Как списать материалы на текущий ремонт. Что важно знать бухгалтеру о расходах на текущий ремонт основного средства
Так, материальные запасы могут быть разделены на:- потребляемые (канцелярские принадлежности; хозяйственные материалы; продукты питания; строительные и горюче-смазочные материалы и т.п.);- непотребляемые (одежа и обувь; постельное белье и постельные принадлежности; составные части компьютеров, в том числе клавиатуры, манипуляторы типа «мышь»; бензомоторные пилы и т.п.).При определении в учетной политике порядка списания различных материальных запасов госучреждению желательно исходить прежде всего из того, насколько важно обеспечить контроль за сохранностью конкретной группы (вида) материальных ценностей, насколько они значимы.
Акт на списание материалов
Внимание
Кроме списывания материалов в процессе ежемесячного подведения итогов случаются ситуации расходования материальных ценностей, не связанные с текущим производством. Такие операции также требуют оформления акта на списание материалов.
Но недостаточно указать вид материала и причину расхода, нужно правильно составить документальное подтверждение. Что это такое Из самого наименования документа – акт списания материалов – следует, что он удостоверяет израсходование материальных ценностей.
Важно
То есть расходованные средства больше не используются в производстве и не должны отображаться в учете. Обоснованием снятия с учета становится акт списания.
Инфо
Под материальными ценностями подразумеваются средства, приобретенные за счет организации. Использоваться они могут при создании продукции, для удовлетворения нужд предприятия, реализации трудовой деятельности.
Строительство хозяйственным способом: бухгалтерский учет и налогообложение
Какие еще документы, кроме акта (ф. 0504230) необходимы для подтверждения списания в бухгалтерском учете строительных материалов на текущий ремонт помещения хозяйственным способом? Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:Непосредственно списание строительных материалов, израсходованных в целях ремонта помещения хозяйственным способом, оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230), который служит основанием для отражения в учете учреждения выбытия со счетов учета материальных запасов. Иных обязательных к применению унифицированных форм первичных документов, служащих основанием для списания материальных запасов, в том числе строительных материалов, с балансовых счетов действующее законодательство не предусматривает.
Как составить акт на списание материалов
Смены центра ответственности при таком ремонте не происходит, разделение затрат не требуется, ремонт такого типа не требует особых испытаний. В этой связи акт по форме N ОС-3 не заполняется. Пример 2 Условие, как в примере 1.
Кроме того, попутно устанавливается и испытывается газовое оборудование, система электронного зажигания. В данном случае помимо текущего ремонта осуществляется модернизация (установка нового оборудования, приводящего к качественному изменению свойств объекта основных средств).
Работы осуществлялись одновременно, требуется разделение затрат. В этой связи акт по форме N ОС-3 должен заполняться.
Пример 3 Осуществляется покраска фасада здания цеха согласно системе планово-предупредительных ремонтов. При этом работа в здании цеха не прекращается.
Форма м-29 на списание материалов в строительстве
При ремонте ОС хозспособом учет списания материалов и рабочего времени ведется с использованием форм N Т-13, М-8, М-11 и других, при подрядном способе — форм N КС-2 и KC-3. Если подрядчики используют при ремонте материалы заказчика, то оформление расходов производится по формам N М-8, М-11.
Какая форма должна составляться при передаче материалов подрядчику, а какая — при передаче объекта в ремонт? Можно ли для этой цели применять форму N ОС-1 ? В соответствии с п.76 Методических указаний по бухучету ОС приемка объектов оформляется формой N ОС-3 только по окончании капремонта. В то же время в описании к новой форме N ОС-3 не конкретизировано, на какой вид ремонта она оформляется.
Оформление и отражение в учете текущего ремонта
В любом производстве не обойтись без списывания материальных ценностей. Причины могут быть разными, но всегда должна присутствовать документальная обоснованность процесса.
Как составляется акт при списывании материалов? Производственные процессы неизменно сопровождает пользовательский расход сырья и материальных ценностей.
- Общие аспекты
- Образец составления формы акта на списание материалов
Израсходованные материалы должны отображаться в учете. То есть расход подлежит документированию в подтверждение списывания.
Как правильно подготовить акт при списании материалов? Списанию подлежит не только сырье, применяемое для производства продукции. Списываются любые израсходованные хозяйствующим субъектом материалы и ценности.
Помимо того, что подтверждение списания важно для достоверности учета, огромную роль документированность имеет и для налогообложения.
Списание материалов не может происходить без веских на то оснований, подтвержденных определенной доказательной базой. В частности, при процедуре списания материалов могут использоваться вспомогательные документы.
Итак, это:
- отчеты о произведенной за определенный период продукции (ее объем, наименования и т.д.);
- отчеты материально ответственных лиц об использованных материальных ценностях;
- письменные документы о расходах материалов свыше установленных нормативов (с обоснованием этих фактов);
- утвержденная калькуляция по нормам материальных затрат для изготовления единицы товара;
- прочие финансовые и учетные документы.
Перед списанием материальных ценностей на предприятии должна быть проведена инвентаризации имущества с внесением её результатов в соответствующие документы.
Если заказчик передает подрядчику на давальческой основе запасные части для ремонта, то хотя они и не переходят подрядчику в собственность, все равно передача оформляется соответствующими актами или накладными. К сожалению, их форма не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Такие формы организация может разработать самостоятельно, не забыв в них про обязательные для первичных документов реквизиты. Перечень таких реквизитов установлен ст.9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету ОС утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. N 7.
Как составить акт на списание материалов хозспособом
В этом случае: объект не выходит из зоны ответственности; текущий ремонт не влияет на работу цеха и призван предотвратить преждевременное разрушение фасада; разделения затрат не требуется. Поэтому, по мнению автора, нет необходимости оформлять документы о передаче объекта в ремонт и приемке из ремонта.
Вполне достаточно ОРД (организационно-распорядительного документа), например приказа руководителя о выделении средств на текущий ремонт фасада здания. При этом если ремонт осуществляется подрядчиком (ремонтной организацией), то подрядчиком в 2 экземплярах оформляются формы N КС-2, КС-3.
На их основании бухгалтерия и относит стоимость ремонта на текущие расходы. Если же ремонт осуществляется собственным малярным подразделением организации, то расходы осуществляются на основании форм N М-8, М-11, Т-13 и т.д. Пример 4 В результате аварии вышел из строя гидравлический пресс.
На текущий ремонт В качестве подтверждения обоснованности списания материалов на текущий ремонт составляется акт осмотра помещения, подлежащего ремонту с указанием показаний. Перечень предстоящих работ утверждается руководителем. На основании перечня готовится смета ремонта, в ней отображается необходимое количество материалов. Стоимостные показатели при этом условны. Главное это не допустить перерасхода материалов или обосновать таковой. На основании сметы составляется акт списания материалов на текущий ремонт. В акте отображаются фактически израсходованные материалы с указанием их стоимости и затрат на приобретение. Пример заполнения Форма акта на списание материалов произвольна. Но следует составить документ так, чтобы не возникало дополнительных вопросов относительно причин и оснований списания.
Оформление акта на списание материалов требуется в тех случаях, когда имеющиеся на балансе организации материальные ценности и запасы по каким-либо причинам пришли в негодность. Списание происходит в строго установленном порядке и фиксируется в соответствующем акте.
ФАЙЛЫСкачать пустой бланк акта на списание материалов.docСкачать образец заполнения акта на списание материалов.doc Порядок списания материалов Для списания материальных ценностей требуется создание специальной комиссии. В ее состав входят материально ответственные лица, как правило, из разных структурных подразделений предприятия.
Именно в их обязанность входит выявление и освидетельствование повреждений, дефектов или неисправностей оборудования, техники, мебели, хозяйственного инвентаря, инструментов и пр. ценностей, содержащихся на балансе организации.
Согласно п.27 ПБУ 6/01 затраты на восстановление объекта ОС отражаются в бухгалтерском учете отчетного периода, к которому они относятся (восстановление объекта ОС может осуществляться посредством ремонта, модернизации и реконструкции). В то же время затраты на модернизацию и реконструкцию объекта ОС после их окончания могут увеличивать первоначальную стоимость такого объекта, если в результате улучшаются (повышаются) первоначально принятые нормативные показатели функционирования (срок полезного использования, мощность, качество применения и т. п.) объекта ОС. Учет затрат, связанных с модернизацией и реконструкцией (включая затраты по модернизации, осуществляемой во время капитального ремонта), ведется в порядке, установленном для учета капитальных вложений (п.73 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденным Приказом Минфина России от 20 июля 1998 г. N 33н).
«Облагораживание» позаимствованных помещений вполне может влететь арендатору «в копеечку», причем далеко не всегда собственник недвижимости готов возместить понесенные расходы. Благо законодательство позволяет компенсировать затраченные на подобное мероприятие суммы при налогообложении прибыли. Правда, как ни парадоксально, чем больше площади были усовершенствованы, тем меньшие суммы удастся списать.
Что дешевле
Подавляющее большинство фирм лишено собственных помещений, а значит, вынуждено арендовать их у компаний «побогаче». К сожалению, подобное заимствование – удовольствие не из дешевых, а поскольку количеством свободных средств сейчас мало кто может похвастаться (фирмы и без того максимально сокращают расходы), «под урезку» запросто могут попасть и арендные затраты. Разумеется, сэкономить можно на количестве арендуемых квадратных метров. Но далеко не во всех случаях подобный способ решения проблем приемлем.
Кроме того, можно попросту переехать в более дешевые помещения. Но, как известно, дешевый не значит хороший. И вполне возможно, что более низкая стоимость таких площадей обусловлена не только менее выгодным территориальным расположением или желанием арендодателя побыстрее «сплавить» имеющиеся квадратные метры, но и состоянием самих помещений. В этом случае фирме придется тратиться еще и на реставрацию арендованных метражей. По крайней мере, «подбивать под себя» новые помещения организации придется уж точно.
Немного правовой информации
Необходимость осуществлять ремонтные работы арендованных объектов предусмотрена гражданским законодательством. Согласно пункту 2 статьи 616 Гражданского кодекса, арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества. Естественно, если иное не установлено договором.
Вместе с тем капитальный ремонт – забота арендодателя. Согласно положениям той же статьи 616 ГК, сторона, передающая во временное пользование площади, должна осуществлять столь серьезное обслуживание объекта за свой счет в течение времени, предусмотренного договором, или (при условии, что в контракте подобный пункт не был оговорен) хотя бы в разумные сроки.
Если арендодатель по каким-то причинам не стал исполнять законодательно установленные обязанности, арендатор имеет право:
– произвести капитальный ремонт, предусмотренный договором или вызванный неотложной необходимостью, и взыскать с арендодателя стоимость ремонта или зачесть ее в счет арендной платы;
– потребовать соответственного уменьшения арендной платы;
– потребовать расторжения договора и возмещения убытков.
На практике же арендатор наверняка пожелает вернуть затраченные средства. Но как это сделать? Разумеется, исключать вероятность того, что арендодатель впоследствии все-таки согласится возместить средства, затраченные на доведение «до ума» помещений, нельзя. Однако полагаться на это особо не стоит.
Очевидно, что поиздержавшейся на проведение ремонта фирме придет в голову компенсировать свои затраты хотя бы за счет налогообложения. В целом провернуть такое дело можно, другой вопрос – как именно?
Затраты или вложения?
Списание расходов на приведение в должный вид арендованных площадей зависит прежде всего от того, чем они признаются в налоговом учете: текущими затратами или капитальными вложениями. По мнению Минфина, высказанному в письме от 19 января 2009 г. № 03-03-07/1, решение данного вопроса лежит на поверхности. Если затраты осуществляются с целью текущего поддержания основных средств в рабочем состоянии, то они единовременно учитываются в составе прочих расходов как затраты на ремонт, как следует из положений статьи 260 Кодекса.
Если же имущество преобразовалось до такой степени, что отделить новшества от самого объекта без нанесения ему вреда невозможно, а сам ремонт был связан с реконструкцией или модернизацией, речь идет о неотделимых улучшениях в арендованное имущество. При этом потраченные на данное мероприятие деньги признаются капитальными вложениями, которые можно амортизировать согласно статье 259 Кодекса. Кстати, если речь идет об отделимых улучшениях имущества, они являются собственностью арендатора и во время использования имущества, и после окончания арендных отношений. Разумеется, для этого данные улучшения придется демонтировать. В данном случае признание «отдельных» объектов амортизируемым имуществом осуществляется в обычном порядке.
Обратите внимание, что если речь не идет об упомянутых ранее достройке, дооборудовании или модернизации, затраты не будут считаться капитальными вложениями, даже если сумма издержек крайне высока (вне зависимости от того, о чем идет речь, – об аренде или об усовершенствовании собственного имущества).
В качестве примера можно привести ситуацию, рассмотренную Минфином в письме от 28 октября 2008 г. № 03-03-06/1/609. Данное разъяснение стало результатом запроса налогоплательщика, который планировал израсходовать на ремонт асфальтового покрытия территории склада 2,8 миллиона рублей. Сами же складские площади были приобретены фирмой за 3 миллиона рублей. Посудите сами, стоимость такого ремонта соразмерна цене за объект основных средств, и сомнения налогоплательщика о способе отнесения потраченных средств на «прибыльные» расходы вполне оправданны.
Минфин объяснил, что первоначальная стоимость основных средств изменяется лишь в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, технического перевооружения, частичной ликвидации соответствующих объектов и по иным аналогичным основаниям. Подобные требования, напомнили финансисты, выдвигаются пунктом 2 статьи 257 Налогового кодекса. В указанном же случае ни одно из оснований места не имело. Значит, расходы на ремонт, в том числе превышающие стоимость приобретения самого основного средства, могут быть учтены в расходах для целей налогообложения прибыли организаций.
Таким образом, средства, израсходованные на сохранение работоспособности объекта, относятся к затратам. Это касается и расходов на проведение капитального ремонта. Если же в результате проведения «преобразований» изменилось качество основного средства, затраченные средства следует отнести к капитальным вложениям.
Текущие списания
В налоговом учете издержки арендатора на ремонт основных средств относятся к прочим расходам (п. 2 ст. 260 НК). Они признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором были осуществлены, в размере фактических затрат (п. 1 ст. 260 НК).
Однако хотя и разрешено относить на затраты ремонт позаимствованных основных средств при налогообложении прибыли, тем не менее в Кодексе выдвигается несколько условий. Во-первых, арендодатель не должен впоследствии возмещать арендатору затраченные суммы, а во-вторых, это возможно, только если ремонт осуществляется в отношении объектов, признаваемых амортизируемым имуществом.
Подобное обстоятельство позволило чиновникам главного финансового ведомства заключить, что расходы на ремонт нежилого помещения, арендуемого у индивидуального предпринимателя, базу «прибыльного» налога не снижают (письмо Минфина от 12 августа 2008 г. № 03-03-06/1/462). Виной всему тот факт, что объекты, принадлежащие ИП, не относятся к амортизируемым основным средствам, ведь предприниматели не являются плательщиками налога на прибыль.
Примечательно, что в более ранних комментариях финансовое министерство все-таки допускало подобный «маневр». Так, в письме Минфина от 19 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/429 чиновники согласились с тем, что затраты, связанные с ремонтом арендованных у ИП неамортизируемых основных средств, списывать на основании пункта 2 статьи 260 Кодекса нельзя. Вместе с тем они предложили другой ход: отнести указанные затраты в соответствии со статьей 264 Кодекса на прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Таким же образом, по мнению Минфина, можно поступать и в случаях, когда объекты арендуются у физлица, не зарегистрированного в качестве ИП.
Если же объект арендуется у юридических лиц, проблем возникнуть не должно. Так что предлагаемые действия негативной реакции у чиновников Министерства финансов не вызывают (письмо Минфина от 24 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/277). Единственное, на что в очередной раз обратили внимание финансисты, – это соответствие понесенных затрат критериям признания расходов, названных в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса (а именно: направленность на деятельность, нацеленную на получение дохода, и наличие документального подтверждения осуществления указанных трат). А потому обязанность арендатора осуществлять капитальный и текущий ремонт лучше оговорить в договоре аренды или дополнительном соглашении к нему.
Капитальные расходы
Если же затраты, понесенные в связи с переоборудованием здания, относятся к капитальным вложениям в неотделимые улучшения, компенсировать потраченные суммы можно посредством амортизации (п. 1 ст. 256 НК). Для этого необходимо исполнение следующих условий:
– арендодатель должен дать согласие на «преобразование» имущества;
– расходы на неотделимые улучшения должны осуществляться именно арендатором;
– арендодатель в дальнейшем компенсировать стоимость капитальных вложений не станет.
Итак, представим себе, что все вышеперечисленные условия выполнены. Можно браться за начисление амортизации? Согласно нормам главного налогового закона приступать к данной процедуре нужно с 1-го числа месяца, следующего за тем, в котором это имущество было введено в эксплуатацию (п. 3 ст. 259.1 НК, п. 6 ст. 259.2 НК).
Таким образом, основной вопрос сводится к тому, что же считать моментом ввода объекта в эксплуатацию. А выбирать, как говорится, есть из чего: подписание актов о завершении работ подрядчиками; появление у арендатора акта приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией; получение документов, подтверждающих внесение органами технической инвентаризации изменений в план помещения; и наконец, начало фактического использования помещений.
Интересно, что, взявшись отвечать на данный вопрос, финансовое ведомство выпустило сразу два письма подряд: от 7 мая 2009 г. № 03-03-06/2/100 и от 8 мая 2009 г. № 03-03-06/2/101. Благо в том и другом эпистолярных творениях ответственные лица министерства пришли к одинаковым выводам. По мнению сотрудников Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина, налогоплательщик имеет право учесть расходы в виде сумм амортизации произведенных капитальных вложений при наличии актов приема-сдачи выполненных работ по арендуемым помещениям и при условии введения указанных объектов в эксплуатацию.
Правда, помимо конкретного ответа, финансисты зачем-то в очередной раз отписались, что их рекомендации не содержат правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не являются нормативным правовым актом, а значит, не препятствуют тому, чтобы руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.
Учтите, что произведенные капитальные вложения могут амортизироваться арендатором в течение всего срока действия договора аренды. К сожалению, после того как срок контракта истечет, право на амортизацию (одновременно с правами на результаты улучшения) перейдет к хозяину помещений (п. 4 ст. 623 ГК).
На практике весьма распространена ситуация, в которой помещение продолжает арендоваться и после окончания первоначального соглашения. В этом случае стороны могут и заключить новый контракт, и пролонгировать старый. Как же быть с амортизацией неотделимых улучшений в этом случае?
Что касается пролонгации, все достаточно просто: поскольку арендные отношения продолжаются в рамках того же договора, арендодатель может преспокойно продолжать амортизировать улучшения. Со стороны ведомств претензий быть не должно, что подтверждается многочисленными разъяснениями чиновников (письмо Минфина от 20 марта 2007 г. № 03-03-06/1/167, письмо УФНС по г. Москве от 28 июня 2007 г. № 20-12/060972 и т. д.)
Однако если стороны решили заключить новый договор в отношении одного и того же объекта, у арендатора, желающего продолжить снижение базы «прибыльного» налога на суммы начисленной амортизации, могут возникнуть проблемы. Ведь в этом случае речь будет идти уже о другом договоре, в то время как капитальные вложения осуществлялись в рамках предыдущего. Именно такой вывод был сделан сотрудниками Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина в письме от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/2/166. Поэтому арендаторам целесообразно заранее обговорить с хозяином помещений, где планируется проведение ремонта, а заодно способ продления арендных отношений.
В статье рассмотрим следующие вопросы: документирование поступления материалов на склад, документирование выдачи со склада, акт на списание.
Прием материальных ценностей в организации
Откуда материалы поступают в организацию? Итак:
- приобретение у поставщиков;
- приобретение подотчетными лицами за наличные средства;
- получение от разборки ликвидированных основных средств;
- собственное производство;
- оприходование излишков, выявленных при инвентаризации.
Порядок документирования поступления
При отгрузке материалов поставщиком должны быть высланы сопроводительные (например, товарно-транспортная накладная) и расчетные документы (такие как платежное требование, счет, счет-фактура).
Бухгалтерия проверяет эти документы на предмет ошибок оформления, после чего направляет их в отдел снабжения, либо, при отсутствии последнего, сразу на склад.
Следующим шагом является оформление приходного ордера на складе.
На один вид материала – однострочный, на несколько – многострочный приходной ордер.
Приходный ордер подписывается кладовщиком и экспедитором.
В случае, когда количество и качество товаров, поступающих на склад, не соответствует данным, заявленным в счете поставщика, создается специальная комиссия. В состав комиссии включают представителей обеих сторон, также в качестве эксперта приглашают представителя любой сторонней организации.
Комиссией составляется и утверждается акт о приемке. В последующем он может послужить основанием для предъявления претензии по поставке товара.
Приемка материальных ценностей от ликвидации основных средств, в качестве излишков выявленных инвентаризацией, либо из собственного производства, документируется в накладных на внутреннее перемещение материалов.
Подотчетные лица, которые приобретают товар за наличные, прикладывают к авансовому отчету оправдательные документы: товарный чек (при покупке в магазине), акт или справку (при покупке у физического лица или на рынке).
При приобретении материалов у другой организации подотчетное лицо отчитывается квитанцией к приходному кассовому ордеру.
Документирование выдачи материальных ценностей
Отпуск материалов может производиться по следующим направлениям: на производство, на реализацию, в переработку, перемещение материалов между собственными складами.
Систематический отпуск необходимо оформлять на лимитно-заборных картах.
Если же какой-то вид материала отпускается нерегулярно, на него оформляют накладную-требование.
При реализации материалов на сторону, оформляются накладные либо приказы-накладные. При вывозе материалов для реализации собственным автотранспортом, оформляются товарно-транспортные накладные.
Также для документирования расхода внутри организации возможно использование карточек складского учета. Получатели ставят свою подпись в карточках складского учета в подтверждение получения поставки.
Такое совмещение документации на расход и карточек складского учета, существенно снижает объем учетной работы и при этом, усиливает контроль за сохранностью материалов на складах.
Форма акта списания материалов
Подтверждением расходования материальных ценностей является .Именно на основании этого документа бухгалтер оформляет списание стоимости материалов со счетов бухгалтерского учета.
Для органов контроля (в том числе налоговой) акт на списание материалов является одним из основных документов, подтверждающих расходы организации.
Акт составляется специально созданной для этого комиссией. В ее состав должны входить:
- специалист организации соответствующего профиля;
- главный бухгалтер;
- лицо, материально ответственное за списываемые ценности.
ИП, применяющий общую систему налогообложения, своими силами (без ) осуществляет ремонт складских помещений - как собственных, так и арендованных. Каков порядок документального оформления списания материалов при осуществлении ремонта?
При исчислении налоговой базы по НДФЛ физические лица, зарегистрированные в установленном действующим законодательством порядке и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, имеют право на получение профессиональных налоговых вычетов в сумме фактически произведенных ими и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с извлечением доходов (п. 1 ст. 221 НК РФ).
При этом состав указанных расходов, принимаемых к вычету, определяется налогоплательщиком самостоятельно в порядке, аналогичном порядку определения расходов для целей налогообложения прибыли, установленному главой 25 НК РФ.
Это означает, что к вычету принимаются те расходы, которые соответствуют требованиям, установленным в ст. 252 НК РФ, и могут быть учтены при налогообложении прибыли на основании ст.ст. 253-269 НК РФ.
На основании п.п. 1, 2 ст. 260 НК РФ расходы на ремонт основных средств могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, что относится также и к расходам арендатора амортизируемых основных средств, если договором (соглашением) между арендатором и арендодателем возмещение указанных расходов арендодателем не предусмотрено.
Как разъяснил Минфин России в письме от 29.12.2007 N 03-03-06/1/901, положения главы 25 НК РФ не ставят возможность признания расходов на ремонт основных средств при формировании налоговой базы по налогу на прибыль в зависимость от вида произведенного ремонта (текущего, среднего, капитального) или способа его осуществления (хозяйственный или подрядный).
Однако обращаем внимание, что в силу п. 1 ст. 616 ГК РФ обязанность по осуществлению капитального ремонта переданного в аренду имущества возлагается на арендодателя, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором аренды.
Арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды (п. 2 ст. 616 ГК РФ).
Так, в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 12.08.2011 N Ф01-3181/11 по делу N А82-7144/2010 судьи отказали предпринимателю в принятии к вычету затрат на ремонт полов, кабельных каналов и замену дверных блоков в арендованном помещении на том основании, что данные работы относятся к капитальному ремонту, выполняемому за счет арендодателя.
Из решения ВАС РФ от 08.10.2010 N ВАС-9939/10 следует, что индивидуальные предприниматели должны руководствоваться нормами главы 25 НК РФ не только в части регламентации состава расходов, но и порядка их признания.
Документально подтвержденные расходы
В силу требований п. 1 ст. 252 НК РФ расходы должны быть подтверждены документально. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Нормы главы 25 НК РФ не предусматривают конкретного перечня документов, необходимых и достаточных для документального подтверждения и обоснования расходов на ремонт основных средств. Перечень документов, которыми налогоплательщик вправе обосновывать затраты в целях налогообложения прибыли, является открытым (смотрите, например, постановления ФАС Московского округа от 13.03.2009 N КА-А40/1354-09, Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.08.2011 N 20АП-3662/11). Следовательно, ИП вправе подтвердить расходы на ремонт как арендованных, так и собственных помещений любыми документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.
На ИП распространяются требования об оформлении хозяйственных операций первичными документами (п.п. 4, 9, 11 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утвержденного приказом Минфина РФ и МНС РФ от 13.08.2002 N 86н/БГ-3-04/430), требования к которым установлены ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
В качестве первичного учетного документа, которым оформляется списание материалов, используется акт на списание материалов.
При этом какие-либо требования по оформлению данного документа в зависимости от вида производимого ремонта или наличия права собственности на ремонтируемые основные средства законодательством не установлены. То есть единственным существенным условием является его соответствие требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Отметим, однако, что правильное оформление акта само по себе не гарантирует отсутствие претензий со стороны налоговых органов.
Помимо документального оформления, списание материалов необходимо обосновать экономически, что подразумевает документальное подтверждение расходов на их приобретение и обоснование их расхода на осуществление ремонта (смотрите также постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 01.07.2009 N 02АП-2523/2009).
Обоснованность расходов на ремонт, в свою очередь, может быть подтверждена калькуляцией (сметой) стоимости ремонтных работ, в которой будет указано, в том числе, наименование и количество необходимых для ремонта материалов, а также договором аренды, возлагающим на арендатора обязанность по проведению ремонта за свой счет (для ремонта арендованных помещений).
Таким образом, списание материалов на ремонт основных средств может быть оформлено актом на списание материалов при условии его соответствия требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При этом какие-либо особенности оформления данного документа в зависимости от вида производимого ремонта или ремонтируемых основных средств законодательством не установлены.
Обязательным условием учета стоимости списанных материалов при формировании налоговой базы по НДФЛ также будет являться документальное подтверждение расходов на их приобретение и экономическая обоснованность их расхода.
С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе
Остафий Ирина Борисовна, ведущий эксперт-консультант Департамента правовой поддержки компании ПРАВОВЕСТ
В процессе эксплуатации основные средства часто изнашиваются. Их восстановление может осуществляться с помощью ремонта, реконструкции или модернизации . Постараемся разобраться в сути этих понятий и в том, как результаты проводимых работ отражать в бухгалтерском и налоговом учетах.Если фирма осуществляет в собственном офисе ремонт , то расходы возможно единовременно списать в периоде, в котором они были осуществлены . В случае проведения модернизации или реконструкции затраты подлежат включению в первоначальную стоимость объекта и списываются через амортизацию . Таким образом, при проведении работ следует учитывать тонкую грань между этими понятиями. Важен и тот факт, что в нормативных документах по бухучету слова «модернизация» и «реконструкция» не используются, не отрегулированы также определения видов ремонта, в том числе капитального. Однако данная терминология подробно разъяснена в НК РФ в целях налогового учета .
К работам по достройке , дооборудованию , модернизации относятся работы, вызванные изменением технологического или служебного назначения оборудования, здания, сооружения или иного объекта основных средств, повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами.
К реконструкции – переустройство существующих объектов основных средств, связанное с совершенствованием производства и повышением его технико-экономических показателей и осуществляемое по проекту реконструкции основных средств в целях увеличения производственных мощностей, улучшения качества и изменения номенклатуры продукции.
К техническому перевооружению – комплекс мероприятий по повышению технико-экономических показателей основных средств или их отдельных частей на основе внедрения передовой техники и технологии, механизации и автоматизации производства, модернизации и замены морально устаревшего и физически изношенного оборудования новым, более производительным.
Таким образом, к ремонтным работам относятся виды работ, после которых не улучшаются (не повышаются) показатели объекта. Однако практика показывает: данный вопрос является камнем преткновения в отношениях между налогоплательщиками и налоговыми органами, поскольку ошибочное отнесение расходов к ремонту или модернизации влечет за собой серьезные налоговые последствия, разрешаемые лишь в судебном порядке. Суды в принятии решений опираются не только на понятия, данные в НК РФ, но и на отраслевые документы по строительству. Фирме во избежание разногласий с налоговой инспекцией либо на случай возникновения спора и судебного разбирательства следует иметь ряд бумаг, подтверждающих вид произведенных работ.
Приведем некоторые из них.
- Инструкция по заполнению форм федерального государственного статистического наблюдения по капитальному строительству, утв. Постановлением Госкомстата России от 03.10.1996 N 123.
- Методика определения стоимости строительной продукции на территории Российской Федерации МДС 81-35.2004, утв. Постановлением Госстроя России от 05.03.2004 N 15/1.
- Приложение N 3 «Перечень работ по текущему ремонту зданий и сооружений по зданиям», Приложение N 8 «Перечень работ по капитальному ремонту зданий и сооружений» к Постановлению Госстроя СССР от 29.12.1973 N 279.
Арбитражные суды в отношении классификации ремонтных работ часто встают на сторону налогоплательщиков.
Приведем примеры подобных решений.
1. Замена оконных переплетов ввиду их ветхости и бетонных полов, ремонт кровли, а также косметический ремонт помещения (побелка, покраска и пр.) относятся к ремонтным работам, поскольку не улучшают (не повышают) технические показатели объекта .
2. В отношении отнесения сооружения металлической разгрузочной эстакады, позволяющей увеличить несущую способность существующего перекрытия (ригеля и ребристых плит), к ремонтным работам было отмечено, что усиление фундамента производилось в целях недопущения раскрытия имеющихся трещин тела бетона. Поэтому суд квалифицировал указанные работы как ремонтные .
3. Оборудование отдельного входа не является реконструкцией даже несмотря на то, что в договоре работы классифицировались как реконструкция. Арбитры мотивировали свое решение тем, что произведенные переделки не повлекли за собой изменение основных технико-экономических показателей объекта .
4. В результате произведенной замены напольного покрытия и оконных блоков, монтажа навесного потолка, окраски помещений, оклейки стен обоями и установки гипсокартонных перегородок не произошло улучшение ранее принятых нормативных показателей функционирования здания (срок полезного использования и т. д.) и изменение его технико-экономических показателей (качество, площадь помещений, вместимость и т. д.). Учитывая вышеизложенное, суд пришел к выводу, что проведенные работы носят ремонтный характер, и затраты по ним подлежат включению в состав прочих расходов .
5. Замена оборудования на более современное и частичная некапитальная перепланировка здания не являются реконструкцией и модернизацией здания как отдельного и цельного объекта учета основных средств. Следовательно, оснований для отнесения затрат на ремонт на счет 08 с последующим переносом этой суммы на счет 01 (увеличение первоначальной стоимости здания) нет .
В заключение хочется отметить некоторые изменения для арендаторов в порядке учета капитальных вложений. Так, с 01.01.2006 г. в составе амортизированного имущества можно учитывать капитальные вложения в арендуемые объекты основных средств, произведенные с согласия арендодателя .
На основании ст. 606 ГК РФ по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. В случае, когда арендатор за счет собственных средств и с согласия арендодателя произвел улучшения арендованного имущества, не отделимые без вреда для имущества, арендатор имеет право после прекращения договора на возмещение стоимости этих улучшений, если иное не предусмотрено договором аренды .
При этом указанные капитальные вложения будут амортизироваться в следующем порядке :
- капитальные вложения, стоимость которых возмещается арендатору арендодателем, амортизируются арендодателем;
- капитальные вложения, произведенные арендатором с согласия арендодателя, стоимость которых не возмещается арендодателем, амортизируются арендатором в течение срока действия договора аренды исходя из сумм амортизации, рассчитанных с учетом срока полезного использования, определяемого для арендованных объектов основных средств в соответствии с классификацией основных средств, утверждаемой Правительством РФ.