Документация фактов хозяйственной жизни. Основные элементы бухгалтерских регистров

Все многообразие форм документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения.

Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают Произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты Материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, Приходные и расходные кассовые ордера и т. д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приемки-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т. п.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приемки-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что сводный документ составляется постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются в организации для отражения текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Внешние документы заполняются вне пределов данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, составляемые вручную, заполняются от руки либо на пишущей машинке. Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования.

Своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление, а затем передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть конкретным, с тем чтобы после заполнения не возникали неясности. Все показатели по форме документа должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.

Четкое заполнение документа. Заполнение бланка документа должно производиться на машинке, чернилами или химическим карандашом, аккуратно и разборчиво. В документах не допускаются не оговоренные исправления. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете. Документы с дефектами возвращают лицам, ответственным за их составление; документы, содержащие подчистки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении, привлекают к ответственности.

Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут быть на бумажных и машинных носителях информации.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

код формы;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

измерители хозяйственных операций (количество, сумма);

должность лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровку, включая случай создания документов с применением вычислительной техники.

При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.

Документы на машинных носителях информации в обязательном порядке содержат:

ѕ наименование организации;

ѕ дату записи документа;

ѕ местонахождение организации;

ѕ код оператора, записавшего документ на магнитную ленту. Документы на машинограммах обязательно содержат:

ѕ наименование и местонахождение организации;

ѕ дату составления.

Решение задачи выполняется в следующей последовательности:

• 1. На основании инвентарных данных об остатках хозяйственных средств и источников их образования, указанных в Условиях задачи, составить сальдо на начало месяца на бланке (форма №1)
• 2. На основании баланса на начало месяца и сведений об остатках средств и источников открыть схемы счетов синтетического учета о указанием их шифра, полного наименования по Плану счетов бухгалтерского учета 2000г. и записать в них остатки на начало месяца.
• 3. На основании данных для аналитического учета открыть схемы аналитических счетов и записать в них остатки на начало месяца.
• 4. На основании приведенных хозяйственных операций за месяц составить бухгалтерские записи (проводки) и записать их в регистрационный журнал.
• 5. Разнести бухгалтерские записи по счетам бухгалтерского учета.
• 6. Подсчитать в каждом счете обороты по дебету и кредиту за месяц и вывести остатки на конец месяца.
• 7. По данным синтетических счетов составить оборотную ведомость и проверить правильность итогов в ней

На 1 февраля 2005 г. на автотранспортном предприятии числяться следующие остатки хозяйственных средств и источников их образования:
Шифр счета	Наименование счета	Сумма руб.
	Материалы
	Основные средства
	Уставный капитал
	Амортизация основных средств
	Расчеты о персоналом по оплате труда
	Расчеты о поставщиками и подрядчиками
	Расчеты по социальному страхованию и обеспечению
	Расчетный счет
	Запасные части
	Краткосрочные кредиты банков
	Расчеты с покупателями и заказчиками (остаток
	Инвентарь и хозяйственные принадлежности
	Автомобильные шины в запасе
	Расчеты с подотчетными лицами
82 | Резервный канал

Аналитические счета к синтетическому счету № 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Хозяйственные операции автотранспортного предприятияза февраль 2005 г.

№ операции		Сумма руб.	Проводка
	Согласно отчету по кассе значатся операции:
а) по приходу:
По чеку № 275438 с расчетного счета получено на выплату заработной платы работникам
Возврат неиспользованных подотчетных сумм:
Сорокин С.Н.
Лукояновым Л.В,
б) по расходу:
по платежным ведомостям выдана заработная плата работникам
Выдано под отчет Надеждину Н.В.
	Предъявлены счета заказчика за выполненные автомобильные перевозки
	По выпискам из расчетного счета значатся следующие операции:
а)по приходу:
Поступило от заказчиков за выполненные автомобильные перевозки
Зачислена ссуда банка под материальные ценности
б)по расходу:
Получено в кассу по чеку № 275438
Перечислена задолженность поставщикам
	По счетам поставщиков поступили и оприходованы на оклад запасные части
	По заправочным ведомостям выдано водителям горючее для заправки автомобилей
	По путевым листам фактически израсходовано на работу грузовых автомобилей горючего
	Утверждены авансовые отчеты подотчетных лиц:
Лукоянова Л.В. на хозяйственные расходы
Сорокиной С.Н. на почтовые расходы
Маркина Ю.В. на приобретенные материалы
	По требованиям выданы со склада и израсходованы смазочные материалы на ремонт грузовых автомобилей
	По расчетным ведомостям начислена заработная плата за месяц:
Водителей грузовых автомобилей
	Согласно ведомости распределения заработной платы отчислено на социальное страхование в размере 26% от суммы начисленной заработной платы за месяц:
Водителям грузовых автомобилей
Руководителям и специалистам
	Из заработной платы работников удержаны:
Неиспользованные подотчетные суммы Марковым Ю.Н.
Налог на доходы с физических лиц
	Справка бухгалтерии: списываются общехозяйственные расходы за месяц на соответствующий счет
	Справка бухгалтерии: списываются расходы на автомобильные перевозки за месяц на соответствующий счет
	Справка бухгалтерии: определить финансовый результат от грузовых автоперевозок за месяц (прибыль, убыток) и списывать его на соответствующий счет

Аналитические счета к синтетическому счету № 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за февраль

Фамилия, имя, отчество подотчетного лица
1. Лукоянов
2. Сорокина С.Н.
З.Марков Ю.В.
4. Надеждин Н.Е.

Схемы синтетических счетов за февраль

Счет 50 Касса	Счет 51 Расчетный счет
Сальдо начальное	Сальдо начальное
Оборот по дебету	Оборот по кредиту	Оборот по дебету	Оборот по кредиту
Итого по дебету	Итого по кредиту
Сальдо конечное
Итого по дебету	Итого по кредиту
Сальдо конечное
Счет 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками	Счет 68 Расчеты с бюджетом
Сальдо начальное	Сальдо начальное
Оборот по дебету	Оборот по кредиту	Оборот по дебету	Оборот по кредиту
Итого по дебету	Итого по кредиту
Итого по дебету	Итого по кредиту	Сальдо конечное
Сальдо конечное

Счет 70 Расчеты по оплате труда	Счет 62 Расчеты с покупателями
Сальдо начальное	Сальдо начальное
Оборот по дебету	Оборот по кредиту	Оборот по дебету	Оборот по кредиту
Итого по дебету	Итого по кредиту
Сальдо конечное
Итого по дебету	Итого по кредиту
Сальдо конечное
Счет 10 Материалы	Счет 26 Общехозяйственные расходы
Сальдо начальное	Сальдо начальное
Оборот по дебету	Оборот по кредиту	Оборот по дебету	Оборот по кредиту
Итого по дебету	Итого по кредиту
Итого по дебету	Итого по кредиту	Сальдо конечное
Сальдо конечное

Оборотная ведомость

	Сальдо начальное		Сальдо конечное

Утвержден
приказом Министерства финансов РФ
БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС
Форма N 1 по ОКУД
Дата (год, месяц, число)
Организация Автотранспортное предприятие	ООО Парус
Идентификационный номер налогоплательщика
Вид деятельности
Организационно-правовая форма / форма собственности
	по ОКОПФ/ОКФС
Единица измерения: тыс.руб./млн.руб. (ненужное зачеркнуть)
Местонахождение (адрес)
Дата утверждения
Дата отправки (принятия)
	Код показателя	На начало отчетного периода	На конец отчетного периода
I. ВНЕОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ Нематериальные активы
Основные средства
Незавершенное строительство
Доходные вложения в материальные ценности
Долгосрочные финансовые вложения
Отложенные налоговые активы
Прочие внеоборотные активы
ИТОГО по разделу I
II. ОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ
в том числе:
сырье, материалы и другие аналогичные ценности
животные на выращивании и откормке
затраты в незавершенном производстве
готовая продукция и товары для перепродажи
товары отгруженные
расходы будущих периодов
прочие запасы и затраты
Налог на добавленную стоимость по приобретен- ным ценностям
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты)
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)
в том числе покупатели и заказчики
Краткосрочные финансовые вложения
Денежные средства
Прочие оборотные активы
ИТОГО по разделу II
	Код показателя
III. КАПИТАЛ И РЕЗЕРВЫ Уставный капитал
Собственные акции, выкупленные у акционеров
Добавочный капитал
Резервный капитал
в том числе:
законодательством
резервы, образованные в соответствии
учредительными документами
Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)
ИТОГО по разделу III
IV. ДОЛГОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА Займы и кредиты
Отложенные налоговые обязательства
Прочие долгосрочные обязательства
ИТОГО по разделу IV
V. КРАТКОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА Займы и кредиты
Кредиторская задолженность
в том числе:
поставщики и подрядчики
задолженность перед персоналом организации
задолженность перед государственными вне- бюджетными фондами
задолженность по налогам и сборам
прочие кредиторы
Задолженность перед участниками (учредителя- ми) по выплате доходов
Доходы будущих периодов
Резервы предстоящих расходов
Прочие краткосрочные обязательства
ИТОГО по разделу V
СПРАВКА о наличии ценностей, учитываемых
на забалансовых счетах
Арендованные основные средства
в том числе по лизингу
Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение
Товары, принятые на комиссию
Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов
Обеспечения обязательств и платежей полученные
Обеспечения обязательств и платежей выданные
Износ объектов внешнего благоустройства и других аналогичных объектов

Документы является исходным пунктом бухгалтерского учета.

Бухгалтерская документация это часть системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документацией (ОКУД), утвержденной постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №299.

Документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация.

Остановимся на первичной бухгалтерской документации. Это документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным - непосредственно после её окончания.

Образцы форм документов утверждаются правительственными органами. Такие формы документов называются типовыми или унифицированными.

Бухгалтерские документы классифицируют по нескольким признакам:

По назначению:

Распорядительные. Например: Приказы об учетной политике, о предоставлении отпуска, о проведении инвентаризации и т. д.

Оправдательные (исполнительные). Например: приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные, счет-фактуры, накладные, акты, накладные и т.д. счет фактуры - это приложения к товарно - транспортным накладным. Составляются в интересах налоговой инспекции

Документы бухгалтерского оформления. Например: расчетно-платежные ведомости, расчет отпускных, расчет пособия по временной нетрудоспособности, расчет амортизации и другие.

Комбинированные документы - содержат те и другие элементы. Например, расходные кассовые ордера.

2. По месту составления:

Внутренние. Например: накладная на внутреннее перемещение, ПКО, РКО, акты.

Внешние. Например: ТТН, счет - фактуры

3. По степени обобщения хозяйственных операций;

Первичные. Например: ПКО, РКО, ТТН, акты, накладные.

Сводные. Например: Кассовый отчет, товарный отчет, авансовый отчет, материальный отчет.

4. По порядку использования;

Разовые. Например: ПКО, РКО, акты.

Накопительные. Например: дневной заборный лист, лимитно-заборная карта.

Реквизиты бухгалтерских документов

Документы состоят из отдельных показателей, которые называются реквизиты (от латинского слова «требуемое, необходимое»).

Совокупность реквизитов документа определяют его форму.

Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

Но в любом случае документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа (формы)

Код формы

Дата составления

Наименование организации составившей документ

Измерители хозяйственной операции

Фамилии и должности ответственных лиц, их личные подписи.

Если документ является внешним документом, то помимо личных подписей на документе должна быть проставлена круглая печать организации.

Электронный документ содержит ту же самую информацию, что и бумажный Содержание электронного документа можно просмотреть на экране компьютера. Электронный документ можно распечатать в бумажном виде. Электронный документ можно размножить в огромном количестве совершенно идентичных экземпляров, можно мгновенно переслать на другой компьютер в другой точке земного шара с помощью электронной почты.

Но электронный документ проще подделать, чем бумажный, если, конечно, не предпринимать специальных мер защиты.

Проблемы защиты от подделки электронных документов решаема. В России, как во многих других странах мира, принят Закон об электронной подписи, направленный на решение указанной проблемы.

Электронные документы уже широко используются в общении предприятий с банками и с налоговыми органами.

Все документы в бухгалтерии тщательно проверяют с трех сторон: юридической, с точки зрения оформления, арифметической.

Проверенные документы регистрируют в журнале регистрации документа.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

В настоящее время особое внимание уделяется унификации и стандартизации документов. Унификация документов - это разработка единой формы документов России для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях. В России унифицированы формы кассовых документов, банковских документов и др.

Они обязательны для всех сфер деятельности. Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов. Стандартизация- это установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. При ведении бухгалтерского учета важно наладить рациональный документооборот, т.е. оптимальную систему формирования бухгалтерских документов, принятие их к учету, перемещения по предприятию, их текущего хранения и передачи в архив. Это обеспечивает высокую степень надежности учета при минимальных затратах времени и средств.

Понятие о документообороте Хранение документов

Путь, который, проходит документ от момента его составления до сдачи в архив называется документооборотом. В организации должен быть составлен график документооборота, который утверждается руководителем.

За достоверность данных, содержащихся в документах, ответственность несут лица, подписавшие документ. За обеспечение сохранности документов в период работы с ними и за своевременную передачу в архив ответственность возложена на главного бухгалтера.

Для большинства документов срок хранения устанавливается в пределах 5 лет, а лицевые счета работников хранятся 75 лет. Для хранения однородных документов заводятся дела в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения. Дело должно содержать не более 250 листов. Дела размещаются в закрывающихся сейфах или картотеках. Бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача дел в другие организации разрешается руководителем. Изъятие дел по требованию компетентных органов должно осуществляться только по письменному распоряжению, с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Документы предприятия могут храниться краткие сроки, могут оставаться длительное время, могут уничтожаться. Отбор производится с помощью экспертизы ценности документов. Ее проводит экспертная комиссия предприятия. Экспертиза должна проводиться ежегодно. Одновременно проводится отбор документов и дел временного хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы составляются акты о выделении дел к уничтожению. После утверждения актов дела уничтожают. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет, по личному составу передаются в ведомственный архив по описям. Предприятия должны проверять состояние и наличие документов в архиве 1 раз в 10 лет.

реквизит бухгалтерский документ

Документ (от лат. documentum поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.98 г. 34-н, разработанному на основании Федерального закона О бухгалтерском учете от 21.11.96 г. 129-ФЗ, все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Значение бухгалтерских документов в финансово-хозяйственной деятельности определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правильности учетных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций.

Документы, подтверждающие достоверность учетных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учете.

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок хозяйственно-финансовой деятельности организации. Документы используют, анализируя результаты работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в организации. В Законе Российской Федерации Об информации, информатизации и защите информации говорится: Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, их массивов, безопасность Российской Федерации.

Бухгалтерский документ есть письменное свидетельство, удостоверяющее факт совершения хозяйственной операции.

Основным назначение бухгалтерских документов: письменное обоснование и отражение хозяйственных операций (активов), основание и источник бухгалтерских записей, осуществление контрольных функций и целесообразность хозяйственных операций. Этот контроль осуществляется ответственными лицами при совершении операций (предварительный контроль), работниками бухгалтерии при обработке документов, а также аудиторами при документальных аудиторских проверках и обследованиях.

Бухгалтерский документ по внешней форме представляет собой бланк, на котором записано содержание хозяйственной операции, время и место ее совершения, натуральные показатели, сумма операции и др. Эти и многие другие сведения записанные в документе, являются его составными элементами, именуемые в практике реквизитами.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами.

Реквизиты бывают обязательными и дополнительными.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа (формы), код формы;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции и т.д.

Документация - способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами - начальная стадия бухгалтерского учета.

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения.

Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д.

Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению и должен быть оформлен так, чтобы в нем содержались все сведения необходимые для получения исчерпывающего представления о совершаемой хозяйственной операции, его доказательной силы, т.е. он должен содержать определенные показатели.

Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами (от латинского: нужное, требуемое).

Реквизиты различают обязательные и дополнительные. Реквизиты необходимые для отражения любой операции в бухгалтерском учете называются обязательными. Обязательными реквизитами документов считаются:

Наименование документа (форма);

Наименование организации, от имени которой составлен документ; дата составления (дата, месяц, год);

Измерители хозяйственной операции и ее оценка (в натуральных, количественных и денежных показателях);

Наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

Личные подписи указанных лиц, и их расшифровка.

Эти требования закреплены статьей 9 Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности».

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции, номера расчетных счетов в банке, пункты отправки и назначения продукции, показатели качества и др.

К бухгалтерским документам предъявляются определенные требования по их оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность, которые оговорены в статье 9 «Первичные учетные документы» Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности». Все документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операций, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее совершения, составляться доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь обязательные.

Согласно пункта 23Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29. 07. 1983г.,№105 определено, что для того чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей, к их составлению предъявляются следующие требования:

Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами черного или синего цвета либо на машинных носителях информации;

Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

Точно и ясно излагать содержание документа;

Четко и разборчиво писать текст и цифры;

Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

Снабжать документы необходимыми разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы заполняют вручную или при помощи пишущей или вычислительной техники. Каждый документ должен быть заполнен выбранным способом от начала до конца. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры. Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учетных документов на машинных носителях информации должны храниться в организациях в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях, и обладать системой защиты. Документы должны составляться аккуратно, текст и цифры следует писать четко и разборчиво, чтобы легко можно было понять содержание и объем оформленной операции. Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. Подписи лиц в документах должны быть разборчивыми.

В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского) должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.

Для того чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них подлежат гашению. Гашение осуществляется специальным штампом или подписью. «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также документов, на основании которых выдавалась заработная плата или делались иные выплаты.

Первичные учетные документы могут быть изъяты в соответствии с законодательством РБ только органами дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, налоговыми органами и органами финансовых расследований на основании их постановлений.

Главный бухгалтер и другое должностное лицо организация вправе в присутствии представителя органа проводящего изъятие документов, снять с этих документов копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия.

Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утв. Минфином БССР 08. 03. 60 г., гласит о том, что первичные бухгалтерские документы хранятся отдельно от журналов ордеров или ведомостей аналитического учета. Внутри папки документы подписываются в порядке последовательности записей в журнале-ордере или ведомости. К каждой группе документов должна прилагаться справка для архивного хранения, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов. Изложены правила подготовки и оформления управленческой и организационной документации (приказов, распоряжений, актов, докладных записок), а также организация работы с документами, составление номенклатуры, порядок оформления дел и хранение документов до передачи их в архив.

Реквизиты Бухгалтерских Документов в число прочих обязательных реквизитов бухгалтерских документов входят: название документа; и место составления документа; содержание хозяйственной операции ; измерители хозяйственной ; подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

Словарь бизнес-терминов. Академик.ру . 2001 .

Смотреть что такое "Реквизиты Бухгалтерских Документов" в других словарях:

РЕКВИЗИТЫ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ - сведения, отраженные в бухгалтерских документах. Большое разнообразие хозяйственных операций вызывает необходимость оформления различных документов, которые содержат много реквизитов. Однако в каждом документе должны быть реквизиты, которые… …

Группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные… … Справочник технического переводчика

КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ - группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные… …

КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ - группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются: назначение. порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные… … Большой экономический словарь

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОБРАБОТКИ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ - последовательность составления документов на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают. Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих… … Большой бухгалтерский словарь

Обязательные сведения, которые должны содержаться в документе (например, в договоре, транспортной накладной) для признания его действительным. Такими сведениями являются: наименование и дата составления документа; название и адрес… … Большая советская энциклопедия

Ценная бумага - (Securities) Определение ценной бумаги, признаки ценной бумаги Информация об определении ценной бумаги, признаки ценной бумаги Содержание Содержание Признаки Формальные признаки ценной бумаги Бездокументарные ценные бумаги Виды ценных бумаг… … Энциклопедия инвестора

Документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности. В бухгалтерии первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции и является… … Википедия

ДОКУМЕНТ, ПЕРВИЧНЫЙ - документ, служащий основанием для отражения записей в учетных регистрах, надлежаще оформленный. Первичные документы могут быть разовыми, предназначенными для оформления отдельных хозяйственных операций, или групповыми, предназначенными для… … Большой бухгалтерский словарь

- (фр. société anonyme du droit français) согласно правилам французского коммерческого права акционерным товариществом является товарищество, уставный капитал которого разделен на акции и которое учреждается не менее чем семью участниками,… … Википедия

Документ - это письменное свидетельство на правосовершение или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.

Отличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных операций первичными документами. Поэтому при помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения.

Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации, который используется для контроля за сохранностью и правильным использованием ресурсов, и является основой для проведения документальных ревизий.

Бухгалтерские документы имеют юридическую доказательную силу, правовое значение при решении споров.

Реквизиты документов. Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов.

Бланк документа - это материальный носитель информации определенной формы с нанесенными на него постоянными сведениями.

Материальными носителями учетной информации могут быть дискеты, диски при их обработке на персональном компьютере. Они применяются в зависимости от степени оснащенности организации средствами автоматизации обработки информации.

Условно документ можно разделить на части , основными из которых являются:

* заголовочная;

* оформляющая.

В каждой из частей документа отражаются соответствующие реквизиты. Реквизит - это отдельный показатель документа, имеющий самостоятельное значение.

Главный реквизит заголовочной части - это название документа (приходный кассовый ордер, платежное поручение и др.).

Реквизиты-признаки - это заголовки таблиц, граф и строк. Они предназначены для характеристики описываемого объекта.

Реквизиты-основания предназначены для количественной характеристики объекта учета.

В оформляющей части документа отражается дата составления документа, утверждения, согласования, визы, наименование должностных лиц, их личные подписи и расшифровка, при необходимости - печать.

Реквизиты делятся на:

* обязательные;

* необязательные (дополнительные).

К обязательным реквизитам относятся:

* название (наименование) документа;

* дата составления документа;

* наименование организации, где и от имени которой составлен документ;

* измерители операции (единицы измерения);

Подписи лиц, ответственных за совершение операции и оформление документа и их расшифровка.

Необязательные (дополнительные) реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов.

К составлению документов предъявляются определенные требования. Все документы должны оформляться своевременно в момент совершения операции, качественно, разборчиво, без подчисток, помарок и неоговоренных исправлений. Свободные строки в первичных документах обязательно прочеркиваются. Выписывать документы следует чернилами, шариковыми пастами синего, фиолетового или черного цвета вручную, на пишущих устройствах, персональном компьютере. Дата составления указывается число цифрой, а месяц - прописью. В денежных банковских документах сумма указывается цифрами и прописью с заглавной буквы.

Все документы денежного, материального, имущественного, расчетно-кредитного характера должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером.

Документы, оформляющие прием и выдачу материальных ценностей и денежных средств должны содержать подписи лиц, получивших и отпустивших эти ценности.

Отдельные документы в соответствии с действующими нормативными положениями относятся к бланкам строгой отчетности. Такие формы (бланки) документов изготавливаются типографским способом с обязательным проставлением номера и серии. Это товарно-транспортные накладные, товарные накладные, приходные кассовые ордера и др. Их учет ведется в приходно-расходной книге типовой формы, которая нумеруется, скрепляется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Ответственность за достоверность данных в документе, их качественное составление и передачу в установленные сроки для дальнейшей обработки несут должностные лица, подписавшие этот документ.

Классификация документов

Для облегчения изучения и использования в учетной практике большое разнообразие первичных документов классифицируется по следующим признакам:

- назначению	· распорядительные; · оправдательные (исполнительные); · бухгалтерского оформления; · комбинированные
- последовательности (времени) составления	· первичные; · сводные (авансовый отчет); · производные; · промежуточные;
- способу использования или степени охвата хозяйственных операций	· разовые (кассовые ордера); · накопительные (лимитно-заборные карты);
- количеству позиций (строк)	· однострочные; · многострочные;
- месту составления	· внутренние; · внешние;
- форме	· типовые (унифицированные); · специализированные;
- способу заполнения	· вручную; · на пишущих машинах; · на персональном компьютере;
- воспроизведению информации	· подлинники (финансы); · копии; · выписки из документов;
- срокам хранения	· текущего срока хранения (от 1 до 5 лет); · постоянного хранения.

20. Организация документооборота. Обработка документов

Документирование хозяйственных операций заключается в восприятии данных об операции (подсчет, измерение) и занесение полученных данных в документ (заполнение его реквизитов).

Создание совокупности первичных документов представляет собой первичный учет. Первичный учет - это комплекс приемов по восприятию исходной информации и регистрации ее в документах.

Первичный учет может осуществляться ручным и автоматизированным способом.

Состояние (т.е. достоверность и своевременность) первичного учета зависит от обеспеченности организации разнообразными техническими средствами для подсчета и измерения количественных величин.

Следовательно, первичный учет - это организованная система наблюдения, измерения, регистрации данных о хозяйственных организациях и других фактах хозяйственной деятельности, используемая для принятия управленческих решений.

Необходимо не только правильно оформлять документы, но и своевременно представлять их для обработки, т.е. должен выдерживаться график документооборота.

Документооборот - это движение документа от момента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение.

В организации должен быть разработан план-график документооборота, где указываются сроки сдачи в бухгалтерию документов для обработки (по их видам) с указанием ответственных лиц. План-график документооборота предусматривает равномерную нагрузку не только учетного аппарата, но и всех других работников, связанных с первичным учетом.

План-график документооборота разрабатывает главный бухгалтер. Он же осуществляет контроль за его выполнением.

В каждой организации должна быть разработана система управления документооборотом , включающая:

* разработку положения о бухгалтерской службе;

* составление должностных инструкций учетному аппарату;

* составление плана-графика документооборота;

* создание технологии обработки учетной информации;

* разработка номенклатуры дел для текущего и постоянного хранения.

Обработка документов в бухгалтерии

Обработка проверенных и принятых бухгалтерией документов включает в себя следующие этапы:

После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операций по сетам в учетные регистры.

Обеспечение сохранности документов и форм отчетности возложено на руководителя организации.

После составления бухгалтерской отчетности первичные документы передаются на хранение. Время хранения документов определяется специальным перечнем, в котором по конкретным видам документов установлены сроки хранения.

Документы постоянного хранения передаются в ведомственные и государственные архивы.

Изъятие документов у организации может производиться только на основании постановлений органов дознания и судов. Изъятие оформляется актом, копия которого вручается под расписку должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие, главный бухгалтер (другое должностное лицо) может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.