подтверждением являются квитанция электронного билета и посадочный талон.
При этом посадочный талон должен подтверждать факт услуги воздушной перевозки подотчетному лицу. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.
При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт оказания подотчетному лицу услуги воздушной перевозки иным способом.
Учет сервисных услуг, оказываемых перевозчиками
Очень часто проездной билет повышенной комфортности включает стоимость сервисных услуг (набор питания, предметы первой необходимости и гигиены, включая постельные принадлежности, печатную продукцию и т. д.).
Минфин в письме № 03-03-РЗ/37488 от 16.06.2017 разъяснил, как учитывается стоимость дополнительных сервисных услуг.
Не облагается НДФЛ стоимость дополнительных услуг при проезде в вагонах повышенной комфортности (п. 3 ст. 217 НК).
Для целей налогообложения прибыли организаций стоимость дополнительных сервисных услуг учитывается полностью в составе прочих расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК).
А вот по НДС мнение обратное: если сумма дополнительных сборов и сервисных услуг сформирована с учетом стоимости услуг по предоставлению питания, сумма НДС вычету не подлежит (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Представительские расходы
Ни один из действующих нормативных актов не содержит указаний на объем и порядок оформления представительских расходов. Исходя из этого, организация должна самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике или специальном нормативном акте перечень оправдательных документов, которые подтверждают обоснованность и деловые цели представительских расходов, осуществляемых подотчетными лицами.
Для правильного отражения расходов по приему и обслуживанию российских и иностранных делегаций рекомендуем оформлять следующие документы (см. Письма Минфина № 03-03-06/4/26 от 22.03.2010 и № 03-03-06/1/807 от 13.11.2007):
- приказ о назначении комиссии для проверки правомерности списания представительских расходов;
- общая смета на прием делегации за подписью руководителя организации с указанием лица, ответственного за прием делегации и перечень расходов (детальный);
- документ, указывающий: цель прибытия делегации (например, приглашение), программу встречи, состав делегации с указанием должностей как с приглашенной стороны, так и со стороны организации;
- справка об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием что, кому и сколько вручено;
- расчет о проведенном буфетном обслуживании: с указанием вида продуктов, цены, количества и общей суммы, за подписью ответственного лица и лица, которое занималось сервировкой стола.
К отчетам должны быть приложены документы, подтверждающие приобретение продуктов, сувениров и других товарно-материальных ценностей.
К затратам на представительские расходы относят расходы в сумме, не превышающей 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период. Не признаются представительскими расходами следующие затраты:
- расходы на организацию развлечений;
- расходы, связанные с отдыхом.
Датой признания представительских расходов, оформленных через подотчетное лицо, является дата утверждения руководителем организации авансового отчета.
Хранение авансовых отчетов
Для целей налогового учета документы необходимо хранить 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Следует учесть, что если получен убыток, то документы, подтверждающие расходы, должны храниться 10 лет (п. 4